中小企業(yè)崗位分析如何促進(jìn)招聘實(shí)務(wù)

YS公司崗位分析與招聘配置實(shí)務(wù)摘要隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型，中小企業(yè)數(shù)量急劇增加。市場(chǎng)要求在數(shù)量增加的同時(shí)務(wù)必保持質(zhì)量的增長(zhǎng)，現(xiàn)代科技水平的不斷提高，中小企業(yè)依靠科學(xué)的管理減少成本，增加利潤(rùn)已刻不容緩。其中科學(xué)的崗位分析是人力資源管理的基石，崗位分析有助于實(shí)行量化管理，有助于人員定員、定額、人員招聘、人員培訓(xùn)的科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化等。本文對(duì)YS公司人力資源管理中存在的問題分析，針對(duì)這些問題進(jìn)行崗位分析,形成了明確的崗位說明書，完成了本公司的定編定員定崗。把這些分析的成果應(yīng)用于實(shí)際，順利解決了YS公司在人力資源工作中存在的工作混亂、人員配置、人才建設(shè)不足等問題。本次工作分析所實(shí)施具體的操作步驟及安排，對(duì)于YS這類型的公司，提供了解決相同問題的經(jīng)驗(yàn)。關(guān)鍵詞：YS公司 . 人力資源管理 . 崗位分析 . 招聘 目錄 總頁數(shù)：共14頁1YS公司簡(jiǎn)介12YS公司人力資源管理中存在的問題分析12.1公司人力資源管理中問題22.1.1缺乏人力資源規(guī)劃22.1.2人員招聘的依據(jù)不充分22.1.3績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)不明確22.1.4薪酬激勵(lì)作用不明顯22.1.5崗位不明確，職責(zé)不清晰33YS公司的工作分析方案設(shè)計(jì)33.1解決YS公司人力資源管理中問題的方法工作分析33.1.1工作分析的定義33.1.2工作分析對(duì)人力資源管理的作用33.1.3工作分析的內(nèi)容43.2工作分析的目標(biāo)53.3進(jìn)行工作分析的方法63.4工作分析的實(shí)施流程73.5工作分析執(zhí)行計(jì)劃73.5.1建立工作分析項(xiàng)目小組73.5.2工作分析的具體實(shí)施83.5.3工作分析的人員以及時(shí)間安排83.5.4編訂職位說明書94工作分析在YS這類企業(yè)中的應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)9參考文獻(xiàn)101YS公司簡(jiǎn)介YS公司于2005年成立，依托成都中醫(yī)藥大學(xué)、四川省反射醫(yī)學(xué)協(xié)會(huì)、臺(tái)灣整復(fù)推拿師職業(yè)聯(lián)合總會(huì)、四川省康復(fù)醫(yī)學(xué)會(huì)等單位眾多的全國(guó)著名養(yǎng)生康復(fù)學(xué)專家、教授，傾力打造的兩岸最具典范的專業(yè)康復(fù)保健機(jī)構(gòu)，雄厚的技術(shù)力量，引進(jìn)了臺(tái)灣超前的營(yíng)銷模式和先進(jìn)的管理模式。公司為許多企業(yè)提供了技術(shù)指導(dǎo)、經(jīng)營(yíng)管理咨詢、技術(shù)人才支持輸送、企業(yè)文化策劃。公司主營(yíng)業(yè)務(wù)分為康復(fù)醫(yī)院”策劃、管理”經(jīng)營(yíng)管理，醫(yī)療康健人才教育培訓(xùn)，醫(yī)療陪護(hù)事業(yè)發(fā)展與管理，康健行業(yè)實(shí)體咨詢管理、委托管理、策劃籌建、人才輸出、經(jīng)營(yíng)設(shè)備、輔料供給等。2YS公司人力資源管理中存在的問題分析YS公司于2005年成立人事部，主要負(fù)責(zé)招聘和基本薪資核算工作，2013人事部合并行政部，成立人力資源部，但是人力資源管理并沒有得到科學(xué)化，系統(tǒng)化的改善。公司各部門所從事的工作很多都是被動(dòng)的，當(dāng)事情壓來的時(shí)候則忙不過來，當(dāng)沒有事情的時(shí)候，則清閑無比。當(dāng)遇到工作問題糾紛時(shí)，存在不自覺的推諉現(xiàn)象。對(duì)于基層員工的一些問題，能拖則拖，不能拖則敷衍甚至有時(shí)是干脆不做。各部門各崗位存在隨意串崗的問題，崗位職責(zé)嚴(yán)重不清晰。雖然崗位名稱固定，但是一人身兼多職或者一人雖只有一職但卻做要做其他職務(wù)的事情，導(dǎo)致工作失誤出錯(cuò)、做不完、工作重復(fù)、工作混亂的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。近年來，公司有意增加青年儲(chǔ)備干部，公司中的年輕人成批的往中層干部的道路上走，良莠不齊，而他們走后所留下的空白，又急迫的招進(jìn)新人來填補(bǔ)。隨著公司的發(fā)展，員工規(guī)模的不斷擴(kuò)大，公司人力資源管理的工作越來越繁重。招聘量的急劇盲目增加，導(dǎo)致公司人力成本負(fù)擔(dān)過重，招聘質(zhì)量及效率的低下，導(dǎo)致公司人才隊(duì)伍建設(shè)后續(xù)不力。鑒于上述情況，公司高層要求人力資源部對(duì)工作流程及人才儲(chǔ)備工作進(jìn)行相應(yīng)的改革，使其能夠適應(yīng)發(fā)展的需要，保證公司內(nèi)部工作的穩(wěn)定和促成公司目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，從而使公司在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中得以更好的生存和發(fā)展。2.1公司人力資源管理中問題2.1.1缺乏清晰的崗位說明書由于公司以往從未進(jìn)行過系統(tǒng)的崗位分析，各部門工作流程沒有完整的節(jié)點(diǎn)和明確指針，各崗位的工作內(nèi)容完全由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)隨意安排，造成了工作復(fù)雜性的提升、工作獲利的爭(zhēng)奪不均。在崗位設(shè)置上，許多非重要崗位都是在缺人時(shí)直接從其他部門調(diào)過來，臨時(shí)做一段時(shí)間的工作，再有類似工作時(shí)，又從其他地方抽調(diào)人員，導(dǎo)致工作責(zé)任不清晰，工作質(zhì)量不高，而且也不利于員工在工作上的不斷提高。有些工作也沒有人做，而有些工作卻是幾個(gè)人同時(shí)都在做。一些管理崗位的員工工作量不飽滿，往往是做完了必要的事務(wù)后，便無所事事了，大大浪費(fèi)了工作的時(shí)間，而工作質(zhì)量卻也提不高。2.1.2人員招聘的依據(jù)不充分、質(zhì)量低下（1）選聘條件單一。在招聘時(shí)，基本看重應(yīng)聘者的“硬件”水平，即學(xué)歷、性別、年齡等等，只要稍微符合的就招收。人力資源部做不了主，有技術(shù)優(yōu)秀，素質(zhì)好，品格良好，但是性格沉悶，或是年齡偏大的，都不能引進(jìn)。人力資源部做的就是按部就班，高層給定指標(biāo)，人力資源部就按著指標(biāo)來招聘篩選，合格的就選，忽視應(yīng)聘者的整體素質(zhì)以及思想水平。（2）人員招聘的計(jì)劃性不強(qiáng)。哪個(gè)崗位需要幾個(gè)人，哪個(gè)部門需要幾個(gè)人，部門給多少指標(biāo)就招多少人。人力資源部都沒有具體的考察和分析，都是按照往年的人數(shù)增加經(jīng)驗(yàn)值來確定，然后向上級(jí)呈報(bào)。有時(shí)因?yàn)闃I(yè)務(wù)突然擴(kuò)張，技術(shù)人員不足，在急需的情況下，盲目招聘人，當(dāng)業(yè)務(wù)停滯，富余人員問題又出現(xiàn)了。2.1.3人員招聘效果差公司在人力資源部招聘中，投入了大量經(jīng)費(fèi)，但是效果不好，離職率高。招聘專員不清晰所招崗位的具體權(quán)責(zé)利及工作內(nèi)容，對(duì)招聘話術(shù)以及崗位簡(jiǎn)介不能明確表達(dá)，導(dǎo)致了應(yīng)聘者對(duì)公司及崗位的認(rèn)可度不高。3YS公司的崗位分析3.1解決YS公司管理和招聘問題的方法崗位分析3.1.1崗位分析的定義崗位分析就是一種活動(dòng)或過程，它是分析者采用科學(xué)的手段與技術(shù)，直接收集、比較、綜合有關(guān)工作的信息，就工作崗位的狀況、基本職責(zé)、資格要求等做出規(guī)范性的描述與說明，為組織特定的發(fā)展戰(zhàn)略、組織規(guī)劃，為人力資源管理以及其他管理行為提供基本依據(jù)的一種管理活動(dòng)。崗位分析對(duì)一個(gè)特定的組織在特定時(shí)期內(nèi)解決特定的工作問題，起著至關(guān)重要的作用。3.1.2崗位分析對(duì)招聘配置的影響（1）崗位分析為公司人力資源規(guī)劃提供了必要的信息。人力資源規(guī)劃中的招聘規(guī)劃核心工作是人力需求與供給的預(yù)測(cè)，在運(yùn)用技能清單法、管理人員置換圖、人力接續(xù)計(jì)劃、馬爾可夫矩陣法進(jìn)行供給預(yù)測(cè)時(shí)，都離不開清晰的崗位層級(jí)關(guān)系和晉升、崗位轉(zhuǎn)換關(guān)系。在需求觀測(cè)時(shí)，除了需要對(duì)人力資源數(shù)量預(yù)測(cè)，還需要對(duì)其質(zhì)量要求進(jìn)行預(yù)測(cè)。（2）崗位分析為公司人員的招聘錄用提供了明確的標(biāo)準(zhǔn)。崗位分析的重要成果之一的職務(wù)說明書中一項(xiàng)必備內(nèi)容就是崗位任職資格條件，這些條件既是崗位評(píng)價(jià)的重要參考要素，又是該崗位人員空缺時(shí)設(shè)計(jì)招聘要求的基礎(chǔ)。3.1.3崗位分析的內(nèi)容對(duì)YS公司進(jìn)行的崗位分析其具體內(nèi)容主要包括以下幾個(gè)方面。一是任務(wù)分析，二是人員分析，三是方法分析。主要包括以下內(nèi)容：（1）崗位基本信息。包括崗位名稱、崗位工作編號(hào)、匯報(bào)關(guān)系、直屬主管、所屬部門、工資等級(jí)、工資標(biāo)準(zhǔn)、所轄人數(shù)、工作性質(zhì)、工作地點(diǎn)、崗位分析日期、崗位分析人等等。（2）工作職責(zé)。制定崗位的工作內(nèi)容，指出工作做什么、應(yīng)該怎么做、和為什么這樣做。確定工作崗位的責(zé)任，區(qū)分出管理責(zé)任和非管理責(zé)任。管理責(zé)任主要包括指導(dǎo)監(jiān)督責(zé)任、內(nèi)外部協(xié)調(diào)責(zé)任、組織人事責(zé)任、決策責(zé)任等，非管理主要包括保護(hù)工作工具和設(shè)施的責(zé)任、與其他人員合作的責(zé)任等。（3）對(duì)應(yīng)的考核標(biāo)準(zhǔn)。包括定量和定性的標(biāo)準(zhǔn)，定量標(biāo)準(zhǔn)如工作能力和工作成果一般用分?jǐn)?shù)作為標(biāo)度，定性標(biāo)準(zhǔn)如對(duì)員工性格的描述。（4）任職資格。包括崗位要求的工作經(jīng)驗(yàn)、智力水平、技能要求、體力要求以及其他心里素質(zhì)要求。（5）工作環(huán)境和危險(xiǎn)性。分析工作環(huán)境需要考慮的因素有：室內(nèi)、室外、時(shí)間限制、溫度變化、通風(fēng)、炎熱、寒冷、整潔程度等。分析危險(xiǎn)性是需要考慮的因素有：實(shí)力衰弱、突然死亡、職業(yè)病、心里壓力、過度刺激、殘疾等、（6）特殊要求。對(duì)生理要求主要包括健康狀況、力量和體力、運(yùn)動(dòng)的靈活性、感覺器官的靈敏度等等的特殊要求。對(duì)心理要求主要包括觀察能力、集中能力、記憶能力、理解能力、學(xué)習(xí)能力、解決問題的能力、創(chuàng)造性、數(shù)學(xué)計(jì)算能力、語言表達(dá)能力、決策能力、特殊能力、性格、氣質(zhì)、興趣愛好、態(tài)度、事業(yè)心、合作性、領(lǐng)導(dǎo)能力等等的特殊要求。（7）工作評(píng)價(jià)。按照一定的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)工作的性質(zhì)、強(qiáng)度、責(zé)任、復(fù)雜性及所需資格條件等關(guān)鍵因素的程度差異，進(jìn)行綜合的評(píng)價(jià)，對(duì)公司各類崗位工作定量化、價(jià)值化。3.2崗位分析在招聘配置上的結(jié)果運(yùn)用崗位分析在招聘配置上的結(jié)果運(yùn)用主要有以下幾個(gè)方面：（1）明確的崗位設(shè)置、進(jìn)行定編定員配置在公司既定發(fā)展戰(zhàn)略的指導(dǎo)下，進(jìn)行公司的組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)以及職能的分解，根據(jù)需要設(shè)置崗位，確定工作的編制，從空間和時(shí)間上科學(xué)地界執(zhí)行崗位工作的具體工作人員，進(jìn)行定編定員。降低招聘的盲目性，提高招聘數(shù)量的精確性，保證公司合理的人才數(shù)量配置，提升招聘效率，解決人才發(fā)展后繼不足的問題。（2）清晰的崗位職責(zé)、任務(wù)、定崗在清晰界定每個(gè)部門的職能支出上，梳理各個(gè)崗位的職責(zé)及工作任務(wù)。針對(duì)每一項(xiàng)職能寫出其具體的每一項(xiàng)工作，在梳理清楚所有工作任務(wù)后，再結(jié)合每個(gè)崗位的特性，將這些工作任務(wù)分配到每一個(gè)崗位，這樣就清晰界定了每一個(gè)崗位所承擔(dān)的具體工作任務(wù)，這樣讓YS公司每一個(gè)崗位的工作負(fù)荷相對(duì)平衡。清晰崗位所承擔(dān)的職責(zé)，就能確保崗位人員做正確的事情，不僅降低失誤成本，還有利于員工明確自身工作方向，看到前途，不再感到迷茫，進(jìn)而對(duì)工作擁有熱情，降低公司離職率，解決公司人才不斷流失的問題。（3）明確招聘規(guī)劃，加大招聘投入、擴(kuò)大招聘途徑通過崗位分析后，公司高層對(duì)于公司人力資源招聘規(guī)劃給予足夠的重視，增加招聘費(fèi)用預(yù)算。人力資源部通過新增費(fèi)用，擴(kuò)大招聘途徑，除提升招聘效果外，更加在行業(yè)招聘中擴(kuò)大了公司知名度。人力資源招聘工作日益得到良好的進(jìn)展。3.3進(jìn)行崗位分析的方法一般公司進(jìn)行崗位分析的方法有：（1）觀察法：是工作人員在不影響被觀察人員正常工作的條件下，通過觀察將有關(guān)的工作內(nèi)容、方法、程序、設(shè)備、工作環(huán)境等信息記錄下來，最后將取得的信息歸納整理為適合使用的結(jié)果的過程。（2）訪談法：是訪談人員就某一崗位與訪談對(duì)象，按事先擬定好的訪談提綱進(jìn)行交流和討論。其優(yōu)點(diǎn)是既可以得到標(biāo)準(zhǔn)化工作信息，又可以獲得非標(biāo)準(zhǔn)化工作的信息；既可以獲得體力工作的信息，又可以獲得腦力工作的信息；同時(shí)可以獲取其他方法無法獲取的信息，比如工作經(jīng)驗(yàn)、任職資格等，尤其適合對(duì)文字理解有困難的人。其不足之處是被訪談?wù)邔?duì)訪談的動(dòng)機(jī)往往持懷疑態(tài)度，回答問題是有所保留，信息有可能會(huì)被扭曲。（3）問卷調(diào)查法：是根據(jù)工作分析的目的、內(nèi)容等事先設(shè)計(jì)一套調(diào)查問卷，由被調(diào)查者填寫，再將問卷加以匯總，從中找出有代表性的回答，形成對(duì)工作分析的描述信息。問卷調(diào)查法是工作分析中最常用的一種方法。（4）工作日志法：是指任職者按照時(shí)間順序詳細(xì)記錄下來自己的工作內(nèi)容和工作過程，然后經(jīng)過工作分析人員的歸納、提煉，獲取所需工作信息的一種工作分析方法，又稱工作活動(dòng)記錄表。根據(jù)不同的工作分析目的，需要設(shè)計(jì)不同的“工作日志”格式，這種格式常常以特定的表格體現(xiàn)。通過填寫表格，提供有關(guān)工作的內(nèi)容、程序和方法，工作的職責(zé)和權(quán)限，工作關(guān)系以及所需時(shí)間等信息。YS公司是中小型民營(yíng)企業(yè)，工作復(fù)雜，員工素質(zhì)不均，對(duì)基層崗位采用工作日志法記錄下員工工作的具體的技術(shù)操作流程、工作配合、交接、匯報(bào)等流程，可以方便于工作內(nèi)容的調(diào)整和責(zé)任歸屬的確定。對(duì)中高層崗位采用訪談法及問卷調(diào)查法結(jié)合，記錄管理者日常事務(wù)工作及管理職責(zé)、工作權(quán)限等內(nèi)容。采用以上方法進(jìn)行分析，可以了解到員工對(duì)于工作的看法，對(duì)于公司的要求，對(duì)于自身發(fā)展規(guī)劃等信息。把得到的這些信息用在工作分析的具體實(shí)施中，能夠使工作分析更加有效和可靠。3.4工作分析的實(shí)施 計(jì)劃 設(shè)計(jì) 信息分析 結(jié)果表述 運(yùn)用指導(dǎo)1. 選擇分析方法2. 選擇分析人員1. 工作描述2. 職務(wù)說明書3. 資格說明書4. 人力配置圖收集、分析、綜合所獲得的信息資料1. 確定工作分析的目的和結(jié)果2. 選擇分析樣本1. 報(bào)告分析結(jié)果2. 指導(dǎo)如何運(yùn)用分析結(jié)果工作分析的責(zé)任與權(quán)限分配工作分析活動(dòng)的組織與實(shí)施圖1工作分析流程圖整個(gè)崗位分析過程一般包括計(jì)劃、設(shè)計(jì)、信息分析、結(jié)果表述與運(yùn)用指導(dǎo)五個(gè)環(huán)節(jié)。（1）計(jì)劃工作主要是確定工作的目的與結(jié)果使用的范圍，界定所要分析的信息的內(nèi)容與方式，明確分析客體，選擇分析樣本，以保證樣本的代表性與典型性；（2）設(shè)計(jì)工作中選擇人員主要從工作經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)知識(shí)與個(gè)性品質(zhì)等來決定，并要做好時(shí)間安排以及制定好分析標(biāo)準(zhǔn)。（3）信息分析主要做七個(gè)方面的調(diào)查，即由誰來做、做什么、何時(shí)做、在哪里做、如何做、為什么做以及為誰做。對(duì)信息的分析、工作內(nèi)容分析、工作環(huán)境分析、工作條件分析、工作過程分析。（4）結(jié)果表述包括崗位說明書、人力資源配置。（5）崗位說明書應(yīng)用于崗位招聘要求和進(jìn)行人才篩選的標(biāo)準(zhǔn)模板，人力資源配置應(yīng)用于招聘數(shù)量需求的控制和調(diào)整。3.5崗位分析執(zhí)行計(jì)劃3.5.1建立崗位分析項(xiàng)目小組項(xiàng)目組長(zhǎng)執(zhí)行副組長(zhǎng)人力資源專員部門經(jīng)理 圖2項(xiàng)目組層級(jí)圖項(xiàng)目組長(zhǎng)由YS公司總經(jīng)理擔(dān)任，負(fù)責(zé)崗位分析項(xiàng)目開展計(jì)劃的審定，整個(gè)開展過程的監(jiān)督，小組成員在開展過程中的業(yè)績(jī)?cè)u(píng)定工作。人力資源經(jīng)理擔(dān)任執(zhí)行副組長(zhǎng)，負(fù)責(zé)整個(gè)計(jì)劃的制定，整個(gè)工作分析過程的組織實(shí)施，以及小組成員的業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)。部門經(jīng)理負(fù)責(zé)配合人力資源部進(jìn)行本部門工作崗位分析的組織實(shí)施，在實(shí)施過程中收集意見與反饋意見，確保部門工作分析及時(shí)有效的完成。人力資源專員具體從事崗位分析的實(shí)務(wù)，向執(zhí)行副組長(zhǎng)和部門經(jīng)理提供信息，反饋工作進(jìn)度。3.5.2崗位分析的具體實(shí)施（1）設(shè)計(jì)問卷設(shè)計(jì)問卷問題是為讓員工了解自己的內(nèi)容、工作的職責(zé)、工作的性質(zhì)以及基本特征等，讓員工達(dá)到對(duì)工作有著充分了解的程度，這樣才能做好工作，實(shí)現(xiàn)價(jià)值。詳見附錄1。（2）工作日志的導(dǎo)入用工作日志法的目的是：考量一項(xiàng)主要工作任務(wù)的平均完成時(shí)間，評(píng)價(jià)公司整體的反應(yīng)速度和工作效率；考量部門與部門之間溝通是否高效流暢；考量整個(gè)業(yè)務(wù)流程繁瑣程度，是否可以簡(jiǎn)化以提高工作效率；結(jié)合員工的調(diào)查問卷，進(jìn)行問題分析；人力資源部將對(duì)每個(gè)崗位的工作飽和度、工作流程進(jìn)行考量、從而提高非業(yè)務(wù)部門、人員對(duì)業(yè)務(wù)部門的支持。參見附錄2。3.5.3工作分析的人員以及時(shí)間安排所有部門經(jīng)理會(huì)前準(zhǔn)備好整個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃書，及各種調(diào)查問卷，并對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行意見征詢，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行微調(diào)。1周公司所有骨干員工同時(shí)根據(jù)調(diào)查問卷確定一批對(duì)象訪談前人事經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)人力資源部成員就訪談目的、技巧、注意事項(xiàng)等內(nèi)容進(jìn)行培訓(xùn)；通過訪談，同時(shí)對(duì)員工的滿意度做個(gè)側(cè)面的調(diào)查。12周人力資源部設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)崗位說明書模板；完成部門職責(zé)，崗位說明書的撰寫。12周公司所有高管就部門職責(zé)，結(jié)合人力資源部的總結(jié)報(bào)告提修改意見。1周圖3工作分析時(shí)間安排圖整個(gè)工作分析的時(shí)間約為6周，45天之內(nèi)完成。3.5.4編訂職位說明書職務(wù)說明書是根據(jù)崗位分析得到的工作資料而對(duì)工作的職