慶典活動.順序.doc

什么是慶典活動慶典活動是組織利用自身或社會環(huán)境中的有關重大事件、紀念日、節(jié)日等所舉辦的各種儀式、慶祝會和紀念活動的總稱，包括節(jié)慶活動、紀念活動、典禮儀式和其他活動。通過慶典活動，可以渲染氣氛，強化組織的影響力；也可以廣交朋友，廣結良緣；成功的慶典活動還可能具有較高的新聞價值，從而進一步提高組織的知名度和美譽度。慶典活動的作用慶典活動的作用：可引起三大效應（引力效應、實力效應和合力效應）。（1）引力效應：指組織通過慶典活動吸引公眾的注意力。（2）實力效應：指通過舉辦大型慶典，顯示組織強大的實力，以增加公眾對組織的信任感。（3）合力效應：開展大型慶典，能增強組織內部職工、股東的向心力和凝聚力，提高公眾對組織的信任感。慶典活動的主要類型1節(jié)慶活動節(jié)慶是利用盛大節(jié)日或共同的喜事而舉行的表示快樂或紀念的慶?；顒?。不同國家甚至同一國家不同地區(qū)，都有自己獨特的節(jié)日。節(jié)日又有官方節(jié)日和民間傳統(tǒng)節(jié)日之分。常見的官方節(jié)日有元旦、婦女節(jié)、消費者權益保護日、國際勞動節(jié)、兒童節(jié)、國慶節(jié)、圣誕節(jié)、感恩節(jié)、復活節(jié)等，民間傳統(tǒng)節(jié)日有春節(jié)、元宵節(jié)、清明節(jié)、端午節(jié)、中秋節(jié)等。還有些地方根據自身文化傳統(tǒng)、風俗習慣、土特產等，組織舉辦一些具有地方特色的節(jié)慶活動，如北京地壇廟會、湖南的龍舟節(jié)、山東濰坊風箏節(jié)、德國的啤酒節(jié)等。節(jié)慶日是公共關系部門特別是酒店、賓館等接待服務單位開展公共關系活動的絕好時機。所以，每年6月1日前后，大小商店都會在小孩商品上絞盡腦汁；中秋節(jié)前，則會爆發(fā)一輪又一輪的月餅大戰(zhàn)；五一和十一長假前夕，旅游勝地和飯店就會大張旗鼓地宣傳和推介其優(yōu)質的特色服務。2紀念活動紀念活動是利用社會上或本行業(yè)、本組織的具有紀念意義的日期而開展的公關活動?？晒┙M織舉辦紀念活動的日期和時間有很多，如歷史上的重要事件發(fā)生紀念日、本行業(yè)重大事件紀念日、社會名流和著名人士的誕辰或逝世紀念日；而本組織的周年紀念日、逢五逢十的紀念日及重大成就的紀念日，更是舉辦紀念活動的極好時機。通過舉辦這樣的活動，可以傳播組織的經營理念、經營哲學和價值觀念，使社會公眾了解、熟悉進而支持本組織。因此，舉辦紀念活動實際上又是在做一次極好的公關廣告。3典禮儀式典禮儀式包括各種典禮和儀式活動，如開幕典禮、開業(yè)典禮、項目竣工典禮、畢業(yè)典禮、頒獎典禮、就職儀式、授勛儀式、簽字儀式、捐贈儀式等。在實際工作中，典禮儀式的形式多樣，并無統(tǒng)一模式。有的儀式非常簡單，如某個企業(yè)辦公樓的開工典禮，放一掛鞭炮，企業(yè)老總喊一聲“開工”，儀式便宣告結束；有的儀式非常隆重、莊嚴，如英國女王登基、國外皇室婚禮及葬禮等，甚至還有一套嚴格的程序和繁文縟節(jié)。慶典的組織程序（1）慶典策劃：確定來賓及發(fā)放請柬；來賓組成：政府官員、地方實力人物、知名人士、新聞記者、社區(qū)公眾代表、客戶代表或特殊人物等?？傊?，來賓要具有一定的代表性；發(fā)放請柬要求：請柬提前710天發(fā)放。重要來賓請柬發(fā)放后，組織者當天應電話致意。慶典頭晚再電話聯系。（2）設計慶典活動程序；一般程序：主持人宣布開典；介紹來賓；由組織的重要領導或來賓代表講話；安排參觀活動；安排座談或宴會；邀請重要來賓留言或提字。（3）落實致辭人和剪彩：；致辭人和剪彩人分己方和客方。己方為組織最高負責人，客方為德高望重、社會地位較高的知名人士；選擇致辭人和剪彩人應征得本人同意。（4）編寫宣傳材料和新聞通訊材料；列出慶典主題、背景、活動內容等相關材料，將材料裝在特制的包裝袋內發(fā)給來賓。對記者，還應在其材料中添加較詳細的資料，以方便記者寫作新聞稿件。（5）慶典活動的接待工作；設置接待室。對所有來賓，都應熱情接待，耐心服務；對重要來賓，要由組織領導親自接待；他們的簽到、留言、食、宿均應由專人負責。慶典注意事項慶典活動既是社會組織面向社會和公眾展現自身的機會，也是對自身的領導和組織能力、社交水平以及文化素養(yǎng)的檢驗。因此，舉辦慶典活動時，公共關系人員應做到準備充分，接待熱情，頭腦冷靜，指揮有序。一般說來，慶典活動應注意以下事項：(1)確定慶典活動主題，精心策劃安排，并進行適當的宣傳。(2)擬定出席慶典儀式的賓客名單，一般包括政府要員、社區(qū)負責人代表、同行代表、員工代表、公眾代表、知名人士、社團。(3)擬定慶典程序，一般為：簽到、宣布慶典開始，宣布來賓名單、致賀詞、致答詞、剪彩等。(4)事先確定致賀詞、答詞的人名單，并擬好賀詞、答詞，賀詞、答詞都應言簡意賅。(5)確定關鍵儀式人員，如剪彩、揭牌、托牌等；除本單位領導外，還應邀請德高望重的知名人士。(6)安排各項接待事宜，事先確定簽到、接待、剪彩、攝影、錄像、擴音等有關服務禮儀人員。(7)可在慶典活動中安排節(jié)目，如舞龍等；還可邀請來賓題詞，以作為紀念。(8)慶典結束后，可組織來賓參觀本組織的設施、陳列等，增加宣傳的機會。(9)通過座談、留言形式，廣泛征求意見，并綜合整理、總結經驗。上面講的是舉辦慶典活動所要注意的一般事項。實際上，慶典活動中還有一些細節(jié)問題需要注意，下面僅舉兩例加以說明。1)國旗懸掛國旗是一國的標志和象征，人們往往通過懸掛國旗表達對本國的熱愛和對他國的尊重。在國際交往中的懸旗慣例，已為各國公認，成為一種重要的禮賓儀式。接待國賓時，通常要在國賓下榻的住所和交通工具上懸掛該國國旗；兩國國旗并掛，以旗本身面向為準，右掛客方旗，左掛本國旗；車上掛旗，則以車輛行駛方向為準，司機左方為主方，右方為客方。在國際會議會場也要懸掛與會各國國旗。懸掛國旗的一般規(guī)定是日出升旗，日落降旗；懸掛雙方國旗，左為下，右為上；升旗時，服裝整潔，立正，脫帽，行注目禮。如遇外國元首或政府首腦逝世，一般在特定建筑物上降半旗致哀，通常的做法是先將旗升至桿頂，再下降至離桿頂相當于 13的地方。2)簽字儀式簽字是一種常見儀式，作為組織中負責對外交往和禮賓的公關人員，應當熟悉簽字儀式 的程序。 簽字時，雙方簽字人的身份應大體相同。安排簽字及簽字儀式是一項細致的工作。首先，要做好文本的定稿、翻譯、校對、印刷、裝訂、蓋火漆印等工作；第二，準備好簽字用的文具、國旗等物品；第三，與對方商定簽字人員及參加簽字儀式的人員，原則上是雙方參加會談的人員出席，或者是為表示重視，安排較高級別的領導人出席簽字儀式。簽字后，由雙方簽字人員互換文本，相互握手，有時還備有香檳酒，以示慶賀。 慶典活動應具備“五有”特征一、有先進的文化內涵： ,二、有較廣泛的參與度： ,三、有耳目一新的創(chuàng)意： ,四、有傳播品牌的效果： ,五、有良性投入產出比： 每一個單位成立或組建的日子，都是這個單位最值得紀念的日子。對于每一個單位來說，在其發(fā)展過程中，通常會在其成立或組建到5年、10年或5年的倍數的年份及其日子里，搞一個大型的慶典活動來紀念。 不一樣的單位或者同一個單位，因為對慶典活動所做的策劃不一樣，以及實施策劃的效果不一樣，慶典活動的效果也是大不一樣的。有少數單位的慶典活動的策劃及其實施比較好，慶典活動的效果以及為單位的發(fā)展帶來的影響效果也較好，但是，大多數單位，因為沒策劃或者策劃得不好，錢沒少花，慶典活動的效果卻不盡人意。 20022007年間，本人曾為企業(yè)、設計院、醫(yī)院、賓館等四家單位策劃過紀念單位成立X周年的慶典活動，雖然這四家單位成立的時間和所處的行業(yè)、地方不一樣，但這四家單位的慶典活動都分別得到了其領導、職工、客戶、公眾、媒體的一致好評。 這四家單位紀念成立X周年的慶典活動之所以都能取得成功，首要的原因在于準備搞慶典活動的單位的領導，他們都非常重視慶典活動，而且都有一種“要想把慶典活動搞好，必須有好的策劃”的意識，同時，能較準確地判斷、選擇出好策劃。 一個單位把其重大的慶典活動的策劃工作委托、托付給本人，是對本人的高度信任和希望，本人不能辜負他們的厚望，只能將他們的慶典活動策劃好。 為了策劃好這些單位的慶典活動，我總要到客戶單位那里進行全面而深入的調研，實地了解該單位的發(fā)展歷史、文化底蘊、地域、行業(yè)、產品、服務、客戶等多方面的信息。在此基礎上，再運用有效創(chuàng)新的五種方法和原則，編創(chuàng)出具有“五有”特征的策劃案，并跟進或指導策劃案的實施。 這里所說的“五有”特征是： 一、有先進的文化內涵： 確定并烘托一個“畫龍點睛”式的易于記憶和傳播的文化主題，開展與單位的文化理念相一致的系列活動，設計、定做、贈送富有文化特征的宣傳資料和禮品，撰寫、發(fā)表有互動效果的新聞稿件。 二、有較廣泛的參與度： 開展一些群眾參與性強的活動，一方面引導、激發(fā)單位全體職工參與進來，增強單位職工的自豪感和凝聚力；另一方面，最大關聯度和最大程度相結合，吸引公眾也參與到慶典活動中來。 三、有耳目一新的創(chuàng)意： 結合單位的產業(yè)、產品、服務等特點，別出心裁地設計和開展一個或幾個創(chuàng)新性、興趣性、娛樂性、回味性的活動。 四、有傳播品牌的效果： 一方面，要在單位所在地域和能在單位所在地域形成一定的口碑效應；另一方面，能通過關聯媒體，尤其是網絡，提升、傳播慶典活動的影響力和單位的品牌。 五、有良性投入產出比： 慶典活動是需要花錢的，但是，花錢的慶典活動，不一定都能成功。在策劃慶典活動的時候，先考慮的不應該是有多少錢可以花的問題，而是應考慮少花錢、多辦事、辦好事、辦成事的問題。 本人之所以在為上述四家客戶單位策劃慶典活動的時候，要把握和確保實現以上“五有”特征，還基于以下的認識： 一