辦公自動(dòng)化系統(tǒng)方案.doc

辦公自動(dòng)化系統(tǒng) 前言 現(xiàn)代辦公需要先進(jìn)的辦公系統(tǒng)。電子化、無(wú)紙化以及協(xié)同辦公，都已成為提高辦公效率，加強(qiáng)管理的有效手段?，F(xiàn)代企業(yè)每天都有大量的商業(yè)信函、公文等往來(lái)，同時(shí)還有各種會(huì)議、各種文檔、各種批件等管理工作，因此需要一套先進(jìn)、高效率、覆蓋全企業(yè)的辦公自動(dòng)化軟件來(lái)代替以往的手工傳遞作業(yè)，提供更好的文件管理功能，充分發(fā)揮協(xié)同辦公的作用，同時(shí)也為與世界先進(jìn)的辦公機(jī)制接軌打下良好的基礎(chǔ)。1系統(tǒng)概況為了滿足當(dāng)前辦公業(yè)務(wù)的實(shí)際需求，滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要，進(jìn)一步提高企業(yè)辦公效率，加快企業(yè)信息化進(jìn)程，達(dá)到增收節(jié)支的目的，急需建立企業(yè)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，使企業(yè)范圍內(nèi)每個(gè)人之間都可以通過(guò)電子郵件快速、安全地通訊，為企業(yè)建立一個(gè)安全、快捷的通訊基礎(chǔ)設(shè)施，并在此基礎(chǔ)上擴(kuò)充辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用的功能和范圍，把主要辦公業(yè)務(wù)流程計(jì)算機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)文件電子化，無(wú)紙化辦公，形成企業(yè)辦公網(wǎng)絡(luò)，從而使工作人員之間可以更快地交換信息、更好地協(xié)同工作，提高辦公效率，降低企業(yè)開(kāi)支，建立一個(gè)采用先進(jìn)技術(shù)的、流程控制完備的、達(dá)到國(guó)內(nèi)先進(jìn)水平的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。作為管理信息系統(tǒng)(MIS)的一部分，隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建成和應(yīng)用，將會(huì)提高管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，提高大家對(duì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用的積極性，對(duì)將來(lái)MIS系統(tǒng)的建成大有幫助。綜上所述，建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是符合企業(yè)當(dāng)前實(shí)際需要的、符合企業(yè)發(fā)展需要的、符合現(xiàn)代化辦公潮流的。它的建成將會(huì)提高企業(yè)辦公效率、降低企業(yè)辦公開(kāi)支、提高企業(yè)信息化水平，并將標(biāo)志著辦公自動(dòng)化水平進(jìn)入國(guó)內(nèi)先進(jìn)水平的行列。2系統(tǒng)特點(diǎn)2-1通用性辦公自動(dòng)化系統(tǒng)必須適應(yīng)從局機(jī)關(guān)到基層的各個(gè)單位橫向及縱向之間相互關(guān)聯(lián)的辦公業(yè)務(wù)需要，滿足各種辦公業(yè)務(wù)的需要，滿足各種不同職務(wù)的個(gè)人的辦公需要，而不是針對(duì)某一單位或某一種業(yè)務(wù)流程或某一職務(wù)個(gè)人的系統(tǒng)，是面向整個(gè)企業(yè)的、各種辦公業(yè)務(wù)流程的系統(tǒng)。它必須能適應(yīng)各個(gè)單位各種各樣不同的環(huán)境，符合國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，可以適應(yīng)各種各樣的計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，是一個(gè)開(kāi)放的、可擴(kuò)充的系統(tǒng)。2-2實(shí)用性辦公自動(dòng)化系統(tǒng)必須面向最終用戶(hù)，以最終用戶(hù)為主，做到操作簡(jiǎn)單方便，界面友好，業(yè)務(wù)流程合理，真正符合最終用戶(hù)的實(shí)際需要。經(jīng)過(guò)短期培訓(xùn)，在34個(gè)月的時(shí)間內(nèi)OA系統(tǒng)可在全公司范圍內(nèi)全面展開(kāi)。2-3網(wǎng)絡(luò)化辦公系統(tǒng)要能夠隨著網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)，真正覆蓋所使用單位和部門(mén)以至于覆蓋全公司的每個(gè)管理人員，使每個(gè)人都可以通過(guò)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)和他人通訊、交流、協(xié)作，進(jìn)行辦公業(yè)務(wù)往來(lái)，查詢(xún)各種企業(yè)信息。通過(guò)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息的收集和存儲(chǔ)，信息的處理和傳輸以及信息的發(fā)布和共享。2-4先進(jìn)性辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)采用國(guó)際先進(jìn)的辦公自動(dòng)化技術(shù)，結(jié)合實(shí)際情況，利用Lotus Domino/Notes強(qiáng)大、快速的辦公自動(dòng)化應(yīng)用開(kāi)發(fā)工具，在今年內(nèi)把廣州恒信的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建成同類(lèi)型企業(yè)中具有國(guó)內(nèi)領(lǐng)先水平的系統(tǒng)，并且逐步向國(guó)際先進(jìn)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)靠攏。2-5安全性信息共享、網(wǎng)絡(luò)化辦公必須保證信息的安全性，數(shù)據(jù)的丟失，信息的不安全將會(huì)給企業(yè)帶來(lái)巨大的損失。 在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)中，還必須考慮到數(shù)據(jù)的安全性，通過(guò)程序的手段控制不同用戶(hù)的訪問(wèn)權(quán)限，保證應(yīng)用系統(tǒng)的安全性。 必須加強(qiáng)安全管理，建立健全安全管理規(guī)章制度，保證數(shù)據(jù)和系統(tǒng)在物理上的安全性。2-6可擴(kuò)充性辦公自動(dòng)化系統(tǒng)必須是開(kāi)放的、規(guī)?？缮炜s的、功能可以擴(kuò)充的系統(tǒng)，完全支持Intranet/Internet標(biāo)準(zhǔn)，它的工作站也是Intranet/Internet瀏覽器，它的服務(wù)器也是Web服務(wù)器，通過(guò)它可以方便地組成企業(yè)Intranet/Internet網(wǎng)，開(kāi)發(fā)Intranet/Internet應(yīng)用，并且和Internet相連，從Internet上獲取信息或者向Internet發(fā)布信息。3系統(tǒng)邊界3-1職能邊界按公司各部門(mén)的不同職能進(jìn)行劃分，覆蓋公司各部門(mén)及所有員工的日常辦公事務(wù)活動(dòng)。3-2地理邊界在局域網(wǎng)范圍內(nèi)覆蓋公司所有部門(mén)。3-3功能邊界本系統(tǒng)的功能包括了公司辦公系統(tǒng)中的各項(xiàng)目，為各部門(mén)和管理人員提供信息共享和數(shù)據(jù)一元化管理。按功能具體劃分為收文管理、發(fā)文管理、會(huì)議管理、檔案管理、電子郵件、等子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)具體功能如下:3-3-1收文管理收文管理子系統(tǒng)用于對(duì)全公司的收文進(jìn)行管理，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)完成文件的錄入、傳遞、審批、發(fā)送和歸檔，即實(shí)現(xiàn)收文的電子批閱流程。此系統(tǒng)提供對(duì)收文批閱流程的可視化監(jiān)控、有效的查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)手段，以及將文件按年度、分類(lèi)號(hào)、保存期限、小類(lèi)號(hào)進(jìn)行歸檔。3-3-2發(fā)文管理發(fā)文管理子系統(tǒng)用于對(duì)全公司的發(fā)文進(jìn)行管理，通過(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)完成文件的錄入、傳遞、審批、發(fā)送和歸檔，即實(shí)現(xiàn)發(fā)文的電子批閱流程。此系統(tǒng)提供對(duì)發(fā)文批閱流程的可視化監(jiān)控、代碼管理、有效的查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)手段，以及將文件按年度、分類(lèi)號(hào)、小類(lèi)號(hào)保存期限進(jìn)行歸檔。3-3-3會(huì)議管理本子系統(tǒng)主要用于用來(lái)完成組織會(huì)議、發(fā)送會(huì)議通知、撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要、安排和落實(shí)會(huì)議待辦事項(xiàng)、會(huì)議室管理等管理工作。3-3-4 公告欄本子系統(tǒng)主要用于對(duì)全公司的公告信息進(jìn)行管理，提供一個(gè)發(fā)布各種諸如公告、通知、啟事等公共信息的場(chǎng)所。上網(wǎng)人員只要在本系統(tǒng)中發(fā)布一項(xiàng)消息就可以通告所有上網(wǎng)人員，上網(wǎng)人員也可以通過(guò)此系統(tǒng)瀏覽全公司的所有公告信息?？梢园凑疹?lèi)型、時(shí)間、作者對(duì)公告信息進(jìn)行查詢(xún)。這樣，可以及時(shí)地對(duì)公司內(nèi)部的一些信息進(jìn)行發(fā)布，方便公司人員進(jìn)行信息交流。本系統(tǒng)可以按照信息分類(lèi)建成多個(gè)專(zhuān)題，比如大事紀(jì)要，個(gè)人信息公布等。3-3-5 電子郵件本子系統(tǒng)為每一個(gè)上網(wǎng)人員提供了電子郵件收發(fā)功能和日程安排功能。用戶(hù)在此除了可以查閱、發(fā)送郵件外，用戶(hù)還可以在此創(chuàng)建邀請(qǐng)、約會(huì)、事件或紀(jì)念日，并將其存儲(chǔ)在您的日歷中，對(duì)邀請(qǐng)對(duì)象發(fā)送通知，手動(dòng)回復(fù)通知或按預(yù)先設(shè)定處理通知。也可以設(shè)置鬧鈴來(lái)提醒您約會(huì)、事件、或紀(jì)念日發(fā)生的時(shí)間。在查詢(xún)時(shí)，可以用日歷的形式為用戶(hù)顯示當(dāng)天、一天、一周、兩周、一月的日程；在創(chuàng)建新的日程安排時(shí)還可以查詢(xún)別人的空閑時(shí)間，設(shè)置某日程別人是否可以查看到等。同時(shí)，由于整個(gè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)都將以電子郵件作為聯(lián)系紐帶，因此，這將是一般用戶(hù)在本系統(tǒng)中主要的“辦公室”。意見(jiàn)，是一個(gè)不受時(shí)間、地點(diǎn)限制的、理想的討論場(chǎng)所。3-3-6檔案管理本子系統(tǒng)主要用于對(duì)公司的各類(lèi)文檔進(jìn)行分類(lèi)管理，自動(dòng)生成案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄和案卷封面，并可以打印案卷目錄、卷內(nèi)目錄和案卷封面。同時(shí)提供對(duì)已歸檔文件的查詢(xún)、借閱功能。4系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)描述辦公自動(dòng)化系統(tǒng)收文管理子系統(tǒng)發(fā)文管理子系統(tǒng)檔案管理子系統(tǒng)會(huì)議管理子系統(tǒng)公告欄子系統(tǒng)論壇子系統(tǒng)專(zhuān)題信息子系統(tǒng)電子郵件子系統(tǒng)5系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo) 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的主要目標(biāo)是在公司內(nèi)形成一個(gè)以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)、計(jì)算機(jī)為手段、高度信息化的辦公平臺(tái)。將現(xiàn)行的手工操作為主的辦公系統(tǒng)提高到這一平臺(tái)， 以提高管理效率和管理質(zhì)量。系統(tǒng)性質(zhì)分析* 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是一個(gè)社會(huì)管理技術(shù)系統(tǒng)，它涉及多學(xué)科領(lǐng)域，是集計(jì)算機(jī) 技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、系統(tǒng)集成技術(shù)、管理科學(xué)、檔案學(xué)于一體的綜合系統(tǒng)。因此，系 統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)需要公司管理者的大力支持和公司全體人員的通力合作。* 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是一個(gè)人機(jī)的統(tǒng)一體，它是建立在現(xiàn)代計(jì)算機(jī)通訊技術(shù)基礎(chǔ)之上的，利用計(jì)算機(jī)作為輔助工具，完成各項(xiàng)辦公工作。因此，系統(tǒng)要充分利用現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)資源，發(fā)揮工作人員的主觀能動(dòng)性，才能提高系統(tǒng)的性能。* 由于手工作業(yè)中因客觀條件限制，在實(shí)際的辦公過(guò)程中存在一些不科學(xué)、不規(guī)范 的管理方法，而且工作效率相對(duì)較低。因此，本系統(tǒng)的應(yīng)用應(yīng)奉行一切從實(shí)際出發(fā) 的原則，以科學(xué)的態(tài)度對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行應(yīng)用，體現(xiàn)現(xiàn)代化辦公的特點(diǎn)。6系統(tǒng)功能介紹6-1收文管理子系統(tǒng)6-1-1系統(tǒng)描述該系統(tǒng)是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的一個(gè)重要的子系統(tǒng)，主要用于對(duì)全公司的收文進(jìn)行管理，通過(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)完成文件的錄入、審批、發(fā)送，并將文件按年度、分類(lèi)號(hào)、保存期限進(jìn)行歸檔。它是辦公系統(tǒng)中很重要的環(huán)節(jié)，直接影響到辦公自動(dòng)化水平的高低。6-1-2業(yè)務(wù)流程圖 公司領(lǐng)導(dǎo)指示閱知單位和承辦單位辦公室主任分辦來(lái)文登記來(lái)文掃描和錄入檔案員歸檔承辦單位領(lǐng)導(dǎo)填寫(xiě)承辦結(jié)果閱知局領(lǐng)導(dǎo)和閱知單位領(lǐng)導(dǎo)閱后簽字分辦6-1-3功能說(shuō)明l 來(lái)文登記由秘書(shū)登記，填寫(xiě)收文處理單。l 來(lái)文掃描和錄入通過(guò)掃描儀把來(lái)文原文掃描成圖片，錄入到計(jì)算機(jī)中。l 收文流程依據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)流程，文書(shū)先把收文處理單和文件發(fā)往辦公室主任批辦后，再發(fā)往主管領(lǐng)導(dǎo)批示，最后安排傳閱和承辦。l 收文查詢(xún)?cè)谝晥D中可以按日期、文種、來(lái)文單位進(jìn)行查詢(xún)并可以指定時(shí)間段；利用查詢(xún)按鈕可以進(jìn)行特定條件的組合查詢(xún)。l 收文號(hào)管理收到來(lái)文的計(jì)數(shù)，可以對(duì)收文號(hào)進(jìn)行修改。l 統(tǒng)計(jì)對(duì)公文的日收文數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步得出各時(shí)間段的統(tǒng)計(jì)數(shù)字，同時(shí)提供一些圖形顯示方式。l 打印可以用白紙或標(biāo)準(zhǔn)辦公稿紙打印收文登記薄、收文處理單、文件傳閱單、部門(mén)代碼等。6-2 發(fā)文管理子系統(tǒng)6-2-1系統(tǒng)描述本系統(tǒng)是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的一個(gè)重要的子系統(tǒng)，主要用于對(duì)全公司的發(fā)文進(jìn)行管理。通過(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)完成文件的錄入、審批、發(fā)送，并將文件按年度、分類(lèi)號(hào)、保存期限進(jìn)行歸檔。它是辦公系統(tǒng)中很重要的環(huán)節(jié)，直接影響到辦公自動(dòng)化水平的高低。6-2-2發(fā)文業(yè)務(wù)流程發(fā)文人起草發(fā)文填寫(xiě)發(fā)文處理單本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審簽填寫(xiě)意見(jiàn)辦公室主任核稿填寫(xiě)意見(jiàn)秘書(shū)給文件編號(hào)發(fā)送文件會(huì)辦部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽填寫(xiě)意見(jiàn)不同意返回發(fā)文人檔案員歸檔6-2-3功能說(shuō)明l 發(fā)文生成發(fā)文擬稿人起草發(fā)文稿件，并填寫(xiě)發(fā)文處理單。其中，擬稿時(shí)可以采用WORD97進(jìn)行。l 發(fā)文流程依據(jù)發(fā)文實(shí)際業(yè)務(wù)流程，文件擬稿人把發(fā)文處理單及發(fā)文件依次發(fā)往部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審簽填寫(xiě)送審意見(jiàn)、辦公室主任核稿、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，秘書(shū)文件編號(hào)，最后發(fā)送文件。l 發(fā)文查詢(xún)?cè)谝晥D中可以按日期、文種、發(fā)文部門(mén)代碼或發(fā)文部門(mén)名稱(chēng)、簽發(fā)人進(jìn)行查詢(xún)，利用查詢(xún)按鈕可以進(jìn)行特定條件的組合查詢(xún)。l 部門(mén)代碼管理每個(gè)發(fā)文部門(mén)都對(duì)應(yīng)著一個(gè)代碼，并有發(fā)文文號(hào)，可以對(duì)這些代碼和文號(hào)進(jìn)行查詢(xún)、增加、刪除和修改。 l 統(tǒng)計(jì)對(duì)公文的日發(fā)文數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步得出各時(shí)間段的統(tǒng)計(jì)數(shù)字，同時(shí)考慮提供一些圖形顯示方式。l 打印可以打印發(fā)文登記簿、發(fā)文正文、發(fā)文處理單、部門(mén)代碼、紀(jì)要文稿等。除使用A4紙打印外，對(duì)特定文檔可以采用標(biāo)準(zhǔn)辦公用紙帶格式的稿紙進(jìn)行打印。同時(shí)，在流程的每一步都提供打印功能，方便用戶(hù)在必要時(shí)手工進(jìn)行批閱流程，從而提高系統(tǒng)的靈活性，以下各功能模塊中的打印與此相同。6-3檔案管理子系統(tǒng)6-3-1系統(tǒng)描述 本子系統(tǒng)主要用于對(duì)全公司的各類(lèi)文檔進(jìn)行分類(lèi)管理，生成案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、案卷封面，并可以打印案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄和案卷封面。另外提供對(duì)已歸檔文件的查詢(xún)和借閱功能。6-3-2業(yè)務(wù)流程6-3-2-1歸檔業(yè)務(wù)流程檔案員初始化歸檔光盤(pán)檔案員從收文庫(kù)和發(fā)文庫(kù)中把待歸檔文件保存到已初始化的歸檔光盤(pán)上，在檔案庫(kù)中生成歸檔文件的索引（條目）檔案員根據(jù)文件條目的年度、分類(lèi)號(hào)、小類(lèi)號(hào)組卷，生成卷內(nèi)目錄和案卷目錄，并且可以調(diào)整條目檔案員打印卷內(nèi)目錄和案卷目錄 6-3-2-2借閱業(yè)務(wù)流程借閱人查詢(xún)檔案條目尋找要借閱文件借閱人填寫(xiě)借閱申請(qǐng)單檔案員審查借閱申請(qǐng)借閱人閱讀文件歸還文件檔案員從光盤(pán)中把文件拷貝到檔案庫(kù)中領(lǐng)導(dǎo)審批借閱申請(qǐng) 6-3-3功能說(shuō)明l 初始化光盤(pán)把用來(lái)歸檔的光盤(pán)進(jìn)行編號(hào)，并貼上標(biāo)簽，初始化用來(lái)保存歸檔公文文件的數(shù)據(jù)庫(kù)。l 公文歸檔由系統(tǒng)或檔案員自動(dòng)定期從收文和發(fā)文庫(kù)中提取待歸檔文件,把文件保存到光盤(pán)上的數(shù)據(jù)庫(kù)中，在檔案庫(kù)中生成一個(gè)文件的條目，記錄文件的簡(jiǎn)要信息如分類(lèi)號(hào)、保存期限、年度、小類(lèi)號(hào)、文件類(lèi)型、文件標(biāo)題、主題詞、保存文件的光盤(pán)號(hào)等等，用于生成目錄，供借閱人查詢(xún)以及查找文件所處的位置等。當(dāng)一個(gè)光盤(pán)滿了以后，系統(tǒng)提示更換光盤(pán)。l 已歸檔文件查詢(xún)文件歸檔后，在檔案庫(kù)中生成一個(gè)條目，包含文件的基本信息，借閱人可以可以按年度、文件種類(lèi)、標(biāo)題、收文來(lái)文單位、主題詞、文號(hào)等查詢(xún)公文，支持組合模糊查詢(xún)公文。l 借閱管理借閱人查詢(xún)已歸檔文件，生成借閱申請(qǐng)單，檔案員和領(lǐng)導(dǎo)審批后，借出文件，系統(tǒng)自動(dòng)查找存儲(chǔ)文件的光盤(pán)號(hào)，并提示檔案員放入相應(yīng)的光盤(pán)后，把文件發(fā)送給借閱人，如果在規(guī)定期限內(nèi)借閱人不歸還，則自動(dòng)取消借閱人的閱讀權(quán)限。l 生成卷內(nèi)文件目錄按年度、分類(lèi)號(hào)、保存期限和小類(lèi)號(hào)自動(dòng)生成卷內(nèi)文件目錄。l 生成案卷封面為每一個(gè)案卷生成案卷封面。l 生成案卷目錄系統(tǒng)根據(jù)當(dāng)前存在的案卷自動(dòng)生成案卷目錄。l 打印可以用白紙或標(biāo)準(zhǔn)辦公稿紙打印案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄和案卷封面等。l 檔案的銷(xiāo)毀把到期的短期和長(zhǎng)期公文文件從光盤(pán)中刪除。6-4會(huì)議管理子系統(tǒng)6-4-1系統(tǒng)描述完成安排、組織會(huì)議，發(fā)送會(huì)議通知、撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要，安排、落實(shí)會(huì)議決定事項(xiàng)，設(shè)置例會(huì)等功能。同時(shí)，還具有管理會(huì)議室、自動(dòng)預(yù)定會(huì)議室、會(huì)議室占用檢測(cè)沖突等功能。6-4-2業(yè)務(wù)流程6-4-2-1會(huì)議流程會(huì)議組織者起草會(huì)議安排時(shí)間地點(diǎn)會(huì)議組織者設(shè)置例會(huì)生成一年內(nèi)的所有例會(huì)會(huì)議組織者發(fā)送會(huì)議通知發(fā)送變動(dòng)通知取消會(huì)議如果占用其它部門(mén)會(huì)議室會(huì)議組織者重新安排時(shí)間地點(diǎn)不同意會(huì)議管理員審批申請(qǐng)會(huì)議組織者申請(qǐng)會(huì)議室領(lǐng)導(dǎo)審批填寫(xiě)意見(jiàn)紀(jì)要起草人起草會(huì)議紀(jì)要領(lǐng)導(dǎo)批示、修改紀(jì)要起草人發(fā)送會(huì)議紀(jì)要承辦人填寫(xiě)承辦結(jié)果6-4-2-2會(huì)議紀(jì)要流程6-4-3 功能說(shuō)明6-4-3-1 安排會(huì)議l 起草會(huì)議安排：內(nèi)容包括會(huì)議名稱(chēng)、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、主持人、承辦單位、聯(lián)系人、參加人員等。l 修改會(huì)議安排會(huì)議在尚未召開(kāi)以前，均可以修改。l 送審會(huì)議安排把會(huì)議安排送給審批領(lǐng)導(dǎo)審批。l 審批會(huì)議安排：審批領(lǐng)導(dǎo)審閱會(huì)議申請(qǐng)后，作出批準(zhǔn)或否決的決定，并且，可以附上意見(jiàn)，送還給報(bào)批人。會(huì)議申請(qǐng)如果被批準(zhǔn)，可以繼續(xù)流程；如果被否決，就變?yōu)椤捌鸩荨睜顟B(tài)。l 申請(qǐng)會(huì)議室如果占用其它部門(mén)的會(huì)議室，必須發(fā)送會(huì)議室申請(qǐng)到會(huì)議室管理員。l 審批會(huì)議室申請(qǐng)會(huì)議室管理員可以批準(zhǔn)或否決，如果否決可附上原因，或者可以修改占用會(huì)議室的時(shí)間，回復(fù)會(huì)議組織者。6-4-3-2 會(huì)議通知l 發(fā)送會(huì)議通知已經(jīng)審批的會(huì)議，就可以發(fā)送會(huì)議通知到主持人、參加人員。l 變動(dòng)通知已經(jīng)發(fā)送通知的會(huì)議，如果時(shí)間地點(diǎn)變動(dòng)，可以發(fā)送會(huì)議變動(dòng)通知到會(huì)議參加人員。l 會(huì)議取消通知已經(jīng)審批的會(huì)議安排，如果因故取消，可以發(fā)送會(huì)議取消通知到主持人、參加人員。l 答復(fù)會(huì)議通知收到會(huì)議通知的人員，應(yīng)該給聯(lián)系人回復(fù)能不能出席。l 會(huì)議通知答復(fù)查詢(xún)?yōu)闀?huì)議組織者提供參考信息。6-4-3-3例會(huì)設(shè)置如果會(huì)議定期召開(kāi)，可以設(shè)置為例會(huì)?？梢灾付ㄕ匍_(kāi)的周期或指定一年中例會(huì)召開(kāi)的時(shí)間，提前發(fā)送通知的天數(shù)，系統(tǒng)自動(dòng)生成一年中所有會(huì)議并預(yù)定會(huì)議室，并按照設(shè)置，由系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送會(huì)議通知。6-4-3-4 會(huì)議紀(jì)要對(duì)于有些重要會(huì)議，主辦單位需要整理會(huì)議紀(jì)要，系統(tǒng)提供了撰寫(xiě)、編輯、發(fā)送會(huì)議紀(jì)要的功能。每份會(huì)議紀(jì)要，在發(fā)送以前，只有簽發(fā)、擬稿、打字、封發(fā)人員可以看見(jiàn)其內(nèi)容，發(fā)送以后，接收到紀(jì)要的相關(guān)人員才可以閱讀會(huì)議紀(jì)要。l 起草會(huì)議紀(jì)要擬稿人將會(huì)議紀(jì)要輸入系統(tǒng)。內(nèi)容包括紀(jì)要題目、紀(jì)要內(nèi)容、紀(jì)要發(fā)至、紀(jì)要送至、批示領(lǐng)導(dǎo)、承辦人等。 l 批示、修改會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要在發(fā)送以前，可以由擬稿人編輯、修改、領(lǐng)導(dǎo)填寫(xiě)批示意見(jiàn)或者修改紀(jì)要。l 發(fā)送會(huì)議紀(jì)要擬稿人在確認(rèn)紀(jì)要無(wú)需修改后，可以把會(huì)議紀(jì)要送給相關(guān)人員。l 打印會(huì)議紀(jì)要在任何階段，都可以打印會(huì)議紀(jì)要。6-4-3-5會(huì)議查詢(xún)可以按時(shí)