五期二階段項(xiàng)目-操作手冊(cè)(報(bào)銷模塊)1.1.doc

精品文檔 你我共享文件編號(hào)：GDDAAN-IPMS-5-CZSC2項(xiàng)目ID：GDDAAN-IPMS-sp5.2總頁數(shù)：共39頁廣東達(dá)安工程項(xiàng)目管理公司-IPMS系統(tǒng)5期二階段項(xiàng)目操作手冊(cè)擬制楊金花日期2011-11-01審核日期批準(zhǔn)日期聲 明本文檔所有權(quán)和解釋權(quán)歸廣東達(dá)安工程項(xiàng)目管理有限公司（以下簡稱達(dá)安公司）與珠海市世紀(jì)信通網(wǎng)絡(luò)科技有限公司（以下簡稱珠海信通）共有，未經(jīng)書面許可，不得復(fù)制或向第三方公開。修訂歷史記錄版本日期AMD修訂者說明1.02011.11.01楊金花2.02011.11.29楊金花根據(jù)達(dá)安5期2階段項(xiàng)目變更單111110-3.1的內(nèi)容修訂（A-添加，M-修改，D-刪除）1.1 術(shù)語與縮略語術(shù)語與縮略語定義模塊將用戶日常項(xiàng)目管理的內(nèi)容定制為單獨(dú)的信息錄入?yún)^(qū)，并模擬達(dá)到手工流程的效果。字段用戶需要填寫的內(nèi)容，類似于EXCEL中的單元格工單通過項(xiàng)目派單模塊產(chǎn)生的工單。項(xiàng)目專業(yè)指項(xiàng)目的大類、小類。派單日期指派單產(chǎn)生的日期（不是回單的日期）作業(yè)執(zhí)行人工單執(zhí)行的人，不是派單的人。1.2 基本操作說明 系統(tǒng)中經(jīng)常使用的基本功能操作，在此做統(tǒng)一說明：新增： 錄入新的資料。點(diǎn)擊【增加】按鍵，在打開的輸入框內(nèi)填寫各項(xiàng)信息后，點(diǎn)擊【保存】按鍵即可保存數(shù)據(jù)。編輯：對(duì)錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行修改。選擇需要修改的記錄后，點(diǎn)擊【編輯】按鍵，在編輯窗口中修改相關(guān)信息后，點(diǎn)擊【修改】按鍵即可修改數(shù)據(jù)。查看：對(duì)錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行查看。對(duì)某一菜單具有查看權(quán)限的用戶，可點(diǎn)擊記錄標(biāo)題查看信息。刪除：對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行刪除。在列表記錄后的刪除框內(nèi)打勾，點(diǎn)擊【刪除】按鍵即可刪除數(shù)據(jù)。系統(tǒng)支持多條記錄同時(shí)刪除。查詢：對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢。在查詢條件框內(nèi)輸入查詢條件后，點(diǎn)擊【查詢】按鍵，列表中會(huì)自動(dòng)列出符合條件的記錄。系統(tǒng)支持模糊查詢和組合查詢。統(tǒng)計(jì)：系統(tǒng)提供“導(dǎo)出EXCEL”功能，用戶可以先通過查詢條件，搜索符合條件的記錄后，選擇需要統(tǒng)計(jì)的字段，將查詢結(jié)果導(dǎo)入EXCEL檔中進(jìn)行查看或再編輯。刷新：對(duì)窗口實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)刷新功能。關(guān)閉：關(guān)閉打開的操作窗口。1.3 流程操作說明現(xiàn)將流程中的基本操作在此處作統(tǒng)一說明。同意并發(fā)送：用戶處理完當(dāng)前任務(wù)后，點(diǎn)擊【同意并發(fā)送】按鈕，可完成該環(huán)節(jié)任務(wù)并將工作流提交給下一處理環(huán)節(jié)。提交后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)彈出提示框，給出流程操作是否成功、環(huán)節(jié)名稱以及接收用戶等信息指導(dǎo)用戶操作。退回到上一環(huán)節(jié)：點(diǎn)擊【退回到上一環(huán)節(jié)】按鈕，可將流程退回到上一處理環(huán)節(jié)（如果沒有上一環(huán)節(jié)，則【退回到上一環(huán)節(jié)】按鈕顯示成灰色）。點(diǎn)擊按鈕后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)彈出提示框，指導(dǎo)用戶操作。退回?cái)M稿人：點(diǎn)擊【退回?cái)M稿人】按鈕，可將流程退回到工作流的開始環(huán)節(jié)。點(diǎn)擊按鈕后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)彈出提示框，指導(dǎo)用戶操作。不同意并結(jié)辦：點(diǎn)擊【不同意并辦結(jié)】按鈕，可結(jié)束該工作流程。點(diǎn)擊按鈕后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)彈出提示框，指導(dǎo)用戶操作。轉(zhuǎn)交他人處理：點(diǎn)擊【轉(zhuǎn)交他人處理】按鈕，可打開用戶選擇窗口，選擇用戶后可進(jìn)行任務(wù)轉(zhuǎn)發(fā)。點(diǎn)擊按鈕后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)彈出提示框，指導(dǎo)用戶操作。2. 報(bào)銷管理2.1 數(shù)據(jù)流向圖2.2 整體功能說明1. 本報(bào)銷管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)如下：功能功能說明預(yù)算科目定義定義預(yù)算科目：項(xiàng)目大類項(xiàng)目小類子項(xiàng)目，固定三級(jí)年度預(yù)算登記由相關(guān)管理員錄入年度預(yù)算，每年錄入一次。月度固定費(fèi)導(dǎo)入1. 導(dǎo)入預(yù)算科目中的子項(xiàng)目定義為“非員工填寫”的部份2. 每月按部門、按類型導(dǎo)入一次3. 提交流程后不能修改或重新導(dǎo)入4. 與報(bào)銷登記數(shù)據(jù)一起提交審批。5. 可以導(dǎo)出。項(xiàng)目部報(bào)銷登記1. 由項(xiàng)目部文員填寫，每個(gè)部門填寫一次。2. 可以導(dǎo)入。3. 可以提交附件。4. 每月填寫一次，不能修改上月數(shù)據(jù)，提交后不能修改。5. 提交流程（待確認(rèn)）：項(xiàng)目部文員- 項(xiàng)目部經(jīng)理-事業(yè)部經(jīng)理-生產(chǎn)部/市場(chǎng)部經(jīng)理-財(cái)務(wù)部；6. 財(cái)務(wù)部審核可以修訂金額。7. 可以導(dǎo)出8. 可以針對(duì)每條記錄進(jìn)行編輯。9. 科目都是員工可以編輯的科目。部門預(yù)算控制表全年各月份的費(fèi)用發(fā)生數(shù)與預(yù)算對(duì)比報(bào)表個(gè)人匯款明細(xì)表分別按預(yù)算科目定義的分類屬性（生產(chǎn)費(fèi)、市場(chǎng)費(fèi)）進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯入各個(gè)員工銀行帳號(hào)上的金額。部門費(fèi)用核銷匯總表查詢各事業(yè)部下項(xiàng)目部每月匯總報(bào)銷數(shù)據(jù)當(dāng)月開支與產(chǎn)值收款合同配比情況表全年各月份的開支與產(chǎn)值對(duì)比報(bào)表2.3 預(yù)算科目定義2.3.1 功能說明定義費(fèi)用科目：項(xiàng)目大類項(xiàng)目小類子項(xiàng)目，固定三級(jí)，定義子項(xiàng)目屬性，例如：固定費(fèi)工資工資1。2.3.2 科目定義（需財(cái)務(wù)部提前準(zhǔn)備）(一) 數(shù)據(jù)字典平級(jí)增加預(yù)算科目項(xiàng)目大類、下級(jí)增加項(xiàng)目小類。說明：若是在3.3.3中已經(jīng)增加子項(xiàng)目的項(xiàng)目小類，不可以再下級(jí)增加，應(yīng)提示“已有子項(xiàng)目”。2.3.3 科目屬性定義對(duì)定義的預(yù)算科目的最后一級(jí)增加子項(xiàng)目以及編輯子項(xiàng)目的屬性。1. 點(diǎn)擊新增按鈕：當(dāng)前列表自動(dòng)新增一行空白數(shù)據(jù)?？商顚懽禹?xiàng)目名稱及其屬性信息、對(duì)已經(jīng)建好的子項(xiàng)目作修改。2. 勾選一條列表數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊刪除，可刪除不要的子項(xiàng)目。3. 對(duì)已經(jīng)使用過的子項(xiàng)目，若后面不再使用，可以勾選此子項(xiàng)目，點(diǎn)擊按鈕停用，系統(tǒng)會(huì)記錄停用的日期。注意：若是已經(jīng)使用過的子項(xiàng)目，不建議直接刪除，刪除之后，之前歷史有數(shù)據(jù)的子項(xiàng)目不會(huì)再顯示。2.4 年度預(yù)算編制2.4.1 功能說明1、功能描述：由生產(chǎn)管理部預(yù)算管理員按項(xiàng)目部錄入年度預(yù)算，每個(gè)部門的年度預(yù)算有兩次：上半年預(yù)算和全年預(yù)算。兩次預(yù)算的記錄都需要在系統(tǒng)中保存，由生產(chǎn)管理部預(yù)算管理員決定當(dāng)前使用哪個(gè)預(yù)算。啟用時(shí)判斷預(yù)算年度只能有一個(gè)生效。2、權(quán)限：普通權(quán)限用戶只能看到當(dāng)前部門的年度預(yù)算；有審核權(quán)限的有戶可以看到所有的年度預(yù)算，且可對(duì)年度預(yù)算進(jìn)行鎖定/解鎖、啟用/停用操作，2.4.2 操作說明1. 列表界面：“部門”列鏈接到年度預(yù)算的基本信息界面。 鎖定/解鎖：先勾選一個(gè)預(yù)算，點(diǎn)擊鎖定，已被鎖定的預(yù)算，不能再做修改。系統(tǒng)默認(rèn)新增加的預(yù)算都是未被鎖定的狀態(tài)。 啟用/停用：先勾選一個(gè)預(yù)算，點(diǎn)擊啟用，被啟用的表才能被其它表所引用。說明：a) 系統(tǒng)默認(rèn)增加已做預(yù)算的同年度預(yù)算都是“停用“的狀態(tài)，若是增加未做預(yù)算的年度預(yù)算都是”啟用“的狀態(tài)。b) 系統(tǒng)控制同一部門的同一年度只能啟用一個(gè)預(yù)算。2. 點(diǎn)擊新增按鈕，新增部門的年度預(yù)算。1) 選取預(yù)算年度、預(yù)算的超始年月以及做預(yù)算的部門，填寫預(yù)算數(shù)值，保存之后，系統(tǒng)自動(dòng)彈出從模版導(dǎo)入按鈕。2) 系統(tǒng)提供導(dǎo)入功能，可以先下載模版，在模版里填好數(shù)據(jù)，再導(dǎo)入到系統(tǒng)里面。說明：屬性定義為“經(jīng)營費(fèi)”的科目，費(fèi)用名稱作了鏈接，彈出界面可填寫月度經(jīng)營比例。2.5 月度固定費(fèi)導(dǎo)入2.5.1 功能說明1、功能描述：導(dǎo)入預(yù)算科目中的子項(xiàng)目定義為“非員工填寫”的部份，每月按部門只能導(dǎo)入一次，與部門報(bào)銷登記數(shù)據(jù)一起提交審批。（注意：若當(dāng)月的項(xiàng)目部報(bào)銷登記已提交流程的月份，進(jìn)入到具體費(fèi)用信息不可以再進(jìn)行修改、刪除。）2、權(quán)限：普通權(quán)限用戶只能看到當(dāng)前部門的月度固定費(fèi)，審核權(quán)限用戶能看到所有部門的月度固定費(fèi)的數(shù)據(jù)。2.5.2 操作說明1. 列表界面：點(diǎn)擊部門名稱可進(jìn)入固定費(fèi)的詳細(xì)信息界面。 2. 點(diǎn)擊 新增按鈕，新增月度固定費(fèi)，表內(nèi)顯示的都是定義為“非員工填寫“的科目。1) 手動(dòng)填寫當(dāng)月人數(shù)、當(dāng)月產(chǎn)值、當(dāng)月收款、當(dāng)月的月度固定費(fèi)數(shù)值。2) 系統(tǒng)提供導(dǎo)入功能，可以先下載模版，在模版里填好數(shù)據(jù)，再導(dǎo)入到系統(tǒng)里面。新增時(shí)，需保存一次之后，系統(tǒng)自動(dòng)彈出從模版導(dǎo)入按鈕。2.6 個(gè)人報(bào)銷登記2.6.1 功能說明1. 員工只可在此菜單下填寫定義為“是否為員工填寫”為“是”的報(bào)銷費(fèi)用。 2. 權(quán)限：用戶可直接填寫自己的報(bào)銷單，文員可以幫其他人員填寫報(bào)銷單，當(dāng)前用戶登陸可以看到自己以及幫別人增加的的報(bào)銷單（是當(dāng)前用戶增加的可以修改，不是當(dāng)前用戶增加的只能查看，若是審核權(quán)限的用戶可以查看、修改未提交月份的所有報(bào)銷單）。注意：已提交流程的部門報(bào)銷匯總表的月份的部門人員的個(gè)人報(bào)銷單，不允許修改，且不允許再填寫已提交流程的報(bào)銷匯總表的月份的報(bào)銷單。2.6.2 操作說明1. 列表界面 2. 點(diǎn)擊新增按鈕，新增報(bào)銷內(nèi)容1) 系統(tǒng)默認(rèn)“報(bào)銷人“為當(dāng)前登陸用戶，可點(diǎn)擊小三角從彈出的用戶選擇窗口中重新選擇報(bào)銷人，2) 在界面下方，新增報(bào)銷費(fèi)用 點(diǎn)擊一次新增按鈕，彈出費(fèi)用類別選擇窗口，選擇費(fèi)用類別，填寫報(bào)銷的信息，保存即可。 費(fèi)用類別選取窗口2.7 部門報(bào)銷匯總表為滿足不同部門的報(bào)銷審批流程，在系統(tǒng)管理_用戶及權(quán)限_部門設(shè)置增加以下字段：1. 主管會(huì)計(jì)：選人框，此人員是流程中“財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)審核”環(huán)節(jié)的審核人。2. 報(bào)銷流程屬性：下拉取數(shù)據(jù)字典，下拉選項(xiàng)有“總公司報(bào)銷、項(xiàng)目部報(bào)銷、事業(yè)部機(jī)關(guān)報(bào)銷”。注意：在啟用部門報(bào)銷匯總表之前就要先設(shè)置好上面的兩個(gè)字段的值。2.7.1 功能說明1、功能描述：按月匯總部門發(fā)生的費(fèi)用到列表。2、權(quán)限：當(dāng)前部門人員只能看到當(dāng)前部門的報(bào)銷明細(xì)表，修改權(quán)限的用戶可以新增報(bào)銷匯總表且的交流程審批，有審核權(quán)限的有戶可以對(duì)未提交或流程審批中的報(bào)銷明細(xì)表進(jìn)行結(jié)束流程及刪除流程的操作。2.7.2 操作說明1. 列表界面：點(diǎn)擊表名可鏈接進(jìn)入具體信息界面。2. 點(diǎn)擊新增按鈕，新增部門報(bào)銷匯總， 當(dāng)前顯示的數(shù)據(jù)：系統(tǒng)默認(rèn)顯示“部門”是當(dāng)前登陸用戶所在部門，“年份、月份”是當(dāng)前月份的上一個(gè)月。點(diǎn)擊查詢 ，按照定義的預(yù)算科目系統(tǒng)自動(dòng)取3.5（非員工填寫部分）、3.6（員工填寫部分）到當(dāng)前的匯總表里面。說明：部門設(shè)置里面報(bào)銷流程屬性定義為項(xiàng)目部報(bào)銷、事業(yè)部機(jī)關(guān)報(bào)銷的部門，在界面上會(huì)彈出選取費(fèi)用類型（生產(chǎn)費(fèi)、經(jīng)營費(fèi)）的下拉框，報(bào)銷流程屬性定義為“總公司報(bào)銷”的，不用選取費(fèi)用類型。 3. 點(diǎn)擊提交按鈕，提交各級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)審批。1) 提交審批之后，系統(tǒng)自動(dòng)生成對(duì)應(yīng)部門年月的部門預(yù)算控制表、部門費(fèi)用核銷匯總表、個(gè)人匯款明細(xì)表、當(dāng)月開支與產(chǎn)值收款合同配比情況表、部門報(bào)銷費(fèi)用匯總表，在各級(jí)流程審批人員查看。2) 部門預(yù)算控制表3) 部門費(fèi)用核銷匯總表4) 個(gè)人匯款明細(xì)表5) 當(dāng)月開支與產(chǎn)值收款合同配比情況表6) 部門報(bào)銷費(fèi)用匯總表7) 在流程審批界面，點(diǎn)擊報(bào)銷單號(hào)可鏈接彈出此報(bào)銷單的明細(xì)。4. 審核流程：AAAAAA流程說明：1) 根據(jù)部門設(shè)置定義的“報(bào)銷流程屬性”、費(fèi)用類型（經(jīng)營費(fèi)、生產(chǎn)費(fèi)）決定不同的部門走哪一個(gè)流程。2) 從財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)審核環(huán)節(jié)為止，前面的所有的審批信息顯示在報(bào)銷項(xiàng)目明細(xì)表內(nèi)；財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)審核環(huán)節(jié)之后審批信息都顯示在報(bào)銷明細(xì)匯總表內(nèi)。3) 中間“財(cái)務(wù)部審核、調(diào)整”環(huán)節(jié)審核可以修訂列表中的財(cái)務(wù)金額， 2.8 部門預(yù)算控制表2.8.1 功能說明全年各月份的費(fèi)用發(fā)生數(shù)與預(yù)算對(duì)比報(bào)表2.8.2 操作說明點(diǎn)擊菜單進(jìn)入，默認(rèn)顯示當(dāng)年當(dāng)前登陸用戶的所在部門的數(shù)據(jù)列表字段說明： 項(xiàng)目費(fèi)用：只要預(yù)算科目設(shè)定的兩級(jí)項(xiàng)目大類、項(xiàng)目小類。 年度預(yù)算：取3.4年度預(yù)算編制上已啟用的數(shù)據(jù) X月實(shí)際：按年序預(yù)算編制上定義的預(yù)算起止年月，取3.7項(xiàng)目部報(bào)銷登記上已審核通過的數(shù)據(jù)。 累計(jì)預(yù)算（經(jīng)營費(fèi)）=SUM（已發(fā)生月份經(jīng)營費(fèi)比率*經(jīng)營費(fèi)年度預(yù)算） 累計(jì)預(yù)算(生產(chǎn)費(fèi)) =年度預(yù)算*當(dāng)前已發(fā)生月數(shù)/預(yù)算月數(shù)。注：若是預(yù)算科目屬性定義是“全年預(yù)算”的預(yù)算科目就累計(jì)預(yù)算等于全年預(yù)算。 累計(jì)發(fā)生額=累計(jì)本年已審批通過的項(xiàng)目部報(bào)銷登記項(xiàng)目小類金額。 預(yù)算節(jié)余情況=累計(jì)預(yù)算-累計(jì)發(fā)生額（為負(fù)數(shù)時(shí)，以紅色醒目標(biāo)識(shí)）。2.9 個(gè)人匯款明細(xì)表2.9.1 功能說明項(xiàng)目部報(bào)銷登記審核通過后的取財(cái)務(wù)金額自動(dòng)生成個(gè)人匯款明細(xì)表，每月按部門生成一次、一個(gè)人一筆費(fèi)用（若是一個(gè)人有多筆報(bào)銷，那個(gè)這個(gè)金額，是合計(jì)的金額）。分別按預(yù)算科目定義的分類屬性（生產(chǎn)費(fèi)、市場(chǎng)費(fèi)）進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯入各個(gè)員工銀行帳號(hào)上的金額。部門報(bào)銷登記表里的字段“是否已支付”，若狀態(tài)為“已支付”，該金額不納入“匯款明細(xì)表”計(jì)算。2.9.2 操作說明1. 生產(chǎn)費(fèi)分頁：輸入查詢條件，才能查看列表。2. 經(jīng)營費(fèi)分頁：輸入查詢條件，才能查看列表。2.10 部門費(fèi)用核銷匯總表2.10.1 功能說明查詢各事業(yè)部下部門每月審批通過的報(bào)銷數(shù)據(jù)，沒有報(bào)銷數(shù)據(jù)的子項(xiàng)目不顯示。2.10.2 操作說明輸入查詢條件，才能查看列表列表字段說明： 項(xiàng)目費(fèi)用：只要預(yù)算科目設(shè)定的兩級(jí)項(xiàng)目大類、項(xiàng)目小類。 當(dāng)月預(yù)算經(jīng)營費(fèi)：經(jīng)營費(fèi)比率*年度預(yù)算。生產(chǎn)費(fèi)：年度預(yù)算/年度預(yù)算編制定義的月數(shù) 實(shí)際發(fā)生額（有票）：個(gè)人報(bào)銷登記已審批通過的有發(fā)票的金額。 實(shí)際發(fā)生額（已支付）：個(gè)人報(bào)銷登記已審批通過的已支付的金額。 E=B+D F=A-E 2.11 當(dāng)月開支與產(chǎn)值收款合同配比情況表2.11.1 功能說明全年各月份的開支與產(chǎn)值對(duì)比報(bào)表，分兩個(gè)分頁。2.11.2 操作說明1. 配比情況表：輸入查詢條件，才能查看列表 列表字段說明： 當(dāng)月人員數(shù)量：取3.5填寫的“當(dāng)月人數(shù)”； 當(dāng)月產(chǎn)值情況產(chǎn)值數(shù)：取3.5填寫的“當(dāng)月產(chǎn)值（實(shí)際）”； 當(dāng)月產(chǎn)值情況人均產(chǎn)值：產(chǎn)值數(shù)/當(dāng)月人員數(shù)量； 開支數(shù)：3.6審批通過項(xiàng)目部報(bào)銷金額加上固定費(fèi)； 人均開支：開支數(shù)/當(dāng)月人員數(shù)量； 當(dāng)月收款情況收款數(shù)：取3.5填寫的“當(dāng)月收款”； 當(dāng)月收款情況人均收款：收款數(shù)/當(dāng)月人員數(shù)量； 當(dāng)月合同數(shù)情況合同數(shù)：取當(dāng)月完成