企業(yè)內部控制配套指引二十講PPT課件.ppt

第十六講 合同管理 合同 是指企業(yè)與自然人 法人及其他組織等平等主體之間設立 變更 終止民事權利義務關系的協議 為加強合同的管理國家發(fā)布 企業(yè)內部控制應用指引第16號 合同管理 根據16號指引的精神 在這一講我主要講述以下問題 1 合同管理的意義2 企業(yè)合同管理需要關注的風險3 合同控制的關鍵點4 合同訂立的控制5 合同履行的控制6 案例選講 1 1 合同管理的意義 合同管理是企業(yè)經營管理的重要內容 也是企業(yè)合法經營 維護自身權益的重要方面 企業(yè)加強合同管理對于企業(yè)依法訂立并履行合同協議 提高合同履約率 減少合同糾紛 進而促進改善經營管理 提高經濟效益 具有重要意義 企業(yè)加強自身合同管理 可以保障自身經濟利益不受侵犯 使權利與義務在法律允許范圍內得到發(fā)揮 為企業(yè)進一步發(fā)展保駕護航 是企業(yè)用法律手段 2 管理經濟行為的重要形式 隨著 對外開放 對內搞活 的方針進一步貫徹 合同的作用也越來越明顯 企業(yè)每年都有大量的合同簽署 履行 以及變更或者解除 如果僅憑工商行政管理部門和有關上級管理機關監(jiān)督是遠遠不夠的還必須從企業(yè)內部加強管理 企業(yè)的合同是個動態(tài)管理的過程 管理人員必須用科學的管理方法來實現預期的管理目標 圍繞著合同的簽署 履行 變更 解除等活動工作 這些工作各自有著自己的內容與特點 相互之間又有著密切的聯系 既給企業(yè)提供法律保護又帶來法律風險 企業(yè)必須重視合同管理的內部控制 切實實施風險管理 又要有一套管理制度并得到嚴格執(zhí)行 3 2 企業(yè)合同管理需要關注的風險 企業(yè)在合同管理過程中 必須關注風險 主要風險可能來自下列 1 未訂立合同 未經授權對外訂立合同 合同對方主體資格未達要求 合同內容存在重大疏漏和欺詐 可能導致企業(yè)合法權益受到侵害 2 合同未全面履行或監(jiān)控不當 可能導致企業(yè)訴訟失敗 經濟利益受損 3 合同糾紛處理不當 可能損害企業(yè)利益 信譽和形象 4 3 合同控制的關鍵點 企業(yè)的經濟合同應實行歸口管理原則 那個部門的業(yè)務就由那個部門管理 但簽署合同時必須有法律 財會部門參與 合同的條款擬定 審批 執(zhí)行等要有一個流程與順序 每個部門的權利都要授權 任何人不得越權處理經濟合同 對合同的簽署 執(zhí)行 變更 解除等具體工作要有人員或機構定期檢查 評價 對薄弱環(huán)節(jié)及時上報領導 及時采取應對措施 合同變更與解除 必須報告主管領導決定 并由法律 財會部門參與活動始終 5 合同管理必須堅持不相容職務分離 達到內部牽制 制約的原則 合同管理中發(fā)生的舞弊以及商業(yè)賄賂等問題 一般都是沒有形成內部牽制的制約關系 才造成涉案機會 合同一經簽署 一般情況時不得隨便變更的 但在執(zhí)行過程中到處充滿風險 每一個環(huán)節(jié)和細節(jié)都不能忽疏 必須堅持誰經辦的業(yè)務誰來執(zhí)行 實行崗位責任制 合同執(zhí)行過程中發(fā)生糾紛 必須及時上報主管部門和高層領導 至于采取什么應對措施 決不能以個人說了算 必須集體決策 更不允許未經授權就相對方作出實質性答復或承諾 企業(yè)必須建立合同管理評估制度 對簽署與執(zhí)行情況作出全面評價 及時發(fā)現問題 防范風險發(fā)生 6 4 合同訂立的控制 企業(yè)對外發(fā)生的重要經濟行為 均應簽訂相關的合同 合同簽署前 應當了解調查對方當事人的主體資格 信用等情況 確保對方當事人的履約能力 對方資信調查是訂立合同前最重要的一件合同管理活動 調查有利于提高合同履約率和經濟交往的安全性 調查分為資信調查與主體資格調查兩個部分 企業(yè)必須明確哪個部門那幾個人具體負責那個合同簽約前的調查 具體負責調查的人員在工作前必須列出調查提綱 明確調查的具體內容以及調查渠道 調查內容一般有 1 對方是否具有法人與非法人資格 是否公民資格 是否具有合同簽訂主體資格 7 2 經營范圍是否合法 要看合同簽訂的業(yè)務是否超出經營范圍 對于一些重要資料和特殊商品是否取得許可證 3 其他自然情況是否屬實 如注冊地址 聯系電話 郵編 營業(yè)地址 銀行開戶帳號等 4 有無擔保人 擔保人情況如何 5 具體簽約人是否合法 簽約前一定要求對方簽約人出示簽約資格證明 是法人代表的出示法人代表資格證明 代理人的必須取得法人代表授權 授權委托書與本人居民身份證等證件 重點看看代理權是否超出代理期限 6 簽約方的資產情況 生產規(guī)模 有無履約能力 平常有無不守信事件發(fā)生 8 調查渠道一般有 1 企業(yè)法人注冊的工商行政管理部門 工商行政管理部門是我國依法負責企業(yè)法人注冊和合同協議管理的行政管理部門 可以直接向其申請查詢注冊資料 2 行業(yè)主管部門或企業(yè)主管部門 我國的行業(yè)主管部門隨著政企分開的體制改革進行 雖然不再下達指令性計劃 但仍有宏觀指導的職能 與企業(yè)仍然存在隸屬關系 可以提供企業(yè)基本情況 3 專業(yè)銀行 銀行本是結算與融資的專業(yè)部門 了解客戶結算預存款情況 也掌握一些企業(yè)信用資料數據 我們完全可以通過銀行了解情況 4 請專業(yè)咨詢機構或中介機構調查 要求出具調查報告 5 通過其他客戶了解情況 9 6 通過網上查詢 7 企業(yè)平時從報刊雜志等媒介收集資料 企業(yè)的調查工作指定調查人以后 還必須約定調查期限 到時要向合同管理部門提交調查報告 形成報告制度 調查報告制度必須明確調查人的責任 如因個人調查失職 調查的信息不實 給企業(yè)造成損失 應規(guī)定處罰辦法 企業(yè)的合同應建立審核和內部會簽制度 必須有法律 財會部門參與 會簽合同時重點考慮合同的合規(guī)性 經濟性 可行性 嚴密性等相關內容 第一 合法性 主要指合同的主體 內容和形式合服法律要求 合同訂立的程序符合規(guī)定 結算方式合法 資產動用的手續(xù)完備 條款規(guī)定內容沒有違法內容 10 這一點必須高度重視 一旦合同條款中出現違法現象 就會形成無效合同 比如 某企業(yè)與甲公司簽訂購買原材料合同 在合同中規(guī)定必須以現金直接支付給對方價款8萬元 這是一款違反國務院現金管理條例的行為 由于合同條款違法 自然就是無效合同 幸虧銀行發(fā)現問題 提出疑問 付款方終止了合同 才沒有發(fā)生法律后果 否則 一旦執(zhí)行 付款企業(yè)就要因違反現金管理條例而承擔罰款處罰 教訓就是簽訂合同的人員不懂法 才會有此違法條款 第二 經濟性 所謂經濟性就是合同內容符合企業(yè)的經濟利益 簽此合同能給企業(yè)帶來利益 絕不是損失或者危害 11 第三 可行性 這是指簽約方資信可靠 有履行合同的能力 并不是指空賣空 并沒有與他人發(fā)生違約失信現象 其所買賣標的產權明確 擔保方式可靠等 第四 嚴密性 一般說來 嚴密性是建立在合法性的基礎上 合同條款齊備 完整 文字表述準確 附加條件適當 合法 合同約定的權利 義務明確 數量 單價 金額等標示準確 手續(xù)完備 這個嚴密性一是合法 二是懂得合同要求的技術知識 外行人起草的合同不可能嚴密 因為他不具備專業(yè)知識 有漏洞也會不知道 更沒有感覺 所以 合同簽署不但業(yè)務部門參與 還要求法律 財會部門參與 就是達到合同簽署人員專業(yè)知識齊全 保持嚴密性 12 我講一個案例大家分析一下 這是我剛來山東的上個世紀80年代中期 剛剛改革開放的山東從東北購進木材 由于木材奇缺 再加之運輸問題 山東的木材是緊俏商品 一家不法商人就利用此機會詐騙了一家企業(yè) 當時木材二道販子說直徑20厘米園木 大小頭不相差4厘米 紅松材質 德州火車站交貨 單價每立方米600元 沒車皮50立方米 先交錢在發(fā)貨 保證交款后15日內到貨 錢到不能如期交貨 承擔150 賠償責任 合同也是按此擬定條款 當時市場上20厘米原木紅松800元左右一立方米 企業(yè)看出有便宜 就決定簽合同 大家看看此合同技術上有什么問題 13 企業(yè)付款后 果然如期到貨 但很多原木已經糟朽 失去使用價值 但紅松材質 20厘米粗沒有問題 兩家打起官司 對方以發(fā)貨完全符合合同要求不承擔責任 這個合同就在于簽約者不懂木材專業(yè)知識 沒有在合同中標注 無蟲蝕 無糟朽 當年新伐木材 人家完全可以說是按合同發(fā)貨 20厘米粗 紅松園木 大小頭不差4厘米 就是都是很直的圓木 至于你合同沒有規(guī)定的 現在你要求是沒有道理的 加之80年代中期 中華人民共和國合同法 還沒有頒發(fā) 當時法制不健全 只是 合同條例 官司沒有打贏 企業(yè)白白遭受損失三萬多元 我曾經請教過一位糧食局的專職采購業(yè)務員 面粉采購 14 2020 2 4 15 應該注意什么問題 當然我們非常熟悉 他告訴我說 光看面粉白度和書面的標準沒用 因為面粉白不白可以添加增白劑 標準是寫在紙上的官話 你得抓一把面粉放到嘴里用吐液和面 細細唨嚼 才能發(fā)現有沒有土 是不是 芽面 在唨嚼中品嘗出 面筋 是多少 每次嘗完面粉 要漱口幾分鐘都漱不干凈 感覺合格 還要用信封封存三袋作為樣品 雙方加蓋公章封口 以后發(fā)貨與樣品不符 可以拆封化驗 沒有封存樣品 日后就沒有辦法說清楚訂貨時的標準 所以 我強調合同文本的語言嚴密性 而且由技術知識決定你能不能嚴密 合同訂立后 副本及相關資料要由管理部門歸檔 16 5 合同履行的控制 企業(yè)應當嚴格履行合同 并且密切注意對方履約情況 合同履行過程中 我方如有特殊原因 包括不可抗力自然災害 不能履約 或者需要延遲履約等情況 必須立即上報高層管理者 立即采取應對措施或者補救措施 做出妥善處理 盡量取得對方原諒 把損失壓縮到最低限度 盡量維護企業(yè)的聲譽和社會形象 17 合同一經簽訂 一般不得隨意變更 因政策調整 市場變化或者遭到不可抗力自然災害時 應盡力協商 按規(guī)定權限和程序辦理合同終止或變更 一定堅持誠信為本 不得損害對方利益 一旦出現合同糾紛 應根據企業(yè)高層領導的指示 盡量協商處理 協商無效的必須經高層批準才能訴諸法律 法律是維護我們權益的武器 但不是唯一的或者必須使用的武器 而是沒有其他辦法解決的前提下無奈選擇的辦法 合同糾紛的解決辦法 1 經雙方協商達成一致意見的 應重新簽訂合同或協議 或者增加補充協議 由雙方蓋章后生效 2 合同糾紛協商無效的 必須及時向高層管理者匯報 18 并依合同或協議約定的仲裁或訴訟方式解決 合同管理部門要把合同移交法律部門辦理 3 糾紛處理過程中 任何單位或部門未經授權均不得向對方作出實質性答復和承諾 合同執(zhí)行完畢 要整理存檔 定期進行合同管理評估 總結經驗 防范風險 19 6 案例選講 案例1 百威公司合同案例百威公司是一家外商投資企業(yè) 公司的內部控制在幾年中不斷發(fā)展 合同管理中有一套制度 采購時一直按照填制請購單 詢價比較 選擇供應商 合同評審 合同簽訂的流程控制 但當月初詢價時 采購員要求供應商報價 而報來的材料規(guī)格 型號與要求不符 沒辦法只好由業(yè)務員電話詢價 而采購員最后訂貨的價格比同類廠家高出10萬元 采購員沒有說明供應商的增值稅發(fā)票情況 向主管領導匯報時只說價格是最低的 造成主管審批失誤 20 供貨商發(fā)貨到達時 采購業(yè)務遠沒有按規(guī)定驗收入庫 而是星期天供應商送貨 趁倉庫無人而將原材料直接送到生產車間 交貨后沒有及時結算 而是單證壓在業(yè)務員手中 結算時財會發(fā)現供應商不具有納稅主體 開出的增值稅發(fā)票不合格 沒有扣稅功能 但此時原材料已經使用完畢 生米已經做熟了飯 只能如此 但百威公司依據合同繼續(xù)調查 順線索摸出采購業(yè)務員改為不合格公司進貨 拿了人家回扣 案例分析 百威公司雖然有了內部控制制度 但對合同控制沒有到位 首先缺少供應商主體資格調查 導致小規(guī)模納稅人供貨 21 企業(yè)沒能得到增值稅扣稅 直接損失一萬元 企業(yè)商品驗收環(huán)節(jié)失控 產生缺陷 詢價 談判和簽訂合同由同一個人負責 沒有制約 所以發(fā)生采購業(yè)務員受賄 百威公司合同起草沒有有關部門參加 而是有一人完成 不相容職務沒有分離 可見 內部控制在合同管理中何等重要 案例2 安徽河肥面粉公司處理合同實例安徽河肥面粉公司幾年來一直與大華糧油公司合作 銷售其生產的面粉 每月發(fā)貨一節(jié)火車50噸 合作非常好 雙方度很守信 一方每月發(fā)貨50噸 一方每月結算50噸的貨款 突然 去年三月大華公司收貨完畢提出本批貨物短缺 22 6袋面粉 共計150公斤 價格180元 面粉公司業(yè)務員聽到信息后立即請示總經理 然后回答說 不必查找原因 本次按合同結算 下月發(fā)貨保證多裝6袋 給予補足 下月不補足在雙倍扣貨款 大華公司同意如此處理 糾紛立即解決 案例分析 合肥面粉公司的做法正確 因為短缺6袋面粉 實在是難以查出原因 到底是發(fā)貨少發(fā)了 還是運輸途中丟失 還是其他原因 查找的成本遠遠大于承擔損失 所以還是自己公司承擔為好 不傷和氣 保持長久合作伙伴關系 雖然損失6袋面粉 但公司是最大贏家 23 案例3 甲公司與乙連鎖超市訂立合同銷售冰箱10臺 合同約定為BX215型 每臺售價1800元 乙超市早已付款 甲公司按時發(fā)貨 但乙超市接到貨物驗收入庫時發(fā)現發(fā)來冰箱均為BX205型 與合同不符 經交涉 確系甲公司發(fā)貨人員責任事故 錯發(fā)了商品 但所發(fā)商品均為合格品 品牌 樣式相同 只是容積 型號不為合同所訂 甲公司立即承認錯誤 要求對方接受這批商品 同時再按合同規(guī)定另發(fā)商品10臺BX215型 對方不太同意 但甲公司同意降低價格10 乙超市同意接受 同時要求再補發(fā)合同規(guī)定型號冰箱 雙方皆大歡喜 協商解決糾紛 24 案例分析 甲公司合同管理存在缺陷 發(fā)貨人沒有完成崗位責任 但公司沒有監(jiān)督檢查人員 也沒有復核人員 合同執(zhí)行中內部控制有缺陷 發(fā)貨一個人負責 沒有不相容職務分離 但出現差錯后 挽救措施及時 雖然減價10 還比退貨損失要小 說明應對風險措施良好 案例4 郵局郵丟包裹的要約賠償合同顧客張某到郵政局營業(yè)所給親人郵寄包裹 內有羊絨大衣一件 商店