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ACCESS數據庫技術與應用 邵麗萍等編著 第1章ACCESS入門 通過本章的學習 你能夠學會打開Access數據庫的方法打開Access數據庫文件及其數據庫對象的方法使用Access幫助系統(tǒng)的方法 學習目標 本章主要內容 Access數據庫的基本概念認識Access的工作界面總結提高知識擴展思考與練習 1 1ACCESS數據庫的基本概念 什么是Access數據庫呢 在弄清這個問題之前需要先了解一些數據庫的基本概念 本節(jié)的任務就是了解數據 信息 數據庫 數據庫管理系統(tǒng) 數據庫系統(tǒng)等基本概念 1 1 1ACCESS Access是微軟公司Office辦公套件中一個極為重要的組成部分 是世界上最流行的桌面數據庫管理系統(tǒng) Access功能強大 可以處理公司的客戶講座管理數據 管理自己的個人通訊錄 還可以對大量科研數據進行記錄和處理 它提供了大量的工具和向導 即使沒有任何編程經驗 也可以通過可視化的操作來完成大部分的數據庫管理和開發(fā)工作 作為一個數據庫管理系統(tǒng) 它的主要功能是對用戶有特殊用途的數據進行收集 整理與保存 以便為用戶提供希望得到的信息 1 1 2數據與信息 1 數的概念在遠古 人類處理事物的時候 不可避免的要遇到數的問題 例如怎樣才能記住自己的地里結了多少瓜 自己的馬群有多少 采集果實的數量是多少 捕獲獵物的數量是多少等等 其結果使他們逐漸產生了數的概念 數是從這種最基本的人類需要中產生出來的 數的產生是人類思維開始的標志 數是人類特有的知識 2 數據的概念 當有了數的概念后 人類開始考慮如何記數 開始時通過原始的結繩方式 石子等方式記數 例如用繩結 石子的多少記錄打獵到的動物數量 編織的衣物數量或分配的食物數量 隨著古代印度人 羅馬人 阿拉伯人發(fā)明的數字1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 人們開始真正用數字來描述現實世界里的事物 并用某種物體 例如竹子 獸皮記錄數字 因此產生了各種各樣的數據 可見 數據是記錄某種物體數量的憑據 3 數據的定義 數據就是對現實世界中客觀事物的記載符號 代表客觀世界中某種實體 如人 物 事件 狀態(tài)或活動 3 數據的定義 定義1數據是對客觀事物的記載 是存儲在一種媒介物上的非隨機的可以鑒別的一組物理符號 它通過有意識的組合來描述客觀世界中某種事物 如人 物 事件 狀態(tài)或活動 的情況 根據上述定義可知 購物發(fā)票 零件圖紙等都是數據 數據三要素 一是數量 它是對某種事物情況的反映或描述 數量用來表示實體的大小 狀態(tài) 屬性等 是數據記錄的實質 二是符號 可以是繩結 石子 數字 文字 字母和其他特殊字符 也可以是圖形 圖像 聲音 口語 音樂的多媒體數據 還可以是物質的不同形態(tài) 繩結的大小 石頭的形狀 煙火的濃淡 不同的氣味 波的長短 電壓的大小 不同強弱的光束等 符號用來記錄數量 是數據的描述方式 三是媒介物 可以是實體介質 繩子 溫度計 風向儀等 書寫介質 紙 金屬 布等 磁介質 電介質 光介質 半導體存儲器 聲介質 氣態(tài)介質等 媒介物用來存儲數據 是數據的載體 4 數據的計算 有了數據的概念和記載數據的方法后 又出現了計算數據的需求 例如 今天捕獲獵物的數量與昨天捕獲獵物的數量放在一起是多少 人們開始對數據進行運算 通過數據運算的結果表示現實世界的變化 隨著人類文明的進步 社會活動的更加活躍 數據運算越來越頻繁 越來越復雜 人類又有了利用工具實現數據運算的機械化 自動化的欲望 帕斯卡加法器 公元前400年左右中國人發(fā)明了算盤 17世紀初蘇格蘭的數學家約翰 內皮爾斯發(fā)明了 內皮爾斯骨 的計數裝置 1642年法國年僅19歲的布萊斯 帕斯卡發(fā)明了第一臺自動計算機器 又稱機械計算機 ENIAC 1946年 誕生了ENIAC 電子數字積分計算機 被公認為第一臺電子計算機 5 數據的存儲 在計算機出現之前 數據大部分用紙介質來存儲 計算機出現后 它不僅可以用來高速等進行數據運算 還可以用來存儲海量的數據 我們常見的硬盤 U盤 光盤等等都可以用來存儲數據 他們都是計算機的外部設備 因此 計算機不僅是數據運算的工具 還可以用來存儲數據 6 信息的定義 為了更好地研究數據的輸出問題 人們又引入了信息的概念 人們需要的數據就是信息 在數據處理領域中信息可以這樣定義 定義2信息是經過加工的數據 信息是事物之間相互聯系 相互作用的數據 信息是對決策者有價值的數據 信息是決策者預先不知道的數據 7 信息與數據的區(qū)別 1 數據具有客觀性 信息具有主觀性 例如 北京的天氣預報 它對北京人來說是信息 對其他地方不關心北京天氣的人來說就是數據 2 數據是原料 信息是產品 3 信息是數據描述的實質 數據是信息的物理形式 信息與數據不可分離的 例如根據你拿到的乘車火車票上的數據 可以得到你是否能夠乘坐某次列車的信息 4 信息具有生命期 數據可以永久存著 信息的存在有一定時間限制 有 新鮮 的要求 新鮮 是指使用者不知道的數據 數據可以永久存在 數據與信息的關系 加工后的結果稱為信息 加工后的結果稱為信息 未加工的資料稱為數據 1 1 3數據處理與數據庫技術 隨著計算機應用的不斷深入 在企業(yè)與組織中數據與信息已經成為一種重要的資源 是當前社會必不可少的生產資料之一 數據與信息的重要性越來越顯現出來 如何處理數據與管理數據成為人們要解決的一個問題 1 數據處理 數據處理是指對各種形式的數據進行收集 存儲 加工和傳播的一系列活動的總和 其目的是從大量的 原始的數據中抽取 推導出對人們有價值的信息 從而作為行動和決策的依據 過去數據處理的工作是由人工完成的 而今數據處理的工作大部分是由計算機來完成 2 數據管理 要想對數據進行處理 首先要作的是對數據進行分類 組織 存儲 索引和維護等 這些工作是數據處理的基本環(huán)節(jié) 這些工作統(tǒng)稱為 數據管理 3 數據庫技術 由于數據處理與數據管理的需要產生了數據庫技術 數據庫技術是研究如何使用計算機科學地組織和存儲數據 高效地獲取和處理數據 方便與快捷地為使用者提供所需信息的技術 1 1 4數據庫與DBMS 1 數據庫的通俗定義通俗地說 數據庫 Database DB 是計算機中存放數據的地方 如同圖書館是存放圖書的地方 2 數據庫的定義 定義2數據庫是為實現一定的目的按一定的組織方式存儲在計算機中相關數據的集合 圖書館有圖書管理員幫人們快速的查找圖書 整理圖書 擺放圖書 在計算機的數據庫中能不能存在一個 數據管理員 呢 人們設計了 數據庫管理系統(tǒng) 來做數據管理員的工作 它當然不是人 它是由一些編制好的計算機程序組成的系統(tǒng)軟件 但它能像圖書管理員一樣 為人們管理數據庫中的數據 圖書管理員與數據管理員 3 數據庫管理系統(tǒng)的定義 定義4數據庫管理系統(tǒng) DatabaseManagementSystem 簡稱為DBMS 它是為數據庫的建立 使用和維護而配置的軟件 4 數據庫管理系統(tǒng)的任務 DBMS主要有以下幾個任務 1 數據庫定義 2 數據庫操縱 3 數據庫運行管理 4 數據庫建立和維護 5 通信 5 數據庫管理系統(tǒng)軟件產品 市場上可以看到各種各樣數據庫管理系統(tǒng)的軟件產品 如Oracle Informix Sybase SQLServer Access FoxPro等 Oracle Sybase數據庫管理系統(tǒng)等適用于大型數據庫 SQLServer數據庫管理系統(tǒng)等適用于大中型數據庫 Access FoxPro數據庫管理系統(tǒng)適用于中小型桌面數據庫應用系統(tǒng) Access數據庫 一個優(yōu)秀的DBMS 能夠完成很多數據庫管理任務 完成的任務越多說明它越功能越強 所以 人們在使用數據庫選擇DBMS時 要看它的功能是否強大 是否具有友好的用戶界面 較高的運行效率 以及清晰的系統(tǒng)結構和開放性 Access數據庫就是一種包含數據庫與數據庫管理系統(tǒng)的軟件產品 它是微軟公司Office辦公套件中一個極為重要的組成部分 是目前世界上最流行的桌面數據庫管理系統(tǒng) Access數據庫 Access其數據庫管理系統(tǒng)和數據庫是集成在一起的 不可分離 有些大型網絡數據庫產品 如Oracle 數據庫管理系統(tǒng)和數據庫是分離的 可以分別存放在不同的計算機上 數據庫通過其數據庫管理系統(tǒng)進行管理 1 2認識Access的工作界面 要使用Access管理數據 先要在本地計算機中安裝Access軟件 還要了解它的工作方式 本節(jié)的任務就是了解Access的工作界面 1 2 1Access主窗口 1 問題的提出 認識Access工作界面 先要打開Access 怎樣啟動Access 如何進入Access工作界面呢 要解決上述問題 需要學習書中在 任務與步驟 的操作實例 他們是具體解決問題的方案 這些操作實例用來說明解決問題的任務與完成任務的方案與步驟 2 任務及步驟 操作實例1 安裝Access程序 參見P8 將MicrosoftOffice2003的安裝盤放到光盤驅動器中 一般情況下 安裝程序會自動啟動 彈出歡迎使用的界面 如果安裝程序沒有自動運行 可找到安裝程序Setup exe 并啟動該程序 操作實例2 啟動Access 打開Access工作界面的主窗口 P9 在Windows操作系統(tǒng)桌面上單擊 開始 所有程序 MicrosoftAccess 命令 雙擊桌面上的快捷圖標 主窗口與 開始工作 窗格 操作實例3 認識Access工作界面的主窗口 P11 Access的主窗口是打開數據庫窗口創(chuàng)建數據庫對象 顯示查詢結果 顯示報表的地方 它提供了一個完成數據庫各種任務的工作界面 Access主窗口是典型的Windows窗口 主要包括標題欄 菜單欄 工具欄以及狀態(tài)欄 標題欄 菜單欄 工具欄與狀態(tài)欄 注意 不可用菜單不是永遠不可用 它們屬于特殊菜單 當滿足一定的條件時是可以使用的 當條件不滿足時 Access用灰色顯示這些菜單 不讓執(zhí)行它 主窗口的四部分 Access的主窗口分成了四個部分 標題欄 菜單欄 工具欄 和 狀態(tài)區(qū) 其中 標題欄 在屏幕的最上方 菜單欄 在 標題欄 的下面 菜單欄 的下面是 工具欄 狀態(tài)區(qū) 在屏幕的最下方 而夾在 工具欄 和 狀態(tài)區(qū) 之間的空間可用來顯示數據庫窗口或對象視圖窗口 3 歸納分析 1 啟動Access的方法方法1 通過Windows菜單啟動 方法2 通過Windows的快捷方式啟動 2 Access主窗口的組成通過查看Access的主窗口 可以知道Access主窗口分為5個部分 標題欄 菜單欄 工具欄 狀態(tài)欄 和 開始工作 對話框 其中 標題欄 在屏幕的最上方 菜單欄 在 標題欄 的下面 菜單欄 的下面是 工具欄 狀態(tài)欄 在屏幕的最下方 而夾在 工具欄 和 狀態(tài)欄 之間的大空間可用來顯示數據庫窗口或對象視圖窗口 右邊的 開始工作 對話框一般在打開數據庫窗口后即關閉 Access的主窗口與微軟公司其他軟件產品具有相同的特點 1 2 2Access數據庫窗口 1 問題的提出 在Access主窗口可以打開數據庫窗口 在其中對數據庫對象進行各種操作 怎樣打開Access的數據庫窗口呢 數據庫中包含哪些數據庫對象呢 本小節(jié)的任務是學習如何在Access主窗口中打開Access的數據庫窗口 了解數據庫的對象 了解數據庫對象的作用 為今后使用Access建立數據庫打基礎 2 任務及步驟 操作實例4 在Access主窗口中打開數據庫窗口 參見P12 操作實例5 認識數據庫窗口界面 參見P14 操作實例6 打開 羅斯文示例數據庫 參見P15 操作實例7 認識數據庫對象 參見P16 3 歸納分析 1 打開數據庫窗口的方式方法1 通過 新建文件 對話框 可以打開一個空數據庫 方法2 通過 打開 菜單或 開始工作 對話框中的 打開 欄可直接打開已經創(chuàng)建的數據庫文件 方法3 通過 幫助 菜單下的 數據庫示例 選項 可以打開Access提供的示例數據庫 3 歸納分析 2 Access數據庫對象的作用Access提供的7種數據庫對象分工極為明確 分別用來完成不同的任務 從功能和彼此間的關系角度考慮 這7種數據庫對象可以分為3個層次 第1層次是表對象和查詢對象 它們是數據庫的基本對象 用于在數據庫中存儲數據和查詢數據 第2層次是窗體對象 報表對象和數據訪問頁 它們是直接面向用戶的對象 用于數據的輸入輸出和應用系統(tǒng)的驅動控制 第3層次是宏對象和模塊對象 它們是代碼類型的對象 用于通過組織宏操作或編寫代碼程序來完成復雜的數據庫管理工作 使得數據庫管理工作自動化 3 歸納分析 3 控件對象除了這7種數據庫對象 Access還提供了用于窗體 報表等對象上的控件對象 例如標簽 文本框 命令按鈕 組合框 菜單等 1 2 3Access幫助系統(tǒng) 1 問題的提出 在使用Access遇到困難時 身邊沒有老師指導 也沒有人可請教時該怎么辦呢 可以按F1功能鍵獲得Access提供的幫助信息 Access提供了完善的幫助系統(tǒng) 能夠幫助用戶解決使用中遇到的各種問題 本小節(jié)的任務就是了解如何使用Access幫助系統(tǒng)查找?guī)椭畔?2 任務與步驟 操作實例8 打開 Access幫助 對話框 P20 在Access主窗口菜單欄上單擊 幫助 MicrosoftAccess幫助 命令或者按鍵盤上的 F1 功能鍵 操作實例9 按目錄查找消息 P20 在幫助對話框中單擊 目錄 選項 打開目錄列表框 在目錄中單擊要查看的幫助主題 展開其下的子目錄 在子目錄中單擊要查看的選項 直到彈出一個顯示幫助內容的 MICROSOFTOFFICEACCESS幫助 窗口 操作實例10 通過搜索查找消息 P20 在幫助對話框的搜索文本框中輸入要查找的幫助信息關鍵字 3 歸納分析 1 打開 MicrosoftOfficeAccess幫助 對話框的方式按F1功能鍵 在Access主窗口菜單欄上單擊 幫助 MicrosoftAccess幫助 命令 2 幫助對話框中提供的兩種查詢幫助信息的方式按 目錄 查詢幫助信息 按 搜索 查詢幫助信息 3 關閉Access主窗口的方式單擊Access主窗口標題欄右上角的 關閉 按鈕 單擊Access主窗口菜單欄中 文件 退出 命令 雙擊Access主窗口標題欄左上角的 控制菜單 圖標 按Alt F4組合鍵 1 3總結提高 總結是對本章重點掌握的知識點進行說明 提高是介紹一些其他知識與方法 以提高對前面所學內容的理解 學習更多的知識 1 3 1本章學習要點 要了解Access數據庫的相關概念 知道數據 信息 數據庫 數據庫技術 DBMS 數據庫系統(tǒng)的含義 要知道Access工作界面的組成 要知道打開Access