電子檔案管理論文檔案計(jì)算機(jī)管理技術(shù)人才培訓(xùn)工作初探.doc

電子檔案管理論文：檔案計(jì)算機(jī)管理技術(shù)人才培訓(xùn)工作初探摘要：當(dāng)今世界已步入信息時(shí)代,隨著信息的社會(huì)需求量急劇增加和信息社會(huì)功能的巨大變化,使大規(guī)模開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源成為必然。這就要求檔案部門(mén)要跟上時(shí)代的步伐,應(yīng)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù),實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,一要有設(shè)備,二要有人才,人才是關(guān)鍵。關(guān)鍵詞：檔案；計(jì)算機(jī)；管理技術(shù)；人才1黃委計(jì)算機(jī)檔案管理工作的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢(shì)隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷提高和發(fā)展,計(jì)算機(jī)的應(yīng)用已滲透到各個(gè)領(lǐng)域。經(jīng)過(guò)幾年的艱苦努力,我委檔案部門(mén)在計(jì)算機(jī)的使用方面已具有一定的規(guī)模和水平。全河共有綜合檔案科室160個(gè),保管檔案近百余萬(wàn)卷,其中80%以上的檔案室都配備了計(jì)算機(jī),部分大局院檔案科室還建立了自己的數(shù)據(jù)庫(kù),檔案工作基本上實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)管理,有些單位還上了內(nèi)部網(wǎng)。委檔案館建立了“治黃檔案信息計(jì)算機(jī)管理與服務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)”,錄入檔案目錄條目20余萬(wàn)條,圖書(shū)目錄庫(kù)3萬(wàn)余條,期刊全文庫(kù)有水利及相關(guān)專(zhuān)業(yè)文獻(xiàn)204萬(wàn)篇,初步形成了以治黃信息為主體的覆蓋國(guó)內(nèi)水利信息的數(shù)字資源體系,并實(shí)現(xiàn)了檔案信息系統(tǒng)與黃委辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的連接,可以自動(dòng)接收和處理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的電子文件,這些數(shù)字資源已在我委內(nèi)網(wǎng)上開(kāi)放,我委辦公網(wǎng)絡(luò)覆蓋范圍內(nèi)的委屬各單位都可以登錄查詢(xún)?；緦?shí)現(xiàn)了檔案檢索、提供利用、利用統(tǒng)計(jì)電腦化,大大提高了工作效率。黃委檔案館的“治黃檔案信息計(jì)算機(jī)管理與服務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)”項(xiàng)目完成后,將在此基礎(chǔ)上,應(yīng)用先進(jìn)的Intranet組網(wǎng)技術(shù),充分利用委檔案館的館藏資源,通過(guò)國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)(Internet)和虛擬專(zhuān)用網(wǎng)絡(luò),建立一個(gè)覆蓋廣泛的增值網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái),建成一個(gè)虛擬的綜合的數(shù)字檔案館和全河檔案目錄中心,為黃委領(lǐng)導(dǎo)及廣大職工提供決策支持及信息服務(wù)。這樣,既可以提高檔案的利用水平,增加檔案的館藏量,實(shí)現(xiàn)資源共享,又能使檔案管理信息化、自動(dòng)化,提高工作效率。2黃委計(jì)算機(jī)檔案管理人員的狀況黃委現(xiàn)有專(zhuān)職檔案人員218人,兼職檔案人員498人,專(zhuān)職檔案人員中35歲以下的有73人。據(jù)了解,在眾多的檔案人員中至今還沒(méi)有一名從事計(jì)算機(jī)的專(zhuān)業(yè)人員,只有部分人員參加了黃委系統(tǒng)內(nèi)部舉辦的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)培訓(xùn)班。他們經(jīng)過(guò)學(xué)習(xí),雖初步掌握了電腦的基本理論和一般的操作技能,但也只能完成基本的計(jì)算機(jī)管理工作,對(duì)工作中出現(xiàn)的電腦硬件或軟件問(wèn)題還不能排除。也有少部分同志通過(guò)實(shí)踐和學(xué)習(xí),積累了豐富的經(jīng)驗(yàn),能夠勝任目前的工作。但是,隨著計(jì)算機(jī)知識(shí)更新的加快,硬件設(shè)備更新?lián)Q代的加快,黃委檔案的計(jì)算機(jī)管理將會(huì)出現(xiàn)一個(gè)嶄新的局面。實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理是我們的目標(biāo),這就需要大批計(jì)算機(jī)管理技術(shù)人才,根據(jù)檔案部門(mén)的現(xiàn)有條件,靠引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)人才是不現(xiàn)實(shí)的,因此培養(yǎng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用人才成為檔案部門(mén)的當(dāng)務(wù)之急。3如何培養(yǎng)黃委檔案計(jì)算機(jī)管理技術(shù)人才根據(jù)黃委檔案的計(jì)算機(jī)管理發(fā)展的需要和檔案干部的人員結(jié)構(gòu),培養(yǎng)計(jì)算機(jī)管理技術(shù)人才要實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和短期計(jì)劃相結(jié)合,既要滿(mǎn)足當(dāng)前的急需,又要兼顧中長(zhǎng)期發(fā)展的需求。3.1利用委信息中心的設(shè)備和技術(shù)力量,舉辦短期電腦培訓(xùn)班可計(jì)劃在12年內(nèi)舉辦三期初級(jí)班,讓40歲以下的檔案人員普遍接受一次電腦基礎(chǔ)知識(shí)教育,初步掌握電腦基礎(chǔ)知識(shí)和一般的操作技能,使他們能勝任一般的計(jì)算機(jī)管理工作。然后舉辦兩期提高班,讓有一定電腦基礎(chǔ)知識(shí)和操作經(jīng)驗(yàn)的檔案人員參加學(xué)習(xí),提高他們的電腦綜合應(yīng)用能力。初級(jí)班對(duì)象:40歲以下并且未參加過(guò)電腦培訓(xùn)的檔案人員。教學(xué)目的:通過(guò)學(xué)習(xí),使學(xué)員掌握電腦基本知識(shí),掌握操作電腦的基本方法及簡(jiǎn)單軟件的應(yīng)用。教學(xué)內(nèi)容:中文錄入法、OFFICE辦公軟件、WINDOWS、電腦著錄。提高班對(duì)象:參加過(guò)初級(jí)班學(xué)習(xí)并且經(jīng)過(guò)一年以上的電腦實(shí)際應(yīng)用的檔案人員。教學(xué)目的:通過(guò)學(xué)習(xí),提高學(xué)員電腦綜合應(yīng)用能力,使他們的操作技能得到進(jìn)一步鞏固和提高,掌握電腦維護(hù)的一般技能。教學(xué)內(nèi)容:操作系統(tǒng)及常用軟件的安裝和使用、多媒體、硬件維護(hù)。3.2委托高校代培檔案計(jì)算機(jī)管理專(zhuān)門(mén)人才短期培訓(xùn)班只能滿(mǎn)足當(dāng)前的急需,隨著我委檔案管理的現(xiàn)代化和計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用,檔案部門(mén)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)人才需求會(huì)越來(lái)越迫切。培訓(xùn)檔案的計(jì)算機(jī)管理專(zhuān)門(mén)人才,光靠檔案部門(mén)的自身力量是不行的,要充分利用地方高校雄厚的師資力量和先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備,委托他們?yōu)闄n案部門(mén)培養(yǎng)專(zhuān)門(mén)的計(jì)算機(jī)技術(shù)人才。根據(jù)我委檔案部門(mén)具體情況和對(duì)計(jì)算機(jī)人才的需求,有目的地挑選檔案系統(tǒng)中那些德才兼?zhèn)洹⒂志邆溆?jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)的年輕干部參加學(xué)習(xí),經(jīng)過(guò)系統(tǒng)學(xué)習(xí)掌握計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)知識(shí),將來(lái)成為檔案的計(jì)算機(jī)管理專(zhuān)門(mén)人才。根據(jù)黃委檔案計(jì)算機(jī)管理發(fā)展的需要,應(yīng)盡快委托地方高校舉辦一個(gè)電腦應(yīng)用技術(shù)高級(jí)培訓(xùn)班。可采取講授和自學(xué)相結(jié)合的教學(xué)方式,每次集中進(jìn)行半個(gè)月的學(xué)習(xí),全部課程在一年半內(nèi)完成。教學(xué)內(nèi)容應(yīng)包括:(1)數(shù)據(jù)庫(kù):數(shù)據(jù)庫(kù)基本原理、Foxpro基本知識(shí)、運(yùn)用Foxpro開(kāi)發(fā)應(yīng)用程序。(2)網(wǎng)絡(luò)技術(shù):計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)基本概念、局域網(wǎng)的構(gòu)造、Internet & Intranet、網(wǎng)絡(luò)綜合布線(xiàn)。(3)主頁(yè)制作:HTML簡(jiǎn)介、FrontPage。(4)計(jì)算機(jī)硬件;計(jì)算機(jī)基本組成原理及結(jié)構(gòu)、計(jì)算機(jī)故障排除方法,(5)計(jì)算機(jī)安全防護(hù):計(jì)算機(jī)病毒及防治,計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全,計(jì)算機(jī)日常維護(hù)。3.3利用有關(guān)部門(mén)的技術(shù)力量,采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái),走出去”的辦法培養(yǎng)本部門(mén)的技術(shù)人才。從檔案部門(mén)目前所處的實(shí)際出發(fā),解決計(jì)算機(jī)人才缺乏矛盾的另一可行做法是與委屬有關(guān)單位及社會(huì)有關(guān)部門(mén)合作,送出一批有潛力的檔案人員參與到他們的某些技術(shù)工作之中,或請(qǐng)他們中的一些專(zhuān)家?guī)椭覀兘鉀Q某些應(yīng)用技術(shù)問(wèn)題。經(jīng)過(guò)一個(gè)時(shí)期的傳幫帶,可以培養(yǎng)一批計(jì)算機(jī)專(zhuān)門(mén)人才。實(shí)踐證明這一做法行之有效的。黃委檔案館“治黃檔案信息計(jì)算機(jī)管理與服務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)”初建時(shí)期,不論是設(shè)備安裝,還是軟件安裝,委檔案館的相關(guān)工作人員都積極參與到其中。除此之外,還積極地向軟件開(kāi)發(fā)商提出了有價(jià)值的意見(jiàn)和建議,積極地參與了檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)與調(diào)試,熟練地掌握了這套管理系統(tǒng),不但進(jìn)一步了解了檔案的有關(guān)知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí),而且還從中掌握了相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識(shí)。經(jīng)過(guò)幾年的工作實(shí)踐和刻苦學(xué)習(xí),目前,他們已能自己設(shè)計(jì)、自己制作黃委檔案館主頁(yè),將來(lái)的維護(hù)工作也要靠他們自己完成。參考文獻(xiàn)：1財(cái)政部、國(guó)家檔案局.會(huì)計(jì)檔案管理辦法M.北京：工商