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文檔簡介

第一單元商務文書的格式 第二課書寫商業(yè)函件的注意事項 商務函件的基本原則 一 在忙碌的商務活動中 商務函件最重要的作用就是 把事件準確 簡潔 明了的傳達給對方 在此主要講幾點必須遵守的基本原則和注意事項 1 結(jié)論優(yōu)先原則要先寫結(jié)論 主要內(nèi)容 其次寫原因 經(jīng)過 最后寫意見 建議 要先擬定一個能吸引對方 概括內(nèi)容的標題 才能讓對方一目了然 2 簡潔原則注意語句要簡短 如果遇到內(nèi)容復雜的情況 應該分成條目來寫 以便于閱讀理解 3 重事實原則不要使用摻雜個人感情的 模糊的表達方式 特別是數(shù)字 日期 金額 數(shù)量等有關(guān)數(shù)字類的表達 必須經(jīng)過確認 準確無誤 不能含糊了事 4 遵守基本格式原則各種形式和類型的函件都有固定的模式 為了尊重對方 便于閱讀理解應遵循基本的書寫格式來寫 5 正確使用敬語原則商務函件中的敬語表達 既是表明自身同對方的關(guān)系 又為表達誠意 所以盡量避免使用招致誤解的表達 注重各種敬語表達的區(qū)分運用 6 6W2H原則不建議貿(mào)然動手去寫商務函件 一般會依照以下原則來整理文章 所謂的6W2H原則 包括 when 時間 where 地點 who 誰 whom 給誰 what 什么 why 為什么 how 怎樣 howmuch 多少 只要注意以上幾個書寫要素相信能夠?qū)懗鰢乐數(shù)奈恼?7 注意特殊詞匯由于商務函電都要求一定的商務禮儀 因此有關(guān)對方的 貴社 貴店 等尊敬表達 御禮 厚情 等慣用句表達盡量放在一行內(nèi)使用 避免跨行使用 其次有關(guān)數(shù)字 金額等數(shù)據(jù)表達不要跨行使用 以免產(chǎn)生誤解 8 避免錯誤商務函件大多會作為正式的文件予以保存 所以寫完之后一定要重讀檢查 看看有沒有錯字 漏字 特別是數(shù)字 日期 單位等等數(shù)字方面的錯誤會招致意想不到的損失 二 敬語 本人在多年的函電教學中發(fā)現(xiàn)如何正確的使用敬語對大多數(shù)學生來說是一個難點 現(xiàn)在講一下如何正確使用敬語 1 敬語的分類敬語分為尊敬語 尊敬語 謙讓語 謙譲語 鄭重語 丁寧語 美化語 美化語 四種形式 2 為什么要使用敬語 在和日本人的商務交往中 為了能建立相互信賴的關(guān)系 敬語就是不可缺少的媒介 如上所述敬語又分為尊敬語 謙讓語 鄭重語 美化語四種 平時要根據(jù)說話的語境和實際情況來區(qū)分使用 要特別注意的一點是不可過分使用敬語 以免讓對方感覺不舒服 3 敬語的使用范圍 對于地位比自己高的人使用敬語大家已經(jīng)非常清楚 假設(shè)對方比你年輕 只要他是你的客戶或者顧客就要用敬語書寫函件 敬語表達中最關(guān)鍵是要區(qū)分敬

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