如何做好標(biāo)書(shū).doc

一、 標(biāo)書(shū)和方案1. 表書(shū)與方案的不同標(biāo)書(shū)屬于一種特殊的正式的方案，從種類的要求來(lái)講，也應(yīng)該符合方案的一般的要求，因此，上一章節(jié)提示的內(nèi)容都應(yīng)該滿足和注意，二者還有以下的不同之處。l 目的不同： 標(biāo)書(shū)：贏得認(rèn)可，中標(biāo)。 方案：可完成客戶的需求。l 對(duì)象不同： 標(biāo)書(shū)：評(píng)標(biāo)人：專家（對(duì)項(xiàng)目背景情況不是很了解）目前的IT評(píng)標(biāo)過(guò)程一般為5個(gè)左右的專家花半天到一天的時(shí)間對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行專家評(píng)判，有的評(píng)標(biāo)允許甲方參加評(píng)分，有的不允許甲方參加和評(píng)分，有的甚至不允許甲方參加，即使參加也不能發(fā)表傾向性意見(jiàn)。在這種情況下，沒(méi)有很充分的溝通環(huán)境，一切之前的技術(shù)準(zhǔn)備都濃縮在投標(biāo)文件中了，且對(duì)象是具備評(píng)標(biāo)經(jīng)驗(yàn)但對(duì)情況未必了解的專家。 方案：客戶（對(duì)項(xiàng)目背景非常了解）l 條件不同： 標(biāo)書(shū)：只有一次機(jī)會(huì)。標(biāo)書(shū)是用戶需求基本明確后選擇服務(wù)商的最后機(jī)會(huì)，因此，用戶的著眼點(diǎn)不僅在于方案的優(yōu)異，更在意隨中標(biāo)，因此一般不會(huì)給修正的機(jī)會(huì)。 方案：一般可多次修正。方案的交互過(guò)程其實(shí)是一個(gè)用戶明確需求的過(guò)程，需求還有待進(jìn)一步斟酌的時(shí)候，一般用戶會(huì)要求再次挑腳方案。l 評(píng)定的標(biāo)準(zhǔn)不同： 標(biāo)書(shū)：靠評(píng)標(biāo)人的專家經(jīng)驗(yàn)；觀、讀感綜合判定。由于標(biāo)書(shū)的評(píng)審是專業(yè)的評(píng)審專家或者各方人事，因此評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)更多的是公正和沒(méi)有異議，表書(shū)的正式、專業(yè)、清晰、符合要求是非常重要的。另外，標(biāo)書(shū)的評(píng)分會(huì)嚴(yán)格按照預(yù)先設(shè)定的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，專家的權(quán)利有限。 方案：客戶根據(jù)實(shí)際情況加以分析判定。方案主要是甲方根據(jù)需求進(jìn)行判斷，這個(gè)時(shí)候的標(biāo)準(zhǔn)就比較模糊，有時(shí)候一個(gè)非常粗糙的方案，如果有過(guò)人的亮點(diǎn)，也會(huì)吸引用戶進(jìn)行重新考慮。2. 投標(biāo)書(shū)的基本要求：l 幫助與你的標(biāo)書(shū)讀者溝通。從這個(gè)角度上來(lái)講，標(biāo)書(shū)是一篇針對(duì)用戶需求的論文，邏輯結(jié)構(gòu)和語(yǔ)言一定要清晰、可讀。考慮到評(píng)標(biāo)專家一般都具有較好的學(xué)術(shù)經(jīng)驗(yàn)，其中很多還是教授、博導(dǎo)，投標(biāo)的語(yǔ)言要針對(duì)讀者的閱讀習(xí)慣為好。l 表現(xiàn)你整理過(guò)后的思路和想法。如果對(duì)整個(gè)方案的思路不清晰，是不能寫(xiě)好一個(gè)標(biāo)書(shū)的。在投標(biāo)之前一定要理清楚整體思路及各部分的關(guān)系，必要的頭腦風(fēng)暴和預(yù)評(píng)審也是需要的，以便更加清晰地表示。對(duì)于沒(méi)有結(jié)論或者困惑爭(zhēng)議的地方，不要指望能夠糊弄過(guò)去，如實(shí)地分析甚至放在重要的地方重點(diǎn)把可能的困難和解決方案以及選擇的過(guò)程描述出來(lái)，往往會(huì)增加勝算。l 對(duì)招標(biāo)書(shū)作出反應(yīng)。要非常注意投標(biāo)需求書(shū)的細(xì)節(jié)要求，一般甲方不會(huì)隨便寫(xiě)出某種要求的，出現(xiàn)這種情況一般是甲方非常需要或者有競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手說(shuō)服甲方提出這種需求。對(duì)于特別的、違反常規(guī)的要求尤其要注意，在標(biāo)書(shū)中一定要有回應(yīng)?；貞?yīng)的時(shí)候不要直接反駁，應(yīng)該用比較委婉態(tài)度和明確的結(jié)論給出建議和意見(jiàn)、結(jié)論。l 對(duì)客戶需求做出反應(yīng)。有很多客戶的需求并沒(méi)有體現(xiàn)在標(biāo)書(shū)文件中，這個(gè)時(shí)候如果說(shuō)明非常詳細(xì)和具有針對(duì)性，對(duì)于評(píng)標(biāo)專家是非常具有說(shuō)服力的。二、 商務(wù)投標(biāo)書(shū)的主要內(nèi)容：投標(biāo)書(shū)分為商務(wù)部分和技術(shù)部分，有些投標(biāo)要求分為商務(wù)標(biāo)書(shū)和技術(shù)標(biāo)書(shū)。1. 商務(wù)投標(biāo)書(shū)的組成l 投標(biāo)的主體內(nèi)容（按邀標(biāo)書(shū)格式）。需要提醒的是，評(píng)標(biāo)專家在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行評(píng)標(biāo)，需要閱讀大量的文字，這個(gè)時(shí)候一定要嚴(yán)格按照邀標(biāo)書(shū)的格式進(jìn)行，必要的時(shí)候要專門(mén)以不同紙張或者標(biāo)簽的形式進(jìn)行部分區(qū)分，以便于專家在不同服務(wù)商之間進(jìn)行對(duì)比。l 投標(biāo)報(bào)價(jià)及產(chǎn)品清單。如果邀標(biāo)書(shū)給定了投標(biāo)報(bào)價(jià)單，按照標(biāo)準(zhǔn)報(bào)價(jià)單進(jìn)行填寫(xiě)，如果沒(méi)有，需要仔細(xì)進(jìn)行設(shè)計(jì)。一個(gè)好的報(bào)價(jià)單有助于專家進(jìn)行對(duì)比和篩選，也有利于服務(wù)商進(jìn)行價(jià)格談判。比如，比較細(xì)致合理的報(bào)價(jià)就不容易被價(jià)格談判的時(shí)候大幅度降價(jià)。另外，如果報(bào)價(jià)單比較復(fù)雜和篇幅長(zhǎng)，需要對(duì)各部分報(bào)價(jià)進(jìn)行小結(jié)、需要有一個(gè)明晰的各部分報(bào)價(jià)總計(jì)。報(bào)價(jià)單要注意核算，不要計(jì)算錯(cuò)誤和重復(fù)、缺項(xiàng)，尤其是用exle進(jìn)行自動(dòng)計(jì)算的時(shí)候，一定要用另外的辦法驗(yàn)算。l 資質(zhì)證明。仔細(xì)注意邀標(biāo)書(shū)要求的資質(zhì)證明，另外，可能的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手可能提供的用戶報(bào)告、資質(zhì)、案例等要仔細(xì)對(duì)待；盡可能提供高于邀標(biāo)文件的資質(zhì)；對(duì)于聯(lián)合投標(biāo)，需要提供雙方或者多方的資質(zhì)，對(duì)于要求具有“本地服務(wù)隊(duì)伍”要求的，需要提供證據(jù)文件；對(duì)于設(shè)計(jì)的產(chǎn)品，要提供必要的證書(shū)和文件；對(duì)于使用關(guān)聯(lián)公司（例如集團(tuán)公司）的資質(zhì)，要特別注意法律一致性的要求。l 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)介紹。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的介紹要實(shí)事求是，不一定非要公司高管介入項(xiàng)目過(guò)程；對(duì)于團(tuán)隊(duì)中人員資歷的介紹，要注意角色分工、年齡搭配和資質(zhì)要求；要突出團(tuán)隊(duì)成員類似項(xiàng)目的成功經(jīng)驗(yàn)。l 公司簡(jiǎn)介。公司簡(jiǎn)介要針對(duì)性地進(jìn)行縮寫(xiě)或者改寫(xiě)，將與項(xiàng)目密切相關(guān)的內(nèi)容突出出來(lái)。l 公司售后服務(wù)體系及培訓(xùn)體系簡(jiǎn)介。一般這一條比較容易和技術(shù)表述中的相應(yīng)部分混淆，要非常注意放在哪個(gè)部分，如果商務(wù)部分和技術(shù)部分都需要，側(cè)重點(diǎn)各是什么；往往評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)中都有這一條，因此，應(yīng)該仔細(xì)描述自己公司的項(xiàng)目管理、售后服務(wù)和培訓(xùn)體系，要符合用戶的標(biāo)書(shū)要求，還要符合主流的國(guó)際、國(guó)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)。l 設(shè)備簡(jiǎn)介。設(shè)備簡(jiǎn)介要將設(shè)備的案例、使用情況、證書(shū)等進(jìn)行提交。l 行業(yè)典型（成功）應(yīng)用案例。成功案例中要特別注意將類似的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)放在比較前面的位置。l 一切對(duì)本次投標(biāo)有利的資料。有些單位會(huì)提交獲獎(jiǎng)證書(shū)、專利、知識(shí)產(chǎn)權(quán)證書(shū)、橫向和縱向課題承擔(dān)證明等與項(xiàng)目關(guān)聯(lián)的證明信息。2. 技術(shù)投標(biāo)書(shū)的組成l 標(biāo)書(shū)摘要說(shuō)明。摘要說(shuō)明不僅僅是各個(gè)部分的概括，更應(yīng)該是投標(biāo)方體現(xiàn)自己思想的首頁(yè)闡述，應(yīng)該花很大的精力去重視的，也是爭(zhēng)取專家非常重要的地方。l 背景介紹。項(xiàng)目背景要從行業(yè)、用戶基本情況等方面論述和解釋項(xiàng)目的必要性及考慮，這是體現(xiàn)標(biāo)書(shū)針對(duì)性非常重要的地方。l 主要設(shè)計(jì)標(biāo)書(shū)。項(xiàng)目的設(shè)計(jì)是標(biāo)書(shū)的主要部分，考慮到專家未必對(duì)所牽涉的標(biāo)書(shū)的技術(shù)非常清楚，這一部分的邏輯關(guān)系非常重要，應(yīng)該從技術(shù)方向、產(chǎn)品方向、產(chǎn)品選型、性能價(jià)格比較等多方面進(jìn)行邏輯論述，站在中立的立場(chǎng)上為甲方選擇適合的解決方案的“示意”非常重要。l 項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃。項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃要可行、符合要求。這也是經(jīng)常的打分點(diǎn)，實(shí)施計(jì)劃盡量使用專業(yè)工具（比如project）,項(xiàng)目管理的體系架構(gòu)要非常清晰，比如ISO9000,CMM等，標(biāo)書(shū)要求的資質(zhì)要和項(xiàng)目實(shí)施的技術(shù)體系相吻合，比如資質(zhì)特別要求CMM,項(xiàng)目管理的計(jì)劃就應(yīng)該根據(jù)CMM來(lái)進(jìn)行計(jì)劃。l 風(fēng)險(xiǎn)控制和質(zhì)量控制計(jì)劃。風(fēng)險(xiǎn)控制措施要實(shí)在，質(zhì)量體系要清晰和符合邀標(biāo)書(shū)要求。l 售后服務(wù)計(jì)劃。售后服務(wù)計(jì)劃往往是評(píng)分點(diǎn)，應(yīng)該盡可滿足邀標(biāo)要求；對(duì)于重要的服務(wù)承諾和期限，應(yīng)該以黑體或者表格的形式突出出來(lái)。l 產(chǎn)品介紹。產(chǎn)品介紹應(yīng)該放在不突出的地方，比如附錄；產(chǎn)品的重要性能可以提前或者突出；必要的時(shí)候，可以將廠家的產(chǎn)品說(shuō)明彩頁(yè)裁減放進(jìn)標(biāo)書(shū)裝訂。三、 如何設(shè)計(jì)一個(gè)漂亮的標(biāo)書(shū)1. 整體上的一般要求l 全局觀-標(biāo)書(shū)各個(gè)部分自成體系又相互依托。l 技術(shù)可行，敘述簡(jiǎn)潔明了。l 產(chǎn)品清單正確。l 目錄結(jié)構(gòu)清晰（代表思路清晰）。l 整篇文字?jǐn)⑹鰲l理分明，風(fēng)格統(tǒng)一。l 既迎合讀者心理習(xí)慣又有創(chuàng)新性。例如，如果一個(gè)綜合的解決方案標(biāo)書(shū)需要很多部分，我們就可以再畫(huà)一章各個(gè)部分的邏輯關(guān)系圖并進(jìn)行簡(jiǎn)要論述，便于專家評(píng)審。下圖就是一個(gè)具有6個(gè)部分的標(biāo)書(shū)的邏輯結(jié)構(gòu)圖。2. 摘要說(shuō)明摘要說(shuō)明是一個(gè)標(biāo)書(shū)的整體說(shuō)明，不僅僅要反映各個(gè)部分的簡(jiǎn)要內(nèi)容，更要反映投標(biāo)方的整體思路和思想，有時(shí)候叫做總經(jīng)理摘要或者特別闡述，它包含以下內(nèi)容：l 標(biāo)書(shū)目標(biāo)：l 戰(zhàn)略建議：l 注意事項(xiàng)：l 標(biāo)書(shū)優(yōu)點(diǎn)：l 其他需要吸引讀者眼球的東西3. 目錄結(jié)構(gòu)目錄不僅僅是自動(dòng)生成就可以了，更重要的是要反映整體的邏輯結(jié)構(gòu)，評(píng)標(biāo)專家也往往通過(guò)目錄來(lái)得到標(biāo)書(shū)的第一印象。一個(gè)好的目錄應(yīng)該反映縝密的思維和清晰的內(nèi)容，專家還從中得到重要的特色和投標(biāo)方的主要知識(shí)技能基本信息。因此，投標(biāo)方如果整合多個(gè)廠家的方案，在目錄上要重新進(jìn)行融合和調(diào)整。例子：調(diào)整前調(diào)整后：4. 標(biāo)書(shū)編寫(xiě)禁忌：l 標(biāo)書(shū)中出現(xiàn)其他項(xiàng)目或其他客戶名稱。很多標(biāo)書(shū)采用其它案例的資料，忘記了改正用戶，這在評(píng)標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)非常容易被排斥和認(rèn)為不認(rèn)真，因此需要專人進(jìn)行檢查。l 拓?fù)湓O(shè)計(jì)錯(cuò)誤。拓?fù)鋱D和邏輯圖是專家評(píng)審重點(diǎn)關(guān)注的地方，千萬(wàn)不要出現(xiàn)結(jié)構(gòu)性錯(cuò)誤，更不要出現(xiàn)名稱上的錯(cuò)誤（例如很多投標(biāo)方將邏輯圖寫(xiě)成拓?fù)鋱D）。圖的標(biāo)志要清晰，最好制圖、審定人要明確標(biāo)記。l 標(biāo)書(shū)敘述前后矛盾。很多標(biāo)書(shū)由不同的人完成，出現(xiàn)前后敘述不一致一定要改正。最好安排有人在投標(biāo)之前閱讀統(tǒng)稿、安排專門(mén)的評(píng)審會(huì)議。l 目錄結(jié)構(gòu)混亂，無(wú)邏輯、各自為政。l 套話、廢話太多，語(yǔ)言啰嗦、言之無(wú)物。這種情況很容易出現(xiàn)在摘抄網(wǎng)絡(luò)上的信息的時(shí)候，應(yīng)予以注意。l 遣詞造句，用語(yǔ)不當(dāng)。錯(cuò)別字是小事，但很容易引起專家反感，尤其在摘要、重要場(chǎng)所和多次出現(xiàn)的時(shí)候。四、 標(biāo)書(shū)設(shè)計(jì)舉例案例1：某網(wǎng)絡(luò)集成項(xiàng)目下面是一個(gè)網(wǎng)絡(luò)集成項(xiàng)目的標(biāo)書(shū)舉例，這樣一個(gè)標(biāo)書(shū)就比直接將產(chǎn)品堆砌上來(lái)強(qiáng)得多。當(dāng)然，如果項(xiàng)目再大一些、復(fù)雜一些，還可以再優(yōu)化。1. 網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃： 網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃的思想方法 從網(wǎng)絡(luò)核心入手，發(fā)散到網(wǎng)絡(luò)邊緣； 從網(wǎng)絡(luò)接入入手，集中到網(wǎng)絡(luò)核心； 思想方法多樣化。 網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃的目的 對(duì)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)具有先期的指導(dǎo)性； 使用戶對(duì)所建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)有一個(gè)全面的了解； 對(duì)以后的網(wǎng)絡(luò)實(shí)施和驗(yàn)收提供依據(jù)。 2. 網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)思路： 用戶需求分析； 網(wǎng)絡(luò)流量分析； 網(wǎng)絡(luò)分類設(shè)計(jì)； 網(wǎng)絡(luò)分層設(shè)計(jì)； 網(wǎng)絡(luò)設(shè)備選擇； 網(wǎng)絡(luò)地址規(guī)劃。 1) 需求分析：a) 需求分析的目的 為網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃提供依據(jù) 使方案設(shè)計(jì)個(gè)性化，更有競(jìng)爭(zhēng)力 b) 基本需求： 用戶投資和網(wǎng)絡(luò)規(guī)模 了解業(yè)務(wù)類型和分布 分析目前技術(shù)與用戶需求的異同 現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)分析，保護(hù)用戶投資 c) 需求來(lái)源 決策者的建設(shè)思路 用戶提供的歷史資料和行業(yè)資料 用戶技術(shù)人員的細(xì)節(jié)描述 普通用戶對(duì)網(wǎng)絡(luò)的要求 d) 收集方法 會(huì)談紀(jì)要法 關(guān)鍵人物接觸 用戶訪談 e) 重點(diǎn)需要了解的：l 商業(yè)需求，資金投入，網(wǎng)絡(luò)規(guī)模l 現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)的狀況l 網(wǎng)絡(luò)覆蓋的物理區(qū)域，信息點(diǎn)的數(shù)量及分布l 業(yè)務(wù)分類、分布及對(duì)網(wǎng)絡(luò)功能的需求l 網(wǎng)絡(luò)帶寬和業(yè)務(wù)量的需求l 網(wǎng)絡(luò)可靠性的需求l 網(wǎng)絡(luò)安全性的需求l 網(wǎng)絡(luò)管理方面的需求f) 需求分析小結(jié)：l 技術(shù)不是問(wèn)題，主要看投資和服務(wù)l 用戶投資保護(hù) 高性價(jià)比使用戶的投資收取最好的效果 兼容性保護(hù)用戶對(duì)網(wǎng)絡(luò)的原始投資 擴(kuò)展性保證