SC-PD-AAA-001 文件與資料控制程序——(新).doc

文件與資料控制程序 SC-QP-AAA-001 程序文件文件與資料控制程序第1頁共6頁文件編號(hào)SC-QP-AAA-001編制部門文控中心擬 制李育添編制日期2010-6-1版本號(hào)/修改狀態(tài)C/1審 核修改日期2013-10-15生效日期2013-10-15批 準(zhǔn)更改記錄修訂版本修訂日期修改內(nèi)容更改人審核批準(zhǔn) B/02011-6-2根據(jù)公司實(shí)際運(yùn)作修訂全文徐美燕黃總彭總/伍總C/02013-8-1修訂文件編號(hào)和簡(jiǎn)稱及擬制方（部門代號(hào)）李育添黃總彭總/伍總C/12013-10-15修改文件封面李育添黃總彭總/伍總會(huì)簽欄業(yè)務(wù)部研發(fā)總部生管部戶外燈具事業(yè)部光條事業(yè)部行政部市場(chǎng)部品管總部文控中心室內(nèi)燈具事業(yè)部面板燈事業(yè)部1 目的為了保證有效的使用文件和資料，對(duì)公司質(zhì)量管理體系之文件及資料的產(chǎn)生、編號(hào)、發(fā)放、回收、更改及外來文件進(jìn)行控制。2 范圍公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的所有文件與資料，包括外來文件，為本公司運(yùn)作程序文件所規(guī)定的報(bào)告及記錄資料。3 定義文件：指信息及其承載媒介。質(zhì)量管理體系文件是指給出質(zhì)量管理體系相關(guān)信息的任何文件，如質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、計(jì)量計(jì)劃、規(guī)范、圖樣、標(biāo)準(zhǔn)、記錄表格等。而媒介可以是紙張、磁盤、光盤、照片、樣件、電子的或它們的組合。質(zhì)量管理體系文件是質(zhì)量管理體系運(yùn)行的依據(jù)。受控文件：是指公司品質(zhì)手冊(cè)、程序文件、三級(jí)文件及國(guó)家國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)等；外來文件：是指從外部轉(zhuǎn)來的文件，如國(guó)家/國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)、顧客提供的文件等。4 職責(zé)4.1 質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)由最高管理者編制，總經(jīng)理批準(zhǔn)；4.2 質(zhì)量手冊(cè)由文控中心編制，副總及管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.3 程序文件按各部門職能由相關(guān)部門編制，副總審核，管理者代表審核；4.4 三階文件（包括部門規(guī)范、部門業(yè)務(wù)程序、操作規(guī)范、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)指導(dǎo)書、技術(shù)性文件等），由各部門編制、審核，部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.5 文控中心負(fù)責(zé)對(duì)公司所有受控文件的編號(hào)、分發(fā)、記錄、回收、更改進(jìn)行控制和管理,保證各部門均能使用到最新版本之有效文件。4.6 副總統(tǒng)一安排公司電子文件的維護(hù)與管理。5 程序內(nèi)容5.1 文件分類5.1.1 公司的質(zhì)量管理體系文件（以下簡(jiǎn)稱文件）分為以下6類： （1）形成文件的質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo) （2）質(zhì)量手冊(cè) （3）程序文件 （4）標(biāo)準(zhǔn)類文件（作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)等） （5）技術(shù)資料（BOM、圖紙等） （6）質(zhì)量記錄5.2 質(zhì)量管理體系文件的編制、審核、批準(zhǔn)5.2.1 文件編制要求質(zhì)量管理體系文件在編制之前應(yīng)考慮質(zhì)量管理體系文件的構(gòu)成及其類型，并確保文件的正確性、適宜性、充分性和有效性，同時(shí)列出質(zhì)量管理體系文件清單、外來文件清單等，明確文件的數(shù)量及其責(zé)任部門，使文件清晰可辨，易于識(shí)別和檢索。文件的編制必須具備文件名稱、文件編號(hào)、狀態(tài)、批準(zhǔn)等基本內(nèi)容，正文內(nèi)容應(yīng)含：目的、范圍、職責(zé)、程序內(nèi)容、引用/支持文件、質(zhì)量記錄、附錄等部分。5.2.2 文件編制、審核、批準(zhǔn) 職責(zé)文件類別編制審核批準(zhǔn)質(zhì)量手冊(cè)文控中心副總/管理者代表總經(jīng)理程序文件相關(guān)部門人員副總/管理者代表管理者代表/總經(jīng)理職務(wù)說明書相關(guān)部門人員部門負(fù)責(zé)人/管理者代表管理者代表/總經(jīng)理標(biāo)準(zhǔn)類文件相關(guān)部門人員相關(guān)部門人員相關(guān)部門負(fù)責(zé)人技術(shù)資料相關(guān)部門人員相關(guān)部門人員相關(guān)部門負(fù)責(zé)人質(zhì)量記錄表格相關(guān)部門人員相關(guān)部門人員相關(guān)部門負(fù)責(zé)人質(zhì)量計(jì)劃相關(guān)部門負(fù)責(zé)人管理者代表總經(jīng)理 質(zhì)量方針：由總經(jīng)理確認(rèn)。 質(zhì)量目標(biāo): （1）公司質(zhì)量總目標(biāo)由總經(jīng)理確認(rèn)。（2）各職能部門的質(zhì)量目標(biāo)由各部門編制，總經(jīng)理批準(zhǔn)。5.2.3 質(zhì)量管理體系文件的歸類、編號(hào) 1) 質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、三階文件以及崗位職責(zé)等都是受控文件，都必須有版本號(hào)及生效日期。（除三階文件中的技術(shù)資料外）其正本文件復(fù)印發(fā)放時(shí)在每份文件上加蓋“受控文件”紅色章，三階文件中技術(shù)資料正本文件復(fù)印發(fā)放時(shí)在每份文件上加蓋“技術(shù)文件發(fā)行章”，所有現(xiàn)場(chǎng)使用文件都必須是受控文件。 2) 部分技術(shù)文件的編號(hào)有特殊規(guī)定外，其它文件全部按5.2.3 3)編號(hào)，特殊規(guī)定如下： 工程圖面:產(chǎn)品編碼PD+XX， xx為序號(hào)01-99,版本則自A版開始 產(chǎn)品生產(chǎn)SOP: 產(chǎn)品編碼SOP+XX, xx為序號(hào)01-99,版本則自A版開始 BOM編號(hào)：產(chǎn)品編碼BOM+XX, xx為序號(hào)01-99,版本則自A版開始3）（除部分技術(shù)文件外）所有已審批的質(zhì)量管理體系文件按以下方式編號(hào)，文件的編號(hào)方法如下：SCXXXXXXXX表示文件序號(hào)（如001、002）擬制方(部門代號(hào))：(總經(jīng)理GZT;文控中心 AAA;品管部QQT;業(yè)務(wù)部SEA;市場(chǎng)部SEB采購(gòu)部FMT;行政部AAT;研發(fā)部DZT; 光條事業(yè)PST;室內(nèi)燈具事業(yè)部PNT;室外燈具事業(yè)部PUT; 面板燈事業(yè)部PL）文件類別：質(zhì)量手冊(cè) 簡(jiǎn)稱 (QM)程序文件 簡(jiǎn)稱（QP）三階文件 簡(jiǎn)稱（WI）質(zhì)量記錄 簡(jiǎn)稱（QR）其它 簡(jiǎn)稱（EL） 公司名縮寫（SC） 如：質(zhì)量手冊(cè) SC-QM-AAA-0015.3 外來文件的控制5.3.1 外來文件包括國(guó)際、國(guó)家、部級(jí)、地方的標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)和客戶提供的文件等。5.3.2 相關(guān)部門收集到外來文件后，技術(shù)性資料交研發(fā)部、法律法規(guī)類文件交管理者代表或總經(jīng)理審批，然后再轉(zhuǎn)交文控中心，文控中心在正本文件蓋上“外來文件章”，并編制外來文件清單。5.3.3 各部門對(duì)需更新版本的外來文件（如國(guó)家/國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)等）應(yīng)及時(shí)跟蹤（不超過半年），確保使用有效版本的適用的外來文件，外來文件的更新按5.3.2執(zhí)行。5.4 質(zhì)量管理體系文件的分發(fā)5.4.1質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、三階文件的分發(fā)質(zhì)量手冊(cè)、程序文件和三階文件經(jīng)過批準(zhǔn)后，由文控中心編制文件分發(fā)/回收記錄表或在正本文件后記錄發(fā)放與接收的情況，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按發(fā)放記錄填寫、登記及發(fā)放，文件接收人在其上簽名。5.4.2外來文件根據(jù)實(shí)際需要分發(fā)，分發(fā)時(shí)由接收人在文件分發(fā)/回收記錄表或文件上簽字。5.4.3臨時(shí)發(fā)行的文件，由編制部門在編號(hào)加“L”，按5.2.2審批后轉(zhuǎn)交到文控中心，并在文件上加蓋“參考文件章” ，文控中心根據(jù)需要分發(fā)到相關(guān)部門并做好記錄，文件作廢按5.7執(zhí)行。5.5 質(zhì)量管理體系文件的保管和借閱5.5.1文件的保管1) 質(zhì)量管理體系文件正本由文控中心保管。文控中心根據(jù)實(shí)際需要確認(rèn)是否發(fā)放相應(yīng)的受控副本，受控副本由各部門文件管理員或持有人負(fù)責(zé)保管。2) 保管者必須將持有的文件分類放置，使文件便于識(shí)別和檢索。3) 文件在保管和使用過程中需保持清晰，不可隨意涂劃。4） 文控中心對(duì)各部門文件的使用及保管情況不定期地進(jìn)行檢查，以達(dá)到對(duì)各部門文件管理實(shí)施監(jiān)控的目的。5.5.2文件的借閱如公司內(nèi)部員工需要暫時(shí)借閱質(zhì)量管理體系文件，應(yīng)到文控中心或相關(guān)部門辦理借閱和歸還手續(xù)，并填寫文件借閱登記表。5.6 質(zhì)量管理體系文件的評(píng)審和更改5.6.1文件評(píng)審1) 文件發(fā)布后，管理和使用部門須根據(jù)公司的實(shí)際運(yùn)作情況對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審，對(duì)不適當(dāng)之處提出更改申請(qǐng)，必要時(shí)填寫文件修訂、廢止申請(qǐng)單。2) 在每次內(nèi)部質(zhì)量管理體系審核之現(xiàn)場(chǎng)審核前，審核組對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審，對(duì)不符合及不適當(dāng)處提出更改申請(qǐng)。5.6.2文件更改1) 對(duì)需更改或修改的文件，（必要時(shí)）由申請(qǐng)人填寫文件修訂、廢止申請(qǐng)單，再交文控中心進(jìn)行初審后編制新文件，再按本程序5.2執(zhí)行。2) 文件修改不背離標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)要求。3) 與質(zhì)量管理體系的其它相關(guān)要求一致，對(duì)關(guān)聯(lián)的文件明確更改要求。4） 更改后的要求在公司的實(shí)際條件下是可行的。5）文件修改的狀態(tài)：文件修改其狀態(tài)依09依次遞增，并記錄(文件未發(fā)生更改時(shí)狀態(tài)為0)。6）文件修改后的換版：文件修改滿十次或經(jīng)過重大修改后(重大修改為程序的大改動(dòng))，必須改用新的版本號(hào)，按A-Z依次增加，并登記。7) 質(zhì)量記錄表格需要修改時(shí)，由申請(qǐng)人直接修改，版本號(hào)由A至Z依次遞增，并更新質(zhì)量記錄一覽表內(nèi)容；ERP系統(tǒng)中質(zhì)量記錄表格需修改時(shí)，由申請(qǐng)部門填寫文件修訂、廢止申請(qǐng)單經(jīng)副總審批后再安排修改（此質(zhì)量記錄表格保存期限為長(zhǎng)期）。8）更改文件后，應(yīng)更新受控原件，按5.4的規(guī)定分發(fā)及換回舊版文件并記錄。5.7 質(zhì)量管理體系文件的廢棄5.7.1 質(zhì)量管理體系文件新版生效時(shí)，舊版同時(shí)作廢（有特殊說明的除外）。5.7.2有必要保留的已作廢質(zhì)量管理體系文件原版，由文控中心加蓋“作廢文件章”,在文件更改記錄一覽表中登記，并妥當(dāng)保存。5.7.3無必要保留的作廢原版和副本文控中心統(tǒng)一收回并銷毀，也可在每頁上加蓋“作廢文件章”或畫“”留作其它用途。5.8 文件和記錄的管理5.8.1 質(zhì)量管理體系文件正本由文控中心進(jìn)行