公司費用管理規(guī)定操作說明.doc

XX公司費用管理規(guī)定操作說明第一部分 費用預(yù)算管理第二部分 歸口管理制度第三部分 費用項目支出及審批程序一、 總公司各管理部門1、 各部門自行管理的費用項目業(yè)務(wù)招待費會議費差旅費公雜費咨詢費2、歸口管理的費用項目二、 分公司（及所轄機構(gòu)）1、 固定費用審批基本原則2、 各項固定費用上報審批要求及程序3、 審批時間安排4、 審批方式第一部分 費用預(yù)算管理作為公司全面預(yù)算管理的重要部分，費用預(yù)算管理以“綜合成本最小化”作為預(yù)算管理的總目標，圍繞降低費用水平，對費用支出進行事前、事中、事后控制，將費用管理融合到公司經(jīng)營的各個方面，以提高公司的經(jīng)濟效益。費用預(yù)算管理的基本內(nèi)涵在于：以降低綜合費用為主線，將公司預(yù)算管理與費用管理進行有機結(jié)合，強調(diào)科學(xué)合理規(guī)劃公司的目標費用支出水平，然后分解到涉及費用發(fā)生的所有責任部門；通過預(yù)算控制，對公司日常經(jīng)營活動中影響費用的各種因素加以管理，發(fā)現(xiàn)與預(yù)定的目標費用之間產(chǎn)生的差異，采取有效的措施加以糾正；最終以預(yù)算為標準，科學(xué)考核責任部門和負責人的業(yè)績。通過費用預(yù)算管理，控制和改善業(yè)務(wù)流和資金流，使預(yù)算控制成為公司管理控制系統(tǒng)中不可或缺的一部分，最大限度的降低公司費用水平，更好地發(fā)揮競爭優(yōu)勢。第二部分 歸口管理制度為保障以降低綜合費用為目標的費用預(yù)算管理模式得以良好運行，公司通過歸口管理，實現(xiàn)統(tǒng)一協(xié)調(diào)和交叉控制，提高管理控制的力度。即在計財部和責任部門之間設(shè)立一個中間環(huán)節(jié)歸口管理部門，其職權(quán)由相關(guān)職能管理部門承擔。各歸口管理部門負責對該部門負有歸口管理職能費用項目預(yù)算的編制、控制及跟蹤考核管理。并由計財部對歸口部門實行總量控制，歸口部門根據(jù)預(yù)算定額指標分部門項目對各責任部門進行歸口控制，各責任部門制定具體的預(yù)算使用和實施措施。在計財部及歸口管理部門的指導(dǎo)下，各責任部門負責本責任中心各項費用預(yù)算的實施，其主要負責人對責任中心預(yù)算執(zhí)行結(jié)果承擔責任。根據(jù)公司費用管理規(guī)定，率先在總公司管理部門實行費用歸口管理制度?？偣巨k公室、組織人事部、內(nèi)控部、信息部、業(yè)務(wù)管理中心、營銷管理中心、教育培訓(xùn)中心、投資管理中心等作為歸口管理部門，負責協(xié)助總公司計財部，進行總公司各部門、分公司（及所轄各級機構(gòu)）相關(guān)費用項目的年度、月度的事先預(yù)算匯總、事中控制和事后分析工作。1、 年初，總公司各部門均須編制本部門年度、月度付現(xiàn)費用支出預(yù)算，報總公司計財部；各歸口管理部門還須根據(jù)其他部門的費用支出預(yù)算編制其所管理的各項費用的年度、月度預(yù)算;2、預(yù)算執(zhí)行過程中，各歸口管理部門就其所管理的費用項目協(xié)助總公司計財部進行事中管控。具體流程如下：總公司各部門費用項目預(yù)算有歸口管理部門的費用預(yù)算報相應(yīng)歸口管理部門審核自行管理的費用項目預(yù)算報總公司計財部審核3、每季度末,各歸口管理部門須對所管理的費用項目支出情況進行總結(jié),并分析預(yù)算差異。各分公司須參照總公司歸口管理的原則，結(jié)合機構(gòu)的管理部門架構(gòu)和管理水平情況，合理安排機構(gòu)費用項目的歸口管理部門及其職能，制定具體費用管理規(guī)定，加強費用控制意識，促進經(jīng)營管理水平的全面提高。第三部分 費用項目支出及審批程序根據(jù)公司費用管理規(guī)定的相關(guān)內(nèi)容，公司各項費用支出實行預(yù)算控制、權(quán)限審批、歸口管理、核算到人、厲行節(jié)約的原則。一、 總公司各管理部門1、 各部門自行管理的費用項目總公司各部門的業(yè)務(wù)招待費、差旅費、會議費、公雜費等支出由部門自行管理，須嚴格遵照公司相關(guān)支出及審批流程執(zhí)行。業(yè)務(wù)招待費事先請示分管領(lǐng)導(dǎo)報銷時，憑正式有效發(fā)票及清單報計財部，進行預(yù)算額度以及財務(wù)真實性和有效性的審核年度/月度業(yè)務(wù)招待費預(yù)算內(nèi)當月業(yè)務(wù)招待費預(yù)算外，年度預(yù)算內(nèi)當月不予支出，可列入次月費用預(yù)算內(nèi)并于次月支出單筆金額小于1500元，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批單筆金額超過1500元（含），報分管領(lǐng)導(dǎo)審核，董事長審批會議費為尋求公司資源的有效配置，總公司辦公室負責對總公司各部門召開會議進行備案，并利用其專業(yè)職能，協(xié)助召開會議的部門開展會務(wù)工作?？偣靖鞑块T系統(tǒng)內(nèi)會議費支出及審批流程如下:年度會議費預(yù)算額度外單次會議預(yù)算金額10000元內(nèi)單次會議預(yù)算金額超過10000元報辦公室進行業(yè)務(wù)審核，報計材部進行預(yù)算額度審核度報計財部進行預(yù)算額度審核年度/月度會議費預(yù)算額度內(nèi)申請召開會議的簽報須附會議費預(yù)算明細（表一）會議簽報須附追加預(yù)算申請報辦公室進行業(yè)務(wù)審核，報計財部進行預(yù)算額度審核報分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理、董事長審批會議簽報及預(yù)算審批同意后，報辦公室備案差旅費 報銷時，憑正式有效發(fā)票，及經(jīng)審批的出差計劃審批表由計財部進行合規(guī)性及財務(wù)審核實際支出在3000元以內(nèi)的，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批超過3000元的（含），報分管領(lǐng)導(dǎo)審核，董事長審批預(yù)算金額不超過3000元填寫每周重要活動安排上報表、出差計劃審批表（表二）預(yù)算金額超過3000元（含）報分管領(lǐng)導(dǎo)審批報分管領(lǐng)導(dǎo)審核，董事長審批總公司管理員工出差應(yīng)嚴格按照公司費用管理規(guī)定的相關(guān)標準，在限額標準內(nèi)憑有效發(fā)票據(jù)實報銷，超額部分自理。差旅費用支出及審批流程如下：總公司各部門正、副經(jīng)理（正、副主任）、總經(jīng)理助理（主任助理）出差，填寫主要領(lǐng)導(dǎo)外出審批單（表三）報分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理及董事長審批；分公司（及所轄各級機構(gòu)）班子成員出差（離開所轄地區(qū)），填寫主要領(lǐng)導(dǎo)外出審批單報總公司辦公室審批。2、歸口管理的費用年初，各管理部門在制定本部門年度及季度各項費用支出的明細預(yù)算時，將相關(guān)費用項目的預(yù)算報各費用歸口管理部門進行初步審核。每月底，各管理部門將次月歸口管理費用預(yù)算報相關(guān)歸口管理部門，由各歸口管理部門進行初審并匯總，再報總公司計財部。月末/年末，總公司計財部匯總各部門的費用支出情況，并將匯總的各項歸口管理的費用支出提供給各歸口管理部門，以供參考。二、分公司（及所轄機構(gòu)）各分公司的綜合費用分為固定費用、變動費用和獎勵費用。其中，變動費用的支出必須根據(jù)費用管理相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，在總公司營管中心核定的比率范圍內(nèi)使用。獎勵費用的使用由各機構(gòu)自行安排，僅限于獎勵個人和業(yè)務(wù)招待費用支出。固定費用的使用在總公司每月初核定的費用資金額度內(nèi)，分公司應(yīng)結(jié)合機構(gòu)實際情況，合理安排下屬各機構(gòu)及分公司各管理部門的費用支出。對分公司各項固定費用支出均有一定要求，超過一定限額的費用支出須由分公司相關(guān)部門（及所轄機構(gòu)）提出申請，分公司計財部匯總后上報至總公司計財部，由總公司計財部統(tǒng)一安排審批，并在必要時由總公司各歸口管理部門協(xié)助管控。1、 固定費用審批基本原則1） 總額控制對固定費用的管理按照絕對額控制與比率控制相結(jié)合的方式，即對租賃費、稅金、工資性支出等實行絕對額的控制，對其余固定費用實行比率控制。各項支出的審批以不超出月初核定的各分公司月度資金可用額度為限。固定費用總額及報批的項目單項均未超標的，由總公司計財部負責審批各項費用支出。如分公司固定費用支出總額超支，則須首先進行月度固定費用預(yù)算額度的追加（須按要求列明各項費用預(yù)算明細）?？偣居嬝敳繉⒁越?jīng)審批通過的追加預(yù)算額度安排為依據(jù)對分公司追加的固定費用各項目支出情況進行審批。追加資金中各項按比率控制的費用資金額度將視具體情況在以后月份從嚴審批。2) 單項限制 月初統(tǒng)計上月資金使用情況時，對于上月單項固定費用支出已超過限制額度，但固定費用支出總額未超標的，分公司須在編制次月費用資金預(yù)算的同時，針對超限額的單項固定費用每兩周上報一次預(yù)算明細（列明支出筆數(shù)，單筆金額等）,直至該項目月度支出控制在限額內(nèi)。2、 各項固定費用上報審批要求及程序結(jié)合各項費用的支出性質(zhì)及實際情況，各固定費用項目上報審批要求及程序如下：（1） 稅金（營業(yè)費用中）、銀行結(jié)算費等費用應(yīng)據(jù)實列支，不須上報審批;（2） 按公司相關(guān)規(guī)定，各機構(gòu)應(yīng)將租賃費相關(guān)信息上報總公司辦公室，尚未上報的須及時補報?？偣居嬝敳吭谠碌缀硕ù卧伦赓U費的額度標準時，以總公司辦公室提供的統(tǒng)計信息為依據(jù)。其他企業(yè)財產(chǎn)保險等目前按照合同支出的，分公司須按實際情況填列固定費用（合同類）統(tǒng)計表，報總公司計財部備案。經(jīng)審核同意后，分公司可在當月核定的預(yù)算總額內(nèi)據(jù)實支出。（3） 同業(yè)工會會費、學(xué)會會費、開發(fā)轉(zhuǎn)讓費、外事費、咨詢費、印刷費、業(yè)務(wù)宣傳費等均須事先填列固定費用支出申請表，上報總公司計財部，經(jīng)總公司辦公室、內(nèi)控部等歸口管理部門會審?fù)夂蠓娇芍Ц?（4） 業(yè)務(wù)招待費: 單筆超過4000元的業(yè)務(wù)招待費，須由支出部門填列業(yè)務(wù)招待費審批表,經(jīng)部門負責人確認，并經(jīng)本級財務(wù)部門審核報銷單據(jù)并確認金額后，由分公司計財部負責人、分公司總經(jīng)理簽署意見，報總公司計財部審核，總公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（5） 會議費：單筆不超過10000元的由分公司自行管理支出若累計金額超過10000元的若當月會議費累計金額也不超過10000元的填列會議費用支出審批表，報總公司計財部、總公司辦公室會審報總公司辦公室備案單筆超過10000元（含）的填列會議費用支出審批表，報總公司計財部、總公司辦公室會審總公司領(lǐng)導(dǎo)審批（6） 差旅費: 單筆超過4000元的差旅費，須由支出部門填列差旅費支出審批表,經(jīng)部門負責人確認，并經(jīng)本級財務(wù)部門審核報銷單據(jù)并確認金額后，由分公司計財部負責人、分公司總經(jīng)理簽署意見，報總公司計財部審核，總公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（7）水、電、煤氣等公共事業(yè)機構(gòu)直接向我司機構(gòu)提供發(fā)票的，各級機構(gòu)可按有效發(fā)票（付款人為我司各級機構(gòu)）據(jù)實列支，不須上報審批。（8）其余各項固定費用如：公雜費、修理費、車船使用費等單筆超過4000元（含）的，須填列固定費用支出審批表，上報總公司計財部審批。總公司計財部將定期或不定期地要求各分公司提供相關(guān)付款憑證、銀行付款通知單等，對可由分公司自行支付的各項費用的支出真實性進行考察。3、審批時間安排為提高審批效率，合理安排有關(guān)工作