office2007辦公軟件基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn).ppt

OFFICE2007入門(mén)培訓(xùn) 培訓(xùn)目的 1 隨著公司的不斷發(fā)展公司對(duì)于信息化辦公的依賴也越來(lái)越高 作為公司的員工必須掌握一些信息化辦公的技能以適應(yīng)自身及公司未來(lái)的發(fā)展 2 通過(guò)此次培訓(xùn)學(xué)會(huì)使用常用的Office辦公軟件 Word Excel PowerPoint3 培訓(xùn)后能將掌握的信息化辦公技能運(yùn)用于實(shí)際工作中以提高工作效率并達(dá)到良好的效果 這就是培訓(xùn)學(xué)習(xí)的最終目的 OFFICE2007 EXCEL2007 EXCEL OFFICE2007新特性 工作界面 整體布局介紹 功能區(qū)布局 功能區(qū)有三個(gè)部分組成 選項(xiàng)卡功能區(qū)頂部有七個(gè)選項(xiàng)卡 組每個(gè)選項(xiàng)卡都包含一些組 命令命令是指按鈕 用于輸入信息的框或菜單 開(kāi)始 選項(xiàng)卡 開(kāi)始 選項(xiàng)卡包含七個(gè)組 剪貼板 字體 對(duì)齊方式 數(shù)字 樣式 單元格 編輯 其中樣式組中套用格式和單元格樣式都提供了豐富的格式樣本 在編輯組中提供了常用函數(shù) 排序和篩選 查找和選擇等常用功能命令 便于用戶使用 插入 選項(xiàng)卡 插入 選項(xiàng)卡包含六個(gè)組 表 插圖 圖表 鏈接 文本 特殊符號(hào) 其中插圖組中SmartArt圖形是您的信息的視覺(jué)表示形式 您可以從多種不同布局中進(jìn)行選擇 從而快速輕松地創(chuàng)建所需形式 以便有效地傳達(dá)信息或觀點(diǎn) 頁(yè)面布局 選項(xiàng)卡 頁(yè)面布局 選項(xiàng)卡包含五個(gè)組 主題 頁(yè)面設(shè)置 調(diào)整為合適大小 工作表選項(xiàng) 排列 頁(yè)面布局主要用于打印時(shí)進(jìn)行格式的調(diào)整 公式 選項(xiàng)卡 公式 選項(xiàng)卡包含四個(gè)組 函數(shù)庫(kù) 定義的名稱 公式審核 計(jì)算 函數(shù)庫(kù) 對(duì)各種類別的函數(shù)進(jìn)行了一個(gè)分類 使用戶能夠方便快捷的找到所需函數(shù) excel2007較2003版本提供一些新函數(shù) 如countifs sumifs等 數(shù)據(jù) 選項(xiàng)卡 數(shù)據(jù) 選項(xiàng)卡包含五個(gè)組 獲取外部數(shù)據(jù) 連接 排序和篩選 數(shù)據(jù)工具 分級(jí)顯示 在數(shù)據(jù)選項(xiàng)卡中 提供了排序和篩選 數(shù)據(jù)合并計(jì)算 組合 分類匯總等常用功能 審閱 選項(xiàng)卡 審閱 選項(xiàng)卡包含四個(gè)組 校對(duì) 中文繁簡(jiǎn)轉(zhuǎn)換 批注 更改 在審閱選項(xiàng)卡中 提供了一些文字處理功能 視圖 選項(xiàng)卡 視圖 選項(xiàng)卡包含五個(gè)組 工作薄視圖 顯示 隱藏 顯示比例 窗口 宏 在窗口組中 提供了凍結(jié) 拆分等功能 使用鍵盤(pán)操作功能區(qū) 例如 在EXCEL中可使用按鍵提示居中對(duì)齊文本 1 按Alt可以顯示鍵提示 2 然后按H選擇開(kāi)始選項(xiàng)卡 3 按A 然后在 對(duì)齊 組中按C以居中對(duì)齊所選文本 OFFICE按鈕 通過(guò)使用 office按鈕 可以打開(kāi)或創(chuàng)建excel工作薄 點(diǎn)擊右下方的EXCEL選項(xiàng)可以對(duì)工作表進(jìn)行各項(xiàng)設(shè)置 更豐富的模板 新建EXCEL2007時(shí)有更加豐富的模板以供下載選擇 另存為功能 點(diǎn)擊office按鈕 另存為 可保存為PDF或XPS格式 同時(shí)也可以保存為EXCEL97 2003等版本 快速訪問(wèn)工具欄 Excel2007的快速訪問(wèn)工具欄中包含最常用操作的快捷按鈕 方便用戶使用 單擊快速訪問(wèn)工具欄中的按鈕 可以執(zhí)行相應(yīng)的功能 也可以在后面的下拉菜單中自定義快速訪問(wèn)工具 輸入與編輯數(shù)據(jù) Excel2007入門(mén) 1 單元格Excel中的每一張工作表都是由多個(gè)長(zhǎng)方形的 存儲(chǔ)單元 組成 這些長(zhǎng)方形的 存儲(chǔ)單元 即為單元格 這是Excel最小的單位 輸入的數(shù)據(jù)就保存在這些單元格中 這此數(shù)據(jù)可以是字符串 數(shù)學(xué) 公式等不同類型的內(nèi)容 2 列標(biāo)和行號(hào)Excel使用字母標(biāo)識(shí)列 從A到XFD 共16384 03版256 列 這些字母稱為列標(biāo) 使用數(shù)字標(biāo)識(shí)行 從1到1048576 共1048576 03版65536 行 每個(gè)單元格通過(guò) 列標(biāo) 行號(hào) 來(lái)表示單元格的位置 如 B1 就表示第B列第1行的單元格 3 名稱框和公式編輯框名稱框用來(lái)對(duì)Excel電子表格中的單元格進(jìn)行命名和名稱的顯示 利用名稱框 用戶可以快速定位到相應(yīng)的名稱區(qū)域 公式編輯框用于輸入和顯示公式或函數(shù)的區(qū)域 Excel2007入門(mén) 4 工作表工作表是由單元格組成 在excel中一張工作表由16834 1048576個(gè)單元格組成 Excel中默認(rèn)新建的工作簿包含3個(gè)工作表 工作表的標(biāo)簽名為sheet1 sheet2 sheet3 可以通過(guò)單擊工作表標(biāo)簽在不同的工作表之間進(jìn)行切換 5 工作簿工作簿是處理和存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的文件 標(biāo)題欄上顯示的是當(dāng)前工作簿的名稱 Excel默認(rèn)的工作簿名稱為 book1 每個(gè)工作簿包含多個(gè)工作表 默認(rèn)狀態(tài)工作薄包含 張工作表 但是 張工作表往往不能滿足用戶的需求 所以一個(gè)工作簿中可能包含多張工作表 管理工作簿 1 單擊鼠標(biāo)右鍵在菜單中選擇 新增 副菜單中的 Office模板 建立新工作薄 如圖1 2 開(kāi)始 所有程序 microsoftoffice Office模板 PS 創(chuàng)建模板的方法1 在新建的空白工作簿中輸入通用性的內(nèi)容并進(jìn)行必要的處理 2 選擇 office按鈕 另存為 菜單項(xiàng) 打開(kāi) 另存為 對(duì)話框 3 輸入文件名 單擊 保存 按鈕 即可生成模板 創(chuàng)建工作簿 1 2 管理工作簿 1 單擊 常用 工具欄中的 打開(kāi) 按鈕2 按快捷鍵 Ctrl O 3 選擇 文件 文件搜索 菜單項(xiàng) 在 基本文件搜索 任務(wù)窗格中可填寫(xiě)搜索條件 單擊 搜索 按鈕 以搜索的方式打開(kāi)工作簿 1 打開(kāi)工作簿 保存工作簿 1 單擊 常用 工具欄中的 保存 按鈕2 按快捷鍵 Ctrl S 3 選擇 文件 保存 菜單項(xiàng)PS 設(shè)置自動(dòng)保存恢復(fù)信息選擇 工具 選項(xiàng) 保存 選項(xiàng)卡 可以根據(jù)需要設(shè)置自動(dòng)保存恢復(fù)信息 當(dāng)系統(tǒng)出現(xiàn)故障后 Excel可以根據(jù)自動(dòng)保存的文件數(shù)據(jù)在下一次打開(kāi)該文件時(shí)自動(dòng)恢復(fù)文件 為了不會(huì)因?yàn)橐馔馇闆r的發(fā)生 如停電或硬件故障 而造成工作結(jié)果的丟失 建議用戶養(yǎng)成經(jīng)常保存文件的習(xí)慣 管理工作簿 2 新建窗口前面所講的拆分窗口并沒(méi)有產(chǎn)生新的窗口 當(dāng)需要用多個(gè)窗口來(lái)觀察同一個(gè)工作簿時(shí)就要新建窗口 選擇 窗口 新建窗口 菜單項(xiàng) 就可以建立一個(gè)新的窗口 3 增刪及重命名工作表在工作表的標(biāo)簽上單擊鼠標(biāo)右鍵 將會(huì)彈出一個(gè)快捷菜單 如下圖 通過(guò)該快捷菜單中的選項(xiàng)可以執(zhí)行對(duì)工作表的常用操作 管理工作簿 5 隱藏窗口如果有多個(gè)窗口暫時(shí)不用 但又不能關(guān)閉這些窗口是 可以將它們隱藏起來(lái)以便對(duì)其他窗口進(jìn)行操作 選擇 窗口 隱藏窗口 菜單項(xiàng)即可將其隱藏 當(dāng)需要使用這些窗口時(shí) 可取消隱藏 選擇 窗口 取消隱藏 菜單項(xiàng) 在 取消隱藏 對(duì)話框的列表框中列出了所有被隱藏的窗口 選擇要取消隱藏的窗口 然后單擊 確定 按鈕 就可以將該窗口重新顯示出來(lái) 4 切換工作表單擊某個(gè)工作表的標(biāo)簽 就可以從一個(gè)工作表切換到另一個(gè)工作表中 6 凍結(jié)窗口當(dāng)窗口中數(shù)據(jù)很多時(shí) 可能需要在觀察其他數(shù)據(jù)項(xiàng)時(shí)某些數(shù)據(jù)項(xiàng)始終保持可見(jiàn) 這時(shí)就可以使用凍結(jié)窗格的功能 1 在窗口中選擇一個(gè)單元格 2 選擇 檢視 凍結(jié)窗格 菜單項(xiàng) 位于所選單元格上方及左邊的數(shù)據(jù)將始終保持可見(jiàn) 如果需要取消凍結(jié)窗格 只需選擇 檢視 取消凍結(jié)窗格 菜單項(xiàng)即可 數(shù)據(jù)錄入 選擇單元格 1 單個(gè)單元格的選擇PS 在單元格之間切換 按 Tab 鍵可以切換到同行相鄰的下一個(gè)單元格 按快捷鍵 Shift Tab 可以切換到同行相鄰的上一個(gè)單元格 按 Enter 鍵可以切換到同列相鄰的下一個(gè)單元格 按快捷鍵 Shift Enter 可以切換到同列相鄰的上一個(gè)單元格 2 選擇連續(xù)的多個(gè)單元格3 選擇不連續(xù)的多個(gè)單元格4 選擇局部連續(xù)總體不連續(xù)的單元格5 選擇行6 選擇列7 選擇工作表的所有單元格 輸入數(shù)據(jù) 1 輸入字符型數(shù)據(jù)字符型數(shù)據(jù) 漢字以及英文字母 也就是通常所說(shuō)的文本 2 輸入數(shù)值型數(shù)據(jù)3 輸入日期和時(shí)間 1 在Excel中允許使用斜線 文字 破折號(hào)與數(shù)字組合的方式來(lái)輸入日期 如 2008 7 222008 7 222008年7月22日 但系統(tǒng)默認(rèn)的日期格式只有一種 見(jiàn)編輯欄中顯示的格式 數(shù)據(jù)錄入 2 設(shè)置日期格式 選擇需要轉(zhuǎn)換日期格式的單元格 選擇 常用 格式 菜單項(xiàng) 在 單元格格式 對(duì)話框的 數(shù)字 選項(xiàng)卡中 選擇 分類 列表框中的 日期 選項(xiàng) 選擇需要的格式 數(shù)據(jù)錄入 5 超鏈接超鏈接定義了在工作表之間的 工作簿之間 Excel與其他文檔之間的跳轉(zhuǎn) 1 選擇 插入 超鏈接 菜單項(xiàng) 2 在彈出的 插入超鏈接 對(duì)話框中 根據(jù)需要進(jìn)行設(shè)置 鏈接反映的是在其他文檔中的修改 而超鏈接則直接跳轉(zhuǎn)到該文件中 數(shù)據(jù)錄入 數(shù)據(jù)錄入 6 自動(dòng)填充數(shù)據(jù)當(dāng)數(shù)據(jù)輸入過(guò)程中需要大量的相同數(shù)據(jù)或具有某種規(guī)律的同類型數(shù)據(jù)時(shí) 可以使用自動(dòng)填充數(shù)據(jù)功能 從而提高數(shù)據(jù)輸入的效率 1 自動(dòng)填充數(shù)據(jù)的操作步驟 以下表為例 在A1中輸入 1 將鼠標(biāo)指針?lè)旁贏1填充柄上 這時(shí)鼠標(biāo)指針變?yōu)槭中螤?按住鼠標(biāo)左鍵并拖動(dòng) 直到拉出的矩形框覆蓋要填充的所有單元格后 釋放鼠標(biāo) 單擊 自動(dòng)填充選項(xiàng) 按鈕可選擇自動(dòng)填充的方式 如果沒(méi)有顯示 自動(dòng)填充選項(xiàng) 按鈕 可以選擇原單元格并單擊其填充柄使 自動(dòng)填充選項(xiàng) 按鈕顯示出來(lái) 數(shù)據(jù)錄入 編輯數(shù)據(jù) 1 刪除數(shù)據(jù)2 復(fù)制與粘貼數(shù)據(jù)PS 選擇性粘貼默認(rèn)情況下進(jìn)行的粘貼操作是將原單元格中的所有內(nèi)容全部粘貼到目標(biāo)單元格中 如果僅需要復(fù)制元單元格中的數(shù)據(jù)而保持目標(biāo)單元格的格式 或者還需要進(jìn)行其他操作時(shí) 可使用 選擇性粘貼 功能 選擇原單元格 并對(duì)其進(jìn)行復(fù)制 在目標(biāo)單元格中單擊鼠標(biāo)右鍵 選擇 選擇性粘貼 選項(xiàng) 根據(jù)需要進(jìn)行設(shè)置和粘貼 單擊 確定 按鈕 注意 若第 步單擊 粘貼鏈接 那么當(dāng)修改原單元格中數(shù)據(jù)時(shí) 目標(biāo)單元格中的數(shù)據(jù)會(huì)隨之改變 數(shù)據(jù)錄入 撤銷(xiāo)與恢復(fù)操作 1 執(zhí)行撤銷(xiāo)的方法 1 單擊常用工具欄中的 撤銷(xiāo) 按鈕 2 按快捷鍵 Ctrl Z 3 選擇 編輯 撤銷(xiāo) 菜單項(xiàng) 2 執(zhí)行恢復(fù)的方法 1 單擊常用工具欄中的 恢復(fù) 按鈕 2 按快捷鍵 Ctrl Y 3 選擇 編輯 恢復(fù) 菜單項(xiàng) 數(shù)據(jù)錄入 添加批注 1 添加批注 為單元格添加說(shuō)明性的文字 1 選擇要添加批注的單元格 2 選擇 插入 批注 菜單項(xiàng) 3 在批注框中輸入批注內(nèi)容 4 單擊批注框以外的其他地方 隱藏批注框 2 編輯批注 1 選擇要編輯批注的單元格 2 單擊鼠標(biāo)右鍵 選擇 編輯批注 選項(xiàng) 3 對(duì)批注框中的文字進(jìn)行編輯 4 單擊批注框外的其他地方 隱藏批注框 使用工作表 1 插入列單擊要插入位置后面的列標(biāo) 選擇一列單元格 單擊右鍵 選擇 插入 命令 如下圖 選中多列或在同一行中選中多個(gè)單元格 選擇 插入 列 菜單項(xiàng) 則插入與所選列或單元格數(shù)量相同的列 使用工作表 2 增加單元格通常這一功能很少用到 只有在輸入某行或某列數(shù)據(jù)后 發(fā)現(xiàn)少輸入一個(gè)數(shù)據(jù) 而且該數(shù)據(jù)后的其他數(shù)據(jù)都因它而提前了一格 這時(shí)需要插入一個(gè)單元格 具體操作如下 1 選中單元格 選擇 插入 單元格 菜單項(xiàng) 2 根據(jù)需要在 插入 對(duì)話框中進(jìn)行選擇 3 刪除行 列和單元格 1 選中要?jiǎng)h除的行 列或單元格 單擊右鍵 選擇 刪除 選項(xiàng) 2 選中要?jiǎng)h除的行 列或單元格 選擇 編輯 刪除 菜單項(xiàng) 使用工作表 保護(hù)工作表 1 選擇 校閱 保護(hù)工作表 菜單項(xiàng) 選擇 校閱 撤銷(xiāo)工作表保護(hù) 菜單項(xiàng)可撤銷(xiāo)對(duì)工作表的保護(hù) 2 在彈出的 保護(hù)工作表 對(duì)話框中 根據(jù)需要進(jìn)行設(shè)置 查找與替換 1 查找 選擇 編輯 查找 菜單項(xiàng) 按快捷鍵 Ctrl F 2 替換 選擇 編輯 替換 菜單項(xiàng) 按快捷鍵 Ctrl H 使用工作表 1 設(shè)置行高與列寬 1 用鼠標(biāo)修改行高與列寬 2 指定行高與列寬的精確值 調(diào)整單元格 使用工作表 2 合并單元格 1 選擇要合并的多個(gè)相鄰的單元格 2 選擇 常用 單元格 對(duì)齊 選項(xiàng)卡 3 選中 合并單元格 數(shù)據(jù)的快速填充方法 填充一系列數(shù)字 日期或其他項(xiàng)目 在同一行或列中填充數(shù)據(jù) 同步錄入 1 選中工作表中需要錄入相同內(nèi)容的單元格2 錄入內(nèi)容3 按住ctrl鍵 單擊回車(chē) 選擇性粘貼的應(yīng)用 粘貼值 1 選擇需要復(fù)制的單元格 復(fù)制2 選擇需要復(fù)制的目的單元格3 在 開(kāi)始 選項(xiàng)卡的 剪貼板 組中 單擊 粘貼值 選擇性粘貼的應(yīng)用 粘貼運(yùn)算 1 在任一空白單元格錄入1000 復(fù)制該單元格2 選擇需要運(yùn)算范圍3 在 開(kāi)始 選項(xiàng)卡的 剪貼板 組中 單擊 選擇性粘貼 選擇 運(yùn)算 中的 除 單擊確定 選擇性粘貼的應(yīng)用 表格轉(zhuǎn)置 1 選擇原始數(shù)據(jù)表 復(fù)制2 選中要粘貼位置3 在 開(kāi)始 選項(xiàng)卡的 剪貼板 組中 單擊 轉(zhuǎn)置 數(shù)據(jù)的分析和管理 排序 對(duì)數(shù)據(jù)清單排序 如果按照單列的內(nèi)容進(jìn)行排序 可以直接 開(kāi)始 選項(xiàng)卡的 編輯 組中完成排序操作 如果要對(duì)多列內(nèi)容排序 則需要在 數(shù)據(jù) 選項(xiàng)卡中的 排序和篩選 組中進(jìn)行操作 數(shù)據(jù)的高級(jí)排序 數(shù)據(jù)的高級(jí)排序是指按照多個(gè)條件對(duì)數(shù)據(jù)清單進(jìn)行排序 這是針對(duì)簡(jiǎn)單排序后仍然有相同數(shù)據(jù)的情況進(jìn)行的一種排序方式 排序 篩選 自動(dòng)篩選 自動(dòng)篩選為用戶提供了在具有大量記錄的數(shù)據(jù)清單中快速查找符合某種條件記錄的功能 自定義篩選 使用Excel2007中自帶的篩選條件 可以快速完成對(duì)數(shù)據(jù)清單的篩選操作 但是當(dāng)自帶的篩選條件無(wú)法滿足需要時(shí) 也可以根據(jù)需要自定義篩選條件 篩選 篩選 數(shù)據(jù)的高級(jí)篩選 使用高級(jí)篩選功能 必須先建立一個(gè)條件區(qū)域 用來(lái)指定篩選的數(shù)據(jù)所需滿足的條件 條件區(qū)域的第一行是所有作為篩選條件的字段名 這些字段名與數(shù)據(jù)清單中的字段名必須完全一樣 刪除重復(fù)值 選擇單元格區(qū)域 在 數(shù)據(jù) 選項(xiàng)卡上的 數(shù)據(jù)工具 組中單擊 刪除重復(fù)項(xiàng) 分類匯總 在數(shù)據(jù)選項(xiàng)卡上的分級(jí)顯示組中 單擊分類匯總 在分類匯總框中單擊要計(jì)算分類匯總的列 在匯總方式框中 單擊要用來(lái)計(jì)算分類匯總的匯總函數(shù) 在選定匯總項(xiàng)框中 對(duì)于包含要計(jì)算分類匯總的值的每個(gè)列 選中其復(fù)選框 創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表 在Excel2007工作表中創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的步驟大致可分為兩步 第一步是選擇數(shù)據(jù)來(lái)源 第二步是設(shè)置數(shù)據(jù)透視表的布局 數(shù)據(jù)透視表 數(shù)據(jù)透視表 篩選數(shù)據(jù)表 單擊透視表標(biāo)題旁邊的 可以按 標(biāo)簽 和 值 兩種方式來(lái)篩選 數(shù)據(jù)透視表 改變數(shù)據(jù)匯總方式 在想要的數(shù)據(jù)上點(diǎn)擊右鍵 從彈出的快捷菜單中選擇 值字段設(shè)置 改變數(shù)據(jù)匯總方式 在 值字段設(shè)置 中設(shè)置相應(yīng)函數(shù)即可 按日期分組 單擊報(bào)表中某個(gè)日期 然后在 選項(xiàng) 選項(xiàng)卡上 分組 組中單擊 將所選內(nèi)容分組 在 組合 對(duì)話框中 可按月 季度 年份分組查看數(shù)據(jù) 可以多選 數(shù)據(jù)透視表 公式 函數(shù) 新增功能 可調(diào)整的編輯欄 編輯欄會(huì)自動(dòng)調(diào)整以容納長(zhǎng)而復(fù)雜的公式 從而防止公式覆蓋工作表中的其他數(shù)據(jù) 新增功能 函數(shù)記憶式鍵入 使用函數(shù)記憶式鍵入 可以快速寫(xiě)入正確的公式語(yǔ)法 公式 數(shù)組的操作 數(shù)組的操作方式以CTRL SHIFT 回車(chē)來(lái)表示確認(rèn) 函數(shù) 常用函數(shù) 函數(shù) 語(yǔ)法 if 邏輯判斷式 真值 假值 說(shuō)明 邏輯判斷式 是進(jìn)行判斷的條件 真值 是當(dāng)判斷條件為真時(shí)的操作 假值 是當(dāng)判斷條件為假時(shí)的操作 IF函數(shù) 統(tǒng)計(jì)函數(shù) 單條件計(jì)數(shù) Countif函數(shù) 語(yǔ)法 Countif 條件范圍 條件 說(shuō)明 條件范圍 是用來(lái)計(jì)數(shù)的數(shù)據(jù)范圍 條件 是指明需要的數(shù)據(jù)的類型或范圍 多條件計(jì)數(shù) Countifs函數(shù) 語(yǔ)法 Countifs 條件范圍1 條件1 條件范圍2 條件2 說(shuō)明 條件范圍 是用來(lái)計(jì)數(shù)的數(shù)據(jù)范圍 條件 是指明需要的數(shù)據(jù)的類型或范圍 統(tǒng)計(jì)函數(shù) 單條件求和 Sumif函數(shù) 語(yǔ)法 Sumif 條件范圍 條件 求和范圍 說(shuō)明 條件范圍 是用來(lái)指定條件篩選的數(shù)據(jù)范圍 條件 是指明篩選的條件 求和范圍 用于指定與篩選條件相對(duì)應(yīng)的用于求和的數(shù)據(jù)范圍 多條件求和 Sumifs函數(shù) 語(yǔ)法 Sumifs 求和范圍 條件范圍1 條件1 條件范圍2 條件2 函數(shù) 語(yǔ)法 Vlookup 查詢值 數(shù)據(jù)源 顯示序列 匹配參數(shù) 說(shuō)明 查詢值 是用于指定查詢的條件 數(shù)據(jù)源 是查詢的原始數(shù)據(jù) 顯示序列 用于指定需要顯示的內(nèi)容 位于 數(shù)據(jù)源 的第幾列上 通常是一個(gè)數(shù)字 匹配參數(shù) 用于指定查詢時(shí)使用精確匹配或大致匹配 只有 false 或者 true 兩個(gè)值 查找函數(shù)Vlookup 輔助功能 條件格式 突出顯示單元格規(guī)則 選擇單元格區(qū)域 在 開(kāi)始 選項(xiàng)卡的 樣式 組中 單擊 條件格式 旁邊的箭頭 然后單擊 突出顯示單元格規(guī)則 選擇所需命令 輸入要使用的值 然后選擇格式 限制輸入內(nèi)容的數(shù)據(jù)有效性 設(shè)置文本長(zhǎng)度 選擇你想設(shè)置時(shí)間有效性的單元格 點(diǎn)擊 數(shù)據(jù) 選項(xiàng)卡 數(shù)據(jù)工具 中 數(shù)據(jù)有效性 在設(shè)置數(shù)據(jù)有效性的對(duì)話框中 在 允許 下選擇 文本長(zhǎng)度 限制輸入內(nèi)容的數(shù)據(jù)有效性 設(shè)定序列 在一個(gè)連續(xù)的單元格區(qū)域輸入列表中的項(xiàng)目 單擊 數(shù)據(jù)有效性 在 允許 下選擇 序列 在 來(lái)源 中選擇數(shù)據(jù) 單擊 確定 限制輸入內(nèi)容的數(shù)據(jù)有效性 設(shè)定出錯(cuò)提示信息 在 數(shù)據(jù)有效性 對(duì)話框的 出錯(cuò)警告 選項(xiàng)卡中 可以輸入在出錯(cuò)時(shí)彈出的警告信息 數(shù)據(jù)的安全性 保護(hù)工作表 在 審閱 選項(xiàng)卡上的 更改 組中 單擊 保護(hù)工作表 打開(kāi)如下保護(hù)工作表對(duì)話框 輸入密碼即可 數(shù)據(jù)的安全性 保護(hù)工作薄 在 審閱 選項(xiàng)卡上的 更改 組中 單擊 保護(hù)工作薄 選擇 保護(hù)結(jié)構(gòu)和窗口 打開(kāi)保護(hù)工作薄對(duì)話框 輸入密碼即可 使用SmartArt獲得視覺(jué)效果 在工作表中插入SmartArt圖形可便于演示流程 循環(huán) 關(guān)系以及層次結(jié)構(gòu) 在 插入 選項(xiàng)卡的 插圖 組中單擊SmartArt按鈕 即可打開(kāi) 選擇SmartArt圖形 對(duì)話框 在對(duì)話框中選擇一種SmartArt圖形樣式 然后單擊 確定 按鈕 即可將其插入至當(dāng)前工作表中 圖表制作 在MicrosoftOfficeExcel2007中 建立具有專業(yè)外觀的圖表是一件很輕松的事情 您只需要選擇圖表類型 圖表配置和圖表樣式 這些功能在新的OfficeExcel2007功能區(qū)中都很容易取得 每次當(dāng)您建立圖表時(shí) 您將會(huì)立即獲得專業(yè)的結(jié)果 圖表制作 Excel支持許多類型的圖表 可協(xié)助您使用對(duì)查看資料之用戶有意義的方式來(lái)顯示數(shù)據(jù) 當(dāng)您建立圖表或變更現(xiàn)有的圖表時(shí) 可以從各式各樣的圖表類型 如柱形圖或圓形圖 及其副類型 如立體圖表中的堆棧柱形圖或圓形圖 中進(jìn)行選擇 制作右圖 圖表制作 1 先將資料導(dǎo)入表格 2 選擇圖形 圖表制作 3 將數(shù)據(jù)導(dǎo)入圖形 圖表制作 4 更改圖標(biāo) 圖例 圖表制作 5 增加副坐標(biāo)軸 EXCEL常用快捷鍵一覽表 Word2007入門(mén)培訓(xùn) Word2007的基本操作 Word2007是Microsoft公司最新推出的文字處理軟件 它繼承了Windows友好的圖形界面 可方便地進(jìn)行文字 圖形 圖像和數(shù)據(jù)處理 制作具有專業(yè)水準(zhǔn)的文檔 用戶需要充分掌握Word2007的基本操作 為以后的學(xué)習(xí)打下牢固基礎(chǔ) 使辦公過(guò)程更加輕松 方便 Word2007的工作界面 啟動(dòng)Word2007后 將打開(kāi)如圖2 1所示的工作界面 該界面主要由Office按鈕 快速訪問(wèn)工具欄 功能選項(xiàng)卡和功能區(qū) 標(biāo)題欄 文檔編輯區(qū)及狀態(tài)欄和視圖欄等部分組成 Office按鈕 Office按鈕是Word2007新增的功能按鈕 位于界面左上角 單擊Office按鈕 將彈出Office菜單 如下圖 在其中選擇相應(yīng)命令后即可執(zhí)行相應(yīng)操作 Word2007的Office菜單中包含了一些常見(jiàn)的命令 例如新建 打開(kāi) 保存和發(fā)布等 快速訪問(wèn)工具欄 Word2007的快速訪問(wèn)工具欄中包含最常用操作的快捷按鈕 方便用戶使用 在默認(rèn)狀態(tài)中 快速訪問(wèn)工具欄中包含3個(gè)快捷按鈕 分別為 保存 按鈕 撤銷(xiāo) 按鈕 恢復(fù) 按鈕 功能選項(xiàng)卡和功能區(qū) 每個(gè)選項(xiàng)卡對(duì)應(yīng)不同的功能區(qū) 在Word2007中 單擊功能選項(xiàng)卡中的某個(gè)選項(xiàng)卡可打開(kāi)相應(yīng)的功能區(qū) 默認(rèn)狀態(tài)下 功能選項(xiàng)卡主要包含 開(kāi)始 插入 頁(yè)面布局 引用 郵件 審閱 視圖 和 加載項(xiàng) 7個(gè)選項(xiàng)卡 下圖所示為 視圖 選項(xiàng)卡對(duì)應(yīng)的功能區(qū) 圖片工具格式 新特性之一 在文檔編輯欄內(nèi)插入或者粘貼圖片后 功能菜單會(huì)多出一個(gè) 圖片工具 格式功能欄 上面功能欄內(nèi)可以對(duì)圖片做出各種相對(duì)應(yīng)的操作處理 小提示 在office2007各種辦公軟件內(nèi) 都有這樣的新特性 凡是做一些特殊功能操作的時(shí)候 功能菜單欄內(nèi)會(huì)相對(duì)應(yīng)的多處功能欄給用戶方便操作 標(biāo)題欄 標(biāo)題欄位于窗口的頂端 用于顯示當(dāng)前正在運(yùn)行的程序名及文件名等信息 如下圖所示 標(biāo)題欄最右端有3個(gè)按鈕 分別用來(lái)控制窗口的最小化 最大化和關(guān)閉應(yīng)用程序 文檔編輯區(qū)就是輸入文本 添加圖形 圖像以及編輯文檔的區(qū)域 用戶對(duì)文本進(jìn)行的操作結(jié)果都將顯示在該區(qū)域 文檔編輯區(qū) 狀態(tài)欄和視圖欄位于Word窗口的底部 顯示了當(dāng)前文檔的信息 如當(dāng)前顯示的文檔是第幾頁(yè) 第幾節(jié)和當(dāng)前文檔的字?jǐn)?shù)等 如圖2 7所示 在狀態(tài)欄中還可以顯示一些特定命令的工作狀態(tài) 如錄制宏 當(dāng)前使用的語(yǔ)言等 當(dāng)這些命令的按鈕為高亮?xí)r 表示目前正處于工作狀態(tài) 若變?yōu)榛疑?則表示未在工作狀態(tài)下 用戶還可以通過(guò)雙擊這些按鈕來(lái)設(shè)定對(duì)應(yīng)的工作狀態(tài) 另外 在視圖欄中通過(guò)拖動(dòng) 顯示比例滑桿 中的滑塊 可以直觀地改變文檔編輯區(qū)的大小 狀態(tài)欄和視圖欄 查找和替換文本 在文檔中查找某一個(gè)特定內(nèi)容 或在查找到特定內(nèi)容后將其替換為其他內(nèi)容 是一項(xiàng)費(fèi)時(shí)費(fèi)力又容易出錯(cuò)的工作 Word2007提供了查找與替換功能 使用該功能可以非常輕松 快捷地完成操作 文檔格式化規(guī)范 選擇文本或?qū)ο?文檔段落設(shè)置 段落對(duì)齊格式 在工具欄上提供了四種對(duì)齊方式的選項(xiàng)按鈕 分別是 兩端對(duì)齊 居中對(duì)齊 右對(duì)齊 和 分散對(duì)齊 分散對(duì)齊與兩端對(duì)齊的區(qū)別是 使用分散對(duì)齊的時(shí)候 如果一行內(nèi)容不滿一行 它將拉開(kāi)字符的間距 使該行的文本在一行內(nèi)均勻分布 而使用兩端對(duì)齊的時(shí)候 如果一行內(nèi)不滿 將靠左排版 段落縮進(jìn)格式 段落縮進(jìn)指定的是正文與頁(yè)邊距之間的距離 由標(biāo)尺上的游標(biāo)來(lái)控制 如圖所示 首行縮進(jìn) 控制段落的第一行的縮進(jìn) 懸掛縮進(jìn) 控制出了段落第一行以外的其他的行 段落縮進(jìn) 控制整個(gè)段落的縮進(jìn) 并保持 首行縮進(jìn) 與 段落縮進(jìn) 的相對(duì)位置不變 使用段落縮進(jìn) 只需要用鼠標(biāo)選中相應(yīng)的縮進(jìn)游標(biāo) 用左鍵在標(biāo)尺上移動(dòng)即可 文檔段落設(shè)置 段落的行間距 行間距表示文本行之間的垂直間距 在默認(rèn)情況下 WORD采用1倍行距 并且行距你的調(diào)整只對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的五號(hào)字起作用 設(shè)置段落文字的行間距的時(shí)候 可以采用以下快捷鍵 CTRL 1 1倍行距CTRL 2 2倍行距CTRL 5 1 5倍行距 文檔段落設(shè)置 長(zhǎng)篇文檔的規(guī)范制作 頁(yè)眉和頁(yè)腳是文檔中每個(gè)頁(yè)面的頂部 底部和兩側(cè)頁(yè)邊距 即頁(yè)面上打印區(qū)域之外的空白空間 中的區(qū)域 如圖所示 可以在頁(yè)眉和頁(yè)腳中插入或更改文本或圖形 例如 可以添加頁(yè)碼 時(shí)間和日期 公司徽標(biāo) 文檔標(biāo)題 文件名或作者姓名 如果要更改已插入的頁(yè)眉或頁(yè)腳 在 頁(yè)眉和頁(yè)腳工具 下的 頁(yè)眉和頁(yè)腳 中可以找到更多的頁(yè)眉和頁(yè)腳選項(xiàng) 頁(yè)眉頁(yè)腳的制作 在整個(gè)文檔中插入相同的頁(yè)眉和頁(yè)腳 在 插入 命令標(biāo)簽上的 頁(yè)眉和頁(yè)腳 組中 單擊 頁(yè)眉 或 頁(yè)腳 按鈕 如圖2所示 單擊所需的頁(yè)眉或頁(yè)腳設(shè)計(jì) 頁(yè)眉或頁(yè)腳即被插入到文檔的每一頁(yè)中 使用 文檔結(jié)構(gòu)圖 瀏覽文檔 文檔結(jié)構(gòu)圖可以顯示W(wǎng)ord文檔的標(biāo)題結(jié)構(gòu) 可以幫助用戶快速掌握Word文檔的大致內(nèi)容 要想在文檔結(jié)構(gòu)圖中顯示文檔標(biāo)題結(jié)構(gòu) 用戶首先需要設(shè)置Word文檔的各級(jí)標(biāo)題 在Word2007中顯示文檔結(jié)構(gòu)圖的步驟如下所述 第1步 打開(kāi)Word2007窗口 切換到 視圖 功能區(qū) 在 視圖 功能區(qū)的 顯示 隱藏 分組中選中 文檔結(jié)構(gòu)圖 復(fù)選框 如圖1所示 使用 文檔結(jié)構(gòu)圖 瀏覽文檔 第2步 在打開(kāi)的 文檔結(jié)構(gòu)圖 窗格中可以看到文檔的標(biāo)題結(jié)構(gòu) 如圖2所示 自動(dòng)生成目錄 1 點(diǎn)右下方的大綱視圖按鈕 切換到大綱視圖 2 光標(biāo)停在某個(gè)第一級(jí)標(biāo)題上 左上角的下拉框拉開(kāi) 選1級(jí) 同樣 光標(biāo)停在某個(gè)第二級(jí)標(biāo)題上 下拉框中選2級(jí) 這樣 把整個(gè)文檔的結(jié)構(gòu)給標(biāo)注出來(lái) 自動(dòng)生成目錄 3 也可以用左右的箭頭控制標(biāo)題的級(jí)別 我們現(xiàn)在開(kāi)始插入目錄 1 把光標(biāo)移動(dòng)到要插入目錄的位置 點(diǎn)開(kāi)引用選項(xiàng)卡 點(diǎn)開(kāi)左側(cè)目錄 選一款自動(dòng)目錄 或者 如果需要對(duì)目錄的格式什么的需要加加工 可以點(diǎn)插入目錄 2 這里有些選項(xiàng)可以供選擇 主要的就三個(gè) 格式里面有多種格式供您選擇 像一套套的模板 使用方便 目錄標(biāo)題和頁(yè)碼間的那條線可以用制表符前導(dǎo)符設(shè)置 顯示級(jí)別一般不需