第十三章秘書文案.doc

辦文工作學(xué)習(xí)目的和要求：了解文案工作的基本要求和文案制作的基本環(huán)節(jié)，學(xué)習(xí)辦公文件的撰制、傳遞和處理的方法，掌握文案工作的操作技能。學(xué)習(xí)重點(diǎn)：文案制作基本環(huán)節(jié)；辦公文件的撰制、傳遞和處理；文件編輯、排版、校對(duì)和印制。一、秘書文案工作的要求文案是各類機(jī)關(guān)、組織和企事業(yè)單位在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文案，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。辦文，即文案的制作和處理是秘書最主要的工作之一，其中文案制作是辦文的第一步。 從廣義上來(lái)講，秘書的文案工作包括各種文案的制作、編輯、處理、整理（立卷），從文案形成到辦理完畢，單位的領(lǐng)導(dǎo)人、秘書人員及其他有關(guān)的業(yè)務(wù)人員都共同參與的一系列工作。如領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文案予以簽發(fā)、批辦，業(yè)務(wù)人員、秘書人員進(jìn)行承辦、注辦、撰擬文稿、文件歸檔等。文案工作對(duì)于保證機(jī)關(guān)組織政務(wù)暢通，文件辦理準(zhǔn)確、及時(shí)、安全具有重要作用。在具體介紹文案工作的具體內(nèi)容之前，首先來(lái)進(jìn)行一個(gè)自我測(cè)試，看看你對(duì)文案工作的基本認(rèn)識(shí)：1開(kāi)始寫公文之前，我能明白這份文件的目的。（ ）2開(kāi)始寫之前，我能明確考慮讀者的特點(diǎn)。（ ）3每寫一篇之前，我自信我可以寫好它。（ ）4看到什么，感覺(jué)到什么，我都會(huì)用筆記下來(lái)，積累起來(lái)。（ ） 5我會(huì)把最重要的內(nèi)容放在公文開(kāi)頭或結(jié)尾部分。（ ）6定稿的時(shí)候會(huì)檢查標(biāo)題、時(shí)間、名稱是否有誤。（ ）7用最簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言表達(dá)最為清晰的意思。（ ）8我總是用以前寫過(guò)的文件格式來(lái)做樣本，僅做內(nèi)容上的改動(dòng)。（ ）9我每次都會(huì)抽時(shí)間對(duì)我的文章進(jìn)行修改和潤(rùn)色。（ ）10我不明白的東西不會(huì)寫在文章里。（ ） 以上10個(gè)問(wèn)題每打一個(gè)“”得1分，得分低于5分，說(shuō)明你對(duì)文案工作的缺乏認(rèn)識(shí)，必須認(rèn)真學(xué)習(xí)本章內(nèi)容；得分6-8分，說(shuō)明你有一定的文案寫作知識(shí)，需要通過(guò)本章內(nèi)容加以總結(jié)和提高；得分9-10分，說(shuō)明你的文案寫作功底不錯(cuò)，應(yīng)該重點(diǎn)看看本章一些理論性強(qiáng)的內(nèi)容。 （一）秘書人員文案工作的內(nèi)容文書工作的基本任務(wù)是：準(zhǔn)確、及時(shí)、安全地處理各類公文，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，為改革開(kāi)放和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。其具體任務(wù)主要有以下幾個(gè)方面：1.發(fā)文處理。包括文件的交擬、擬稿、核稿、簽發(fā)、印制、校對(duì)、用印、登記、封發(fā)、傳遞等工作。2.收文處理。包括收進(jìn)文件的簽收、登記、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦等工作。3.文件管理。包括公文材料的日常管理和收發(fā)文辦理過(guò)程中形成的文書檔案資料的整理、分類歸檔、提供利用等工作。4.文件保密。搞好文件保密教育和檢查，恃別是“三密”文件的登記、保管、清退和銷毀等工作。5.文件貫徹落實(shí)情況的督促檢查工作。6.領(lǐng)導(dǎo)人交辦的有關(guān)文書處理的其他工作。 （二）文案工作的要求根據(jù)國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法第一章第四條，“公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。” 1及時(shí) 及時(shí)是對(duì)文案工作的效率要求，也是文案工作特性的具體體現(xiàn)。及時(shí)并不等于迅速，從文案工作總體上講，及時(shí)的原則要求應(yīng)根據(jù)所要處理文件內(nèi)容的輕重緩急進(jìn)行處理，有些文件收到就處理是及時(shí)，有些文件擱置幾天再處理也是及時(shí)。因此，及時(shí)辦理文件，關(guān)鍵是做到不積壓、不拖延、不誤時(shí)、不誤事。為此，首先，必須明確辦文的時(shí)限，即規(guī)定每個(gè)具體文案處理工作環(huán)節(jié)的時(shí)間，以確保文案工作的整體效率；其次，要簡(jiǎn)化辦文手續(xù)和難度，如提倡“報(bào)刊行文”、“網(wǎng)上行文”等；最后，要采用現(xiàn)代化的辦公手段，以加快辦文的速度。2準(zhǔn)確準(zhǔn)確是對(duì)文案工作的質(zhì)量要求，是文案工作的基礎(chǔ)。保證文案及文案工作的質(zhì)量，關(guān)系到文案效用的正常發(fā)揮，甚至關(guān)系到國(guó)家及社會(huì)組織的根本利益。作為文案工作的要求，準(zhǔn)確既包括文案本身的質(zhì)量，也包括文案處理程序各環(huán)節(jié)的質(zhì)量。首先，在文案的擬制過(guò)程中，要求嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家的法律、法規(guī)和政策，做到觀點(diǎn)正確，格式規(guī)范，用語(yǔ)確切；其次，在文案處理過(guò)程中要體現(xiàn)嚴(yán)肅、認(rèn)真的工作作風(fēng)，做到程序完整，手續(xù)齊全，運(yùn)轉(zhuǎn)到位；最后，為確保文案與文案工作的準(zhǔn)確，要建立、健全文案工作的規(guī)則，合理設(shè)計(jì)文案處理程序，提高秘書人員的素質(zhì)，改進(jìn)秘書人員的工作作風(fēng)。3安全安全是對(duì)文案工作的管理要求。維護(hù)文案工作的安全，首先要保證文件內(nèi)容的安全，特別是一些涉及國(guó)家機(jī)密的文件，要嚴(yán)格遵守中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法的有關(guān)規(guī)定，建立完善的擬制、處理和運(yùn)轉(zhuǎn)管理制度，消除和防范不安全因素，尤應(yīng)注意在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中保證公文內(nèi)容不被竊取、篡改或損毀。其次，要保證文案實(shí)體的安全。包括使用比較耐久的字跡材料和合乎要求的載體材料，減少文案的各種人為或自然損壞因素，注意防火、防潮、防蟲(chóng)蛀、防丟失，確保文件安全。4精簡(jiǎn)精簡(jiǎn)是對(duì)文案工作的數(shù)量要求。主要指控制發(fā)文數(shù)量，克服官僚主義、形式主義和文牘主義。公文雖然是行政工作不可缺少的工具，但它也不是萬(wàn)能的。行文過(guò)多不僅無(wú)益，反而有害，容易使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部陷入“文山”，成天批閱文件，無(wú)法深入實(shí)際，深入群眾，從而助長(zhǎng)官僚主義；同時(shí)也使大批機(jī)關(guān)工作人員陷入“文淵”，把主要精力用于寫文件，閉門造車，紙上談兵，從而助長(zhǎng)文牘主義；也使一些領(lǐng)導(dǎo)干部把發(fā)文件作為唯一的工作手段，產(chǎn)生不發(fā)文件不重視、不加“紅頭”不正規(guī)、不轉(zhuǎn)發(fā)文件擔(dān)責(zé)任的錯(cuò)誤觀點(diǎn)，從而助長(zhǎng)了凡事必發(fā)文的形式主義。由此可見(jiàn)在文案工作中力求精簡(jiǎn)公文，具有十分重大的意義。秘書人員必須堅(jiān)持精簡(jiǎn)原則，注重實(shí)效，嚴(yán)格把好行文關(guān)、審核關(guān)，凡是發(fā)可不發(fā)的公文，一律不發(fā)，可長(zhǎng)可短的公文，一律要簡(jiǎn)短。5統(tǒng)一統(tǒng)一是對(duì)文案工作的組織要求。文案工作的統(tǒng)一，一是要實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，一般由辦公室及其秘書部門統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和管理機(jī)關(guān)的文案工作；二是實(shí)行統(tǒng)一的公文處理制度，以實(shí)現(xiàn)公文處理的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化；三是實(shí)行統(tǒng)一的公文處理渠道，應(yīng)由公文處理部門或公文處理人員統(tǒng)一負(fù)責(zé)文件的收發(fā)、分辦、擬辦、核稿、用印、整理和銷毀等；四是實(shí)行統(tǒng)一的公文格式。二、秘書文案的撰寫與編輯文案的結(jié)構(gòu) 文案的結(jié)構(gòu)是指公文的各個(gè)組成部分，國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法第八條規(guī)定，“公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成?！?為了保證文案的嚴(yán)肅性、權(quán)威性和規(guī)范化，文案的各個(gè)部分都應(yīng)遵循有關(guān)規(guī)定：（一）涉及國(guó)家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限，其中，“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。（二）緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。其中電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。（三）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱；聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)排列在前。 （四）發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。 （五）上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名。其中，“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。（六）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。（七）主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。 （八）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。 （九）公文除會(huì)議紀(jì)要和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。（十）成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。（十一）公文如有附注（需要說(shuō)明的其他事項(xiàng)），應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注。（十二）公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。（十三）抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。 文案的撰寫機(jī)關(guān)組織的文案與一般的文章不同，其撰寫和編輯也有特定的要求。秘書的文案以公文及應(yīng)用文為主，其文體是一種兼有議論文、說(shuō)明文、記敘文一般特點(diǎn)的應(yīng)用文，但在具體撰寫上又明顯有別于以上三種文種。1標(biāo)題的撰寫文案的標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種三部分組成。如：有限公司關(guān)于加強(qiáng)職工職業(yè)道德建設(shè)的通知。這三部分一般要求寫完全，但有時(shí)也可以省略某些部分：省略發(fā)文機(jī)關(guān)，如：企業(yè)財(cái)務(wù)通則。省略事由，如：有限公司決定省略發(fā)文機(jī)關(guān)和事由，如：會(huì)議紀(jì)要。公文標(biāo)題一般標(biāo)識(shí)在紅色反線下空2行處，函的公文標(biāo)題在發(fā)文字號(hào)下空2行處；居中排版，用2號(hào)小標(biāo)宋體字；如果字?jǐn)?shù)偏多，則分行排列，分行時(shí)不要把各行上下對(duì)齊排成等長(zhǎng)，可視字?jǐn)?shù)多少居中排成一行或二至三行，不得將兩個(gè)字以上的詞（語(yǔ)句、語(yǔ)意群）拆開(kāi)排在不同行的首尾，要做到語(yǔ)意完整、排列對(duì)稱、間距恰當(dāng)。2正文的撰寫 （1）正文的內(nèi)容要符合黨的路線、方針、政策和有關(guān)規(guī)定，符合國(guó)家的法律、法規(guī)，提出新的政策規(guī)定要注意保持連續(xù)性，提法要同已公布的文件相銜接； （2）正文的格式應(yīng)符合特定文種的要求，與文種的格式、用語(yǔ)相一致；（3）正文反映的情況、問(wèn)題、數(shù)據(jù)等必須真實(shí)可靠，提出的措施和辦法，切合工作實(shí)際，切實(shí)可行； （4）內(nèi)容涉及的有關(guān)部門要經(jīng)過(guò)協(xié)調(diào)、會(huì)商，取得一致意見(jiàn)； （5）在文字表達(dá)上要概念準(zhǔn)確，觀點(diǎn)鮮明，條理清楚，層次分明，篇幅簡(jiǎn)短，實(shí)事求是，合乎語(yǔ)法規(guī)范，正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。特別提醒公文寫作時(shí)的忌諱l 總是等到上級(jí)提出要求的時(shí)候才開(kāi)始著手收集材料。l 喜歡用過(guò)多的成語(yǔ)或感情色彩濃厚的詞句。l 請(qǐng)聽(tīng)這一例文l 喜歡用過(guò)多的專業(yè)術(shù)語(yǔ)來(lái)炫耀。l 數(shù)字的用法不符合要求。l 語(yǔ)言文字存在歧義l 濫用簡(jiǎn)稱文案的用語(yǔ)文案用語(yǔ)要注意規(guī)范化、專業(yè)化，要符合現(xiàn)代漢語(yǔ)規(guī)范和語(yǔ)法，一些方言、口語(yǔ)、不太正規(guī)的名詞、簡(jiǎn)稱、字符盡可能不要出現(xiàn)在文案中。文案在使用過(guò)程中形成了許多常用語(yǔ)，秘書人員應(yīng)熟悉和掌握這些用語(yǔ)，并在文案的寫作中加以運(yùn)用，增加文案的語(yǔ)氣和規(guī)范性。（1）開(kāi)頭用語(yǔ)文案開(kāi)頭部分用于說(shuō)明發(fā)文原由、意義、根據(jù)，或介紹背景材料及情況等，一般可以用：為、為了、根據(jù)、按照、依照、遵照、鑒于、由于、目前、當(dāng)前、茲（現(xiàn)在）、茲有、茲將、茲派（2）承啟用語(yǔ)文案中用于連接開(kāi)頭與主體部分，或者是各部分之間可以用：根據(jù)現(xiàn)決定、根據(jù)特通告如下；依據(jù)公告如下；為了現(xiàn)決定；為通報(bào)如下；為此，現(xiàn)就問(wèn)題請(qǐng)示如下；現(xiàn)將報(bào)告如下；現(xiàn)就問(wèn)題，提出如下意見(jiàn)；經(jīng)批準(zhǔn)，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下；擬采取如下措施；經(jīng)研究，答復(fù)如下等。（3）引述用語(yǔ)：文案中如需要引用原文或其他文案中的內(nèi)容，可以使用引述用語(yǔ)。批復(fù)或復(fù)函引述來(lái)文作為依據(jù)的用語(yǔ)，如：悉、收悉、敬悉、欣悉批轉(zhuǎn)用語(yǔ)，如：批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)（4）稱謂用語(yǔ)文案中如提到不同的稱謂，可以用：我、貴、你、本、該等。（5）經(jīng)辦用語(yǔ)文案中涉及到事情經(jīng)辦時(shí)，可以用：經(jīng)、業(yè)經(jīng)、茲經(jīng)、未經(jīng)、擬、擬辦、擬定、施行、暫行、試行、可行、參照?qǐng)?zhí)行、審定、審批（6）表態(tài)用語(yǔ)文案如需要對(duì)具體問(wèn)題進(jìn)行表態(tài)，可以用：同意、不同意、原則同意、可、不可、照辦、望協(xié)助辦理、盡快見(jiàn)復(fù)。（7）結(jié)尾用語(yǔ)文案的結(jié)尾部分應(yīng)使用規(guī)范的結(jié)尾用語(yǔ)，比如：“請(qǐng)示”可用：當(dāng)否，請(qǐng)批示；以上意見(jiàn)如無(wú)不妥，請(qǐng)批準(zhǔn)為荷“函”可用：請(qǐng)研究后函復(fù)；盼予函復(fù)；不知尊意如何，盼函告“報(bào)告”可用：特此報(bào)告，請(qǐng)審閱；請(qǐng)指正“批復(fù)、復(fù)函”可用：此復(fù)；特此批復(fù)；特此函復(fù)；特此專復(fù)知照性公文可用：特此公告大陸、香港、臺(tái)灣公文用語(yǔ)比較表大陸香港臺(tái)灣開(kāi)端語(yǔ)根據(jù)、為了、按照、茲因、鑒于、現(xiàn)將查、茲因、按照、茲、因查、關(guān)于、謹(jǐn)查、任、特派、任命稱謂語(yǔ)本、我、你、貴、該貴、鈞、臺(tái)端、閣下、敝君、該、本鈞、大、貴、鈞長(zhǎng)、鈞座、臺(tái)端、先生、女士、職表態(tài)語(yǔ)同意、可行、不可、照辦、迅即辦理、現(xiàn)予轉(zhuǎn)發(fā)不、不可、可、不得應(yīng)予照準(zhǔn)、準(zhǔn)予照辦、未便照準(zhǔn)、應(yīng)毋庸議、應(yīng)予駁回期請(qǐng)語(yǔ)請(qǐng)（懇請(qǐng)、擬請(qǐng)、即請(qǐng)）、希（務(wù)希、懇希）、望、盼請(qǐng)、希望、切望、至盼、敬請(qǐng)、希、予、尚祈、如蒙請(qǐng)鑒核、請(qǐng)核示、備查、請(qǐng)查照見(jiàn)復(fù)、請(qǐng)核備、希照辦經(jīng)辦語(yǔ)經(jīng)、茲經(jīng)、業(yè)經(jīng)、責(zé)成、現(xiàn)經(jīng)、擬定委任（托）、經(jīng)遵經(jīng)、遵即、業(yè)經(jīng)、經(jīng)已、均經(jīng)、迭經(jīng)結(jié)尾語(yǔ)此（復(fù)、令、布）、特此、為（要、盼、感、荷）、希（研究執(zhí)行）、以上報(bào)告，請(qǐng)批復(fù)，當(dāng)否，請(qǐng)批復(fù)，敬請(qǐng)函復(fù)此、特此（通告、布告）此致、謹(jǐn)致謹(jǐn)呈、謹(jǐn)陳、敬陳、右陳、此致、此上3、文案中數(shù)字的用法文案中的數(shù)字目前使用時(shí)隨意性較大，不僅顯得混亂，而且容易造成歧義現(xiàn)象，影響工作的正常開(kāi)展。文案中數(shù)字的運(yùn)用應(yīng)遵循以下規(guī)則進(jìn)行：（1）統(tǒng)計(jì)表中的數(shù)值必須使用阿拉伯?dāng)?shù)字。（2）定型的詞、詞組、成語(yǔ)、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)或具有修辭色彩的詞語(yǔ)中作為語(yǔ)素的數(shù)字，必須使用漢字。（3）公歷世紀(jì)、年代、年、月、日以及時(shí)間中的時(shí)、分、秒要求使用阿拉伯?dāng)?shù)字。年份一般不簡(jiǎn)寫，必須寫全4位數(shù)，如2005年。但是中國(guó)干支紀(jì)年和夏歷月日要求使用漢字。這類紀(jì)年不應(yīng)與公歷月日混用，并應(yīng)采用阿拉伯?dāng)?shù)字括注公歷。如：秦文公四十四年（公元前722年）含有月日簡(jiǎn)稱表示時(shí)間、節(jié)日和其他意義的詞組如果涉及一月、十一月、十二月，應(yīng)用間隔號(hào)“”將表示月和日的數(shù)字隔開(kāi)，并外加引號(hào)，避免歧義。涉及其他月份時(shí)，不用間隔號(hào)，是否使用引號(hào)，視事件的知名度而定。如“一二九”運(yùn)動(dòng)（12月9日）又如：五四運(yùn)動(dòng)、“三一五”行動(dòng)（4）物理量量值必須用阿拉伯?dāng)?shù)字，并正確使用法定計(jì)量單位。（5）非物理量一般情況下應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。（6）相鄰的兩個(gè)數(shù)字并列表示概數(shù)，必須使用漢字，連用的兩個(gè)數(shù)字之間不得用頓號(hào)“、”隔開(kāi)。如：十二三歲、一兩個(gè)小時(shí)等三、文案排印與校對(duì)文案的字體或字號(hào)1、文案字體文案的字體分為漢字字體、外文字體和數(shù)碼字體三種，如下所述：（1）漢字字體，常用的有宋體、黑體、楷體和仿宋體四類，此外，還有長(zhǎng)牟體、扁黑體、隸書體等，但秘書人員在公文寫作中常用的主要有黑體、宋體和仿宋體，其實(shí)藝術(shù)性強(qiáng)的字體一般不宜在正式的公文中。（2）外文字體，常用的有白正體、白斜體、黑正體、黑斜體，此外還有手寫體、花體等。（3）數(shù)碼字體，常用的為阿拉伯?dāng)?shù)碼，有白正體、黑正體、白斜體和黑斜體等。此外還有各式圈碼（如陽(yáng)碼、陰碼）及角碼（如上角碼、下角碼）等。2、文案字號(hào)文案的字號(hào)可以分號(hào)數(shù)制、點(diǎn)數(shù)制、級(jí)數(shù)制三種，如下所述：（1）號(hào)數(shù)制是用以計(jì)算字面大小的制度，常用的有11種：初號(hào)（邊長(zhǎng)為14.76mm）、小初號(hào)(12.0mm)、1號(hào)(9.8mm)、2號(hào)（7.35mm）、3號(hào)（5.6mm）、4號(hào)（4.9mm）、小4號(hào)（4.2mm）、5號(hào)（3.675mm）、小5號(hào)（3.15mm）、6號(hào)（2.8mm）、7號(hào)（1.8375mm）等。按字號(hào)之邊長(zhǎng)，能計(jì)算出倍數(shù)的關(guān)系分類，如，初、2、5、7號(hào)；1、4號(hào)；3、6、8號(hào)的邊長(zhǎng)均成倍數(shù)關(guān)系，為計(jì)算、變換安號(hào)提供方便。（2）點(diǎn)數(shù)制是國(guó)際上通用的計(jì)算字面大小的制度，以“點(diǎn)”數(shù)多少區(qū)別字面的大小，級(jí)數(shù)制是照排計(jì)算字面大小的制度，以“級(jí)”數(shù)多少區(qū)別字面的大小。文案的排版文案的排印是秘書人員的一項(xiàng)基本功，文案撰寫、修改、定稿以后，為了讓讀者更好地閱讀和了解文案的內(nèi)容，往往通過(guò)排版來(lái)達(dá)到醒目、美觀、清晰的目的。為保證公文的嚴(yán)肅性和規(guī)范性，一般不得隨意改換字體和字號(hào)，不要采用各種藝術(shù)字體，或者同一篇文案中采用幾種字體。公文文字從左至右橫寫、橫排。公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)，。保證公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm297mm），左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。公文頁(yè)邊與版心尺寸：公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm1mm ，公文用紙訂口（左白邊）為：28mm1mm，版心尺寸為：156mm225mm（不含頁(yè)碼） 文案的規(guī)范排版具體要求如下：（1）秘密等級(jí)和保密期限 如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，秘密等級(jí)各保密期限之間用“”隔開(kāi)。 （2）緊急程度 如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。 （3）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí) 由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后加“文件”組成；對(duì)一些特定的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm。對(duì)于上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm。 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但是最大不能等于或大于22mm15mm。 聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使用主辦機(jī)關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過(guò)多，保證公文首頁(yè)顯示正文。 （4）發(fā)文字號(hào) 發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，用3號(hào)仿宋體字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“ ”括入；序號(hào)不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。 發(fā)文字號(hào)之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。 （5）簽發(fā)人 上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用2號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。 如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅反線與之的距離為4mm。 （6）公文標(biāo)題紅色反線下空2行，用2號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。 （7）主送機(jī)關(guān) 標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過(guò)多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。 （8）公文正文 主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。 （9）附件 公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如：“附件：1.”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，就在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件（或帶序號(hào)）。 （10）成文時(shí)間 用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“O”。 （11） 特殊情況說(shuō)明當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。（12）附注公文如有附注，用3號(hào)仿宋體字，居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下一行。（13）主題詞“主題詞”用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字；詞目之間空一字。（14）抄送公文如有抄送，在主題詞下1行；左空一字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)；抄送機(jī)關(guān)間用頓號(hào)隔開(kāi)，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)標(biāo)句號(hào)。如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān)。（15）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間位于抄送機(jī)關(guān)之下（無(wú)抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占1行位置；用3 號(hào)仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字。印發(fā)時(shí)間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。（16）頁(yè)碼用4號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號(hào)一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁(yè)碼居右空1字，雙頁(yè)碼居左空1字。空白頁(yè)和空白以后的頁(yè)不標(biāo)識(shí)頁(yè)碼。（17）公文中的表格公文如需附表，對(duì)橫排A4紙型表格，應(yīng)將頁(yè)碼放在橫表的左側(cè)，單頁(yè)碼置于表的左下角，雙頁(yè)碼置于表的左上角，單頁(yè)碼表頭在訂口一邊，雙賈碼表頭在切口一邊。公文如需附A3紙型表格，且當(dāng)最后一頁(yè)為A3紙型表格時(shí)，封三、封四（可放分送，不放頁(yè)碼）應(yīng)為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應(yīng)貼在文件最后一頁(yè)（封四）上。 知識(shí)鏈接文書的稿本文書的稿本是指文書的文稿和文本。同一內(nèi)容和形式的文件，根據(jù)其在撰制印刷過(guò)程中的作用，根據(jù)其使用時(shí)的不同需要，往往形成不同的文稿和文本。一、文書的文稿：u 草稿：草稿是指內(nèi)容和文字表述都還未成熟的文書原始稿件。u 定稿：指公文的草稿經(jīng)過(guò)修改并由領(lǐng)導(dǎo)人審閱、簽發(fā)或者會(huì)議討論正式通過(guò)的最后完成的定型文稿。只有定稿才能形成正式文件。二、文書的文本：u 正本：是根據(jù)已經(jīng)簽發(fā)的定稿所制發(fā)的正式文件文本。 正本具有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的格式和生效標(biāo)志，具有法定效力，其證據(jù)價(jià)值得到法律的認(rèn)可和保護(hù)。正文又可分為：定型本、試行本、暫行本、修訂本。u 副本：是指公文形成之后，由于實(shí)際工作的需要，往往使正本文件發(fā)生許多增值或變態(tài)文本，這種根據(jù)公文正本復(fù)制、謄抄的其他文本稱為副本。副本又稱抄本。u 存本，是指發(fā)文機(jī)關(guān)印制一份文件的正本后留在本機(jī)關(guān)的除草稿、定稿以外印制本。四、文案的審核和簽發(fā)文案的審核 審核又稱核稿，是指文稿在送交機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，對(duì)文稿的內(nèi)容、體式等進(jìn)行全面的檢查審定。具體來(lái)說(shuō)，審核的重點(diǎn)應(yīng)包括以下幾點(diǎn)：（1）是否確需行文；（2）行文方式是否妥當(dāng)；（3）是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求；（4）公文格式是否符合國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法的規(guī)定； （5）文稿的文字表述是否簡(jiǎn)明、通順，是否符合語(yǔ)法、邏輯規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用是否正確，文字有無(wú)錯(cuò)漏，文稿的段落、條款之間是否有相互矛盾，前后不一致以及重復(fù)交叉等現(xiàn)象。 審核的重要在于文案的必要性，可行性以及內(nèi)容上的合理性。簽發(fā) 簽發(fā)是機(jī)關(guān)單位主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)已經(jīng)審核的文稿進(jìn)行最后的審定后，在發(fā)文稿紙上簽署批準(zhǔn)發(fā)文意見(jiàn)，并簽注自己的姓名和日期的環(huán)節(jié)。 簽發(fā)是發(fā)文處理過(guò)程中最重要的一個(gè)程序。簽發(fā)的原則主要有以下幾條： 1、以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。 2、由部門擬稿，以機(jī)關(guān)單位名義的發(fā)文，應(yīng)先由部門負(fù)責(zé)人審稿和文秘部門負(fù)責(zé)人審核，再交領(lǐng)導(dǎo)人或主管該部門事務(wù)的副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)；以部門名義的發(fā)文，由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)，其中涉及重要問(wèn)題的或部門把握不準(zhǔn)的發(fā)文，還應(yīng)報(bào)領(lǐng)導(dǎo)人核簽或加簽，或者報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。 3、經(jīng)會(huì)議通過(guò)的發(fā)文，由主持人或秘書長(zhǎng)簽發(fā)；機(jī)關(guān)單位內(nèi)部會(huì)議通過(guò)的，可由正職或副職領(lǐng)導(dǎo)人或者辦公廳（室）主任簽發(fā)。4、與其他機(jī)關(guān)單位聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)與有關(guān)機(jī)關(guān)單位會(huì)簽。復(fù)核 復(fù)核是指公文在正式印制前，文秘部門對(duì)其進(jìn)行復(fù)查審核，主要包括：審核處理程序、附件材料、文件格式等方面。 1審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備； 2附件材料是否齊全； 3格式是否統(tǒng)一、規(guī)范。五、文案的繕印和校對(duì)文案的繕印繕印，是根據(jù)發(fā)文定稿制成文件正本的過(guò)程。文案在經(jīng)過(guò)審核和復(fù)核后，確定正文及其形式上準(zhǔn)確無(wú)誤，即可進(jìn)行繕印。繕印應(yīng)注意以下問(wèn)題：1必須忠實(shí)于經(jīng)過(guò)審核簽發(fā)的定稿，不允許隨意改動(dòng)原稿的文字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、格式，也不允許調(diào)換原稿的段落； 2版面設(shè)計(jì)美觀大方，用紙、格式、印刷等要符合相應(yīng)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)；符合國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式中的相應(yīng)規(guī)定等； 3繕印過(guò)程中應(yīng)注意做好保密工作，不得讓無(wú)關(guān)人員隨意翻閱原稿和印制的文件；4繕印程序如有必要還應(yīng)建立相應(yīng)的登記制度?？樣∵^(guò)程中要保證文案版面干凈無(wú)底灰，字跡清楚無(wú)斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過(guò)1mm。雙面印刷；頁(yè)碼套正，兩面誤差不得超過(guò)2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)BL100，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80，M80。印品著墨實(shí)，均勻；字面不花、不白、無(wú)斷劃。文案應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。文案的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過(guò)4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸處訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm5mm；無(wú)壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁(yè)明訂。裁切成品尺寸誤差1mm，四角成90o，無(wú)毛茬或缺損。文案的校對(duì)文案的校對(duì)是保證文案形式規(guī)范，內(nèi)容正確的重要途徑。文案代表著一個(gè)法定單位的權(quán)威性和嚴(yán)肅性，但由于在文案撰寫、編輯的各個(gè)環(huán)節(jié)都有可以出現(xiàn)各種各樣的錯(cuò)誤和問(wèn)題，文案的校對(duì)環(huán)節(jié)就顯得更加必要。1、校對(duì)的要求校對(duì)時(shí)要注意以下要求：（1）初校與復(fù)校相結(jié)合。校樣應(yīng)先由負(fù)責(zé)繕印的部門或人員初校，然后再由文秘部門或擬稿人復(fù)校，以保證文本的準(zhǔn)確性。（2）以定稿為依據(jù)。校對(duì)時(shí)發(fā)現(xiàn)校樣中有文字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)與定稿不符的，或文件格式不符合規(guī)定的，可予以改正；若發(fā)現(xiàn)定稿中的文字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)錯(cuò)漏，有疑問(wèn)或需斟酌的地方，不能隨意改動(dòng)，應(yīng)作為問(wèn)題向有關(guān)人員提出，由簽發(fā)人考慮更正。（3）校改時(shí)文字要牽出版芯。校樣上校出的錯(cuò)漏之處，要以醒目的色筆和規(guī)定的符號(hào)標(biāo)明，并牽出版芯，不要在校樣的文字上進(jìn)行改動(dòng)。（4）校對(duì)工作完畢后，還應(yīng)對(duì)文件的格式、各類附加標(biāo)記作全面的復(fù)查，復(fù)查無(wú)誤后，在發(fā)文稿紙的校對(duì)人欄目中填寫校對(duì)人的姓名，然后付印。2、文案校對(duì)的內(nèi)容（1）把原稿和校樣收集齊全，檢點(diǎn)頁(yè)碼是否銜接，統(tǒng)一全書格式，尤其是不屬正文的部分，如內(nèi)封(扉頁(yè))、目錄、索引、參考文獻(xiàn)、序、前言、后記、插圖、插表等，應(yīng)作細(xì)致的整理。（2）按順序檢點(diǎn)或編排頁(yè)碼。如為上下冊(cè)頁(yè)碼連貫的書籍，還須查明本冊(cè)頁(yè)碼與上冊(cè)頁(yè)碼是否銜接。暗碼與插頁(yè)都必須注明。尤其是從雙頁(yè)碼跨到單頁(yè)碼排的表格、插圖、腳注等是否因頁(yè)碼更改而不成雙單碼。編好頁(yè)碼后再檢點(diǎn)一遍。如彩圖或圖版未能及時(shí)送校對(duì)，應(yīng)留出頁(yè)碼。（3）查看文眉(或中縫)文字，是否符合要求。（4）目錄與正文標(biāo)題一一核對(duì)，并填頁(yè)碼。注意目錄的層次應(yīng)與正文標(biāo)題層次一致。（5）統(tǒng)一圖注和表頭格式。（6）檢查各級(jí)標(biāo)題所用字號(hào)、字體和格式是否統(tǒng)一。（7）依次檢點(diǎn)圖序、表序、公式序和標(biāo)題序。（8）腳注與文中所敘述的注碼次序是否一致。 （9）如遇缺圖、重制圖等，在校樣上必須貼上紙條，單碼貼在左上角，雙碼貼在右上角。（10）參考文獻(xiàn)如系制版，應(yīng)注意前后是否銜接，版口是否一致。（11）插圖(表)注或圖版說(shuō)明中的說(shuō)明文字與圖(表)中的代號(hào)序數(shù)是否一致。另面排的圖(表)版說(shuō)明與圖(表)版最好排成雙單碼。（12）改動(dòng)頁(yè)碼時(shí)，應(yīng)將圖移向切口。（13）檢查索引中的漢字筆畫及外文字母順序。（14）檢查各校次中校改是否正確，書寫有無(wú)筆誤，特別要注意外文的誤改。（15）檢查各校次中提出的問(wèn)題和其他版式中的應(yīng)注意事項(xiàng)。（16）檢點(diǎn)全文腳碼。3、校對(duì)的方法比較適合文件校對(duì)的方法主要有對(duì)校法、折校法、讀校法。（1）對(duì)校法，適用于定稿上改動(dòng)較多的情況。操作要領(lǐng)是：將定稿置于校對(duì)者左方或上方，校樣置于右方或下方，逐字逐句核對(duì)。（2）折校法，適用于定稿整潔、改動(dòng)不多的情況。操作要領(lǐng)是：定稿置于桌上，輕折校樣，將其中待校文字處于頁(yè)面第一行，壓在定稿相應(yīng)文字行下，與定稿上的文字一一核對(duì)。 （3）讀校法，主要適用于定稿內(nèi)容淺顯簡(jiǎn)單，生僻字、專用名詞術(shù)語(yǔ)較少，格式變化不大的情況。操作要領(lǐng)是：二人合作，一人讀定稿，一人看校樣校對(duì)。 六、文案的用印和分發(fā)用印用印，是指在需要用印的文件上蓋上發(fā)文機(jī)關(guān)的印章的程序。機(jī)關(guān)的印章是機(jī)關(guān)行使職權(quán)的憑證，是文件有效性的重要標(biāo)志，也是文件格式的組成部分。機(jī)關(guān)印章應(yīng)由文秘部門指定專人負(fù)責(zé)掌管，并建立一定的用印制度。用印需注意以下幾點(diǎn)：、1用印必須經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由掌管機(jī)關(guān)印章的專門人員經(jīng)手負(fù)責(zé)；2用印文件的制發(fā)機(jī)關(guān)必須與印面一致，用印文件的內(nèi)容必須與簽發(fā)的定稿相符，否則不得用?。?用印時(shí)，印面要端正清晰，用印的位置要正確，不得模糊或歪倒，要嚴(yán)格按照國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式的規(guī)定用??；4要根據(jù)發(fā)文的印數(shù)核實(shí)用印的份數(shù)，超過(guò)印數(shù)的不能用?。灰乐箤⒂≌洛e(cuò)蓋在漏印的空白紙上；5送印刷廠印制的文件，如需套印機(jī)關(guān)印章時(shí)，應(yīng)派專人送??；6通過(guò)報(bào)刊等發(fā)布文件時(shí)，簽發(fā)稿上應(yīng)加蓋印章。7單一發(fā)文印章：?jiǎn)我粰C(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。成文時(shí)間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文2mm4mm，端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。當(dāng)印章下弧無(wú)文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時(shí)間上；當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時(shí)間上。8聯(lián)合行文印章：當(dāng)