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文檔簡介

會議管理制度為提高公司整體工作效率,使得各部門信息充分共享,特制定以下公司會議制度。一、會議分類及安排(一)月度工作會議制度1、主持與記錄:辦公會議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)召集,由總經(jīng)理主持,總經(jīng)理未列席會議時,由副總經(jīng)理或助理主持??偨?jīng)辦秘書進(jìn)行會議記錄。 2、召開時間:每月30日下午2:00。特殊原因需要延期召開、停開及另時增加會議的由總經(jīng)辦提前通知。 3、參加人員:總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、各部門總監(jiān)、相關(guān)經(jīng)理、及辦公室秘書或行政專員等。由于出差等特殊原因不能參加例會的,應(yīng)提前向行政辦公室請假。4、會議內(nèi)容:(1)、學(xué)習(xí)相關(guān)行業(yè)的法律政策規(guī)定。(2)、總結(jié)本月度的工作情況及布置下月度的工作計(jì)劃。(3)、討論和決定公司工作中的重大問題;(4)、按照企業(yè)人事管理辦法,研究決定人事任免,崗位調(diào)動;員工培訓(xùn)和員工福利等事宜。(5)、研究制訂公司經(jīng)濟(jì)發(fā)展戰(zhàn)略、中長期規(guī)劃、年度計(jì)劃、內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置和重要管理制度(年度);(6)、各與會人員匯報(bào)上月工作情況,包括工作內(nèi)容、原定計(jì)劃的執(zhí)行情況及所遇到的問題等(工作總結(jié)及工作計(jì)劃必須在當(dāng)月28日前交由總經(jīng)辦)。全體與會人員共同總結(jié)上月工作情況、商議所提議內(nèi)容或問題、計(jì)劃未來工作規(guī)劃等;(7)、討論協(xié)調(diào)解決各與會人員在上月工作中所遇到的問題。(8)、研究其他各部門提出的需要審議的重大問題。(9)、研究公司制度中規(guī)定的需在此會議上討論的其他事宜。5、會議原則上每月度召開一次,也可以視工作情況適時召開(二)周工作會議制度(周例會)1、主持與記錄:工作例會由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)召集,總經(jīng)理主持,總經(jīng)理辦公室人員進(jìn)行會議記錄。總經(jīng)理未列席會議時,由總經(jīng)理助理或行政主管主持。 2、召開時間:每周一上午10點(diǎn)。特殊原因需要延期召開的由辦公室提前通知。 3、參加人員:公司總經(jīng)理或副總經(jīng)理,公司各部門經(jīng)理或各部門主管級任職人員。由于出差等特殊原因不能參加例會的,應(yīng)提前向行政辦公室請假。 4、會議內(nèi)容:(1)各部門主管及部門經(jīng)理匯報(bào)上周工作完成情況,著重介紹在任務(wù)執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題解決辦法。 (2)各部門按照工作要求和指標(biāo)提出下周工作計(jì)劃。 (3)各部門將工作的最新動向會議參與人通報(bào)。 (4)出席工作會議的最高級別領(lǐng)導(dǎo)作最后總結(jié)和指導(dǎo)布置工作。(三)部門工作會議1、主持與記錄:部門專業(yè)會議由總監(jiān)指定專人負(fù)責(zé)召集,部門經(jīng)理或總監(jiān)主持,由經(jīng)理助理專人進(jìn)行會議記錄。 2、召開時間:根據(jù)部門情況需要決定每月召開次數(shù),可以每周一次或者每月中自行安排時間定期召開,具體時間由部門總監(jiān)安排。 3、參加人員:部門需要參加人員,如有必要還可通知相關(guān)部門人員列席會議。4、會議內(nèi)容:(1)、傳達(dá)公司例會精神和內(nèi)容。(2)、做工作周期總結(jié),分析部門工作中存在的問題及需要有關(guān)部門配合解決協(xié)調(diào)的問題。(3)、部署下個周期的工作。(4)、討論其他有關(guān)事項(xiàng)。(四)全體員工會議暨工作述職會議1、主持與記錄:公司全體員工大會由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)召集,由總經(jīng)理主持。總經(jīng)辦秘書進(jìn)行會議記錄。2、召開時間:每年度兩次。分別在年中和年末召開,具體時間由總經(jīng)理辦公室安排。3、參加人員:公司(總部)全體員工。由于出差等特殊原因不能參加會議的,應(yīng)提前向總經(jīng)理辦公室請假。需要述職的員工因故未出席者必須會后補(bǔ)交述職報(bào)告。4、會議內(nèi)容:(1)、公司經(jīng)營總結(jié)、管理情況通報(bào)。(2)、講座、培訓(xùn)時事通報(bào)。(3)、討論公司前景有關(guān)的合理化建議。(4)、各與會人員各自總結(jié)、匯報(bào)半年來的工作情況,如工作具體內(nèi)容、工作任務(wù)執(zhí)行情況及所取得的業(yè)績或成效等二、會議提擬1、定期會議無須提擬,由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)會議安排。2、非定期會議由總經(jīng)理直接提擬,或由分管副總經(jīng)理及議題相關(guān)主管部門負(fù)責(zé)人提擬,公司級會議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)會議安排,部門內(nèi)部會議由部門自行安排。三、會議準(zhǔn)備1、已通知的非定期會議,如遇特殊情況須重新安排,會議提擬部門最晚應(yīng)在會議前一天,報(bào)告總經(jīng)理辦公室調(diào)整會議計(jì)劃、通知與會人員。未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意,任何人不得隨意打亂正常會議計(jì)劃。2、會議安排因遵循小會服從大會,局部服從整體,非定期會議服從定期會議的原則。各類會議的優(yōu)先順序?yàn)椋汗径ㄆ跁h、公司非定期會議、部門會議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議或總經(jīng)理發(fā)起的臨時會議不受此限。3公司級會議如需發(fā)生會務(wù)費(fèi)用,總經(jīng)理辦公室須在會議召開之前報(bào)批費(fèi)用計(jì)劃,依據(jù)經(jīng)總經(jīng)理審批的會務(wù)費(fèi)用計(jì)劃到財(cái)務(wù)部預(yù)支會議經(jīng)費(fèi),并嚴(yán)格按計(jì)劃支出各項(xiàng)費(fèi)用。4、會議通知遵照以下規(guī)定:(1)公司周例會,無特殊情況,總經(jīng)理辦公室不再另行通知日期。(2)公司級內(nèi)部會議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)會議的通知;項(xiàng)目研討會、專題會議等需邀請外部專家的由相關(guān)部門負(fù)責(zé),總經(jīng)辦協(xié)助。(3)為保證與會人員按時參會,公司內(nèi)部會議應(yīng)至少提前半天通知,涉及公司外部人員的,應(yīng)至少提前一天發(fā)出通知。(4)會議通知形式一般為電話通知。但對會議議題、會議資料、會務(wù)安排有特別說明的應(yīng)以書面形式通知。5、會議的其他準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定:(1)會議提擬部門應(yīng)提前做好相關(guān)會議資料(如會議議程、議題、提案、匯報(bào)材料、計(jì)劃草案、決議決定草案、與會人應(yīng)提交資料等)準(zhǔn)備的組織工作。(2)公司總部召開的公司級會議,由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)做好會務(wù)準(zhǔn)備工作,如落實(shí)會場、布置會場、備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設(shè)施、用品等。(3)部門會議需要使用總部公共會場或會議設(shè)施的,在不與公司級會議或已審定會場的會議沖突的前提下,應(yīng)提前一天通知總經(jīng)理辦公室,并自行布置會場。四、會議組織1、公司級會議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)召集,其余會議遵循“誰提擬,誰召集”的原則。2、會議主持人須遵守以下規(guī)定:(1)會議組織方應(yīng)不遲于會前5-10分鐘到達(dá)會場,檢查會務(wù)落實(shí)情況,做好會前準(zhǔn)備。(2)主持人一般應(yīng)于會議開始后,將會議的議題、議程、須解決問題及應(yīng)達(dá)成的目標(biāo)還有應(yīng)注意的問題等,進(jìn)行必要的說明。(3)會議進(jìn)行中,主持人應(yīng)根據(jù)會議進(jìn)行的實(shí)際情況,對議程進(jìn)行適時、必要的控制,并有權(quán)限定與會人員的發(fā)言時間,中止與議題無關(guān)的發(fā)言,以確保議程順利推進(jìn)及會議效率。(4)屬討論、決策性議題的會議,主持人應(yīng)引導(dǎo)會議作出結(jié)論。對須集體議決的事項(xiàng),應(yīng)加以歸納和復(fù)述,適時提交與會人表明意見;對未議決事項(xiàng)應(yīng)加以歸納,并引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。(5)主持人應(yīng)將會議決議事項(xiàng)付諸實(shí)施的程序、實(shí)施人或部門達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和時間等以便會后跟進(jìn)安排。3、與會人須遵守以下規(guī)定:(1)準(zhǔn)時到會,并在會議簽到表上簽到。(2)會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅,緊扣議題。(3)遵循會議主持人對議程控制的要求。(4)屬工作部署性質(zhì)的會議,原則上不在會上進(jìn)行討論性發(fā)言。(5)遵守會議紀(jì)律,與會人員在開會期間,應(yīng)將手機(jī)調(diào)到震動或者關(guān)機(jī);開會期間,原則上不允許接聽電話,如必須接聽,須自行離開會場。(6)做好本人的會議記錄。4、公司周例會、專題會議原則上控制在2個小時以內(nèi)。5、參會考勤記錄由會議記錄員負(fù)責(zé)。五、會議記錄1、公司各類會議原則上應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)記錄。具體規(guī)定如下:(1)各部門應(yīng)制定會議記錄員負(fù)責(zé)本部門會議及本部門負(fù)責(zé)組織的會議的記錄工作。(2)會議記錄原則上遵照“誰召集、誰記錄”的原則,主持人也可以根據(jù)本原則或考慮會議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要,臨時指定會議記錄員。(3)總經(jīng)理主持的公司例會原則上由總經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)會議記錄工作,另有指定的服從總經(jīng)理指定。2、會議記錄員應(yīng)遵循以下規(guī)定:(1)以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄,根據(jù)需要整理會議紀(jì)要。(2)會議記錄應(yīng)盡量采用實(shí)錄風(fēng)格,確保記錄的原始性。(3)會議記錄應(yīng)在會議當(dāng)天完成,會議紀(jì)要原則上不遲于次日呈報(bào)會議主持人審核簽名,會議主持人因故無法及時審核的,應(yīng)將會議紀(jì)要備案以備補(bǔ)簽。(4)做好會議記錄的日常歸檔、保管工作,及時將會議簽到表交給考勤人員。3、會議紀(jì)要的發(fā)放和傳閱范圍由主持人確定。公司級各類會議的會議紀(jì)要由總經(jīng)理辦公室歸檔、保管。部門負(fù)責(zé)組織的各類研討會或涉及公司外部人員參加的會議紀(jì)要及參會人員簽到表(包括外部參會人員的姓名、單位、聯(lián)系方式等),除部門內(nèi)部存檔外應(yīng)報(bào)總經(jīng)理辦公室存檔備查。4、部門內(nèi)部會議和本部門組織的各類會議的會議記錄,由本部門內(nèi)部歸檔、保管,但用完后的記錄本應(yīng)作為機(jī)要檔案及時轉(zhuǎn)總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一歸檔備查。5、會議記錄及會議紀(jì)要為公司的機(jī)要檔案,保管人員不得擅自外泄。其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按公司行政管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。六、會議跟進(jìn)1、會議決議、決策事項(xiàng)須會后

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