會議制度(定).doc

會議管理制度為提高公司整體工作效率，使得各部門信息充分共享，特制定以下公司會議制度。一、會議分類及安排（一）月度工作會議制度1、主持與記錄：辦公會議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)召集，由總經(jīng)理主持，總經(jīng)理未列席會議時，由副總經(jīng)理或助理主持?？偨?jīng)辦秘書進(jìn)行會議記錄。 2、召開時間：每月30日下午2:00。特殊原因需要延期召開、停開及另時增加會議的由總經(jīng)辦提前通知。 3、參加人員：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、各部門總監(jiān)、相關(guān)經(jīng)理、及辦公室秘書或行政專員等。由于出差等特殊原因不能參加例會的，應(yīng)提前向行政辦公室請假。4、會議內(nèi)容：（1）、學(xué)習(xí)相關(guān)行業(yè)的法律政策規(guī)定。（2）、總結(jié)本月度的工作情況及布置下月度的工作計(jì)劃。（3）、討論和決定公司工作中的重大問題；（4）、按照企業(yè)人事管理辦法，研究決定人事任免，崗位調(diào)動；員工培訓(xùn)和員工福利等事宜。（5）、研究制訂公司經(jīng)濟(jì)發(fā)展戰(zhàn)略、中長期規(guī)劃、年度計(jì)劃、內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置和重要管理制度（年度）；（6）、各與會人員匯報(bào)上月工作情況，包括工作內(nèi)容、原定計(jì)劃的執(zhí)行情況及所遇到的問題等（工作總結(jié)及工作計(jì)劃必須在當(dāng)月28日前交由總經(jīng)辦）。全體與會人員共同總結(jié)上月工作情況、商議所提議內(nèi)容或問題、計(jì)劃未來工作規(guī)劃等；（7）、討論協(xié)調(diào)解決各與會人員在上月工作中所遇到的問題。（8）、研究其他各部門提出的需要審議的重大問題。（9）、研究公司制度中規(guī)定的需在此會議上討論的其他事宜。5、會議原則上每月度召開一次，也可以視工作情況適時召開（二）周工作會議制度（周例會）1、主持與記錄：工作例會由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)召集，總經(jīng)理主持，總經(jīng)理辦公室人員進(jìn)行會議記錄。總經(jīng)理未列席會議時，由總經(jīng)理助理或行政主管主持。 2、召開時間：每周一上午10點(diǎn)。特殊原因需要延期召開的由辦公室提前通知。 3、參加人員：公司總經(jīng)理或副總經(jīng)理，公司各部門經(jīng)理或各部門主管級任職人員。由于出差等特殊原因不能參加例會的，應(yīng)提前向行政辦公室請假。 4、會議內(nèi)容：（1）各部門主管及部門經(jīng)理匯報(bào)上周工作完成情況，著重介紹在任務(wù)執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題解決辦法。 （2）各部門按照工作要求和指標(biāo)提出下周工作計(jì)劃。 （3）各部門將工作的最新動向會議參與人通報(bào)。 （4）出席工作會議的最高級別領(lǐng)導(dǎo)作最后總結(jié)和指導(dǎo)布置工作。（三）部門工作會議1、主持與記錄：部門專業(yè)會議由總監(jiān)指定專人負(fù)責(zé)召集，部門經(jīng)理或總監(jiān)主持，由經(jīng)理助理專人進(jìn)行會議記錄。 2、召開時間：根據(jù)部門情況需要決定每月召開次數(shù)，可以每周一次或者每月中自行安排時間定期召開，具體時間由部門總監(jiān)安排。 3、參加人員：部門需要參加人員，如有必要還可通知相關(guān)部門人員列席會議。4、會議內(nèi)容：（1）、傳達(dá)公司例會精神和內(nèi)容。（2）、做工作周期總結(jié)，分析部門工作中存在的問題及需要有關(guān)部門配合解決協(xié)調(diào)的問題。（3）、部署下個周期的工作。（4）、討論其他有關(guān)事項(xiàng)。（四）全體員工會議暨工作述職會議1、主持與記錄：公司全體員工大會由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)召集，由總經(jīng)理主持。總經(jīng)辦秘書進(jìn)行會議記錄。2、召開時間：每年度兩次。分別在年中和年末召開，具體時間由總經(jīng)理辦公室安排。3、參加人員：公司（總部）全體員工。由于出差等特殊原因不能參加會議的，應(yīng)提前向總經(jīng)理辦公室請假。需要述職的員工因故未出席者必須會后補(bǔ)交述職報(bào)告。4、會議內(nèi)容：（1）、公司經(jīng)營總結(jié)、管理情況通報(bào)。（2）、講座、培訓(xùn)時事通報(bào)。（3）、討論公司前景有關(guān)的合理化建議。（4）、各與會人員各自總結(jié)、匯報(bào)半年來的工作情況，如工作具體內(nèi)容、工作任務(wù)執(zhí)行情況及所取得的業(yè)績或成效等二、會議提擬1、定期會議無須提擬，由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)會議安排。2、非定期會議由總經(jīng)理直接提擬，或由分管副總經(jīng)理及議題相關(guān)主管部門負(fù)責(zé)人提擬，公司級會議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)會議安排，部門內(nèi)部會議由部門自行安排。三、會議準(zhǔn)備1、已通知的非定期會議，如遇特殊情況須重新安排，會議提擬部門最晚應(yīng)在會議前一天，報(bào)告總經(jīng)理辦公室調(diào)整會議計(jì)劃、通知與會人員。未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意，任何人不得隨意打亂正常會議計(jì)劃。2、會議安排因遵循小會服從大會，局部服從整體，非定期會議服從定期會議的原則。各類會議的優(yōu)先順序?yàn)椋汗径ㄆ跁h、公司非定期會議、部門會議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議或總經(jīng)理發(fā)起的臨時會議不受此限。3公司級會議如需發(fā)生會務(wù)費(fèi)用，總經(jīng)理辦公室須在會議召開之前報(bào)批費(fèi)用計(jì)劃，依據(jù)經(jīng)總經(jīng)理審批的會務(wù)費(fèi)用計(jì)劃到財(cái)務(wù)部預(yù)支會議經(jīng)費(fèi)，并嚴(yán)格按計(jì)劃支出各項(xiàng)費(fèi)用。4、會議通知遵照以下規(guī)定：（1）公司周例會，無特殊情況，總經(jīng)理辦公室不再另行通知日期。（2）公司級內(nèi)部會議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)會議的通知；項(xiàng)目研討會、專題會議等需邀請外部專家的由相關(guān)部門負(fù)責(zé)，總經(jīng)辦協(xié)助。（3）為保證與會人員按時參會，公司內(nèi)部會議應(yīng)至少提前半天通知，涉及公司外部人員的，應(yīng)至少提前一天發(fā)出通知。（4）會議通知形式一般為電話通知。但對會議議題、會議資料、會務(wù)安排有特別說明的應(yīng)以書面形式通知。5、會議的其他準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定：（1）會議提擬部門應(yīng)提前做好相關(guān)會議資料（如會議議程、議題、提案、匯報(bào)材料、計(jì)劃草案、決議決定草案、與會人應(yīng)提交資料等）準(zhǔn)備的組織工作。（2）公司總部召開的公司級會議，由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)做好會務(wù)準(zhǔn)備工作，如落實(shí)會場、布置會場、備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設(shè)施、用品等。（3）部門會議需要使用總部公共會場或會議設(shè)施的，在不與公司級會議或已審定會場的會議沖突的前提下，應(yīng)提前一天通知總經(jīng)理辦公室，并自行布置會場。四、會議組織1、公司級會議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)召集，其余會議遵循“誰提擬，誰召集”的原則。2、會議主持人須遵守以下規(guī)定：（1）會議組織方應(yīng)不遲于會前5-10分鐘到達(dá)會場，檢查會務(wù)落實(shí)情況，做好會前準(zhǔn)備。（2）主持人一般應(yīng)于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決問題及應(yīng)達(dá)成的目標(biāo)還有應(yīng)注意的問題等，進(jìn)行必要的說明。（3）會議進(jìn)行中，主持人應(yīng)根據(jù)會議進(jìn)行的實(shí)際情況，對議程進(jìn)行適時、必要的控制，并有權(quán)限定與會人員的發(fā)言時間，中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進(jìn)及會議效率。（4）屬討論、決策性議題的會議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會議作出結(jié)論。對須集體議決的事項(xiàng)，應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項(xiàng)應(yīng)加以歸納，并引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。（5）主持人應(yīng)將會議決議事項(xiàng)付諸實(shí)施的程序、實(shí)施人或部門達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和時間等以便會后跟進(jìn)安排。3、與會人須遵守以下規(guī)定：（1）準(zhǔn)時到會，并在會議簽到表上簽到。（2）會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題。（3）遵循會議主持人對議程控制的要求。（4）屬工作部署性質(zhì)的會議，原則上不在會上進(jìn)行討論性發(fā)言。（5）遵守會議紀(jì)律，與會人員在開會期間，應(yīng)將手機(jī)調(diào)到震動或者關(guān)機(jī)；開會期間，原則上不允許接聽電話，如必須接聽，須自行離開會場。（6）做好本人的會議記錄。4、公司周例會、專題會議原則上控制在2個小時以內(nèi)。5、參會考勤記錄由會議記錄員負(fù)責(zé)。五、會議記錄1、公司各類會議原則上應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)記錄。具體規(guī)定如下：（1）各部門應(yīng)制定會議記錄員負(fù)責(zé)本部門會議及本部門負(fù)責(zé)組織的會議的記錄工作。（2）會議記錄原則上遵照“誰召集、誰記錄”的原則，主持人也可以根據(jù)本原則或考慮會議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要，臨時指定會議記錄員。（3）總經(jīng)理主持的公司例會原則上由總經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)會議記錄工作，另有指定的服從總經(jīng)理指定。2、會議記錄員應(yīng)遵循以下規(guī)定：（1）以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據(jù)需要整理會議紀(jì)要。（2）會議記錄應(yīng)盡量采用實(shí)錄風(fēng)格，確保記錄的原始性。（3）會議記錄應(yīng)在會議當(dāng)天完成，會議紀(jì)要原則上不遲于次日呈報(bào)會議主持人審核簽名，會議主持人因故無法及時審核的，應(yīng)將會議紀(jì)要備案以備補(bǔ)簽。（4）做好會議記錄的日常歸檔、保管工作，及時將會議簽到表交給考勤人員。3、會議紀(jì)要的發(fā)放和傳閱范圍由主持人確定。公司級各類會議的會議紀(jì)要由總經(jīng)理辦公室歸檔、保管。部門負(fù)責(zé)組織的各類研討會或涉及公司外部人員參加的會議紀(jì)要及參會人員簽到表（包括外部參會人員的姓名、單位、聯(lián)系方式等），除部門內(nèi)部存檔外應(yīng)報(bào)總經(jīng)理辦公室存檔備查。4、部門內(nèi)部會議和本部門組織的各類會議的會議記錄，由本部門內(nèi)部歸檔、保管，但用完后的記錄本應(yīng)作為機(jī)要檔案及時轉(zhuǎn)總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一歸檔備查。5、會議記錄及會議紀(jì)要為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄。其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按公司行政管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。六、會議跟進(jìn)1、會議決議、決策事項(xiàng)須會后