會議室預(yù)約流程.doc

XX公司會議室管理暫行辦法1、 目的與適用范圍1.1目的：為了充分利用會議室的功能，給公司同仁創(chuàng)造一個良好的工作環(huán)境，使會議室的管理和使用更加規(guī)范化、合理化，以確保公司各類會議的正常召開。現(xiàn)結(jié)合本公司的實際情況，制定此會議室使用申請實施細(xì)則。1.2責(zé)任：會議室使用管理由公司人力資源部負(fù)責(zé)，并實施監(jiān)督2、會議室使用申請辦法2.1會議室是用于召開會議、內(nèi)部培訓(xùn)、接待客戶、招聘面試的地方，未經(jīng)允許不得挪借他用。 2.2公司的會議室管理由公司人力資源部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。2.3為了避免使用會議室的時間發(fā)生沖突，各部門如需使用會議室，需提前一天郵件通知總秘，若臨時會議則至少提前二個小時通知總秘?？偯馗鶕?jù)預(yù)約時間先后統(tǒng)一安排會議室。 2.4會議室安排原則上以已經(jīng)填寫預(yù)約申請使用單為主，如遇突發(fā)急需使用會議室的申請人應(yīng)與已預(yù)約申請人適當(dāng)協(xié)商解決，并知會總秘。 2.5各部門使用會議室時，需要填寫會議室使用申請表，明確使用時間、是否使用設(shè)備、參加人數(shù)等。 2.6如遇到會議室使用時間發(fā)生沖突，要堅持局部服從整體原則。公司會議優(yōu)先于部門會議，部門會議本著重要性、緊急有限的原則自行解決。 2.7開會期間，請愛惜會議室的設(shè)施以及物品，如投影儀、電腦、激光筆等，其他人員不得擅自使用和操作，會議室的相關(guān)設(shè)備請勿隨意帶離會議室。 2.8會議結(jié)束后，申請人應(yīng)及時整理會議場地（包括桌椅的歸位、衛(wèi)生清潔），關(guān)閉各種電器，切斷電源。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障和公共物品損害應(yīng)及時知會總秘，以便及時報修。 3、流程/程序臨時會議提早2小時時、填寫會議室使用申請表總秘提前一天郵件通知結(jié)束驗收會議室整理會議場地（桌椅歸位），關(guān)閉儀器切斷電源知會總秘會議室會務(wù)準(zhǔn)備并使用會議室當(dāng)天下班前整理會議室申請表，并通知會議室安排情況人力資源部申請人流程節(jié)點根據(jù)工作需要4、備 注：臨時舉行會議，請盡量提前通知，方便安排會議室并準(zhǔn)備相關(guān)事宜。臨時取消使用會議室，如申請人無提前通知，于預(yù)訂會議開始15分鐘后撥打電話詢問原因，并提醒預(yù)訂會議開始時間半小時后無使用會議室，可能安排至其它會議。 需延長會議時間，請?zhí)崆案嬷?，方便安排?5、生效時間 此制度自2013年4月1日起生效。6、附錄會議室管理登記表、會議安排單會議室使用申請表申請部門申請會議室使用時間