企業(yè)電子文件管理.doc

企業(yè)電子文件管理電子文件的分類與甄別 在信息社會之中，電子文件是信息記錄的主要形式。網(wǎng)絡之中的電子文件數(shù)量十分巨大，需 要人們加以科學地管理，才能便于人們的利用。 那么，我們首先應當解決電子文件的分類問題。電子文件由于與紙質文件形態(tài)的不同，其分類原則與方法也應當有所區(qū)別。 在一臺沒有聯(lián)網(wǎng)的幾個部門共用的計算機之中，我們可以按照不同部門或時間先后順序對機內(nèi)文件簡單劃分一下。各自部門的文件以部門間稱相互區(qū)別，或以文件錄入者的姓名或代碼 相互區(qū)別。而內(nèi)部網(wǎng)絡中的計算機文件，就應當按行業(yè)、地區(qū)或系統(tǒng)相區(qū)別，然后再給予每 個文件的制發(fā)單位一個獨立的數(shù)碼。如果考慮到與歸檔后的電子檔案類別相互協(xié)調，也可參 照檔案全宗號和檔案分類號劃分電子文件的類別。 企業(yè)內(nèi)的電子文件分類，也可參照國家檔案局制訂的工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則劃分，把企業(yè)中的全部電子文件劃分成公務文書類、科技圖文類、財會文件類、人事文件類，然后 借鑒檔案分類號細分電子文件類別。 電子文件的檢索原則應當是方便利用和便于文件保密。但電子文件只有做到科學分類，才能實現(xiàn)查找便捷。計算機對文件的檢索，基本上也是模擬人工檢索，只不過是信息處理速度遠 遠地超過人腦對檢索詞的反映速度。但是，如果機內(nèi)文件雜亂無章，文件名稱不規(guī)范，同樣 會制約機檢速度。查找網(wǎng)上文件，更不可以盲目檢索，而必須知道所查找文件的網(wǎng)址、系統(tǒng) 、文件制發(fā)單位和文件名稱等等一系列檢索符號。否則，如同大海撈針。另一方面，電子文 件也需要保密或限制利用。企業(yè)經(jīng)營決策、長遠規(guī)劃、技術專利、客戶管理文件、基本數(shù)據(jù)等不少信息屬于企業(yè)內(nèi)部機密，有些內(nèi)容不允許部人員知悉，有些可有償利用。對于這一部 分文件，一般的用密鑰加以控制。隨著網(wǎng)上竊密技術的不斷完善，進入網(wǎng)絡中的任何文件都 再難以做到絕對保密。所以，對于企業(yè)的核心機密，應當采用更加穩(wěn)妥的保密手段。 電子文件的甄別也是需要我們加以考慮的問題。這個問題的關鍵是區(qū)別電子文件真?zhèn)?、區(qū)別電子文件的原件與復制件。電子文件進入網(wǎng)絡運行后，其復制是極為便利的，同時，也不能 排除別有用心者對客戶文件或檔案進行篡改，這樣的行為可能嚴重損害某些網(wǎng)上客戶的信譽 或經(jīng)濟權益，甚至引起法律糾紛。這樣，我們就必須認真考慮電子文件的真?zhèn)巫R別問題。筆 者認為，電子文件制發(fā)單位可在機內(nèi)輸入隱形條碼，使之與偽造或復制件相區(qū)別。當網(wǎng)上用 戶使用任何一份文件時，他只知道該文件內(nèi)容，而無法知道該文件條碼。同樣，只有具備隱形條碼的電子文件才是原件，才能作為憑證或依據(jù)使用。 電子文件的鑒定與歸檔 電子文件在歸檔之前，要進行認真地鑒定。電子文件的鑒定，主要是區(qū)分文件價值。在本單位制作的所有電子文件之中，只有那些對本單位工作具有查考利用價值或藝術保管價值的， 才有必要作為電子檔案保存下來。其余的電子文件就可以在機內(nèi)刪除。 電子文件的鑒定，也存在著區(qū)別真?zhèn)螁栴}。檔案部門所保管的電子檔案，應當是電子文件的原件或真實的電子文件；否則，電子檔案就失去了憑證價值。歸檔的電子文件還應當區(qū)別出原件與復制件。文件制發(fā)單位必須將電子文件的原件歸檔，以保持該電子文件的原始性，以維護電子文件的憑證性和依據(jù)性。檔案部門應當將電子文件的隱形條碼與該文件一同歸檔 ，以維護電子文件的權威性，并作為電子文件原始性、憑證性和依據(jù)性的基礎。歸檔的電子文件復制件應注明原制發(fā)單位和復制人，使之與原件相區(qū)別。此外，還應對電子文件的完整性進行鑒定。主要包括電子文件內(nèi)容的完整性、文件制發(fā)法律手續(xù)的完整性、法律依據(jù)的完 整性、文件辦理過程的完整性等等。 鑒定后需要歸檔的電子文件均應編制歸檔文件順序號，確定文件的保管期限，打印出文件移交目錄，以便辦理文件移交手續(xù)。電子文件的歸檔方式，有軟盤的歸檔和網(wǎng)絡中的置換歸檔兩種方式。軟盤歸檔主要是四通打字機的文件軟盤或未聯(lián)網(wǎng)的計算機文件軟盤。這些軟盤要進行編號，以便于雙方查驗。網(wǎng)絡之中的電子文件在移交前應通知檔案部門做好文件接收的置換工作，然后由文件管理部門通過網(wǎng)絡系統(tǒng)向檔案部門傳送歸檔文件，