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2006年3月19日 高效的時間管理 1 關于時間管理的思考時間管理是什么時間管理三步曲明確人生追求設定目標制定計劃并實施時間矩陣圖時間管理四象限高效利用時間的方法 目錄 Content 2 時間是什么 有什么特點 時間是一種特殊的稀缺資源它是不能再生的它不能被節(jié)省或儲存下來它對每一個人都是均等的 但又是有限的 3 時間管理就是個人管理 把握自己才能把握時間 如果你不能管理時間 那么你什么也不能管理 彼得 杜拉克 4 時間管理三步曲 明確人生追求設定目標擬定計劃并實施 5 一 明確人生追求 假如沒有明天 你今天想做什么 6 一 明確人生追求 人生的意義是什么 7 一 明確人生追求 進取型 使其達到集團和系統(tǒng)的最高地位 安全型 追求認可 工作安全 尊敬和成為 圈內(nèi)人 自由型 在工作過程中得到最大的控制而不是被控制 攀登型 得到刺激 挑戰(zhàn) 冒險和 擦邊 的機會 平衡型 視成功為家庭 工作 自我事務等均衡協(xié)調(diào)發(fā)展 不同類型的人對成功的需求不同 德爾 C BrooklynDerr 1988 總結出公司員工有五種不同的成功方向 8 一 明確人生追求 鼓勵更深入地思考你的人生澄清什么對你是真正重要的將自我抉擇的價值觀及目的牢記心中提供方向及價值協(xié)助你向長期目標進展 為什么要明確人生追求 9 一 明確人生追求 我究竟是什么樣的人 我最強的才能及天賦是什么 當 我感到真正的快樂 我想成為什么樣的人 有哪些品格是我想擁有的 有哪些東西是我覺得重要并想擁有的 個人使命宣言 10 起草個人使命宣言 假如船不知道該駛向哪個港口 那么吹什么風都沒有用處 起草自己的使命宣言 我們要將一個人成功地送上月球 并能使他安全地返回地球 讓每一個辦公桌和每一個家庭都有一臺計算機 為人民服務 VS 為人民幣服務 提供優(yōu)質培訓課程VS成為 五星講師 一 明確人生追求 11 要事第一 個人的使命宣言是衡量事情是否重要的標準 我們真的花了時間去做這些對我們一生都很重要的事情了嗎 一 明確人生追求 12 二 設定目標 更有效地實現(xiàn)目標改善績效提高你實現(xiàn)目標的動機提高對你成就的自豪和滿足提高你的自信心有計劃地消除你止步不前和不高興的想法 設定目標的好處 13 增加銷量發(fā)展員工提高員工的生產(chǎn)力開發(fā)新客戶 拓展全系列改進管理層和員工的溝通實現(xiàn)業(yè)務成果 利潤 市場占有率 股票價值 你的目標是什么 二 設定目標 14 目標的SMART原則 S specific 明確的 M measurable 可衡量的 A attainable 可達成的 R relevant 合乎實際的 T time based 時效性的 我覺得 我感覺 我認為 這是管理的藝術 而不是管理的科學 管理的 藝術 船到橋頭自然直 車到山前必有路 二 設定目標 15 充分利用企業(yè)的有限資源 發(fā)揮最大的效能 預測問題 防范于未然 事情推展前 做有效溝通 讓其他部門了解我們需要的協(xié)助 也同時了解我們能為他們做些什么 協(xié)助評估目標的可行性 避免不必要的重復 減少無謂的浪費 建立優(yōu)先順序 按部就班 不趕工 不加班 良好計劃的好處 三 設定計劃并實施 16 通過計劃幫您有效地利用時間 把每天要做的事情列一份清單確定優(yōu)先次序 從最重要的事情開始做起每天都這么做 三 設定計劃并實施 17 關于時間管理的思考時間管理是什么時間管理三步曲明確人生追求設定目標制定計劃并實施時間矩陣圖時間管理四象限高效利用時間的方法 目錄 Content 18 重要性 緊急性 我們可以用這兩個要素及其對立面所形成的四象限來描述我們所從事的活動 這四象限構成 時間管理矩陣圖 影響我們選擇花費時間的要素 19 重要 不重要 不緊急 緊急 第一象限 第三象限 第二象限 第四象限 20 重要性和緊急性釋意 重要性 與目標有關的活動 凡是有價值的有利于組織和個人目標實現(xiàn)的就是重要的事緊急性 是指必須立即處理的事 急迫之事通常都顯而易見 拖延不得 也可能較討好 有趣卻不一定很重要 21 活動的重要性和緊急性分析 重要性A非常重要 必須做B重要 應當做C不太重要 可能有用 但不是非做不可D不重要 沒有任何效果緊急性A非常緊急 必須馬上做B緊急 應當趕緊做C不太緊急 推遲一段時間再做也行D時間不作為考慮的因素 22 時間矩陣圖 討論 可以舉例說明哪些事情各屬于哪個象限嗎 23 2020 2 8 24 25 時間管理的策略 第一象限的事情應該首先做應該把工作的大多數(shù)時間放在第二象限的事情上 這樣就可以從容地處理各種問題了第三象限的事盡量少做第四象限的事最好別做 26 時間矩陣圖 虛假的 必要的 危機 有限期的任務 項目 計劃 準備 建立關系 真正的創(chuàng)新 領導的 干擾 一些會議 一些報告 浪費的 逃避的活動 27 4D原則 DOITNOW DOITLATER DELEGATE DON TDOIT 稍后做 授權 不做 立即做 28 4D原則 Doitnow 要自己做的 不能丟掉不管 不能拖一拖再辦 不能授權的事 按照優(yōu)先順序自己親自去完成 Doitlater 稍后再辦 把重要但不緊急的工作 暫時掛在一邊 待有空時再去處理 Delegateit 可授權的 學會授權 將能派出去的事盡量派給他人干 這樣可以節(jié)約時間干最重要的工作 Don tdoit 丟掉不管 把一些與目標無關的事 無效益的事 應差的事丟掉不管 29 時間管理要務 焦點放在真正重要的事上 對不重要的事說 不 參照你的使命宣言 目標規(guī)劃時間 重要的事絕不應被極不重要的事情所牽絆 歌德人在各種領域中努力經(jīng)營 百分之八十的結果是來自百分之二十的活動 20 80法則 30 普通人的時間安排 25 30 15 50 60 2 3 2 3 25 30 31 成功人士的時間安排 20 25 65 80 15 1 20 25 65 80 15 1 32 80 20原則 來自 花去 80 最佳效果的工作 20 較為次要的工作 20 的時間 80 的時間 33 80 20原則 去尋找用20 的努力就可得到80 的效果的領域集中精力解決少數(shù)重要問題 而不是解決所有問題在每天中思維最活躍的時間內(nèi)做最有挑戰(zhàn)和最有創(chuàng)意的工作 34 更有效地利用時間 創(chuàng)造 更多的時間減少會議對時間的浪費有效地利用等待時間很好地利用旅行時間與上司溝通時如何更有效利用時間對付電話所引起的時間的浪費避免不速之客帶來的時間的浪費 35 創(chuàng)造更多的時間 有兩種方法可以創(chuàng)造工作時間 早起晚睡通過授權的技能 36 減少會議對時間的浪費 會議前 發(fā)問有必要以會議形式進行商討嗎 盡量減少與會人數(shù) 當關鍵人物無法與會時 原則上不應開會 為避免會議冗長 可將會議安排在午餐前或下班前 要有明確的會議議程 計算會議成本 會議中 會議中等候遲到者 則等于懲罰準時者不要令與會者太舒服 避免受電話或訪客之干擾視實際需要 可讓部分與會者參加會議的一部分會議后 整理會議記錄發(fā)給有關人士跟進會議中決定的事項 37 與上司溝通時如何更有效利用時間 聽而不聞 的上司應開門見山 單刀直入 技巧性地指明你與他談論的事端對他所可能產(chǎn)生的利害關系 見異思遷的上司當他指派工作時 多作詢問的工夫如你的工作繁多 請他為你決定完成工作的優(yōu)先次序 詢問他完成工作的限時 以你為聽眾的上司盡量避免發(fā)問或對他的話語作出評論 38 如何避免電話引起的時間的浪費 事后回復電話的辦法值得采用 盡量將須打出去的電話集中在一起 避免電話捉迷藏的兩個原則 如果是對方的助理 秘書接的電話 務必打聽何時可以聯(lián)絡到此人留話時別忘了請對方在某個時刻或期間回話 39 如何避免不速之客的時間的浪費 你并不一定總是熱情好客讓別人知道別打攪你在辦公室外接見不速之客定期安排和下屬或同一階層的同事見面 40 時間管理理論的發(fā)展 第一代 利用便條和備