年終盤點與庫存管理實務(wù)課件.ppt

年終盤點與庫存管理實務(wù) 2 主要內(nèi)容一 盤點意義與目的 二 盤點方式與年終盤點作業(yè)程序 三 實施年終盤點的步驟與方法 四 如何提高盤點正確性 五 盤點后實務(wù)作業(yè)與提升管理績效 六 物料盤點的六檢查 七 庫存管理方法 ABC分類法 安全存量法 MRP JIT等 八 呆廢料的管理與防治 九 庫存管理問題分析與對策 以實例分析 十 案例研討與結(jié)論 3 一 盤點意義 盤點為什么一定要從實物立場去掌控呢 而不只是料賬的賬面了解 從管理的角度來看 我們不敢肯定 料 與 賬 絕對準確 因為種種原因造成料賬不符 第二個角度 就是管理稽核的立場 因為 授權(quán) 給倉庫部門專司料與賬的職責(zé) 倉庫部門是否盡責(zé) 也應(yīng)該有所檢核 防微杜漸 以避免最終無法收拾 所以基本上盤點是先站在 懷疑 的立場 而以實物掌握方式 去 實證 狀況 從而了解分析 盤點是一個掌握庫存料品的管理方法 也是一種稽核的工作 更是調(diào)整的工具 4 一 盤點目的 1 會計財務(wù)的需求依照世界通用的會計準則 企業(yè)必須定時 原則上為每年 必要時則每月 編制各項財務(wù)報表 例如 資產(chǎn)負債表 損益表 制造成本表 在 資產(chǎn)負債表 部份 則必須以實地盤點為原則 掌握當(dāng)時 期末 的真正數(shù)量 換算其價值 以確認當(dāng)時的資產(chǎn)狀況 2 料賬調(diào)整的依據(jù)企業(yè)的物料是要供給產(chǎn)銷經(jīng)營使用的 使用當(dāng)然是以實際量為對象 絕非虛的賬面數(shù)字 然而 一般管理工作又不能不以賬面數(shù)字為最便捷的工具 為了防止兩者產(chǎn)生差異 以免管理判斷的錯誤 因此不得不 經(jīng)常 地 伺機 復(fù)查真正的存量 及時調(diào)整賬面數(shù)字 以維持管理的有效性 5 一 盤點目的 3 稽核倉庫賬務(wù)工作的落實度一旦料賬不準 對生產(chǎn)與現(xiàn)場生產(chǎn)工作絕對是致命的傷害 因此企業(yè)經(jīng)營階層一定會審慎地訂定倉儲物料管理辦法 授權(quán)倉庫管理人員依規(guī)定執(zhí)行料賬登賬作業(yè) 4 更有效的倉儲整頓沒有人會否認 倉庫存放的應(yīng)該是良品 因為生產(chǎn)需用的一定是良品 而且倉庫應(yīng)該是存放生產(chǎn)用需用的料 絕對不是呆料 5 發(fā)現(xiàn)物管制度的偏失 及早分析改善這跟第 3 項的稽核功能有幾分神似 但目標在于制度面的檢討 6 二 盤點方式 首先 是最傳統(tǒng)的定期盤點方式 也就是企業(yè)界一般最熟悉的實地盤點 大多在每年6月份及12月份各執(zhí)行一次 一般是為第 1 項會計財務(wù)的需求和第 5 項發(fā)現(xiàn)物管制度的偏失及早分析改善目的而設(shè)的 第二種方式 是循環(huán)盤點方式 這是為第 2 項料賬調(diào)整及第 4 項倉儲整頓而設(shè)的 所謂循環(huán)盤點 是由倉庫人員自動自發(fā) 每月自訂計劃 每日盤點若干儲位或料項 自行調(diào)整及整頓處置 由于大多為每月 輪流 到自主盤點一次 因此又稱為循環(huán)盤點 7 二 盤點方式 第三種方式 筆者姑且稱之為常時盤點 基目的則在于以上第 2 項料賬調(diào)整的依據(jù)及第 3 項稽核倉庫賬務(wù)工作的落實度 其盤點對象 一般釷對 近期需用料品 以達成產(chǎn)銷直接目標為最高宗旨 而執(zhí)行盤點者多為直接主持產(chǎn)銷工作的責(zé)任部門 例如生管 以及生產(chǎn)現(xiàn)場主管 但由于他們未具有 法定 的執(zhí)行實地盤點職權(quán) 故其盤點方式多采取目視略盤法 8 三 年終盤點 實地盤點 實施步驟和方法 1盤點前的更深入一層的認識與準備實地盤點既然要大張旗鼓 甚至生產(chǎn)出貨活動都要停下來配合 動用不少人力煞費周章 那就最好 一魚數(shù)吃 同時達成更多的目的 更符合 管理報酬率 的成本觀念 首先建議 把倉儲整頓和管理功能 一并在盤點中執(zhí)行 尤其在 預(yù)盤 的階段里 更為允當(dāng) 我們很清楚 主倉庫存放的應(yīng)該是活料 所以明知是呆料的料項一定要清理出去 不管它的價格貴賤 而且主倉庫存放的一定要是良品 是給生產(chǎn)可用的良品 因此必須檢查出不良料把它清理出去 我們建議 另設(shè) 呆料不良品 倉庫 清理后移交到那邊 責(zé)成一位主管干部 必要時由他組成一個委員會 專門去處理這些呆料與不良料 而且以處理績效當(dāng)做他們的工作績效 9 三 年終盤點 實地盤點 實施步驟和方法 1盤點前的更深入一層的認識與準備其次 筆者也建議 利用實地盤點做好儲位規(guī)則 參考前述的內(nèi)容 在預(yù)盤之前 先依次半年的產(chǎn)銷計劃 換算成有效的料品庫存計劃 進而展算成必需存料的儲位規(guī)劃 利用盤點時 把料品重新歸位 使盤點后正式進料時能井然有序地依照新規(guī)劃儲位來存放 這不是更美妙嗎 第三 盤點時結(jié)算固然很重要 但是倉庫管理問題的發(fā)掘與檢討也一樣重要 10 三 年終盤點 實地盤點 實施步驟和方法 實地盤點的執(zhí)行步驟階段盤點計劃階段 預(yù)盤階段 復(fù)盤階段 結(jié)算與檢討階段 盤點計劃 訂定目標 執(zhí)行盤點 比較分析 調(diào)整 處理和改善 11 盤點計劃階段 盤點計劃多在復(fù)盤日期的一個月前就要具體擬訂而且發(fā)布 一般人所稱的 大盤點 就專指復(fù)盤而言 也同時要求生產(chǎn)現(xiàn)場 在復(fù)盤的多少天以前 調(diào)整生產(chǎn)作業(yè) 漸漸達成 凈空 水準 以利盤點 因為 在制品 是最不容易 計價 的 此外 對采購人員 以及托外加工人員 才可能有更具體的因應(yīng)指示 使復(fù)盤更周詳有效 當(dāng)然 盤點主持人也可能更進一步 對呆料進行分析 對儲位規(guī)劃作出結(jié)論 提供予倉庫人員 使他們在預(yù)盤階段就融入倉儲整頓與儲位規(guī)劃的功能 12 預(yù)盤階段 在預(yù)盤階段 首先由盤點主持人以電腦或會計部門的 永續(xù)盤存賬 為基準 作出 預(yù)盤明細表 交給倉庫 或現(xiàn)場等直接責(zé)任對象 要求依之 點 出應(yīng)有數(shù)量 同時依新儲位整頓存置定位 掛上盤點單 記錄預(yù)盤有關(guān)欄位 并把預(yù)盤結(jié)果 包括盤盈 盤損的差異 呈報盤點主持人 當(dāng)然 也可以由盤點主持人直接作出 盤點單 交給預(yù)盤主辦者 而不用 預(yù)盤明細表 盤點主持人一點也不閑著 除了要稽核預(yù)盤進度實況之外 仍要針對預(yù)盤的差異狀況進行分析與調(diào)查 并采取補救措施 13 復(fù)盤階段 預(yù)盤既已完成就緒 就可進入復(fù)盤階段 復(fù)盤工作多由盤點主持人指派與被盤點部門權(quán)責(zé)比較不相干的部門人士所擔(dān)任 例如物料倉庫 大多由人事 營業(yè) 設(shè)計等部門人員去擔(dān)任復(fù)盤工作而不會由采購或品管去擔(dān)任 因為后兩者與物料倉庫關(guān)系較為密切 有 瓜田李下 之嫌 復(fù)盤工作較為單純 是根據(jù)預(yù)盤階段的 盤點單 去復(fù)查 復(fù)盤者可以要求被盤者逐項將料品卸下 深入清點 再記入實際狀況 填入 復(fù)盤 有關(guān)欄位內(nèi) 平常是撕下 盤點單 一聯(lián) 回報予盤點主持人 更負責(zé)任的復(fù)盤人員 還會更進一步復(fù)查料品的品質(zhì)狀況 甚至存置時間呆料狀況 呈報反應(yīng) 這當(dāng)然值得鼓勵 14 結(jié)算與檢討階段 經(jīng)過復(fù)盤之后 實況資料 包括差異 呈交盤點主持人 一方面由會計部執(zhí)行結(jié)算 包括調(diào)整及計價 作財務(wù)報表之依據(jù) 一方面由盤點主持人召開 檢討 會議針對料賬差異較大與較奇特的狀況 深入檢討其原因 籌謀日后防治之方法 同進也檢討呆料與不良料品之處理對策 俾作及早處理之用 由于盤點涉及企業(yè)所得稅計算報繳問題 政府稅收稽征機構(gòu)多會要求企業(yè) 聘由政府授權(quán)之會計師參與處理 因此會計師也經(jīng)常會深入?yún)⑴c盤點各階段工作 尤其復(fù)盤與結(jié)算階段 15 四 如何提高盤點正確性 1 盤點前提升盤點人員對盤點的深層認識 2 針對盤點時程的計劃要有周詳?shù)目紤] 3 加強對預(yù)盤階段的控制 4 復(fù)盤注意事項 16 四 如何提高盤點正確性 1 盤點前提升盤點人員對盤點的深層認識 實地盤點既然要大張旗鼓 甚至生產(chǎn)出貨活動都要停下來配合 動用不少人力煞費周章 那就最好 一魚數(shù)吃 同時達成更多的目的 更符合 管理報酬率 的成本觀念 所以盤點人員對盤點所要達到的目的與盤點計劃有清楚的了解 17 四 如何提高盤點正確性 2 針對盤點時程的計劃要有周詳?shù)目紤] 例如計算好每一位預(yù)盤主辦員每天能用多少小時去真正進行預(yù)盤 由于每天仍要進行入出庫作業(yè) 所以可能每天僅2至3小時可以真正有效地從事預(yù)盤作業(yè) 共有多少料項 差不多要多少天才可以完成預(yù)盤 而且要真正去協(xié)調(diào)各部門的正常入出庫作業(yè) 一定要集中在每天什么時段 以避免預(yù)盤的困擾 這是不可以 一聲令下 就讓倉庫人員 自己想辦法 的 此外 生產(chǎn)活動也要計劃何時開始 收縮 使在復(fù)盤執(zhí)行的數(shù)日之前 應(yīng)進料的盡可能進料 該繳庫的盡可能繳庫 生產(chǎn)現(xiàn)場才有盡量 凈空 的可能 18 四 如何提高盤點正確性 3 加強對預(yù)盤階段的控制 預(yù)盤是最基礎(chǔ)的工作 也最要求 細膩 與 確實 否則整體盤點就不易落實有效率 首先 要依據(jù) 預(yù)盤里程計劃表 去進行 而且依序找定儲位區(qū)與儲位逐一進行 最好把散落在其他儲位 區(qū) 的存量找到 回歸固定的儲位 同時依照倉儲整頓的觀念 分辨出呆料與不良品 如有呆料與不良品必須移倉 則要求另立盤點單 把容器中的零星數(shù)整理補齊 棄去空容器 如此才有利于復(fù)盤作業(yè) 盤點主持人也要每日盯緊 預(yù)盤時程計劃表 與呈上來的 盤點單 第3聯(lián)互相勾稽 以控制進度 造成不可能 放牛吃草 必要時要到倉庫現(xiàn)場去察看確認 19 四 如何提高盤點正確性 4 復(fù)盤注意事項復(fù)盤是比較單純的 一般是采取 抽樣 詳查 每項全盤的觀念 意即 每一個料項都要 盤 到 即使略盤 依容器標準內(nèi)裝數(shù)乘以容器數(shù) 可得總數(shù) 但要檢查容器是否 落實 整頓 亦可 但每隔若干料項 一定要詳盤 也就是求預(yù)盤人把該料項從儲位上卸下 逐一點數(shù) 以確認其預(yù)盤的確實度 如發(fā)現(xiàn)有不少的 不落實 之處 可以向盤點主持人呈報 要求重新做一次預(yù)盤的工作 20 五 盤點后實務(wù)作業(yè)與提升管理績效 1 倉儲規(guī)劃的實踐我們還可以同樣的想像 經(jīng)過設(shè)計變更以后變成的舊料 當(dāng)然它的儲位也應(yīng)該減少 甚至移到待處理區(qū)域如呆料區(qū)才是正途 而不應(yīng)該如往昔一樣占領(lǐng)偌大主料儲位 還有 依產(chǎn)品的壽命周期已預(yù)測到末期的產(chǎn)品 則它所關(guān)連的料品 它的儲位也應(yīng)重新加以評估 相反的 以往使用量少甚至沒有用過的料品 因為產(chǎn)品的需求提高而大增或經(jīng)過設(shè)計變更的新料 這些一定要給予更大空間的儲位 使它們能有足夠庫存容量 而且還要放置在顯目易取的儲位區(qū)內(nèi) 此即FastMoving的觀念 21 五 盤點后實務(wù)作業(yè)與提升管理績效 2 倉儲整頓的全面深入實踐前面已經(jīng)討論過倉儲整頓 我們整頓的目標 在于料與賬的核對調(diào)整 以及容器儲位的精實化 避免虛胖 而致不易判定真正存量 再加上呆料的移倉處理 不良料的發(fā)掘與處理 這種倉儲整頓 固然也可以透過日常循序執(zhí)行的循環(huán)盤點逐步進行 得到一樣的結(jié)果 但由于日常工作忙碌 使每天應(yīng)該執(zhí)行的整頓工作 變成不易落實 況且有不少工廠仍未具備這種自主盤點的觀念和制度要求 因此 索性透過半年一次的實地盤點來具體一并執(zhí)行 也是必要的補救之道 此外 即使平日已作循環(huán)盤點 趁著實地盤點時一并為之 不是更好嗎 22 五 盤點后實務(wù)作業(yè)與提升管理績效 3 問題發(fā)掘與分析 預(yù)盤時發(fā)現(xiàn)庫存料不足賬面數(shù) 再追蹤知悉為存置于非主料倉的外倉 設(shè)變后的 舊料 的呆料率很高 發(fā)現(xiàn)變質(zhì)不良料比率高 一般性的呆料比例高 某些局部料項 或倉庫主辦人員 料賬不準的情況嚴重 23 1 檢查物料賬上數(shù)量 實物數(shù)量 標識卡上數(shù)量是否一致 2 檢查物料的收發(fā)情況及是否按先進先出的原則發(fā)放物料 3 檢查物料的堆放及維護情況 六 物料盤點的六檢查 24 4 檢查物料有無超儲積壓 損壞變質(zhì) 5 檢查對不合格品及呆料的處理 6 檢查安全設(shè)施及消防安全情況 六 物料盤點的六檢查 25 ABC分類法 安全存量法 MRP JIT 七 庫存管理方法 26 庫存管理的目標在確保倉儲安全的前提下 使庫存費用 訂貨費用 缺貨損失的總和降至最低 27 ABC分類法的產(chǎn)生倉庫儲存的物品中 有重的有輕的 有體積大的有體積小的 有金額大的有金額小的 有批量多的有批量少的 盡管物品品種繁多 但對企業(yè)運作起主導(dǎo)作用的物品只能是其中少數(shù)的些物品 所以有必要對庫存物品進行重點管理 28 ABC分類法與巴雷特曲線任何復(fù)雜的事情 都存在 關(guān)鍵的少數(shù)和一般的多數(shù) 比如講 少數(shù)營銷人員的營業(yè)額占絕大比重 少數(shù)產(chǎn)品占生產(chǎn)量的絕大部分 少數(shù)幾種物品的庫存量及資金占絕大部分等 少數(shù)事物具有決定性的影響作用 如果我們將有限的精力集中于具有決定性的少數(shù)事物 而不是平攤 肯定會事半功倍 29 ABC分類法的概念A(yù)BC分類法是將庫存物品按品種和占用資金的多少分為三類 特別重要的庫存 A類 一般重要的庫存 B類 不重要的庫存 C類 然后針對不同等級分別進行管理和控制 30 ABC三種類型的特點 A類 品種少 占用資金多 采購較難 B類 品種較多 占用資金一般 C類 品種多 占用資金少 采購容易 31 ABC分類法分類原則參考比例A類 品目累計5 15 平均資金占用額累計百分數(shù)60 80 B類 品目累計20 30 平均資金占用額累計百分數(shù)20 30 C類 品目累計60 80 平均資金占用額累計百分數(shù)5 15 32 ABC三類物品的管理方法1 A類 實行重點管理 采取定期訂貨的方式 進行嚴格的檢查 盤點 減少不必要的庫存 重點保管和養(yǎng)護A類在庫物品 防止變質(zhì) 33 ABC三類物品的管理方法1 A類 實行重點管理 詳細記錄并經(jīng)常檢查分析物品進出庫情況 保證不拖延交貨期 在保證供應(yīng)的前提下 保持盡可能低的庫存量和安全庫存量 同時加強與供應(yīng)鏈上下游合作 加快庫存周轉(zhuǎn)率 34 ABC三類物品的管理方法2 B類 采用一般管理 采用比A類產(chǎn)品簡單的管理方法 其中銷售金額較高的物品采用定量訂貨方式和定期定量混合方式 35 ABC三類物品的管理方法3 C類 采用簡單管理方式 可大量采購 減少訂貨次數(shù) 安全庫存量可大些 減少這類物品的庫存管理人員和設(shè)施 庫存檢查 盤點時間可長些 對于很快能訂到的物品 甚至可不設(shè)庫存 36 三類物品管控方法比較 37 ABC分類法案例分析 38 ABC分類法的應(yīng)用步驟 收集數(shù)據(jù) 整理數(shù)據(jù) 繪制ABC分類管理表 分類原則 繪制ABC分類管理圖 確定重點管理的要求 39 案例 某公司倉庫的庫存物品共有26種 現(xiàn)要對庫存物品進行ABC分類法管理 具體操作如下 收集26種物品的名稱 單價 平均庫存量 收集26種物品的平均資金占用額 繪制26種物品的ABC分類表 參照分類原則進行分類 繪制ABC分類管理圖 確定各類物品的管理要求 40 ABC分類法練習(xí) 倉庫有庫存物品15件 物品名稱為a o 單價為55 28 8 7 5 5 2 2 8 2 7 1 8 1 6 1 3 0 8 0 5 0 3 0 2單位為百元平均庫存量為240 220 390 405 230 200 320 350 600 520 550 200 150 120 100請繪制ABC分類表及繪制ABC分類管理圖 41 定量訂購 安全存量法 42 經(jīng)濟訂購批量決定 經(jīng)濟訂購量 訂購量 43 MRP 物料需求計劃簡介 44 MRP MaterialRequementsPlanning 依據(jù)市場需求預(yù)測和客戶訂單編制產(chǎn)品的生產(chǎn)計劃 然后根據(jù)產(chǎn)品的物料清單 BOM BillofMaterids 和庫存狀況 通過計算機算出所需物料的數(shù)量和時間 從而確定物料加工進度和訂貨日期的一種實用的技術(shù) 45 BOM 物料清單MRP按結(jié)構(gòu)編制的物料清單不僅說明產(chǎn)品的構(gòu)成情況 還說明了產(chǎn)品在制造過程中經(jīng)歷的各個加工階段 圖解方式表示的BOM又叫產(chǎn)品樹 圣誕樹 46 MRP的作用在需要的時間里供應(yīng)所需要的物料 同時使庫存保持在最低水平 一般來講 MRP適合于特別復(fù)雜或裝配型的企業(yè) 47 MRP ManufactureResourcePlanning 這種技術(shù)是在MRP的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的 它不擔(dān)管理物料 而且還用MRP的思想對工時 物流成本 設(shè)備及資金等所有的產(chǎn)能資源進行管理 是一種更有效的生產(chǎn)管理計劃 48 JIT JustinTime 準時制系統(tǒng) 這種方法要求生產(chǎn)和材料準備同期化 配合作業(yè)流程按部就班運作 通知供應(yīng)商如期送交所需的物料 如一切順利 不設(shè)倉庫 應(yīng)能達到名符其實的 零庫存 庫存物料 庫存設(shè)備設(shè)施及活動 49 八 呆廢料的管理與防治從 現(xiàn)場七大浪費 中可以看出 呆廢料的存在確實給企業(yè)帶來很大的損失 50 呆料給企業(yè)造成的損失1 資金積壓的損失 2 物料陳腐化損失 3 變成廢料的損失 4 空間及設(shè)施的損失 5 倉儲管理費用的損失 物料儲存 總的損失為20 24 年 51 呆料是怎樣形成的 1 客戶取消訂單或減少訂單量 2 市場變化造成滯銷或銷售預(yù)測失誤 3 安全庫存量不合理 4 設(shè)計變更或設(shè)計錯誤所致 5 賬務(wù)不準 6 采購原因 7 呆料處理管制松懈 52 呆料的防治對策 因果圖 1 選用合理的庫存管理模式 2 做好盤點 賬物卡一致 3 嚴格控制ECN 4 執(zhí)行先進先出原則 5 加強采購控制及呆料定期有效處理管制 53 1 與同業(yè)友廠換料 2 退予原供應(yīng)廠商 3 再加工轉(zhuǎn)做其他規(guī)格的料項 4 回爐重制成為新規(guī)格品 5 再加工變成次品 6 設(shè)法當(dāng)做替代用料 7 轉(zhuǎn)做