【IT行業(yè)分析】中文版word2003基礎教程.doc

Word2003基礎教程編 撰 花 椒 文 刀版權歸屬：中國盲文出版社信息無障礙中心盲人摯友聊天室前 言結合陽光讀屏軟件強大的Word朗讀功能，由中國盲文出版社信息無障礙中心開辦的盲人摯友聊天室于2008年11月至2009年3月，推出在線Word2003基礎講座。同期，我們將講座內容編纂成冊，免費提供給陽光軟件的廣大用戶，以便查閱。本教程用Word2003編寫，您可以通過單擊目錄快速跳轉到需要查閱的文本，具體操作方法是：用上下光標逐行朗讀目錄，聽到您想查閱的條目后，按下Ctrl+小鍵盤的斜杠鍵，這樣，光標會自動跳轉到目錄對應的文本，以方便您的查閱，同時，在閱讀過程中，教程所提及的所有操作，您均可在當前窗口嘗試，當然，為了保持教程的完整，建議您在關閉本教程時選擇不保存修改。本教程由陽光軟件免費提供，版權歸屬中國盲文出版社信息無障礙中心盲人摯友聊天室，請勿用于商業(yè)用途，違者必究。36 / 93目錄第一章初識中文版Word2003第一節(jié)安裝、啟動和退出程序一、安裝程序二、啟動程序三、退出程序第二節(jié)瀏覽程序窗口一、標題欄二、菜單欄三、工具欄四、文檔窗口五、任務窗格六、狀態(tài)欄第二章 文檔的基本操作第一節(jié) 新建和保存文檔一、新建文檔二、保存文檔方法一、保存一個普通文檔方法二、保存一個加密文檔第二節(jié) 打開和關閉文檔一、打開文檔方法一、從“資源管理器”打開文檔方法二、使用菜單命令打開文檔方法三、打開最近使用過的文檔。二、關閉文檔方法一、關閉當前文檔而不退出word程序方法二、關閉當前文檔同時退出word程序第三節(jié) 定位和拆分窗口一、定位二、拆分窗口第四節(jié) 文檔視圖一、普通視圖二、Web版式視圖三、頁面視圖四、閱讀版式視圖五、大綱視圖六、打印預覽七、網頁預覽第五節(jié) 查看文檔屬性第三章 編輯文本第一節(jié)輸入文本一、輸入文字二、插入符號三、插入當前日期和時間第二節(jié)選中文本一、選中文本第一、選中光標當前指向的字符第二、選中光標當前所在的行第三、選中文檔中的任意區(qū)域第四、選中整篇文檔二、取消選中方法一、使用陽光軟件的快捷鍵取消選中方法二、使用Word程序的功能取消選中第三節(jié)復制和移動文本一、復制文本二、剪切文本三、粘貼文本第四節(jié)查找與替換文本一、普通查找二、普通替換三、高級查找和替換第五節(jié)撤消和恢復撤消一、撤消二、恢復撤消第六節(jié)關于自動更正一、自動更正二、自動套用格式三、自動圖文集第七節(jié)檢查拼寫和語法錯誤一、檢查拼寫錯誤二、檢查語法錯誤第四章 格式化文本第一節(jié) 格式化字符一、使用格式工具欄格式化字符二、使用“字體”對話框格式化字符三、使用快捷鍵格式化字符四、設置字符間距五、設置動態(tài)文字效果六、設置首字下沉七、更改文字的方向第二節(jié)格式化段落一、設置段落對齊方式第一、設置段落的水平對齊方式：方法一、使用工具欄按鈕設置水平對齊方式方法二、使用菜單命令設置水平對齊方式方法三、使用快捷鍵設置水平對齊方式第二、設置段落的垂直對齊方式二、設置段落縮進三、設置行距、段前和段后間距第三節(jié)項目符號和編號列表一、在輸入文本時創(chuàng)建項目符號和編號列表二、為現有文檔添加項目符號或編號三、更改項目符號和編號列表的格式四、添加自定義項目符號和編號五、重新設置編號的起始點六、創(chuàng)建多級列表七、刪除項目符號和編號第四節(jié)腳注和尾注一、插入腳注二、插入尾注三、刪除腳注和尾注四、腳注和尾注相互轉換第五節(jié) 插入題注一、為文檔設置自動添加題注二、為文檔中現有圖表、表格、公式或其他項目添加題注三、修改題注第六節(jié) 插入書簽一、插入書簽二、顯示書簽三、定位到指定書簽四、刪除書簽第五章 文檔的排版與打印第一節(jié) 設置頁面一、選擇紙張類型和來源二、設置頁邊距和紙張方向三、設置每頁的字數第二節(jié)頁眉、頁腳和頁碼一、瀏覽、編輯頁眉和頁腳二、插入頁碼第三節(jié)邊框和底紋一、文字、表格、圖形邊框二、頁面邊框三、添加底紋四、刪除邊框和底紋第五節(jié)設置文檔背景和水印一、設置和刪除文檔背景二、其他背景第六節(jié)使用中文版式一、拼音指南二、合并字符三、帶圈字符四、雙行合一五、縱橫混排六、簡體中文和繁體中文的轉換第七節(jié) 打印文檔一、打印預覽二、打印文檔的一般操作三、其他打印設置第六章 文檔表格第一節(jié)創(chuàng)建和刪除表格一、創(chuàng)建表格方法一、使用工具欄創(chuàng)建表格方法二、使用鍵盤輸入創(chuàng)建表格方法三、使用菜單命令創(chuàng)建表格方法四、繪制表格實例二、表格嵌套三、添加數據四、刪除表格第二節(jié) 修改表格一、在表格中插入行、列或單元格二、在表格中刪除行、列或單元格三、合并、拆分單元格或表格第一、合并單元格：第二、拆分單元格：第三、拆分合并表格：第三節(jié) 設置表格格式一、表格自動套用格式二、表格中的文字格式第一、表格中的字體：第二、表格中的文字方向：第三、表格中文字的對齊方式：三、設置表格中的文字至表格邊線的距離四、表格的分頁設置第一、設置表格標題行重復：第二、取消跨頁斷行設置：五、自動調整表格六、改變表格的位置和環(huán)繞方式第一、表格對齊方式：第二、文字環(huán)繞方式：七、表格的邊框和底紋八、插入斜線表頭九、制作具有單元格間距的表格第四節(jié)使用排序和公式一、使用排序二、使用公式第一、簡單的行列運算第二、單元格引用：第五節(jié)表格和文本間的轉換一、將表格轉換成文本二、文本轉換為表格第七章 使用圖形對象第一節(jié) 插入圖片一、插入來自文件的圖形二、以對象的方式插入圖片三、直接從剪貼板插入圖片第二節(jié) 設置圖片或圖形對象格式一、設置圖片或圖片對象的版式二、設置圖片大小三、設置圖片屬性四、給圖片添加邊框第三節(jié) 插入剪貼畫第四節(jié) 插入藝術字一、插入藝術字二、編輯藝術字第五節(jié) 插入圖示、繪制圖形一、插入圖示二、繪制圖形第六節(jié) 插入文本框一、插入文本框二、編輯文本框三、圖文框第八章 使用宏、域和窗體第一節(jié)使用宏一、錄制宏二、宏的運行、重命名、編輯和刪除第一、運行宏：第二、重命名宏：第三、編輯宏：第三、刪除宏：第二節(jié)使用域一、域的分類二、插入域三、查看域四、更新域五、鎖定域第一、鎖定域：第二、解除域鏈接：六、編輯域七、嵌套域八、合并郵件第三節(jié)窗體的創(chuàng)建和使用一、顯示窗體域工具欄二、插入窗體域第一、插入和設置文字型窗體域：第二、插入和設置復選框型窗體域：第三、插入和設置下拉型窗體域：三、插入表格和圖文框四、保護窗體和域：五、更改窗體格式：六、實例：第九章 大綱、目錄和索引第一節(jié)大綱一、使用大綱視圖二、創(chuàng)建和修改大綱第二節(jié) 目錄一、創(chuàng)建目錄二、查看目錄三、替換和更新目錄四、創(chuàng)建圖表目錄五、交叉引用第三節(jié) 索引一、標記索引項二、創(chuàng)建和更新索引第十章 樣式和模板第一節(jié)樣式一、應用Word2003的內置樣式方法一、通過任務窗格應用樣式方法二、為樣式指定快捷鍵方法三、使用格式刷二、新建樣式方法一、通過對話框創(chuàng)建樣式方法二、使用示例創(chuàng)建新樣式三、修改樣式方法一、利用對話框進行修改方法二、利用示例修改樣式四、復制、刪除和重命名樣式第二節(jié)模板一、創(chuàng)建模板方法一、根據現有文檔創(chuàng)建模板方法二、根據現有模板創(chuàng)建模板二、更改模板第十一 章其他常用功能第一節(jié)使用修訂標記一、設置修訂標記二、編輯時標記修訂三、審閱修訂第二節(jié)使用批注一、插入批注二、查看、編輯和刪除批注第三節(jié)使用主控文檔一、創(chuàng)建主控文檔二、在主控文檔中插入現有的Word文檔三、鎖定子文檔四、刪除子文檔五、合并子文檔將多個子文檔合并為一個子文檔：將子文檔合并到主控文檔：六、拆分子文檔第四節(jié)字數統(tǒng)計第五節(jié)自定義工具欄、菜單和快捷鍵第一章 初識中文版Word2003中文版word2003是微軟公司推出的中文版office2003軟件套裝中的重要組成部分，它具有強大的文本編輯和文件處理功能，是實現無紙化辦公和網絡辦公不可或缺的應用軟件之一。第一節(jié) 安裝、啟動和退出程序一、安裝程序安裝word2003和安裝其它軟件并無二致，需要說明一下的是光盤版的安裝。當您將中文版office2003光盤放入光驅后，請不要自動播放，因為自動播放會彈出圖形化的安裝界面，讀屏軟件無法操作。您可以在插入光盤后，打開“我的電腦”找到CD驅動器，application鍵彈出快捷菜單，通過“打開(O)菜單”來打開光盤，然后在列表中選中office文件夾，打開以后，列表中出現幾個文件夾，由于版本不同，文件夾數量和名稱可能會略有區(qū)別，不過沒關系，在這些文件夾中尋找setup.exe并回車執(zhí)行，您就能順利地用鍵盤完成安裝操作了。二、啟動程序按下Windows鍵彈出“開始菜單”，展開“所有程序(P)菜單”后。上下光標到“MicrosoftOffice子菜單”，右光標展開該子菜單后，上下光標找到“MicrosoftOfficeWord2003菜單”回車即可啟動Word程序。另外，當您在資源管理器中選擇任意一個后綴名為.doc的文檔回車時，計算機也會為您啟動word程序，同時打開您選中的文檔。三、退出程序在程序窗口按下快捷鍵：“Alt+F4”是退出程序最簡便的方法。當然您還可以在程序窗口按下Alt鍵激活菜單欄，下光標展開“文件(F)子菜單”并找到到“退出(X)菜單”回車，或在程序窗口按下“Alt+空格”彈出控件菜單，上下光標找到“關閉(c)菜單”回車即可退出程序。第二節(jié) 瀏覽程序窗口Word2003的程序窗口主要包括標題欄、菜單欄、工具欄、文檔窗口、任務窗格和狀態(tài)欄。請熟練掌握本小節(jié)中講解的關于菜單欄、工具欄和任務窗格的瀏覽方式，這對您今后的學習非常重要。一、標題欄標題欄主要包括“控制菜單”按鈕、文件名稱、程序名稱和窗口控制按鈕。Windows的快捷鍵：“Alt+空格”用于彈出控制菜單。陽光軟件快捷鍵:Ctrl+小鍵盤2用于朗讀當前窗口標題。至于窗口控制按鈕，鍵盤無法訪問，不過它們的功能完全可以通過控制菜單來實現。二、菜單欄菜單欄包括九個子菜單和一個組合框。Windows快捷鍵“Alt”激活菜單欄，聽到“文件(F)子菜單”后，即可用左右光標或者“Tab”、“Shit+Tab”訪問相鄰的子菜單以及“提出問題組合框”，上下光標可以展開子菜單。特別說明：您可以在“提出問題組合框”中鍵入幫助主題，但必需用Tab鍵切到該框，因為光標無法激活它。三、工具欄Word軟件以工具按鈕的形式將常用的菜單命令顯示在工具欄，通過對工具按鈕的操作，可以快速地執(zhí)行菜單命令，從而提高工作效率。在默認情況下，工具欄顯示常用工具按鈕和格式工具按鈕，當然您可以通過“工具(T)子菜單”下的“自定義(C).菜單”來配置個性化的工具欄。鍵盤訪問工具欄的方法是：Alt激活菜單后，用word提供的快捷鍵“Ctrl+Tab”跳轉到工具欄，然后就可以用Tab鍵或左右光標來訪問工具按鈕了，如果聽到有“下拉”提示，請用上下光標展開，執(zhí)行命令當然是“Ender”鍵啦。四、文檔窗口文檔窗口是您創(chuàng)建、編輯、修改和查閱文檔的地方，默認情況下，在文檔窗口四周分布著標尺和滾動條以及上下翻頁按鈕，它們只適合鼠標操作，不過，其功能都是可以通過鍵盤來完成的。下面羅列一下陽光軟件朗讀文檔窗口的快捷鍵：朗讀前一個字符快捷鍵:左光標朗讀后一個字符快捷鍵:右光標朗讀前一個單詞快捷鍵:Ctrl+左光標朗讀后一個單詞快捷鍵:Ctrl+右光標朗讀上一行快捷鍵:上光標朗讀下一行快捷鍵:下光標朗讀上一段快捷鍵:Ctrl+上光標朗讀下一段快捷鍵:Ctrl+下光標從文檔起始處朗讀到光標所在處快捷鍵:Shift+小鍵盤減號自動朗讀快捷鍵小鍵盤減號設置塊首快捷鍵:Shift+小鍵盤4設置塊尾快捷鍵:Shift+小鍵盤6朗讀選中區(qū)域內容快捷鍵:Shift+小鍵盤5取消選中快捷鍵:Shift+小鍵盤0朗讀剪切板快捷鍵:Shift+小鍵盤8瀏覽式朗讀快捷鍵:Ctrl+小鍵盤減瀏覽式朗讀設置快捷鍵:Shift+小鍵盤7瀏覽式朗讀（從光標處開始朗讀）快捷鍵:Ctrl+Alt+小鍵盤減上一頁快捷鍵:Ctrl+上翻頁下一頁快捷鍵:Ctrl+下翻頁關閉office助手快捷鍵:Ctrl+Shift+F4五、任務窗格任務窗格是word2003程序中提供常用命令的窗口。它的位置默認在文檔窗口的右側，您可以一邊使用這些命令，一邊繼續(xù)處理文件。在需要的時候，任務窗格會自動顯示，當然您也可以隨時打開和關閉它。打開或關閉任務窗格快捷鍵Ctrl+F1在任務窗格和文檔窗口之間跳轉快捷鍵F6下一選項快捷鍵Tab上一選項快捷鍵Shift+Tab返回上一任務窗格Alt+左光標跳到下一任務窗格Alt+右光標六、狀態(tài)欄狀態(tài)欄位于word窗口的底部，它提供文檔當前位置的諸多信息，如頁碼、行列數、光標到頁頂端距離等，另外它還顯示一些特定命令的工作狀態(tài)，如：錄制、改寫、修訂、擴展以及當前使用的語言種類等。陽光軟件相關快捷鍵如下：讀光標所指字符的字號及類型快捷鍵:插入+F描述光標所在行，列，段落，頁信息快捷鍵:插入+刪除查詢當前字符的語言快捷鍵:Alt+Ctrl+Shift+A第二章 文檔的基本操作第一節(jié) 新建和保存文檔一、新建文檔啟動word程序，它就會為您自動創(chuàng)建一個空白文檔，但這并不意味著，要創(chuàng)建一個新文檔，就要啟動一次程序，word為您提供了多種創(chuàng)建新文檔的方法。在程序窗口直接按下快捷鍵Ctrl+N或按下常用工具欄上的“新建空白文檔按鈕”就能新建一個最常用的空白文檔。除此之外，您還可以執(zhí)行“文件(F)子菜單”，下的“新建(N).菜單”回車打開“新建文檔”任務窗格，此時焦點自動跳轉到任務窗格，這里提供了多個選項鏈接，用Tab鍵切到需要的選項回車，就能創(chuàng)建一個新文檔了。特別提示：“根據現有文檔.鏈接”，這個選項實際上是打開一個當前文檔的附本，編輯此文檔，不會影響到原有文檔的內容。二、保存文檔方法一、保存一個普通文檔當您新建一個文檔后，在文檔窗口，按下快捷鍵“Ctrl+S”或工具欄上的“保存”按鈕，也可以執(zhí)行“文件(F)子菜單”下的“保存(S)菜單”，彈出“另存為”對話框，請在“保存位置(I):組合框”中選擇保存路徑，在“文件名(N):可編輯文字”處鍵入文件名，然后按下“保存(S)按鈕”或直接回車就完成文檔保存了。 當您打開一個現有的文檔并對其進行編輯修改后，按下“Ctrl+S”或工具欄上的“保存”按鈕，也可以執(zhí)行“文件(F)子菜單”下的“保存(S)菜單”，程序將自動為您把該文檔的最新內容以原有的路徑和文件名保存下來，不過，這樣一來，原有的內容就不復存在了。有時候，您可能既想保存自己修改編輯后的結果，又想保留一份原有的文檔，這時，我們建議您執(zhí)行“文件(F)子菜單”下的“另存為(A). 菜單”，然后在彈出的“另存為”對話框中，為您編輯修改過的文檔鍵入一個新的文件名，或者使用原有文件名，但改變一下存放路徑，這樣，您就達成愿望了。方法二、保存一個加密文檔有時候，您可能不希望電腦中的文檔被人隨便查看或修改，那么，我們建議您在保存文檔時順便為文檔設置密碼，這樣，只有知道密碼的閱讀者才能打開或修改您的文檔。具體做法如下：打開“另存為”對話框后，用Tab切到“返回下拉不可用”，然后用左右光標到“工具菜單按鈕”，上下光標找到“安全措施選項(C).菜單”回車，彈出“安全性對話框”，在“打開文件時的密碼(O):可編輯文字”處鍵入一個密碼，這個密碼將用于打開文檔，另外，您還可以在“修改文件時的密碼(M):可編輯文字”處再鍵入一個密碼，這個密碼將用于修改文檔。密碼可以包含字母、數字、空格和符號的任意組合，并且最長可達15個字符。如果需要更長的密碼，請按下“高級(A).按鈕”彈出“加密類型”對話框，在該對話框中，可以選擇加密類型和密鑰長度。完成設置和編輯后，依次按下確定按鈕，當彈出“確認密碼對話框”時，請按提示再次鍵入修改文件時的密碼，在這里還會聽到另一個提示“請注意:密碼一旦丟失或遺忘，則無法恢復。(請記住:密碼需區(qū)分大小寫)。”如果想保存剛才的操作，請依次在打開的對話框中按下確定按鈕。特別提示，如果忘記了打開文件時的密碼，文件將無法打開，如果只是忘記了修改文件時的密碼，那么請在修改后選用“另存為”的方式來保存修改后的文檔。第二節(jié) 打開和關閉文檔一、打開文檔方法一、從“資源管理器”打開文檔在資源管理器中找到.doc文檔，直接回車打開。Word支持同時打開多個文檔，所以您可以在文件列表中按住Shift鍵，用光標選擇多個相鄰的文檔回車打開，如果要打開的多個文檔并不相鄰，那么請在文件列表里按住Ctrl鍵，然后用光標瀏覽文件名，當聽到需要打開的文件名時，放開Ctrl鍵，并空格一下，該文件就會被選中，再按住Ctrl去瀏覽文件列表，如再聽到想打開的文件名，請重復上述操作，直到選中所有需要打開的.doc文檔。當然，陽光軟件還為您提供了另外一種選擇不相鄰文件的方法，在文件列表里，您可以用模擬鼠標去逐一朗讀，當聽到想要選中的文件名時，按下列表項加入選中快捷鍵ALT+小鍵盤加號，反復操作，直到選中所有需要打開的.doc文檔，完成選擇后，回車即可打開剛才選中的所有文件了。方法二、使用菜單命令打開文檔在程序窗口，Alt激活菜單時聽到“文件(F)子菜單”，下光標到“打開(O).菜單”回車彈出“打開對話框”，您可以通過“查找范圍(I)組合框”找到想打開的文檔，Tab切到“打開(O)按鈕”，特別提示，word在這里提供了多種選擇，所以請不要急于按下按鈕，先用上下光標來聽一聽“工具壇出式菜單”中可用的菜單，找到您想要的然后再回車執(zhí)行。菜單用途說明如下：“以副本方式打開”：執(zhí)行此菜單命令時，Word程序會在被選中文檔的相同目錄下創(chuàng)建一份完全相同的文檔，同時打開這個新創(chuàng)建的文檔供您閱讀和編輯。例如您選中一個名為“123.doc”的文件，然后執(zhí)行“以副本方式打開(C)菜單”命令，那么程序就會自動創(chuàng)建一個名為“副本(1)屬于.123.doc”的文件并打開它，即使在您退出時不保存，這個新創(chuàng)建的文檔也會被自動保留下來?！耙灾蛔x方式打開”：所謂只讀，就是只能讀取，不能更改，選中文件并執(zhí)行“以只讀方式打開(R)菜單”命令后，Word文檔會禁止您對打開的Word文檔進行編輯和修改，從而有效保護該文檔的原始狀態(tài)。當然，在只讀模式下打開的文檔，您可以通過“另存為”操作，將其另存為一份全新的可以編輯的Word文檔。“打開并修復”：當word文檔發(fā)生損壞，不能正常打開時，您可以執(zhí)行“打開并修復(E)菜單”命令，這樣，word程序也許能修復一些損壞并不嚴重的文檔并且打開它們。方法三、打開最近使用過的文檔。首先，您需要做一下設置，Alt激活菜單后，右光標找到“工具(T)子菜單”，上下光標找到“選項(O).菜單”回車打開“選項對話框”，在“選項卡列表”中找到“常規(guī)選項卡”，然后Tab切到“列出最近所用文件(R):復選框”，并選中它，再用Tab切到“個(E)5數字顯示框”，在這個組合框里可以用上下光標來選擇數字，這里的數字，定義的是在您的word程序的“文件(F)子菜單”中顯示最近打開過的.doc文檔的個數，做過上述設置后就可以象訪問“文件(F)子菜單”中的其他菜單一樣，訪問到您最近打開過的doc文檔名并在“文件(F)子菜單”中直接回車打開文檔。二、關閉文檔方法一、關閉當前文檔而不退出word程序在程序窗口按下快捷鍵ctrl+w或ctrl+F4,當然也可以執(zhí)行“文件(F)子菜單”下的“關閉(C)菜單”命令，此時關閉的只是當前文檔，而并不退出應用程序，您還可以在程序窗口進行其他操作。方法二、關閉當前文檔同時退出word程序直接按下快捷鍵Alt+f4；當然也可以通過執(zhí)行“系統(tǒng)(空間)子菜單”下的“關閉(c)菜單”命令或“文件(F)子菜單”下的“退出(X)菜單”命令，這個操作是同時關閉當前文檔和Word程序。第三節(jié) 定位和拆分窗口一、定位在程序窗口按下快捷鍵Ctrl+G或在“編輯(E)子菜單”下找到“定位(G).菜單”回車彈出“查找和替換”對話框，此時焦點自動落在“定位選項卡”上，在“定位目標(O):”列表框里選中目標，例如“頁”，然后Tab切到“輸入頁號(E):可編輯文字”這里需要鍵入定位條件，比如您鍵入數字“2”回車，此時光標已經到文檔第2頁的第一行行首了，不過焦點還停留在剛才打開的“查找和替換對話框”中，按下Esc鍵退出“查找替換”對話框，焦點自動回到文檔中的光標處。當然在定位目標列表框中有多個可選項，您可以根據自己的需要來選擇。Word中的定位功能使得您無需考慮文檔內容而迅速定位到想要查找的頁、節(jié)、書簽等處。二、拆分窗口有時候需要在一個長文檔的兩個不同區(qū)域來回編輯，為了免除反復的上下翻頁的麻煩，我們就要應用到拆分窗口。在菜單欄找到“窗口(W)子菜單”下光標到“拆分(S)菜單”回車，此時屏幕上出現一條較粗的深灰色橫線和上下兩端帶箭頭的光標，用鍵盤上的上下光標，可以上下移動這條橫線，回車后，文檔窗口就被這條橫線分成了上下兩個。用F6可以在這兩個窗口間來回切換。兩個窗口分別完整地顯示了當前文檔，這樣您就可以在兩個窗口分別用上下光標找到需要編輯不同位置，待編輯完成后，再次回到“窗口(W)子菜單”，上下光標到“取消拆分(S)菜單”回車，被拆分的窗口就恢復原貌了。第四節(jié) 文檔視圖Word2003為您提供了七種視圖方式：普通、Web版式、頁面、閱讀版式、大綱、頁面預覽和打印預覽。一、普通視圖普通視圖是word文檔的基本視圖，也是默認視圖。它簡化了頁面版式，隱藏了頁面邊緣、頁眉、頁腳、圖形對象及文檔背景，同時在狀態(tài)欄顯示光標所在位置的行、列、頁、節(jié)等信息，它適用于大多數情況下的文檔編輯和排版。要使用普通視圖，請在“視圖(V)子菜單”下的“普通(N)菜單”上回車，當聽到“普通(N)菜單打鉤”時，說明當前文檔視圖為普通視圖。當然也可以在常用工具欄按下“普通按鈕”。二、Web版式視圖Web版式視圖方式是Word幾種視圖方式中唯一的一種按照窗口大小進行折行顯示的視圖方式（其它幾種視圖方式均是按頁面大小進行顯示），除此之外，Web版式還顯示文檔背景和圖形對象?！耙晥D(V)子菜單”下“Web版式菜單打鉤”或直接按下常用工具欄上的“Web版式按鈕”便可以應用該視圖方式來查看文檔。三、頁面視圖頁面視圖是直接按照您設置的頁面大小進行顯示的視圖方式，您可以通過該視圖方式查看到頁面中的文字、圖片和其他元素的準確位置。因而它是排版時的首選視圖方式。要選擇該視圖方式，請進入“視圖(V)子菜單”執(zhí)行“頁面(P)菜單”命令或直接點擊常用工具欄相應圖標。四、閱讀版式視圖在閱讀版式視圖中，文檔中的字號變大了，文檔窗口被縱向分為了左右兩個小窗口，看起來象一本打開的書，顯示左右兩頁。這樣每一行變得短些，閱讀起來比較貼近于自然習慣，不過在“閱讀版式”下，所有的排版格式都會被打亂，并且不顯示頁眉頁腳。要使用該視圖請在“視圖(V)子菜單”下將“閱讀版式(R)菜單”打鉤，或按下常用工具欄相應按鈕。五、大綱視圖大綱視圖方式是按照標題的層次來顯示文檔的，您可以折疊文檔，只查看主標題，從而使得查看和修改文檔的結構變得十分容易。不過，大綱視圖中不顯示頁邊距、頁眉和頁腳、圖片和背景。要選用大綱視圖，請將“視圖(V)子菜單”下“大綱(O)菜單打鉤”或點擊常用任務欄相應圖標。六、打印預覽打印預覽是用于顯示打印效果的（也稱“模擬顯示”）它也是Word文檔視圖方式中的一種，打印預覽是在頁面視圖方式的基礎上，增加了同時顯示文檔多個頁面內容的功能，更有利于您檢查文檔的布局，當然，在打印預覽視圖下，您不能編輯文檔。要查看打印預覽，請執(zhí)行“文件(F)子菜單”下的“打印預覽(V)菜單”命令或點擊工具欄上的“打印預覽按鈕”。七、網頁預覽執(zhí)行“文件(F)子菜單”下的“網頁預覽(B)菜單”命令，word程序會打開IE瀏覽器并將當前文檔顯示在IE窗口中，以此向您展示文檔在IE中的最終外觀，該視圖方式不允許編輯。第五節(jié) 查看文檔屬性通過“文件(F)子菜單”下的“屬性(I)菜單”可以打開當前文檔的“屬性對話框”，對話框中有常規(guī)、摘要、統(tǒng)計、內容和自定義等五個選項卡，這些數據由程序自動彩集供您查閱。第三章 編輯文本文檔編輯是word應用中最基礎的操作，它包括文字、符號的輸入，日期和時間的插入，文本的復制、移動、刪除、查找、替換，以及文本的自動更改、拼寫和語法檢查等。第一節(jié) 輸入文本啟動word程序，它會為您自動創(chuàng)建一個名為“文檔1”的新文檔，有了這個新文檔，就可以開始輸入了。一、輸入文字輸入文字，當然就是在word文檔窗口打字啦。新建的文檔里，有一個不停閃爍的光標，您只有在光標的指示下，才能按部就班地完成編輯、刪改和閱讀。所以當務之急是了解光標當前位置，按下陽光軟件提供的“描述光標所在行，列，段落，頁信息快捷鍵:插入+刪除”聽到“第1行1列。第1段。第-1頁?！边@就是當前文檔的光標位置，也就是您鍵入的文字將要顯示的位置。在整個輸入過程中，光標會自動隨著文字的不斷寫入而向后移動，它永遠指向下一個文字的鍵入位置。在word中，有兩種輸入模式，一是插入模式，一是改寫模式。默認是插入模式的。在插入模式下輸入一個字符，那么它將顯示在光標當前指向字符之前，而光標將和它指向的字符一起后移一個字符的位置。改寫模式則是另外一種情況，在改寫模式下，鍵入的字符將覆蓋光標當前指向的字符，同時光標后移指向下一個字符。特別提示：按下鍵盤上的insert鍵，插入模式將轉換為改寫模式，再次按下insert鍵時，又能回到插入模式。當然我們也可以在“工具(T)子菜單”中找到“選項(O).菜單”回車打開“選項對話框”在“選項卡列表”中找到“改寫模式(V)復選框”，用空格改變該復選框的狀態(tài)，就可以在編輯和改寫模式間切換了。Word有自動換行的功能，寫滿一行后，光標會自動移向下一行，所以您在輸入過程中，不必為換行做任何操作。若需另起一段，請按下回車鍵。在輸入過程中，難免有錯字，這樣我們就要用到backspace（退格鍵）和delete（刪除鍵）了，按下delete鍵，刪除光標當前指向的字符，按下backspace鍵，光標當前指向的字符會覆蓋前一個文字，也就是說光標當前指向字符的前一個文字被刪除掉了。特別提示：當我們用左右光標在文檔里逐字朗讀時，按下一次光標鍵，讀屏軟件朗讀的字符就是當前光標指向的字符，牢記這一點，我們就能在編輯文檔時自如地使用insert、backspace和delete鍵了。二、插入符號在輸入文檔過程中，您會碰到一些無法用鍵盤鍵入的符號，這時就需要使用word的插入符號和插入特殊符號功能來完成工作了。在菜單欄找到“插入(I)子菜單”，執(zhí)行其下的“符號(S).菜單”打開“符號對話框”或者執(zhí)行“特殊符號(Y).菜單”打開“插入特殊符號”對話框，不過，這兩個對話框中的符號都是圖形，讀屏軟件無法識別，所以完全依靠鍵盤操作的朋友只能通過鍵入字符代碼來完成此項工作。三、插入當前日期和時間執(zhí)行“插入(I)子菜單”下的“日期和時間(T).菜單”，打開“日期和時間”對話框，在“語言(國家/地區(qū))(L):”列表中選擇地區(qū)語言，然后在“可用格式(A):”列表中選擇各種當前時間的格式，特別提示，在列表中用上下光標整句聽讀后，一定要用windows鍵加小鍵盤的4、5、6鍵逐字聽讀一下，這樣您才能準確地選擇想要的格式。如果您想讓現在插入的時間能在下一次打開文檔時與計算機時間同步，那么請把“日期和時間”對話框中的“自動更新(U)復選框”選中，否則就不用選中這個復選框。第二節(jié) 選中文本選中文本是編輯文檔的先決條件，準確的選中所需文本是word應用中的一個基本操作，在這一節(jié)里，我們將向您細致地講述選中文本和取消選中的方法。一、選中文本在文檔中選中文本會有以下四種情況：第一、選中光標當前指向的字符左右光標逐字朗讀時，聽到需要選中的字符，按下Shift+右光標即可選中。第二、選中光標當前所在的行上下光標逐行朗讀，當光標來到需要選中的行時，按下Home鍵將光標移到行首，然后再按下Shift+End鍵，這樣就可以選中整行了。第三、選中文檔中的任意區(qū)域利用陽光軟件的“設置塊首快捷鍵:Shift+小鍵盤4”和“設置塊尾快捷鍵:Shift+小鍵盤6”可以在文檔中隨心所欲的選中任意區(qū)域。光標指向希望選中的第一個字符，按下Shift+小鍵盤4，然后光標到希望結束選擇的字符，特別提示，此時光標一定要指向結束字符的下一個字符，然后再按下Shift+小鍵盤6，這樣才不會有遺漏。第四、選中整篇文檔按下快捷鍵Ctrl+A或者執(zhí)行“編輯(E)子菜單”下的“全選(L)菜單”均可選中整篇文檔。二、取消選中方法一、使用陽光軟件的快捷鍵取消選中按下陽光軟件“取消選中快捷鍵:Shift+小鍵盤0”，取消選中的同時，光標回到剛才開始選中的塊首處。方法二、使用Word程序的功能取消選中在選中狀態(tài)下，按下任意一個能移動光標的鍵都能取消選中，只不過，按下不同的鍵，取消選中后，光標指向的位置有所不同。按下左光標，取消選中后光標指向剛才被選中文檔的塊首；按下右光標，取消選中后光標指向剛才被選中文檔的塊尾；按下上光標，取消選中后光標指向剛才被選中文檔的塊首的上一行；按下下光標，取消選中后光標指向剛才被選中文檔的塊尾的下一行。按下Home鍵，取消選中后光標指向剛才被選中文檔的塊首所在行的行首；按下End鍵，取消選中后光標指向剛才被選中文檔的塊尾所在行的行尾；按下PageUp和PageDown也能取消選中，不過取消選中后光標指向剛才被選中文檔的上一屏或下一屏，不太方便我們繼續(xù)編輯。第三節(jié) 復制和移動文本復制和移動文本都是以選中文本為前提的！復制文本是通過執(zhí)行復制和粘貼操作來實現的，而移動文本則是通過執(zhí)行剪切和粘貼操作來完成。兩者的區(qū)別在于，執(zhí)行復制和粘貼操作后，被復制的文本仍然保留在原處，而執(zhí)行剪切和粘貼操作后，被剪切的文本不再保留在原處。當您執(zhí)行復制操作或剪切操作后，其內容都將被暫時存放在剪貼板，word2003為您準備了24個子剪貼板，因此您可以同時復制、剪切、粘貼多項內容。一、復制文本選中要復制的文本，按下快捷鍵Ctrl+C或者按下常用工具欄上的“復制按鈕”即可完成文本復制。當然您還可以通過執(zhí)行“編輯(E)子菜單”下的“復制(C)菜單”，或者按下Application鍵并執(zhí)行彈出的快捷菜單中的“復制(C)菜單”來完成復制。二、剪切文本選中要剪切的文本，按下快捷鍵Ctrl+X或者按下常用工具欄上的“剪切按鈕”都是剪切文本的方法，當然程序也允許您通過菜單來完成剪切操作，選中要剪切的文本，執(zhí)行“編輯(E)子菜單”下的“剪切(T)菜單”或者按下Application鍵彈出快捷菜單，找到并執(zhí)行“剪切(T)菜單”即可。三、粘貼文本粘貼文本是復制或剪切文本的目的，而復制或剪切文本則是粘貼文本的前提，在Word程序中，您既可以使用Windows操作系統(tǒng)通用的粘貼方式，也可以應用Office剪貼板功能來完成粘貼。將光標移到需要插入剪貼板內容的位置，按下快捷鍵Ctrl+V或常用工具欄上的“粘貼按鈕”即可完成文本的粘貼。當然，使用菜單命令粘貼文本也是一個不錯的選擇，將光標移到需要插入剪貼板內容的位置，執(zhí)行“編輯(E)子菜單”下的“粘貼(P)菜單”，或者按下Application鍵彈出快捷菜單并執(zhí)行“粘貼(P)菜單”即可完成文本粘貼。特別提示：當您在插入模式下執(zhí)行粘貼操作時，粘貼內容會出現在光標當前指向字符之前；當您在改寫模式下執(zhí)行粘貼操作時，粘貼內容將覆蓋光標當前指向的字符。連續(xù)按下兩次“Ctrl+C”或執(zhí)行“編輯(E)子菜單”下的“Office剪貼板(B).菜單”，可以打開office的剪貼板，打開剪貼板后，您可以用F6在文檔窗口和剪貼板之間切換，在剪貼板中用Tab和光標鍵找到需要的項目，直接回車就能將其粘貼到文檔中。要關閉剪貼板，請按下快捷鍵“Ctrl+F1”。第四節(jié) 查找與替換文本在校對或審閱過程中，查找和替換文本可以幫助您在文檔中快速查找或刪改多個分散在文檔中的相同內容，默認情況下，替換和查找是從光標當前位置開始，向下到文檔結尾處結束的。另外有一點需要說明一下，其實無論是查找還是替換，打開的都是同一個對話框，只不過執(zhí)行查找時，焦點在對話框中的“查找”選項卡，而執(zhí)行替換時，焦點在對話框中的“替換”選項卡。一、普通查找按下快捷鍵Ctrl+F，或執(zhí)行“編輯(E)子菜單”下的“查找(F).菜單”，打開“查找和替換”對話框，在“查找內容(N):可編輯文字”處鍵入要查找的文本回車后，按下Esc鍵退出“查找和替換”對話框，此時焦點自動回到文檔窗口，特別提示：被查找到的內容會處于選中狀態(tài)，所以退出“查找和替換”對話框后，操作一定要仔細。如果在退出“查找和替換”對話框后，還想繼續(xù)向下查找相同內容，可以直接按下快捷鍵Alt+Ctrl+Y而無需再打開“查找和替換”對話框。二、普通替換按下快捷鍵“Ctrl+H”或執(zhí)行“編輯(E)子菜單”下的“替換(E).菜單”，打開“查找和替換”對話框，在“查找內容(N):可編輯文字”處鍵入文檔中需要刪改的文本，然后Tab切到“替換為(I):可編輯文字”處，鍵入用以替換的文本，填寫好兩個編輯框后，如果只需要替換一個查找對象，請按下“替換(R)按鈕”如果需要替換所有查找到的對象，請按下“全部替換(A)按鈕”。三、高級查找和替換您可能注意到了，“查找和替換”對話框中的查找選項卡和替換選項卡下都有“高級(M)按鈕”按下該按鈕后，“查找和替換”對話框會多出一些選項和按鈕供您更進一步地詳細設置查找和替換的條件。下面簡述一下相關選項的功能：“搜索:組合框”是幫助您設定搜索范圍的，在這里，可以用上下光標讀到“向上”、“向下”和“全部”三個選項，其中“向下”表示搜索范圍是從光標當前位置到文檔末尾，“向上”表示搜索范圍是從光標當前位置到文檔開頭，而“全部”則表示搜索范圍是整個文檔?！皡^(qū)分大小寫(H)復選框”選中，表示搜索結果將與“查找內容(N):可編輯文字”處鍵入的單詞完全相符，否則搜索結果可以忽略大小寫。“全字匹配（Y）復選框”選中，表示搜索結果將與“查找內容(N):可編輯文字”處鍵入的單詞完全相符，否則搜索結果可以是鍵入單詞中的一部分字母。“使用通配符(U)復選框”選中，表示可以在“查找內容(N):可編輯文字”和“替換為(I):可編輯文字”處鍵入通配符，否則不允許?！案袷讲藛伟粹o”，下有字體、段落、制表位、語言、樣式、圖文框、突出顯示等菜單，您可以通過執(zhí)行這些菜單來具體設置搜索條件。按下“特殊字符菜單按鈕”，上下光標選中某個菜單回車，可以直接在“查找內容(N):可編輯文字”和“替換為(I):可編輯文字”處鍵入特殊字符。若要撤消剛才設置的格式條件，請按下“不限定格式(T)按鈕”。第五節(jié) 撤消和恢復撤消當您在編輯中出現誤操作或者對編輯效果不滿意的時候，可以應用“撤消”功能來取消這些操作，而當您需要取消“撤消操作”時，則可以應用“恢復”功能。一、撤消發(fā)現操作失誤后，按下快捷鍵“Ctrl+Z”可以一步一步的撤消剛才的操作。按下一次，撤消一個操作步驟。執(zhí)行“編輯(E)子菜單”下的“撤消鍵入(U)菜單”也可以完成撤消操作，和使用快捷鍵一樣，執(zhí)行一次撤消一個操作步驟。當您需要一次撤消多個操作時，應用工具欄按鈕是最佳的選擇，在常用工具欄上找到“撤消下拉”，上下光標展開下拉框，這里羅列著您最近的操作步驟，只要同時選中這些步驟，您就可以一次撤消多個操作了。在這個列表中，選中用下光標，取消選中用上光標，需要注意的是，下光標選中時，當前朗讀條目處于選中狀態(tài)，而上光標取消選中時，當前朗讀條目仍然處于選中狀態(tài)，只有繼續(xù)按上光標讀到新的條目時，剛才讀過的條目才會被取消選中，完成選中后，按下回車鍵，這樣，剛才選中的所有操作都被撤消了。二、恢復撤消當您對自己剛才做的撤消后悔的時候，可以按下快捷鍵“Ctrl+Y”來恢復被撤消的操作，按下一次，恢復一個步驟。當然，執(zhí)行“編輯(E)子菜單”下的“恢復(R)菜單”也可以恢復撤消操作，和快捷鍵一樣，執(zhí)行一次，恢復一個步驟。另外您還可以在常用工具欄找到“恢復下拉”，上下光標展開下拉框，在這里羅列著您最近的撤消操作，只要同時選中這些步驟，您就可以一次恢復多個撤消操作。這里的選中方法和前面的“撤消下拉”完全一樣。第六節(jié) 關于自動更正Word中的自動更正功能，會主動關注您在輸入時出現的一些常見錯誤，并自動修正它們。一、自動更正執(zhí)行“工具(T)子菜單”下的“自動更正選項(A).菜單”，彈出“自動更正”對話框，焦點默認停留在“自動更正選項卡”，在這里有兩個選項需要稍加說明：一個是顯示“自動更正選項”按鈕(H)復選框，選中復選框，鼠標指向文檔中的拼寫或語法錯誤時，會顯示“自動更正選項”按鈕，清空復選框則不顯示該按鈕。另一個是“鍵入時自動替換(T)復選框”，選中復選框后，您可以通過編輯任意添加詞條，方法是在其中一個編輯礦里面輸入關鍵詞，在另外一個編輯框里面輸入關聯詞條。例如，在“替換(R):可編輯文字”處鍵入“陽光”這個詞，然后在“替換為(W):可編輯文字”處鍵入“陽光軟件是中國盲文出版社開發(fā)的一款盲用讀屏軟件?！比缓蠡剀嚕涍^這樣的設置，今后您只要在文檔中輸入“陽光”這個詞，它就會自動轉換為“陽光軟件是中國盲文出版社開發(fā)的一款盲用讀屏軟件。”這個與之關聯的詞條，用這樣的方法，您可以用簡單的詞或字來替代冗長的使用頻率高的句子，以提高文本輸入的速度。要清除這個詞條，請打開“自動更正”對話框，在“自動更正選項卡”中找到“替換(R):可編輯文字”，下光標找到“陽光”這個詞，然后按下對話框中的“刪除(D)按鈕”即可?！白詣痈睂υ捒蚶锪硗膺€有五個復選框，它們是幫助您以英文書寫習慣來規(guī)范文檔書寫格式的，用于英文文檔的編寫。除此之外，您還可以按下“自動更正”對話框中的“例外項(E).按鈕”，在彈出來的“自動更正例外項”對話框中，添加您不希望被更正的詞條或文檔書寫格式。二、自動套用格式執(zhí)行“工具(T)子菜單”下的“自動更正選項(A).菜單”，打開“自動更正”對話框，切到“鍵入時自動套用格式”選項卡，這里的框線列表分三個部分，第一部分是鍵入時自動替換。第二部分是鍵入時自動應用。第三部分是鍵入時自動實現。下面羅列該選項卡中全部十九個復選框，并簡要說明其用途：“直引號替換為彎引號復選框”選中，會使您在西文輸入狀態(tài)下在文檔中鍵入的引號都成為彎引號，當然，如果不在句首，鍵入左引號前需先空格?！靶蛱?1st)替換為上標復選框”選中時，您:在文檔中鍵入1st、2nd、3rd等表示序數的內容時，Word將自動設為如:1st、2nd、3rd的上標效果，但輸入完畢后需回車或空格才能實現。“分數(1/2)替換為分數字符復選框”選中后，:鍵入1/2，1/4等分數時，Word自動將它們替換為單個字符。但如果不在段首，前面需加空格，輸入完畢后需空格或回車才能實現?！斑B字符(-)替換為長劃線()復選框”:選中后，Word將把兩個連續(xù)的減號轉換為長劃線。鍵入兩個連續(xù)的減號后回車即可實現。“*加粗*和_傾斜_替換為真正格式復選框”選中后，Word將把用一對星號括起來的文本加粗顯示，把用一對下劃線括起來的文本傾斜顯示。但如果星號或者下劃線不是位于段落開始，則需在前面加空格才能實現。“Internet及網絡路徑替換為超級鏈接復選框”:選中后，Word自動將網絡路徑和Internet路徑自動轉換為超級鏈接，使您可以在光標指向該路徑時，按下回車鍵啟動IE瀏覽器鏈接到指定的網頁。特別提示：如果在超鏈接后緊接著要輸入英文字母或阿拉伯數字，請先輸入空格，否則輸入的英文字母或阿拉伯數字會變成超鏈接的一部分，導致鏈接錯誤?！岸温溟_頭空格采用首行縮進復選框”:選中后，輸入文檔時在段首鍵入四個半角空格或兩個全角空格，Word自動將這些空格應用為首行縮進格式。“自動項目符號列表復選框”選中后。輸入文檔時在文檔中任何一行的行首鍵入星號，按下空格或Tab鍵，再鍵入項目標題回車，程序就會開始自動創(chuàng)建項目符號列表。“自動編號列表復選框”選中后，輸入文檔時在文檔中任何一行的行首鍵入1，按下空格或Tab鍵，鍵入需要的文字后回車，程序就開始自動創(chuàng)建編號列表。“框線復選框”選中，輸入文檔時在段首連續(xù)輸入三個以上的減號、等號、波浪號、下劃線、井號或星號后回車，都將被替換為相應的邊框線，鍵入不同的符號，會有不同的線型。“表格復選框”:選中后，輸入文檔時可用加號和減號來創(chuàng)建表格，如輸入加號、減號、減號、加號、減號、加號，然后回車，就能創(chuàng)建一個表格。每個加號將創(chuàng)建為一列，兩個加號間的減號代表列寬?！皟戎脴祟}樣式復選框”選中后，:輸入文字后連續(xù)兩次回車，剛才輸入的文字被自動格式化為標題1樣式。注意文字必須以中文開頭，其中連續(xù)的半角空格不能超過兩個，全角的不能多于1個，如果上面是正文，需要空出至少一行。“日期樣式復選框”選中，在文檔中:輸入日期后按回車鍵，日期會自動移到文檔靠右邊的適當位置?！皩⒘斜眄楅_始的格式設為與前一項相似復選框”選中，Word將自動重復列于列表項開始的字符格式。如:列表中的第一個單詞或斷語為傾斜格式，Word將自動把傾斜格式應用到下一列表中。“用Tab和Backspace設置左縮進和首行縮進復選框”選中，在編輯文檔時就可以使用Tab鍵和Backspace鍵設置左縮進和首行縮進?！盎谒酶袷蕉x樣式復選框”選中，程序會將您正在使用的樣式應用到