行政部采購制度.doc

行政部采購制度為了規(guī)范公司行政辦公用品采購，加強對采購行為的監(jiān)督管理，提高資金的利用效益，促使采購在公開、公平、公正的前提下，依據(jù)質(zhì)量第一、價格優(yōu)先的原則進(jìn)行，特制定本規(guī)定。1、 采購范圍本制度適用于公司日常辦公所用的辦公設(shè)施設(shè)備、辦公家具家電、辦公用品等實物資產(chǎn)，以及公司舉辦活動、聚會所需物品的采購。2、 各部門職責(zé)1.需求部門：根據(jù)工作需要填寫申請、購回物品的驗收、領(lǐng)取、保管工作。2. 行政采購人員或公司指派采購人員：負(fù)責(zé)尋找供應(yīng)商、尋價、比價、采購合同呈簽及采購作業(yè)。 3. 行政部：負(fù)責(zé)采購回物品的驗收、入庫、發(fā)放、資料保管工作。 4. 總經(jīng)辦公室：對申購單、單價、供應(yīng)商評審、采購合同及付款的審批。3、 采購內(nèi)容（一）申購流程1. 公司辦公室的日常辦公用品和設(shè)備，日常辦公用品由行政部定期集中采購，存于公司庫房。2. 部門及員工若因工作需要增加標(biāo)準(zhǔn)配置外的其他用品，由需求部門依據(jù)所購物件的品名、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項填寫申購單，逐級申報審批。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，行政部派采購人員兩日內(nèi)辦理；涉及金額較大的采購項目，由各級申報審批及總經(jīng)理審批后，派專人負(fù)責(zé)采購。3. 采購工作應(yīng)及時完成，不得影響工作的正常推進(jìn)。如因市場、價格等因素不能及時采購回所需物品，行政部要及時通知需求部門，并做說情況說明。4. 采購物品或公司后，行政部驗收貨物，將驗收后的物品登記在資產(chǎn)入庫、領(lǐng)用登記表中，辦理入庫手續(xù)。5. 行政部通知需求部門領(lǐng)取貨物，申請部門驗收領(lǐng)取貨物，并在資產(chǎn)/物品領(lǐng)用登記表上簽字確認(rèn)。6. 采購物品使用時出現(xiàn)質(zhì)量問題需退貨或更換的，使用部門及時通知采購人員向供應(yīng)商換貨或退貨。（二）其他1. 日常用品完成采購后，應(yīng)及時到行政部辦理登記入庫手續(xù)；其他類采購應(yīng)在使用人處辦理驗收手續(xù)。憑入庫或驗收簽字到財管中心辦理財務(wù)手續(xù)。2. 及時完善財務(wù)借款手續(xù)，做到一事一清，在取得票據(jù)的一周內(nèi)在財務(wù)銷賬。3.主動征求員工對辦公用品的意見，及時調(diào)整和改善品質(zhì)，以滿足辦公需求。4.公司行政每年至少安排一次對所購辦公用品的市場詢價工作，由非行政部人員執(zhí)行，以監(jiān)督行政采購工作。4、 保管與發(fā)放1. 行政部負(fù)責(zé)對材料物資的驗收、入庫、保管、與發(fā)放。2. 發(fā)放時間：采購物品經(jīng)行政部驗收入庫后