工程部行文管理辦法.doc

行文管理辦法固安縣興源房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司2013年3月15日愛(ài)方城項(xiàng)目工程部行文管理辦法為規(guī)范工程部各種文件的起草、簽發(fā)和管理流程，做到政令暢通，正確指導(dǎo)工程部的各項(xiàng)工作，特制定本規(guī)定，本行文管理辦法只適用于工程部發(fā)起、簽收的文件。本行文中部分文件格式參考固安縣興源房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司綜合辦發(fā)布的關(guān)于開(kāi)發(fā)二部日常表格規(guī)范的通知，同時(shí)本行文中內(nèi)部（總公司行文、開(kāi)發(fā)二部部門(mén)溝通）溝通部分文件在公司OA系統(tǒng)上執(zhí)行。1、工程部行文種類(lèi)根據(jù)工程部對(duì)內(nèi)、外部溝通及工程管理特點(diǎn)，可分為上行文、下行文、中行文三種（此行文分類(lèi)根據(jù)工程部流程執(zhí)行完后的下一步流程單位部門(mén)級(jí)別劃分）。根據(jù)工程部文件進(jìn)行分類(lèi)。行文分類(lèi)表序號(hào)行文種類(lèi)具體文件備注1上行文請(qǐng)示報(bào)告、股東呈報(bào)函、綜合辦發(fā)布的通知、需加蓋公司公章的文件、固安當(dāng)?shù)卣奈募唧w格式詳見(jiàn)附件一（綜合辦發(fā)）2中行文招標(biāo)過(guò)程中文件、開(kāi)發(fā)二部聯(lián)絡(luò)單、合同/協(xié)議擬文傳遞處理筏、合同款支付申請(qǐng)表、工程結(jié)算協(xié)議書(shū)、款項(xiàng)報(bào)銷(xiāo)、工程部會(huì)議紀(jì)要、工程周報(bào)、安全周報(bào)具體格式詳見(jiàn)附件3下行文施工方案、進(jìn)度計(jì)劃，監(jiān)理通知、監(jiān)理例會(huì)、監(jiān)理工作聯(lián)系單、監(jiān)理月報(bào)，設(shè)計(jì)變更、工程變更、圖紙會(huì)審、洽商費(fèi)用報(bào)審表、現(xiàn)場(chǎng)簽證，監(jiān)理、施工、設(shè)計(jì)等單位以收發(fā)文形式對(duì)施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)單位的來(lái)往函件以收發(fā)文的形式2、工程部行文流程2.1上行文2.1.1請(qǐng)示報(bào)告按綜合辦發(fā)的表格、流程執(zhí)行（詳見(jiàn)附件一）。若事項(xiàng)緊急，可在請(qǐng)示報(bào)告上注明需要領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。（在公司OA平臺(tái)上執(zhí)行）流程執(zhí)行完后，工程部存檔（電子版）。2.1.2股東呈報(bào)函按綜合辦發(fā)的表格、流程執(zhí)行（詳見(jiàn)附件一）。（在公司OA平臺(tái)上執(zhí)行）流程執(zhí)行完后，工程部存檔（電子版）。2.1.3綜合辦通知 綜合辦以文字性發(fā)布的通知，通知工程部人員并存檔工程部資料； 綜合辦以電子版發(fā)布的通知、會(huì)議紀(jì)要（QQ群、OA開(kāi)發(fā)二部例會(huì)板塊），工程部人員自行查看。2.1.4需加蓋公司公章的文件需加蓋公司公章的文件，按公司蓋章流程執(zhí)行。（表格詳見(jiàn)附件一）表格存檔。2.1.5 固安當(dāng)?shù)卣募贪伯?dāng)?shù)匕l(fā)布的關(guān)于工程方面的通知，工程部存檔。2.2 中行文2.2.1招標(biāo)文件招標(biāo)過(guò)程中文件按北京興源房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司招標(biāo)流程執(zhí)行，（OA上執(zhí)行），投標(biāo)文件工程部存檔。過(guò)程中電子版文件、投標(biāo)文件工程部存檔。2.2.2開(kāi)發(fā)二部聯(lián)絡(luò)單以綜合辦發(fā)的表格、規(guī)定執(zhí)行（詳見(jiàn)附件一）。（在公司OA平臺(tái)上執(zhí)行）2.2.3合同/協(xié)議擬文傳遞處理筏按綜合辦制定、下發(fā)的表格流程執(zhí)行（詳見(jiàn)附件一），工程部存檔。2.2.4合同款支付申請(qǐng)表各專(zhuān)業(yè)人員支付完工程款項(xiàng)后（詳見(jiàn)附件一），告知資料員，由資料員錄入甲指分包付款臺(tái)帳2.2.5工程結(jié)算協(xié)議書(shū)按綜合辦下發(fā)的表格（詳見(jiàn)附件一），按照北京興源房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司結(jié)算流程執(zhí)行，合同開(kāi)發(fā)二部存檔貳份原件，工程部復(fù)印件一份。2.2.6款項(xiàng)報(bào)銷(xiāo)此項(xiàng)流程按工程行政主管的流程執(zhí)行。2.2.7工程部會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要記錄人經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理、工程總監(jiān)審核后，第一時(shí)間上傳公司OA系統(tǒng)。（電子版存檔）2.2.8工程周報(bào)、安全周報(bào)編制人編制完后經(jīng)工程部經(jīng)理審核、工程總監(jiān)審定后，存檔工程部。2.3 下行文2.3.1施工方案總包上報(bào)的施工方案需附帶施工方案報(bào)審表，（經(jīng)監(jiān)理工程師、總監(jiān)審核簽字后），工程部資料員接收，轉(zhuǎn)交相關(guān)專(zhuān)業(yè)工程師審核。工程部存檔。2.3.2進(jìn)度計(jì)劃總包上報(bào)的進(jìn)度計(jì)劃經(jīng)工程部審核完畢后存檔工程部。2.3.3監(jiān)理通知、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理工作聯(lián)系單、監(jiān)理例會(huì)監(jiān)理通知、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理工作聯(lián)系單、監(jiān)理例會(huì)工程部存檔。2.3.4設(shè)計(jì)變更設(shè)計(jì)變更由設(shè)計(jì)院簽字蓋章后經(jīng)建設(shè)單位、監(jiān)理、施工單位四方簽字蓋章，填寫(xiě)相應(yīng)編號(hào)，工程部存檔（具體表格詳見(jiàn)附件四）。2.3.5工程洽商由參建單位（建設(shè)單位、施工單位）提出，經(jīng)設(shè)計(jì)院同意后，四方簽字蓋章，填寫(xiě)相應(yīng)編號(hào)，工程部存檔（具體表格詳見(jiàn)附件三）。2.3.6圖紙會(huì)審記錄由建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位四方參加，并經(jīng)四方簽字蓋章，工程部存檔（具體表格詳見(jiàn)附件二）。2.3.7洽商費(fèi)用報(bào)審表按綜合辦制定的表格、流程執(zhí)行。2.3.8現(xiàn)場(chǎng)簽證根據(jù)施工單位編制的現(xiàn)場(chǎng)簽證，經(jīng)監(jiān)理單位審核、簽字后，經(jīng)甲方相關(guān)專(zhuān)業(yè)工程師、工程部經(jīng)理、工程總監(jiān)簽字后生效。（現(xiàn)場(chǎng)簽證以發(fā)生事項(xiàng)7天或者便于核量時(shí)間內(nèi)總包提出，若超出7天或者已無(wú)法核量，建設(shè)單位不予以認(rèn)可）2.3.8與施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)院等單位的收、發(fā)文。收發(fā)文若對(duì)方單位無(wú)回復(fù)， 7天內(nèi)對(duì)方不回復(fù)則視為認(rèn)可此事項(xiàng)，若事項(xiàng)緊急，可在發(fā)文中注明對(duì)方單位回復(fù)時(shí)間。收文施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位等發(fā)送的文件，由工程部資料員簽收，第一時(shí)間轉(zhuǎn)交相關(guān)當(dāng)事人。為避免文件積壓誤事，應(yīng)在收文當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。發(fā)文一般事務(wù)性文件的發(fā)文，應(yīng)事先向工程部經(jīng)理提出口頭申請(qǐng)，經(jīng)工程部經(jīng)理、工程部總監(jiān)同意后，由當(dāng)事人擬稿，各類(lèi)文書(shū)擬稿要求觀點(diǎn)明確、陳述清楚、條理清晰，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用正確，擬稿經(jīng)工程部經(jīng)理審核、工程總監(jiān)審批簽字并填寫(xiě)工程部項(xiàng)目章使用臺(tái)帳后蓋章生效。由資料員統(tǒng)一發(fā)送，要求填寫(xiě)相應(yīng)編號(hào)，一式叁份。3、說(shuō)明3.1以上文件無(wú)特