采購(gòu)部門(mén)的組織設(shè)置PPT.pptVIP

采購(gòu)與供應(yīng)部門(mén)的組織設(shè)置 Step1采購(gòu)與供應(yīng)部門(mén)的設(shè)置Step2采購(gòu)與供應(yīng)部門(mén)的崗位設(shè)置Step3采購(gòu)團(tuán)隊(duì)的建設(shè)Step4采購(gòu)控制 Step1采購(gòu)與供應(yīng)部門(mén)的設(shè)置 1 要思考的問(wèn)題應(yīng)該做什么 部門(mén)職責(zé) 應(yīng)該建在什么地方 在組織結(jié)構(gòu)中的位置 內(nèi)部應(yīng)該如何構(gòu)建 要考慮哪些因素 需要哪些資源 2 影響采購(gòu)組織設(shè)置的因素 1 采購(gòu)與供應(yīng)職能的重要性 影響管理層對(duì)采購(gòu)職能的認(rèn)識(shí)與期望 取決于下列方面對(duì)公司的重要性 產(chǎn)品創(chuàng)新與設(shè)計(jì) 對(duì)市場(chǎng)變化做出快速反應(yīng)的支持 避免生產(chǎn)停頓 質(zhì)量保證 促使成本降低 各種項(xiàng)目需要獲得的裝備 服務(wù)與供應(yīng)品 采購(gòu)支出占總營(yíng)業(yè)額的百分比 供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)水平 怎樣提高采購(gòu)與供應(yīng)職能的形象 與管理者溝通他的重要性 并且強(qiáng)調(diào)P S部門(mén)為降低成本能夠做些什么 積極宣傳良好的供應(yīng)商能夠?qū)M織產(chǎn)生的影響 展示無(wú)效率的供應(yīng)鏈或低水平服務(wù)將導(dǎo)致的機(jī)會(huì)成本和銷(xiāo)售損失 招募高素質(zhì)的員工 2 集權(quán)化決策還是分權(quán)決策 集中采購(gòu)與分散采購(gòu)集中采購(gòu) 企業(yè)在核心管理層建立專(zhuān)門(mén)的采購(gòu)管理機(jī)構(gòu) 統(tǒng)一組織企業(yè)所需物品的采購(gòu)業(yè)務(wù) 它具有較大的采購(gòu)部門(mén) 更復(fù)雜的結(jié)構(gòu) 采購(gòu)活動(dòng)由專(zhuān)家管理 集中采購(gòu)的優(yōu)點(diǎn) 合并需求 獲得規(guī)模經(jīng)濟(jì) 提高買(mǎi)方地位 有利于降低采購(gòu)成本 獲得折扣 降低運(yùn)費(fèi) 較容易實(shí)現(xiàn)物料的標(biāo)準(zhǔn)化 減少管理上的重復(fù)設(shè)置 統(tǒng)一采購(gòu)規(guī)范 集中采購(gòu)責(zé)任重大 多采用公開(kāi)招標(biāo) 集體決策的方式 可以對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行更有效的控制 更有效的庫(kù)存控制和材料利用 簡(jiǎn)化供應(yīng)商的聯(lián)系 易于穩(wěn)定本企業(yè)同供應(yīng)商之間的關(guān)系 更利于專(zhuān)業(yè)分工和專(zhuān)業(yè)技能的發(fā)展 降低成本 規(guī)范過(guò)程 穩(wěn)定關(guān)系 但是 集中采購(gòu)可能對(duì)客戶(hù)需求的變化反應(yīng)較緩慢 過(guò)分的集權(quán)化可能導(dǎo)致采購(gòu)管理效率低下 集中采購(gòu)適用的主體 集團(tuán)范圍實(shí)施的采購(gòu)活動(dòng) 跨國(guó)公司的采購(gòu) 連鎖經(jīng)營(yíng) 特許經(jīng)營(yíng)企業(yè)的采購(gòu) OEM廠商的采購(gòu) 集中采購(gòu)的適用范圍 大宗物品 批量物品 價(jià)值高或總價(jià)多的物品 關(guān)鍵零部件 原材料或其他戰(zhàn)略資源 共性要求的物品 如辦公用品 定期采購(gòu)的物品 地理位置的分布 降低成本的潛力 專(zhuān)業(yè)技能的要求 價(jià)格浮動(dòng)的影響 如金屬 油品 紙品 橡膠 大米等對(duì)政治 經(jīng)濟(jì)環(huán)境非常敏感 宜于集中采購(gòu) 選擇集中采購(gòu)應(yīng)遵循的原則 有利于資源的綜合配置 有利于減少層次 加速周轉(zhuǎn) 簡(jiǎn)化手續(xù) 有利于節(jié)約物品 提高綜合利用率 有利于加強(qiáng)管理 提高經(jīng)濟(jì)效益 哪些企業(yè)是通過(guò)集中采購(gòu)取得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì) 分散采購(gòu) 分散采購(gòu) 由使用者 企業(yè)下屬個(gè)單位如子公司 分廠 分店等 自行管理采購(gòu)工作 它是集中采購(gòu)的完善與補(bǔ)充 基本特點(diǎn) 批量小 價(jià)值低或開(kāi)支小 過(guò)程短 手續(xù)簡(jiǎn) 決策層次低 問(wèn)題反饋快 方便靈活 分散采購(gòu)的優(yōu)點(diǎn) 更好地滿(mǎn)足各地個(gè)性化的需求 更快地對(duì)需求作出反應(yīng) 保持同供應(yīng)商的密切聯(lián)系 便于對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行控制 分散采購(gòu)適用的主體 子公司 分廠 車(chē)間 離主廠區(qū)或集團(tuán)供應(yīng)基地較遠(yuǎn) 其本地供應(yīng)成本低于集中采購(gòu)成本的情況 異國(guó) 異地供應(yīng)的情況 集中 分散采購(gòu) 在總部設(shè)置中央采購(gòu)部 分部也設(shè)有采購(gòu)部門(mén) 它綜合考慮了集中采購(gòu)和分散采購(gòu)的優(yōu)點(diǎn) 集中采購(gòu)和分散采購(gòu)誰(shuí)哪個(gè)好 3 與其他部門(mén)的關(guān)系 采購(gòu)部門(mén)與生產(chǎn) 產(chǎn)品設(shè)計(jì) 營(yíng)銷(xiāo) 財(cái)務(wù)等部門(mén)有密切的關(guān)系 責(zé)任 義務(wù) 3 采購(gòu)與供應(yīng)部門(mén)的組織模式 采購(gòu)職能從屬其他部門(mén) 向部門(mén)經(jīng)理匯報(bào) 設(shè)置單一采購(gòu)部門(mén) 并直接向總經(jīng)理匯報(bào)工作 設(shè)置獨(dú)立的采購(gòu)部門(mén)體系 并向副總經(jīng)理匯報(bào)工作 集中采購(gòu)設(shè)置模式 即總部設(shè)置采購(gòu)部 最常見(jiàn) 集中與分散模式 集中與分散相結(jié)合的采購(gòu)設(shè)置模式 即總部設(shè)置中央采購(gòu)部 分部設(shè)置采購(gòu)部 中央采購(gòu)部的職責(zé) 制定采購(gòu)政策 流程與控制系統(tǒng) 標(biāo)準(zhǔn) 人員的招聘與培訓(xùn) 采購(gòu)法律事務(wù) 協(xié)調(diào)常用項(xiàng)目的采購(gòu) 協(xié)調(diào)重要設(shè)備的采購(gòu) 集團(tuán)庫(kù)存的協(xié)調(diào) 審查采購(gòu)部門(mén)績(jī)效 集中與分散相結(jié)合的采購(gòu)模式適用于 多分廠 多事業(yè)部組織內(nèi)的采購(gòu)部門(mén)設(shè)置 聯(lián)合大型企業(yè)內(nèi)的采購(gòu)部門(mén)設(shè)置案例 大型超市商品采購(gòu)的模式 案例 沃爾瑪?shù)牟少?gòu)模式 采購(gòu)經(jīng)理 Step2采購(gòu)部門(mén)的崗位設(shè)置 1 專(zhuān)業(yè)分工采購(gòu)和談判 根據(jù)需求確定采購(gòu)計(jì)劃 評(píng)價(jià) 選擇和確定供應(yīng)商 商務(wù)談判 確定合同條款 跟蹤和催貨 負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的實(shí)施 并監(jiān)督供應(yīng)商對(duì)合同的執(zhí)行情況 行政管理 處理正式采購(gòu)文件 日常文書(shū)工作 采購(gòu)數(shù)據(jù)處理與分析 采購(gòu)資料管理等 采購(gòu)研究 收集 分析采購(gòu)市場(chǎng)信息 對(duì)價(jià)格和供應(yīng)商進(jìn)行預(yù)測(cè) 參與采購(gòu)決策 開(kāi)發(fā)供應(yīng)商績(jī)效評(píng)價(jià)體系等 2 崗位設(shè)置首席采購(gòu)官 CPO ChiefPurchasingOfficer 采購(gòu)經(jīng)理 采購(gòu)主管 采購(gòu)副總裁 物料經(jīng)理 物料主管 物料副總裁 A根據(jù)產(chǎn)品種類(lèi)設(shè)置崗位 B根據(jù)業(yè)務(wù)分工設(shè)置崗位 C綜合考慮種類(lèi)和分工 自學(xué) 商品采購(gòu)的職責(zé)劃分 還有其他劃分方法 比如按照地域 按照經(jīng)營(yíng)習(xí)慣 4 為采購(gòu)部門(mén)配備資源 人員 通訊工具 應(yīng)用軟件 組織結(jié)構(gòu)與人員配置 總部 案例 九州通的采購(gòu)崗位設(shè)置 組織結(jié)構(gòu)與人員配置 二級(jí)公司 組織結(jié)構(gòu)與人員配置 二級(jí)公司 Step3采購(gòu)團(tuán)隊(duì)的建設(shè) 1 采購(gòu)團(tuán)隊(duì)的主要目標(biāo)共同開(kāi)發(fā)公司的采購(gòu)戰(zhàn)略加速新產(chǎn)品開(kāi)發(fā) 降低開(kāi)發(fā)成本強(qiáng)化對(duì)供應(yīng)商評(píng)估 選擇與管理提高采購(gòu)效率降低公司總成本 2 采購(gòu)團(tuán)隊(duì)的類(lèi)型 1 跨職能采購(gòu)團(tuán)隊(duì)至少由來(lái)自三個(gè)不同職能部門(mén)的人員組成主要目的 縮短采購(gòu)時(shí)間 有利于解決采購(gòu)問(wèn)題 推動(dòng)產(chǎn)品革新和協(xié)作 推進(jìn)組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn) 利于團(tuán)隊(duì)成員的職業(yè)發(fā)展 Reason 2 有供應(yīng)商參加的團(tuán)隊(duì) 有利于同供應(yīng)商之間的信息交流 有利于對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行管理 能得到供應(yīng)商更多的幫助 推動(dòng)新產(chǎn)品開(kāi)發(fā) 3 有顧客參加的團(tuán)隊(duì) 更好地及時(shí)了解顧客需求 方便采購(gòu)部門(mén)及時(shí)制訂和修正采購(gòu)計(jì)劃 4 供應(yīng)商委員會(huì) 由關(guān)鍵供應(yīng)商組成 集中進(jìn)行有利于成本削減的活動(dòng) 如縮短采購(gòu)提前期 消除浪費(fèi) 開(kāi)發(fā)更有效的程序等 5 采購(gòu)委員會(huì) 由采購(gòu)經(jīng)理 采購(gòu)員骨干及相關(guān)部門(mén)的主管組成 集中進(jìn)行采購(gòu)預(yù)算的制定 重大采購(gòu)活動(dòng)的決策 供應(yīng)商關(guān)系開(kāi)發(fā)等活動(dòng) 3 組建采購(gòu)團(tuán)隊(duì)的流程 組建采購(gòu)團(tuán)隊(duì)特別是跨職能團(tuán)隊(duì)要考慮許多因素 團(tuán)隊(duì)成員 多專(zhuān)業(yè)組合 允許觀點(diǎn)不同 成員角色 明確團(tuán)隊(duì)任務(wù)及職責(zé)分工 確定個(gè)人在團(tuán)隊(duì)中的角色 建立團(tuán)隊(duì)績(jī)效目標(biāo) 制定團(tuán)隊(duì)紀(jì)律 身份地位 應(yīng)盡量消除任何部門(mén)或等級(jí)觀念 保證團(tuán)隊(duì)的整體性 工作間布置 要使團(tuán)隊(duì)取得最佳效果 成員應(yīng)當(dāng)在一起工作 報(bào)酬獎(jiǎng)勵(lì) 團(tuán)隊(duì)集體獎(jiǎng) Step4采購(gòu)控制 有效的采購(gòu)控制系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)是 工作過(guò)程透明 權(quán)力不能過(guò)于集中 采購(gòu)記錄完整 準(zhǔn)確 清晰 有相應(yīng)的控制制度 四要素 分類(lèi)控制 制度控制 過(guò)程控制 審計(jì)控制 1 采購(gòu)的分類(lèi)控制 生產(chǎn)型采購(gòu)?fù)ㄓ眯筒少?gòu)客戶(hù)服務(wù)型采購(gòu) 對(duì)象不同 采購(gòu)人員 控制程度不同 2 采購(gòu)制度控制 建立請(qǐng)購(gòu)控制制度 采購(gòu)決策合理化 如 四分開(kāi) 申請(qǐng)人 采購(gòu)人 付款人和收貨人分開(kāi) 逐級(jí)授權(quán) 崗位輪換 財(cái)務(wù) 審計(jì)雙管齊下 實(shí)物 信息同步 徹底保證采購(gòu)質(zhì)量以求防患未然 謹(jǐn)防回扣中的賣(mài)方欺詐 3 過(guò)程控制 應(yīng)在采購(gòu)控制系統(tǒng)中 對(duì)審批 簽約 登記 承付 驗(yàn)收 審核 記帳等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格控制與審核 請(qǐng)購(gòu)的控制 要明確請(qǐng)購(gòu)人 審批人 審核人 請(qǐng)購(gòu)規(guī)范等 訂購(gòu)的控制 訂單的審批與核查 復(fù)查訂單的編制過(guò)程與內(nèi)容 將訂單副本送驗(yàn)收部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén) 作為貨物驗(yàn)收和支付的憑據(jù) 驗(yàn)收的控制 明確驗(yàn)收的組織及人員組成 確定驗(yàn)收的質(zhì)量體系 制定健全的驗(yàn)收制度 確定對(duì)不合格采購(gòu)品的處置制度 4 采購(gòu)審計(jì) 保證采購(gòu)業(yè)務(wù)合法有效保證所購(gòu)材料價(jià)廉物美保證采購(gòu)成本核算正確保證采購(gòu)記錄真實(shí)完整 采購(gòu)中常見(jiàn)的舞弊手段 虛列采購(gòu) 押金抵物 有單無(wú)貨 涂改發(fā)票單價(jià) 供應(yīng)商欺詐的審計(jì)線索 采購(gòu)方員工的奢侈的生活方式 對(duì)供應(yīng)商欺詐沒(méi)有良好的防范制度 不正當(dāng)?shù)膯我磺拦?yīng)商 其它供應(yīng)商的抱怨和申訴 供應(yīng)商與采購(gòu)方員工親密的關(guān)系 經(jīng)常發(fā)生但未得到解決的對(duì)供應(yīng)商產(chǎn)品的投訴 end 采購(gòu)組織設(shè)置 沒(méi)有簡(jiǎn)單