時間管理的四個發(fā)展

第一講 時間管理的四個發(fā)展 上 時間管理概述 時間管理的必要性時間管理的必要性 時間管理講述劉欣 時間管理講述劉欣 107107 567567 54845484 時間具有 供給毫無彈性 無法蓄積 無法取代 無法失而復(fù)得 等特性 所以時間是最不為人們理解和重視的 也正因為如此 時間的浪費比其他資源的浪費 就更為普遍 也更為嚴(yán)重 因此 當(dāng)人們無所事事 或者忙得暈頭轉(zhuǎn)向卻不見成效時 應(yīng)該暫時停下來審視 一下自己的時間利用效率 審視一下自己在時間中所處的角色 尋找一條更為合適的 途徑 實現(xiàn)自己的目標(biāo) 追求自己的人生價值 在經(jīng)理人的所有管理技能中 時間管理最容易被忽略 對中國的經(jīng)理人而言 這 又是一個急需解決的問題 初級經(jīng)理人從員工的崗位過渡到管理者的崗位 比較容易 忽略管理的角色和時間管理的技能 而中 高級管理者的工作時間更忙碌 工作任務(wù) 更多 時間效率的管理也就顯得更加重要 案例 1 非洲大草原的獅子和羚羊非洲大草原的獅子和羚羊 非洲大草原上的羚羊和獅子 每天都要展開一場生命的競賽 也可以看作是一場 生命的奧運會 如果競賽贏了就有東西吃 輸了就可能遭受滅頂之災(zāi) 因此 每天早 晨 羚羊和獅子醒來時 它們的腦子里都閃過同樣一個念頭 那就是 我今天一定要 跑得比以往要快 如果獅子跑慢了 它就沒有羚羊吃 它就可能會活活餓死 如果羚 羊跑慢了 它就可能被獅子吃掉 它們之間的這種微妙關(guān)系使得非洲大草原保持著很 好的生態(tài)平衡 案例 2 冠軍和亞軍的區(qū)別冠軍和亞軍的區(qū)別 在賽場上 速度是決定用時多少的重要參數(shù) 例如香港的賽馬 冠軍和亞軍的區(qū) 別 也就是第一匹馬和第二匹馬之間的差別 可能相當(dāng)微小 往往用肉眼看不出來 要借助電腦等先進(jìn)設(shè)備的幫助 兩匹馬之間的時間差距可能僅為 0 05 秒 但是 頭馬 和第二匹馬的獎金卻是不一樣的 要差到幾十萬港幣 對于比賽結(jié)果 人們關(guān)心和記住的從來都是冠軍 很少記住亞軍 例如中國奧運 打破冠軍零記錄的是許海峰 而第二位得金牌的則很少有人記得 這就是第一和第一 之外的區(qū)別 奧林匹克運動的口號 更高 更快 更強 其含義所追求的也就是速度 案例 3 三枚硬幣三枚硬幣 財富 健康 時間 哪一個更重要 為什么財富 健康 時間 哪一個更重要 為什么 假設(shè)一個人的生命中有三枚硬幣 一枚硬幣代表財富 一枚硬幣代表健康 還有 一枚硬幣代表時間 這三枚硬幣哪一個最重要呢 通常人們都趨向于追求財富 如果在這三枚硬幣中 把代表財富的硬幣拿掉 則 表示這個人有足夠多的健康 也有足夠多的時間 他有可能重新去創(chuàng)業(yè) 贏得財富 把代表財富的硬幣重新放進(jìn)自己的生命中 如果在這三枚硬幣中 把代表健康的硬幣拿掉 這表示這個人有足夠多的財富 也有足夠多的時間 則他可以花費無以計數(shù)的金錢來治療自己的疾病 至少可以拖延 一定的時間 或借助高科技手段來延長生命 他可能把代表健康的硬幣重新放進(jìn)自己 的生命中 如果把代表時間的硬幣拿走 讓一個人沒有自己的時間了 這時候 即使他有無 數(shù)的財富 有很強壯的身體 可是生命留給他的只有一剎那 他無法用 1 億美元去換 10 分鐘 這就好比無數(shù)的 0 前面沒有了 1 是沒有任何意義的 他不僅不能將代表時 間的硬幣重新放進(jìn)自己的人生 而且財富和健康對他也變得毫無意義了 點評 對于所有的人 尤其是經(jīng)理人 企業(yè)家 他們有大量的金錢 可是他們感 到最缺的還是時間 所以對時間的要求就更高 這就需要良好的時間管理 時間管理的內(nèi)涵時間管理的內(nèi)涵 1 1 時間管理 時間管理 那么什么是時間管理呢 在日常生活中始終如一 有的放矢地 使用行之有效的方法 組織管理好自己生活的方方面面 最有意義 最大限度地利用自己所擁有的時間 這就是時間管理 時間管理不僅僅是工作的管理 也包含著業(yè)余時間的管理 不 僅僅是在企業(yè)里的管理 同時也包含著家庭生活 業(yè)余時間 業(yè)余 愛好的管理 也就是說 時間管理應(yīng)該是包含著生活中所有時間的 合理利用和支配 2 2 主管在時間管理中存在的誤區(qū) 主管在時間管理中存在的誤區(qū) 很多主管在時間管理上普遍存在以下一些認(rèn)識誤區(qū) 寧愿去做事情 而不是去做正確的事 寧愿去解決問題 而不是有創(chuàng)意地去選擇解決方法 寧愿去保持原來的做法和手段 而不是去優(yōu)化 優(yōu)選工作的 流程和方法 寧愿去被動地執(zhí)行服從和遵守職務(wù) 而不是主動積極地進(jìn)行 創(chuàng)新和求得最佳的結(jié)果 寧愿去節(jié)約成本 而不愿意主動地增加利潤 尤其是在投資 理財?shù)挠^念方面 國人習(xí)慣開源節(jié)流 但實際是比較喜歡節(jié)流 比 較喜歡勤儉節(jié)約 而忽視要去更多地增加收入 表表 1 11 1 管理時間的自我評估管理時間的自我評估 寧 愿而不是 正確地做事做正確的事 解決問題有創(chuàng)意的選擇 保持手段優(yōu)化手段 遵循義務(wù)求得結(jié)果 降低成本增加利潤 3 3 傳統(tǒng)的時間管理觀念 傳統(tǒng)的時間管理觀念 從節(jié)約和增加收入這兩方面進(jìn)行比較 傳統(tǒng)的觀念喜歡節(jié)約 時間管理的傳統(tǒng)觀念中滲透了這種生活哲學(xué)觀的影子 傳統(tǒng)的時間 管理觀念強調(diào)以下幾個方面的內(nèi)容 強調(diào)時間的重要 古人曰 一寸光陰一寸金 存金難買寸光 陰 這里強調(diào)了時間的價值和重要性 強調(diào)時間流失的速度 孔子曰 逝者如斯夫 看到滔滔不 絕的江水 想到時間也如流水一樣 不斷地 快速地流淌 強調(diào)了 時間的無法失而復(fù)得性 強調(diào)時間管理的計劃性 中國古人關(guān)于時間管理的最基本方 法是計劃性 俗語常說 預(yù)則立 不預(yù)則廢 也就是說在做事之前 要有充分的準(zhǔn)備和充分的計劃 強調(diào)了計劃的重要性 俗語常說 一年之計在于春 一日之計在于晨 放到當(dāng)今的競 爭激烈的社會中 這句俗語在依然實用的同時 可以稍加變通 改 成 一年之計在于去冬 一日之計在于昨夜 因為到了春天再開始 做計劃已經(jīng)來不及了 而要在去年的冬天就要做第二年的計劃 同 樣 一天的計劃要在昨天晚上或昨天下班的時候就做好了 也就是 所有的計劃都要提前做 時間管理的四個發(fā)展 一 競賽以快趨強 一 競賽以快趨強 競賽以快趨強 軍事以先下手為強 在市場環(huán)境急劇變化和動 蕩的今天 商界講究 快魚 策略 過去的競爭規(guī)則是大魚吃小魚 比資本量 比規(guī)模 以實力論勝負(fù) 今天是比速度 比學(xué)習(xí)的速度 比反應(yīng)的速度 比創(chuàng)新的速度 速度快者方能取勝 案例 中華武學(xué)秘笈和跆拳道的心快 眼快 手快中華武學(xué)秘笈和跆拳道的心快 眼快 手快 中華武術(shù)秘籍講究 百法有百解 唯快招無解 也就是說任何招數(shù) 都是有接招 的套路的 但是 快招無解 因為速度太快時 對方來不及作出反應(yīng) 跆拳道也講究三快 要求心快 眼快 手快 且只有快者才可以勝于對方 才可 以保持優(yōu)勢 二 你有多少資本 二 你有多少資本 如果問一個人有多少資本 他往往想到的是自己的車子 房子 股票債券等有形資產(chǎn) 而容易忽略掉自己的時間財富 50 歲的中年人與 20 歲的年輕人 怎么去衡量他們所擁有資本 的多少呢 通常情況下 20 歲的年輕人不會擁有 50 歲的中年人同樣 多的有形財產(chǎn) 但是 在這兩種人的資產(chǎn)表中 時間一欄的優(yōu)勢則 屬于年輕人 俗話說少年不怕窮 因為時間就是財產(chǎn) 時間就是一 個少年最大的優(yōu)勢 愛因斯坦說過 一切與生俱來的贈品中 時間最寶貴 時 間不僅寶貴 而且時間最公平 無論一個人多么富?；蚨嗝簇毟F 上天給予的時間是絕對公平的 每人每天 24 小時 一分一秒都不差 時間不會對任何人厚此薄彼 但是上天又是不公平的 因為每個人 的時間價值是不一樣的 成功人士單位時間的價值非常高 而一般 的普通人 時間的單位價值就比較低 但是 不管現(xiàn)在的情況如何 只有利用好當(dāng)前的時間 才能讓 這一刻 不被浪費 才能為下一刻的精彩做好鋪墊 臺灣有句俗 語 只有今天才真正屬于你 強調(diào)要在最短的時間內(nèi) 更多的學(xué)習(xí) 更多的行動 獲得更多的資訊 三 三 7272 歲人的一生歲人的一生 一個人的時間到底是怎么度過的 每個人一生的時間是怎樣被 利用的 時間哪里去了 為了回答這些問題 科學(xué)家對人群的時間 利用做了科學(xué)的研究 將統(tǒng)計的結(jié)果進(jìn)行匯總 從而得出了如下的 結(jié)論 假設(shè)一個人的生命時間是 72 歲 則他的時間使用情況可以用表 1 2 來表示 表表 1 21 2 7272 歲人的一生時間利用表歲人的一生時間利用表 活動內(nèi)容所消耗時間 睡覺21 年 工作14 年 個人衛(wèi)生7 年 吃飯6 年 旅行6 年 排隊5 年 學(xué)習(xí)4 年 開會3 年 打電話1 年 找東西1 年 其他3 年 四 效率與效能 四 效率與效能 人們重視生命 樂于理財 卻疏于時間管理 例如 一個人傷 風(fēng)感冒咳嗽了 他會到醫(yī)院去治療 一個人丟了 200 塊錢或股票損 失 2000 塊 他會很著急和懊惱 可是如果他無謂耗費了 2 個小時的 時間 浪費了 1 個小時 1 個小時無所事事 他卻不會著急 因為 時間太無形了 如空氣 看不見 摸不著 魯迅先生說 時間像海綿里的水 想擠的話 總還是有的 魯迅先生本人之所以有偉大的成就 就在于他把別人喝咖啡的時間 都用來學(xué)習(xí)和工作了 這說明了時間有很大的彈性 案例 裝瓶實驗裝瓶實驗 有一位教授做過一個裝瓶實驗 他拿出一個瓶子 拿來了好多石子 又拿來好多 沙子 很多水 然后他把石頭往瓶子里裝 裝到瓶口的時候 教授問學(xué)生 這個瓶子 裝滿了沒有 學(xué)生們說 裝滿了 于是教授又往這個瓶子里面倒沙子 沙子倒到瓶 口時 教授問學(xué)生 這次滿了沒有 學(xué)生們說 滿了 教授又把水往瓶子里倒 當(dāng) 水倒到瓶口后 教授再一次問學(xué)生 滿了沒有 學(xué)生們不知道教授接下來還會有 怎樣的措施 但想到前兩次的錯誤回答 于是都不敢回答了 點評 這個裝瓶實驗就揭示了時間管理的啟示 大石頭之間會有空隙 沙子之間 還有空隙 水里面可能還有空隙 同理 時間之間也存在空隙 珍惜時間的一個方法 就是珍惜點點滴滴零碎的時間 此外 工作任務(wù)的完成要有程序和順序 裝瓶實驗中如果先往瓶子里面裝水 再 往里面裝沙子 然后再往里面放石頭 就一定放不進(jìn)去了 做事情也是一樣 一定要 有優(yōu)先順序 不能撿了芝麻丟了西瓜 要抓最核心 最重要的 最有價值的事情 而 不是抓雞毛蒜皮的事情 這樣生活的意義才能彰顯出來 案例 口袋書口袋書 在香港地鐵里 口袋書很暢銷 口袋書只有巴掌大 在上 下班坐地鐵的時間 好多年輕人都在看口袋書 或者利用這段時間休息 也有很多人在看報紙 他們都在 有效地利用工作時間和生活時間之間的空隙 有效地利用好這些零星時間 天長日久 就可以積少成多 使這些零頭時間為個人生活增添魅力 時間管理的三大觀念 時間管理有三大觀念 第一是時間觀念 第二是效率觀念 第 三是效能觀念 對這三大觀念的理解和把握 是時間管理的關(guān)鍵 1 1 時間觀念 時間觀念 1 1 小時與小時與 3 3 年的關(guān)系年的關(guān)系 建立時間觀念很重要 有了時間觀念 才能利用瑣碎的時間 才能把點點滴滴的時間珍惜起來 在人們的理解中 3 年是一個很 大的時間單位 而 1 小時則是一個常被忽略的時間單位 實際上 如果每天能節(jié)約出 1 個小時 則在人生 70 年的歲月中 就可以節(jié)約 出 3 年的時間 時間觀念的重要性由此可見一斑 2 2 效率觀念 速度能使石頭漂起來 效率觀念 速度能使石頭漂起來 所謂效率觀念 就是要有速度 石頭之所以能漂浮在水面上 如 孫子兵法 所言 疾也 也就是速度很快的原因 3 3 效能觀念 始終不偏離終極目標(biāo)和結(jié)果 與人生奮斗方向相 效能觀念 始終不偏離終極目標(biāo)和結(jié)果 與人生奮斗方向相 吻合吻合 效能的觀念就是不僅要衡量速度的快慢 還要考慮其他的因素 中國人習(xí)慣以效率衡量事物 而不常論效能 人們常?？洫勔粋€人 做事很有效率 卻很少夸這個人非常有效能 效能的概念 用毛主席的話來說 效率是代表 快 效能代表 多 快 好 省 即數(shù)量多 速度快 結(jié)果好 品質(zhì)高 成本節(jié) 約 也就是說 僅僅速度快不行 還要方向正確 結(jié)果良好 效果 明顯 成本又低 所以效能的概念始終不偏離終極目標(biāo)和結(jié)果 在 時間管理中 時間的效能和人生的奮斗方向和企業(yè)的終極目標(biāo)要相 吻合 效率與效能的關(guān)系猶如價格和性價比 效率就好比價格 而效 能好比是性價比 效率是指 快 而效能是指 多 快 好 省 效率高就是價格便宜 即買這個貨物所花的貨幣數(shù)量比較少 效能 高是指單位貨幣內(nèi)所獲得的回報和價值比較大 即當(dāng)人們?nèi)ベI大宗 的物件 例如買電腦 買汽車 買家具的時候 不僅要注重價格因 素 更看重性價比因素 不是越便宜越好 而是關(guān)注投入的錢和所 獲得的回報價值高低之間的比 同樣的 在單位時間內(nèi) 所獲得的 產(chǎn)值大小就是效率 而在單位時間內(nèi)所獲得的價值和回報的大小就 是效能 案例 龜兔賽跑龜兔賽跑 烏龜跟兔子賽跑 第一場賽跑烏龜贏了 兔子輸了 因為兔子驕傲自滿 在樹根 下面睡了一大覺 等它睡醒以后 發(fā)現(xiàn)烏龜已跑到了終點 賽跑的裁判大象批評白兔 說 兔子 你這樣不行 不可以驕傲自滿 要腳踏實地 要勤奮努力 懂不懂啊 兔子說 我懂了 我要求再比第二回 我不相信 我跑不過烏龜 于是它們又舉行了第二次賽跑 裁判大象的發(fā)令槍一響 兔子像離弦的箭一樣竄 了出去 一會兒就沒有影子了 而烏龜與上次一樣繼續(xù)慢慢騰騰地往前爬 爬了很長 時間 烏龜終于爬到了終點 卻不見兔子的影子 裁判大象和觀眾就四處尋找 終于 在很遠(yuǎn)的地方找到了兔子 兔子耷拉著腦袋光顧著跑 卻忘了看方向了 點評 兔子沒有看準(zhǔn)方向 它跑得越快離目標(biāo)就越遠(yuǎn) 所以兔子的效率很高 但 是效能很低 同理 在做事情的時候 盡管做事可以做得很快 效率很高 可是如果 偏離了方向 最后也不會有正確的結(jié)果 效能的重點是不但要完成任務(wù) 而且要求速度要快 正確率要 高 成本要低 效能和效率相均衡 21 世紀(jì)的經(jīng)理人 不但要意識 到時間很重要 要去抓點點滴滴的時間 要注意做事情的數(shù)量和速 度 同時還要追求價值 要多 快 好 省 第二講 時間管理的四個發(fā)展 下 時間管理的四個發(fā)展歷程 時間管理的發(fā)展經(jīng)歷了四個階段 人們從認(rèn)識到時間管理的重 要性 到開始進(jìn)行時間管理 期間也經(jīng)歷了管理方式和管理重點的 轉(zhuǎn)移 1 1 第一代 時間增加和備忘錄 第一代 時間增加和備忘錄 第一個階段稱為時間的單純增加和備忘錄 時間的增加是指當(dāng) 時間不夠用 而工作任務(wù)比較多的時候 就單純地加班加點 延長 工作時間 備忘錄就是把所有要做的項目列出來 制作成一個工作任務(wù)清單 做一件 勾掉一件 以此種方式進(jìn)行時間的分配和使用管理 2 2 第二代 工作計劃和時間表 第二代 工作計劃和時間表 第二個階段稱為工作計劃和時間表 即在所有要做的工作任務(wù) 開始之前 把清單列出來 在每一項任務(wù)之前定一個時間的期限 例如早晨 8 點 9 點做什么 9 點 10 點做什么 下午 1 點 2 點做 什么 每一項任務(wù)都有開始和結(jié)束的時間 在這個時間段中完成規(guī) 定的某項任務(wù) 這個方法有時候也稱為行事歷時間管理法 3 3 第三代 排列優(yōu)先順序以追求效率 第三代 排列優(yōu)先順序以追求效率 第三個階段的時間管理稱為排列優(yōu)先順序以追求效率的時間管 理 當(dāng)工作任務(wù)越來越多 多到在規(guī)定的時間里面沒有辦法徹底做 完的時候 就要求對時間管理的內(nèi)容進(jìn)行一定的更改 第一 對工 作任務(wù)要做一些取舍 第二 對工作任務(wù)要排優(yōu)先順序 比如 先 做哪一件 后做哪一件 重點做哪一件 非重點做哪一件 主要做 哪些 次要做哪些 做哪些 不做哪些 等等 描述這個取舍和優(yōu) 先順序的辦法可以通過象限法進(jìn)行 如果按照重要程度的軸來標(biāo)記橫坐標(biāo) 按照緊急程度的軸來標(biāo) 記縱坐標(biāo) 可以構(gòu)成 ABCD 四個象限 A 象限是又重要又緊急的事情 B 象限是重要但不緊急的事情 C 象限是緊急但是不重要的事情 D 象限是不重要也不緊急的事情 如圖 1 1 所示 圖圖 1 11 1 第三代時間管理象限示意圖第三代時間管理象限示意圖 A 類工作 又重要又緊急的事情 假設(shè)用一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)把所有的工作任務(wù)做明確清晰的劃分 然后對 ABCD 四大類的工作做一個排序 顯而易見 首先應(yīng)做 A 類工 作 因為 A 類是又緊急又重要的 這類工作一般屬于突發(fā)事件 當(dāng) 工作中出現(xiàn)了突發(fā)事件的時候 應(yīng)該放下手頭所有的工作 全身心 地?fù)渖先ソ鉀Q 這種行為被形象地稱為救火行動 例如 119 消防隊 接到警報 就要馬上去處理現(xiàn)場 案例 突發(fā)事件 非典突發(fā)事件 非典 2003 年中國政府面對非典事件 就屬于又緊急又重要的突發(fā)事件 處理時 當(dāng)時 規(guī)定各地政府的一把手都要把工作全部放下 集中所有的精力控制本地區(qū)的非典問題 這樣強有力的力度才能夠把非典有效地控制住 B 類工作和 C 類工作 當(dāng)重要又緊急的突發(fā)事件被處理之后 接下來是應(yīng)該處理 C 類 緊急但不重要的工作 還是 B 類重要但不緊急的工作 有人認(rèn)為 C 類工作很緊急 應(yīng)先期處理 也有人認(rèn)為 B 類工作很重要 應(yīng)先期 處理 按照時間占用的順序來劃分 也就是按照時間的緊急程度來 說 專家認(rèn)為應(yīng)先處理 B 類工作 為了對 B 類工作和 C 類工作完成時間進(jìn)行分析 可通過分析假 設(shè)不做 C 類工作 會導(dǎo)致整個時間管理出現(xiàn)怎樣的狀況 而如果不 做 B 類工作 又會導(dǎo)致整個時間管理出現(xiàn)怎樣的狀況 透過這兩種 狀況的不同比較 就可以清晰地看到兩種選擇的差別 B 類工作重要但不緊急 如果不做的話 B 類工作會隨著時間的 進(jìn)一步推移 越來越緊急 直到突破一定的極限 變成 A 類工作 所以 B 類重要不緊急的工作一旦被拖延下去 就會變成突發(fā)事件 C 類工作如果不斷地被拖延 隨著時間的不斷推移 它也會變得越 來越緊急 當(dāng)越過一定的極限以后 C 類工作就可能因為失去時機 而消失 由此就會遭受一定的損失 承擔(dān)一定的責(zé)任 工作本身也 可能會因此而消失 不緊急 圖圖 1 21 2 第三代時間問題分類示意圖第三代時間問題分類示意圖 例如 下午 3 點 4 點 工會組織慰問抽獎活動 參加抽獎?wù)?都可得到一袋洗衣粉 如果某人因故未參加工會慰問抽獎活動 4 點鐘以后 這個事情可能就已結(jié)束 由此 缺勤者將損失一袋洗衣 粉 如果在 B 類和 C 類工作之間做沖突性的分析 例如下午只有一 段時間 只能做一件事 要么做 B 類工作 要么做 C 類工作 兩者 不可兼得 那時就應(yīng)該扔掉 C 類工作 要保住 B 類工作 因為 B 類 工作的價值更大 它的重要程度更大 案例 1 熱氣球的難題熱氣球的難題 一個胖子和兩個瘦子乘熱氣球去做科學(xué)考察 他們帶了很多食物和水 也帶了很 多笨重的實驗儀器 當(dāng)熱氣球升空行駛到海面的時候 突然發(fā)生了意外 熱氣球開始 漏氣 為了減輕熱氣球的重量 要扔掉很多東西 于是先扔掉了實驗儀器 接著扔掉 了食物和水 這時候 熱氣球還是太重 需要犧牲一個人來挽救其他人 在這種情況 下 因為扔一個瘦子和扔一個胖子對熱氣球的影響不同 只有按照最大可能地減少損 失的思路來分析 即扔胖子就可以挽救兩個瘦子的生命 所以必然要先扔胖子 在兩者不可兼得的情況下 如果可以延長工作時間 統(tǒng)籌協(xié)調(diào) 進(jìn)行更好的策略性的安排 即在 B 類工作不變成 A 類工作之前 先 把 C 類工作完成 再按部就班地處理 B 類工作 這樣就可以達(dá)到雙 贏的效果 但是管理專家通過實驗發(fā)現(xiàn)這種理想狀態(tài)很難實現(xiàn) 因 為 C 類工作的數(shù)量太多 單個 C 類工作雖然花費的時間不多 但是 C 類工作的數(shù)量層出不窮 所謂 野火燒不盡 春風(fēng)吹又生 很多 經(jīng)理人對于 C 類事件的處理只能疲于應(yīng)付 致使時間管理者陷入了 C 類事件的汪洋大海之中 迷失方向 只見樹木 不見森林 案例 2 抗戰(zhàn)的泥潭抗戰(zhàn)的泥潭 在抗日戰(zhàn)爭中 200 萬日軍被中國人民艱苦卓絕的抗戰(zhàn)拖入全民抗日的汪洋大海之 中 二戰(zhàn)以后 斯大林講到 中國人民艱苦卓絕的抗日戰(zhàn)爭 是世界反法西斯戰(zhàn)場不 可缺少的組成部分 為反擊德國法西斯贏得了時間和空間 斯大林說 如果中華民國 政府投降 結(jié)果將不堪設(shè)想 因為中國政府不投降 中國人民盡管條件非常簡陋 做 出了巨大的犧牲 卻拖住了 200 萬日軍 讓他們抽不出兵力北上配合德國夾擊蘇聯(lián) 抽不出兵力南下侵占緬甸 印度 印度尼西亞 甚至吞并澳大利亞和新西蘭 這是中 國人民的抗日戰(zhàn)爭把日軍拖入了抗擊奴役 抗擊侵略的泥潭 C 類事件的描述有著名的帕金森定律 也稱為爆米花定律 就 是 2 斤玉米看上去不是很大 但是經(jīng)過膨化以后有可能會變?yōu)橐换j 筐玉米花 由此可見 被膨脹 被擴大后的結(jié)果會導(dǎo)致 C 類工作數(shù) 量龐大 以致無法完全徹底地被解決 但中國經(jīng)理人面對一大堆繁雜事務(wù)的時候 習(xí)慣于 急事急辦 特事特辦 于是就會踐踏原則 就會沒有時間性 就是總把最緊 急的事情拿來做 從不考慮這件事情的價值如何 不考慮時間的重 要性程度 案例 3 籮筐任務(wù)測試籮筐任務(wù)測試 美國的專家曾經(jīng)做過一個針對中國經(jīng)理人時間管理基本狀況的測試 任務(wù)要求是 一個籮筐中有 10 件工作任務(wù) 假設(shè)下午的一段時間是沒有辦法完成籮筐中的所有任務(wù) 請中國的經(jīng)理人進(jìn)行挑選 并完成自己挑選出來的任務(wù) 中國經(jīng)理人挑出的第一件工 作是最緊急的工作 最緊急的工作完成后 又挑出了最簡單的工作 因為做起來很簡 單 所以這些工作很快完成了 中國經(jīng)理人挑的第三件工作是花費時間最短的工作 這些工作也很快做完后 第四件被挑出的是最有趣 最喜歡做的工作 可是這個工作 還沒有做完 測試的時間就到了 籮筐中剩余了 6 件工作任務(wù) 而且全是最重要的工作 但是這些工作都有一些類 似的特點 不緊急 做起來不簡單 花費的時間很長 不好玩 沒意思 但是 這 6 件工作如果不做的話 它們?nèi)珪兂芍匾揖o急的突發(fā)事件 點評 中國經(jīng)理人在時間管理方面 普遍存在誤區(qū)和弱點 即在問題的分類概念 上模糊 在工作中 屬于 B 類工作的重要問題一般包括改進(jìn)產(chǎn)能 發(fā)展團體 尋找新客戶 提升服務(wù)品質(zhì) 提升員工技能 開發(fā)新市場 提升品質(zhì)概念 建立完善工作流程等 對個人而言 學(xué)習(xí)研修和職業(yè)成長問題 健康問題 休閑問題等都是很重要但是 不緊急的事情 也就需要在當(dāng)前多進(jìn)行改善處理 例如多增加運動量 控制飲食 調(diào) 整飲食結(jié)構(gòu)等 健康問題和學(xué)習(xí)的問題很重要 要把這些問題當(dāng)成緊急的突發(fā)事件來 處理 只有下這樣的決心做事 才能避免將這些重要不緊急的事情轉(zhuǎn)化為重要緊急的 事情 對于緊急不重要的事情 可以把它們安排在時間使用的后面 例如對于受歡迎的活動 電話會議 工會抽獎 演唱會等 一定不 能使其占用 B 類工作的時間 時間就像一根橡皮筋 要設(shè)定期限 不要把工作任務(wù)變成發(fā)面團 像爆米花一樣膨脹 占有你的工作時 間和空間 如圖 1 3 所示 圖圖 1 31 3 第三代時間管理事件分類示意圖第三代時間管理事件分類示意圖 4 4 第四代 以重要性為導(dǎo)向 價值導(dǎo)向 目標(biāo)導(dǎo)向 結(jié)果導(dǎo)向 第四代 以重要性為導(dǎo)向 價值導(dǎo)向 目標(biāo)導(dǎo)向 結(jié)果導(dǎo)向 第四代時間管理的代表是時間管理的二八定律 意大利經(jīng)濟學(xué) 家帕累托認(rèn)為 萬事萬物都可以分為重點的少部分和一般的大部分 這就是通常所說的二八定律 即 80 的結(jié)果源于 20 的努力 也就是 80 的結(jié)果是因為 20 的關(guān)鍵因素所致 所謂 打蛇打七寸 擒賊先擒王 好鋼用在刀刃上 用最有效 率的時間去做 20 的最有效率的工作 在這些時間段 注意力要高 度集中 一口氣把事情干完 不要中間停止 從而達(dá)到一種高效率 同時 要調(diào)整生物鐘 控制好工作的節(jié)奏 使得效能最高 時間管理的六個概念 不管是中國傳統(tǒng)的時間管理 還是第四代時間管理 在時間管 理中 以下六個概念是貫穿于時間管理中最核心的重要問題 1 1 消費與投資 消費與投資 消費與投資包含多個概念 時間如果用于工作 學(xué)習(xí) 就是一 種投資 因為它是有回報的 如果用于陪家人聊天 外出旅游 無 所事事 徹底放松 就屬于消費 所以時間管理要多投資 少消費 達(dá)到投資和消費的平衡 2 2 機遇與選擇 機遇與選擇 在時間管理中 要主動地選擇 而不是被動地等待 主動可以 導(dǎo)致機遇 等待則只能處于無奈狀態(tài) 不能將人生時間使用的可能 性發(fā)揮到極致 3 3 應(yīng)變與制變 應(yīng)變與制變 應(yīng)變就是當(dāng)問題發(fā)生時 去被動地做出反應(yīng) 制變則是去控制 住事情 能夠主動地預(yù)先做出一些預(yù)防 讓事情最大可能地朝著自 己把握的方向發(fā)展 4 4 效率與成效 效率與成效 在時間管理中 要有很高的時間利用率 而且時間利用的結(jié)果 是可見的 是優(yōu)質(zhì)的 是與奮斗目標(biāo)相一致的 而不是南轅北轍的 結(jié)局 5 5 緊要與重要 緊要與重要 處理好緊要問題與重要問題的關(guān)系 具體做法如下 對于重要且緊要的問題立即處理 對于重要但不緊要的問題優(yōu)先處理 對于緊要但不重要的問題最后處理 對于不重要也不緊要的問題則予以回避 6 6 反應(yīng)與預(yù)應(yīng) 反應(yīng)與預(yù)應(yīng) 當(dāng)問題發(fā)生后 能及時做出反應(yīng) 采取必要的措施 對于未發(fā) 生的問題 則防患于未然 提前做出預(yù)防 使問題有良好的預(yù)警處 理機制 時間的殺手 時間損失分析 時間哪里去了 現(xiàn)在很多時間管理者驚呼 誰動了我的時間 對于每天的 24 小時 對于每小時的 60 分鐘 似乎都特別容易逝 去 時間的殺手究竟在哪里 一般來說 時間的損失不外乎以下幾 個方面的因素 設(shè)定目標(biāo)方面的時間損失 制定計劃方面的時間損失 做出決定方面的時間損失 在工作組織方面的時間損失 工作開始時的時間損失 每日安排上的時間損失 在信息和溝通方面的時間損失 耗時因素分析 一 外因和內(nèi)因的耗時 一 外因和內(nèi)因的耗時 對時間損失因素的分析 也可以按照外因和內(nèi)因來分類 調(diào)查 者通過對人們?nèi)粘Ｏ臅r間因素的歸類 大致將這些原因劃歸為以 下幾個方面 1 1 外在因素耗時的類型 外在因素耗時的類型 電話干擾 不速之客 溝通不良 資料不全 文件復(fù)雜 工作擱置等 2 2 內(nèi)在因素耗時的類型 內(nèi)在因素耗時的類型 計劃欠妥 事必躬親 條理不清 欠缺自律 無力拒絕 做事拖延等 二 有形和無形的浪費 二 有形和無形的浪費 在時間浪費中 有些時間是被眼睜睜地看著消耗掉的 而有些 時間則是在管理者毫無知覺的情況下被浪費掉的 因此 浪費時間 的現(xiàn)象可以按照有形浪費和無形浪費來區(qū)分 1 1 有形浪費 有形浪費 開小差 資源不足 電話 程序繁瑣 間斷 等待 2 2 無形浪費 無形浪費 計劃不周 不懂說 不 拖延 不懂授權(quán) 不分輕重緩急 時間管理困惑匯總 在經(jīng)理人的時間管理中 時間總是被無數(shù)的突發(fā)事件和小問題 所占用 經(jīng)理人做好了工作計劃 但在實際的工作中 卻根本不能 按照自己的預(yù)定計劃來完成這些工作 經(jīng)理人自己總是感覺時間不 夠用 而且這種不夠用又不斷地被加班和身心疲憊所加劇 時間管理的困惑可以歸納為以下幾個方面 工作無計劃 忙忙碌碌不知道干了什么 總是感覺時間不夠 用 計劃常被突發(fā)事件 會議中斷或打亂 工作被小問題拖延 工作時間超出原計劃 下屬工作的突發(fā)事件多 無能力解決 時間管理誤區(qū) 一 時間管理誤區(qū) 一 時間管理誤區(qū) 在時間管理中 人們認(rèn)為自己的時間屬于自己的私人財富 似 乎今天過了還有明天 今年過了還有明年 或者突然感覺自己時日 不多了 自己的很多工作都堆在一起了 自己已無所適從了 這種 潛意識的循環(huán)論左右了人們的思維 也讓人們在時間面前不知所措 人們常犯的時間管理錯誤包括以下幾個方面 不尊重時間 沒有認(rèn)識到時間為不可竭盡資源 不了解重要性與緊急性 沒有時間管理系統(tǒng) 二 良好的時間安排 二 良好的時間安排 要走出時間管理的誤區(qū) 需要認(rèn)識時間的 供給毫無彈性 無法蓄積 無法取代 無法失而復(fù)得 等特性 并對自己的 工作和生活進(jìn)行計劃性安排 良好的時間安排應(yīng)做到以下幾個方面 確定事情優(yōu)先順序 做好計劃安排 及時解決問題 經(jīng)理人的時間管理 最主要的是提高效率 要善于集中時間 切忌平均利用時間 要時刻以帕累托定律提醒自己加強時間管理的 重要性 要善于處理工作時間和生活時間的關(guān)系 時間管理是經(jīng)理 人成功的前提 經(jīng)理人的效率管理就是要明確效率的真諦 對事不 對人 要了解自己的生活節(jié)律 讓自己的時間管理和自己的生理特 征相一致 自檢 1 1 分析自己的時間使用類型 一般來說 每個人都有自己特定的時間使用特征 有人習(xí)慣在早晨工作 而且早 晨工作的效率很高 這樣的人被稱為晨間型 有些人則習(xí)慣晚間工作 且晚間工作的效率比任何時候都高 這樣的人被稱為晚 間型 而有些人則在任何時候都能快速進(jìn)入工作狀態(tài) 這樣的人被稱為隨時型 請您根據(jù)自己的實際情況分析自己屬于哪一類型 自檢 1 2 分配好一天的時間 不同時間使用者對工作時間的安排應(yīng)有所不同 請根據(jù)上題 的結(jié)論 并結(jié)合自己工作的性質(zhì)和要求 嘗試合理分配自己的時間曲線 1 精力高峰時 集中精力于 工作 1 工作 2 2 精力集中時 專注于下列工作 工作 1 工作 2 3 低效率時 可以處理 工作 1 工作 2 第三講 提高個人成效的方法 上 時間管理的關(guān)鍵取決于個人工作的成效 每天對于每個人都是 恒定不變的 24 小時 但不同的人有不同的使用方法 不同的人在 24 小時的利用上截然不同 對所有的經(jīng)理人而言 掌握衡量自我工 作成效的方法就是能否成功管理自己時間的最重要因素 一 效能管理法 一 象限時間管理法的分類 一 象限時間管理法的分類 對事件重要與緊急情況的分析 也是對效率和效能關(guān)系的闡釋 于是 在由重要程度和緊急程度所構(gòu)成的象限中 處理 ABCD 四類事 件的順序依次是 首先處理位于 A 象限的事情 也就是對既重要且緊急的事件 首先處理 其次應(yīng)處理位于 B 象限的事情 也就是對重要但不緊急的事 件進(jìn)行處理 接下來處理 C 象限的事情 也就是對不重要但很緊急的事件 進(jìn)行處理 最后再處理 D 象限的事情 也就是不重要也不緊急的事件 按照象限時間管理法的分類 ABCD 四類事件如圖 2 1 所示 圖圖 2 12 1 象限時間管理法示意圖象限時間管理法示意圖 二 象限時間管理法四類事件的分析 二 象限時間管理法四類事件的分析 1 1 A A 類突發(fā)事件出現(xiàn)的原因類突發(fā)事件出現(xiàn)的原因 在時間管理中 事件的出現(xiàn)總是讓管理者感到棘手 為什么會 出現(xiàn)如此多的 A 類突發(fā)事件 是哪個環(huán)節(jié)的工作沒有做好呢 通過管理專家的研究 A 類突發(fā)事件一般都是因為 B 類事件的 處理存在問題導(dǎo)致的 也就是說 當(dāng)對重要但不緊急的事件未做妥 善處理時 這些事件會隨著時間的推移而不斷增加緊急成分 最終 B 類重要但不緊急的事件都會轉(zhuǎn)換為 A 類重要且緊急的突發(fā)事件 而影響 B 類事件完成的原因則是由于 C 類事件遮住了管理者的 眼睛 使得管理者忽略了 B 類事件 卻花了很多精力去處理 C 類事 件了 結(jié)果 B 類事件會慢慢變成 A 類事件 在日常的經(jīng)理人活動中 B 類事件轉(zhuǎn)化為 A 類事件的情況經(jīng)常 發(fā)生 當(dāng)這些轉(zhuǎn)化發(fā)生之后 經(jīng)理人只能馬上停下手邊的任何工作 全力以赴地處理這些 A 類事件 A 類事件處理完后 經(jīng)理人才又回 到原來的工作上 于是這種管理不善的情況就不停地在經(jīng)理人的時 間表上循環(huán)出現(xiàn) 經(jīng)理人會花 50 左右的時間處理瑣碎的雜事 也就是 C 類緊急 但不重要的事情 又會花 50 左右的時間處理 A 類緊急的突發(fā)事件 于是 經(jīng)理人在 C 類事件和 A 類事件之間來回奔波 成了時間管理 的救火隊員 而 B 類事件則被扔在一邊 雖然 B 類事件非常重要 很有價值 但卻被遺忘或無暇顧及 自檢 2 1 列出下圖排在您的工作清單前三位的工作 認(rèn)真比較其重要性和緊要性 并說明理由 重要的理由是 緊要的理由是 2 2 避免 避免 B B 類事件轉(zhuǎn)化為類事件轉(zhuǎn)化為 A A 類事件的方法類事件的方法 避免 B 類事件轉(zhuǎn)化為 A 類事件的方法是需要對所有類事件進(jìn)行 處理 一般可以采用的方法包括 壓縮 將事件的核心完成 或簡化完成該事件的步驟 替代 尋找到比此事件更重要或緊急的事件 或以更有成效 的事件代替該事件 從而使得時間利用率更高 授權(quán) 將事件的處理權(quán)授予他人 由他人代為處理 先做 在第三代事件管理中 先做 A 類突發(fā)事件 在第四代 時間管理中 只依照重要性來區(qū)分所有事件 因此先做 B 類重要事 件 總之 最重要的應(yīng)該最先來處理 舍棄 對部分事件 如果其重要程度和緊急程度都不高 則 可以將之舍棄 以更多的時間來完成其他工作 增加 對重要事件 要增加完成時間 增加工作量來全力以 赴地完成 以使該類事件的處理更加完美 改進(jìn) 改進(jìn)部分事件的性質(zhì) 尤其需要將 A 類事件改成 B 類 事件 杜絕 突發(fā)事件不能杜絕 重要事件也不能杜絕 緊急事件 一般也無法杜絕 因此 對不重要且不緊急的事件要進(jìn)行杜絕 確保 確保重要事件能保質(zhì)保量地按時完成 聚焦 安排專門的時間段 集中精力聚焦重要事件的處理 少做 不重要事件要盡力避免 不做 對不重要不緊急的事件可以采取不予理睬的辦法 甚 至以犧牲部分利益為代價而放棄處理這些事件 以換取處理其他事 件的時間 不同的方法適用于不同的事件 只有選擇適合的方法處理適合 的事件 才可以節(jié)約時間 將經(jīng)理人從奔波于 A 類事件和 C 類事件 之間的救火角色中解救出來 但如果選擇的方法不適合事件的處理 則效果必然適得其反 使得事件性質(zhì)升級 花費時間也將成倍增加 自檢 2 2 您認(rèn)為以下各種方法在 ABCD 四類事件的處理中 各適用于哪些事件的處理 方法適用事件 壓縮 替代 授權(quán) 先做 舍棄 增加 改進(jìn) 杜絕 確保 聚焦 少做 不做 見參考答案 2 2 綜上所述 經(jīng)理人之所以有那么多的 A 類突發(fā)事件 是因為 B 類重要不緊急的工作做得不夠 所以從時間分配的角度看 對緊急 與重要的突發(fā)事件需要安排 20 25 的時間 且一定要控制在 25 以下 對重要不緊急的工作需要安排 65 80 的時間 也就是要把 絕大部分工作時間花在重要但不緊急的工作上 把重要不緊急的工 作變成緊急又重要的去做 對緊急不重要的工作花 15 的時間處理 不緊急也不重要的工作則可以扔掉 圖圖 2 22 2 管理工作時間分配示意圖管理工作時間分配示意圖 3 3 艾森豪威爾將軍的時間管理原則 艾森豪威爾將軍的時間管理原則 艾森豪威爾將軍認(rèn)為 面對 ABCD 四個象限的工作時 應(yīng)該采取 不同的應(yīng)對措施 A 類緊急且重要的突發(fā)事件要本人做 而且要立即做 對重要不緊急的 B 類工作 要本人花大量的時間聚焦在此工 作上 對 C 類緊急但不重要的工作 要盡量不安排自己做 而是要 委托授權(quán)給別人做 如果必須自己做 則要減少它的工作量 對不重要且不緊急的工作 要把它扔進(jìn)廢紙簍 艾森豪威爾將軍的時間管理原則是屬于第三代和第四代時間管 理之間的一個管理原則 這個原則提倡緊急又重要的突發(fā)事件由本 人立即做 但按照第四代時間管理原則 每一分 每一秒都要做最 有生產(chǎn)力的事情 也就是做最重要的事情 對于緊急性程度很高又 非常重要的任務(wù) 如果可以授權(quán) 也可以授權(quán)于他人來完成 圖圖 2 32 3 艾森豪威爾原則示意圖艾森豪威爾原則示意圖 自檢 2 3 1 列出上周您所做的事情中關(guān)于生活和工作事件各 3 件以上 第一件 第二件 第三件 2 將這些事情歸類為 A B C D 四類 屬于 A 類重要且緊急的事件為 屬于 B 類重要卻不緊急的事件為 屬于 C 類不重要但很緊急的事件為 屬于 D 類不重要也不緊急的事件為 3 原來的時間分配比例是多少 準(zhǔn)備如何調(diào)整和重新規(guī)劃 二 艾維李的效率法 美國管理學(xué)家艾維李提出了 10 分鐘 6 件事效率法 他認(rèn)為 可以先花 5 分鐘的時間 把接下來的一個階段 也即明天 下周甚 至下個月要做的 6 件事情列出來 然后花 5 分鐘的時間 把這 6 件 事情按照重要性程度優(yōu)先順序排序 將最重要事件的排為一號 次 要事件排為二號 依此類推 再把這 6 件事寫在紙上 剪成一個一 個小紙條 在上班開始后 按照重要性次序一一執(zhí)行 當(dāng)?shù)谝患?作達(dá)到階段性目標(biāo)后 開始做第二件工作 這樣就可以保證每一時 每一分 每一秒都在做最重要 最有價值的工作 艾維李的效率法 可以總結(jié)為以下三個步驟 列出明天 下周 下月 要做的 6 件重要事情 把這 6 件事情按重要程序排序 上班開始先做 1 號 完成之后做 2 號 再做 3 號 依次類推 直至下班結(jié)束 在經(jīng)理人的時間有限 資源有限 而工作任務(wù)不可取舍的前提 下 要有效地利用時間 就必須有所取舍 應(yīng)選取最重要 最有價 值的工作來執(zhí)行 艾維李的 10 分鐘 6 件事的時間管理法 過去一般翻譯成效率法 也叫艾維李效率法 從完成工作的性價比來看 它也可以稱為效能 法 因為艾維李的 10 分鐘 6 件事的時間管理法最注重的是工作任務(wù) 的重要性程度和價值 而不是緊急性程度 三 一周時間運籌法 時間管理是從計劃開始的 好的時間運籌方法 需要對過去的 工作進(jìn)行科學(xué)合理的記錄 發(fā)現(xiàn)時間浪費的所在 然后找到改進(jìn)的 措施 修正原有的時間管理方案 并嚴(yán)格按照這種安排執(zhí)行 一周 時間運籌法即是這種時間管理方法的代表 在使用一周時間運籌法時 以星期時間為橫坐標(biāo) 標(biāo)記禮拜一 禮拜二 禮拜三直到禮拜天 以小時時間為縱坐標(biāo) 標(biāo)記早晨 中 午 上午 下午 晚上以及備注和總結(jié) 然后在接下來的一周里 進(jìn)行認(rèn)真記錄 并對每天的時間利用進(jìn)行總結(jié) 當(dāng)一周的記錄結(jié)束 后 再進(jìn)行周總結(jié) 如表 2 1 所示 表表 2 12 1 一周時間運籌法一周時間運籌法 時間 星期 一 星期 二 星期 三 星期 上 星期 五 星期 六 星期 日 上午 中午 下午 晚上 備注 總結(jié) 對中 基層的經(jīng)理人而言 周計劃和周檢討是最有效 最重要 的時間管理手段 例如麥肯錫通過對全球經(jīng)理人計劃實現(xiàn)的有效性 調(diào)查發(fā)現(xiàn) 大部分企業(yè)都在做月計劃 而月計劃定下來后 在第一 周 第二周 第三周和第四周實施有效性是不一樣的 第一周的實 施有效性為 70 80 第二周的實施有效性為 60 70 第三周的 實施有效性為 50 60 第四周的實施有效性只有 40 50 個人月計劃的實施也基本與此相似 在月末實施有效性會只剩 下 50 左右 因為計劃不如變化快 在一個月之前所料想的情形現(xiàn) 在可能發(fā)生了很多的變化 如果對這些變化每天都進(jìn)行追蹤 會發(fā) 現(xiàn)每天的計劃實施有效性都在減弱 情況變動的頻繁程度導(dǎo)致只見 到眼前的具體工作 而往往忘記了整體的方向和目標(biāo) 很難做到協(xié) 調(diào)和平衡 所以周計劃和周檢討非常重要 可以幫助經(jīng)理人修正和 完善計劃 填寫周計劃和周檢討的管理報表 很多中國人都比較形式主義 尤 其隨著時間的推移 最后的數(shù)據(jù)幾乎都是假的 這就導(dǎo)致了一個新 的困惑 中國員工到底要不要用報表 報表出現(xiàn)形式主義與中國 人的文化觀念相關(guān) 中國人比較容易急功近利 比較容易實用主義 因此 報表要越少越好 越精要越好 一般以一個禮拜兩張表為好 第一張表為周報表 第二張表為客戶檔案記錄 表格的設(shè)計要簡明 抓住關(guān)鍵的數(shù)據(jù)就可以 第四講 提高個人成效的方法 下 四 辦公室的 5S 一 辦公室 一 辦公室 5S5S 的內(nèi)涵的內(nèi)涵 辦公室 5S 工作也叫整理 整頓 清掃 清潔 素養(yǎng) 辦公室 5S 不僅要求辦公室執(zhí)行 也要求文員去做 如果要做到對文件檔案 辦公區(qū)域以及辦公室進(jìn)行良好的管理 必須進(jìn)行 5S 行動 如圖 2 4 所示 圖圖 2 42 4 辦公室的辦公室的 5S5S 示意圖示意圖 1 1 整理 整理 整理自己的辦公室 讓辦公室成為沒有雜物 能集中注意力進(jìn) 行工作的地方 在辦公桌上擺放的一般是目前需要處理的文件 而 其他的文件 過去的文件 將來的文件 目前還未涉及的文件 應(yīng) 該把它們收起來放到柜子里面 而且這樣的整理每天都要進(jìn)行 不 要把事務(wù)留到明天 要定期定制標(biāo)簽標(biāo)識 對文件要用紅顏色 綠 顏色等標(biāo)簽標(biāo)識標(biāo)記起來 2 2 整頓 整頓 整頓自己的工作作風(fēng)和工作流程 讓一切朝著能節(jié)約時間 增 加效能的方向前進(jìn) 整頓包括收拾和整理辦公室 一般要在中午午 餐吃飯前的時間做簡單整理 在下午下班前做徹底全面的整理 有 人習(xí)慣每天上班工作之前先整理打掃辦公室 搞衛(wèi)生 擦桌子 然 后泡壺茶 開始做許多很無聊的事情 結(jié)果不能很好地處理當(dāng)天的 工作 所以整理辦公室應(yīng)該放在每次工作結(jié)束之后 這樣可以快速 進(jìn)入工作狀態(tài) 提升工作的效率 3 3 清掃 清掃 將短期內(nèi)不用的物品和文件歸檔 掃除工作障礙 營造快速進(jìn) 入工作狀態(tài)的環(huán)境 及時地處理文件 建立適當(dāng)?shù)奈臋n系統(tǒng) 文件包括紙質(zhì)文件 電腦文件等 日用品要定期進(jìn)行更新 不要亂七八糟 保持辦公室 的整潔 也是對工作時間的整理 4 4 清潔 清潔 保持辦公氛圍的簡潔 使自己很快進(jìn)入高效工作的狀態(tài) 辦公 室除了自己的辦公桌之外 不要放置多余的椅子 而且自己的椅子 也不應(yīng)弄得很舒服 最好簡單一點 沒有靠背也可以 一般在總經(jīng) 理室 部門經(jīng)理等處 經(jīng)常會看到大班臺和中班臺 前面要放兩張 椅子 這是浪費時間的標(biāo)志 如果要讓辦公室的工作簡單快速 應(yīng) 把這兩張椅子都撤掉 讓討論問題的人站著說話 因為人站著說話 的時候語速會比較快 比較簡潔 而如果讓其坐著說話 一般會泡 一杯茶 先寒喧一番 然后慢慢進(jìn)入正題 慢慢發(fā)言 慢慢討論 時間就會在這 慢慢 的過程中被不知不覺地浪費掉了 辦公室切忌放個人的照片 合家歡 女兒的照片 明星照片 自己愛好的羽毛球 網(wǎng)球拍 溜冰鞋等物品 在工作時間 如果有 必要應(yīng)將它們收在柜子里面 且不應(yīng)將無聊的雜志 晚報 參考消 息 有趣好玩的玩具等也放在伸手可及的地方 統(tǒng)計表明人在多數(shù) 情況下是沒有辦法抵制住這些物品的誘惑的 例如一看到 環(huán)球時 報 的封面 認(rèn)為第一個消息很有趣 決定要花 5 分鐘時間看一下 結(jié)果往往是看完這一個 會接著再看另一個更好玩的消息 如此一 來 就會忘記本職工作 工作時間實際就成為了閱報時間 當(dāng)扎進(jìn) 到這些與工作無關(guān)的新聞里去的時候 時間就會快速流逝 所以抵 制住這種種誘惑 包括抽煙 喝咖啡 上午茶 下午茶等 實際是 時間管理能否取得成效的重要因素 5 5 素養(yǎng) 素養(yǎng) 養(yǎng)成好的習(xí)慣 摒棄不良行為習(xí)慣對時間的侵蝕 讓時間成為 自己所能掌控的有形資源 在辦公室 人們經(jīng)常會彼此說 來來來 喝個上午茶 喝一杯咖 啡 來來來 小周來抽根煙 在職場可以喝茶 喝咖啡 甚至可 以到衛(wèi)生間或?qū)ｉT抽煙的房間抽煙 當(dāng)受到這樣的邀請時 明明手 頭有一個很重要的工作 但礙于別人的面子或交情 也就會暫時擱 置工作而與別人一起喝茶 喝咖啡 抽煙 這就是時間浪費的開始 一旦自己給予別人這樣的 面子 便會使別人以為自己好交往 人比較隨和 與別人能打成一片 便會有更多的人來邀請你 既然 給了張三 面子 也就不能不給李四 面子 接下來會有王五 趙六等 自己的工作會被不停地打斷和干擾 這就是辦公室工作的 怪圈 不斷受到干擾和打斷 也包括接打電話 必要時一定要讓助理接電 話 自己如果要打電話 一定要拿著話筒站著打 不要坐著說話 如果自己要接電話 也要在接電話的同時就站起來 最好能對自己 的電話有所規(guī)定 一般情況下接打電話不能超過 5 分鐘 如果沒有 實質(zhì)性談話內(nèi)容 5 分鐘一到就要果斷結(jié)束電話 二 辦公室的 二 辦公室的 5S5S 行動行動 綜上所述 辦公室的 5S 行動應(yīng)該做到 在辦公桌上擺放目前手頭需要處理的文件 每天都整理 不要把事務(wù)留到明天 定制標(biāo)簽標(biāo)色 及時處理文件 建立相應(yīng)的文檔系統(tǒng) 整理工作時間 保持辦公室整潔 經(jīng)常整理文檔 避免被打斷 篩選電話 拿起話筒 不坐著說話 三 辦公室 三 辦公室 5S5S 的適用范圍的適用范圍 文件檔案 辦公區(qū)域 辦公室管理 管理者時刻要牢記 自己工作中最重要的事情是 創(chuàng)造企業(yè)的 價值 績效和利潤 五 計劃的杠桿原理 一 計劃的重要性 一 計劃的重要性 計劃是非常重要的管理措施 對于工作 管理者應(yīng)該多花時間 去做詳細(xì)的計劃 讓下屬加倍努力 不斷地完善計劃 對于計劃的理解 有一個非常經(jīng)典的口號 慢慢計劃 快快行 動 即在分析思考 決斷 設(shè)定目標(biāo) 制定計劃的時候 多花一些 時間 多浪費一些時間是可以容忍的 因為從本質(zhì)上說這不是浪費 因為考慮得周全 行動就會更快 所以中國古話曰 工欲善其事 必先利其器 磨刀不誤