公司文件管理辦法.doc

公司文件管理辦法為了規(guī)范公司的文件管理，確保文件及時(shí)傳遞到相關(guān)部門而不耽誤上下級(jí)或同級(jí)的工作，以規(guī)范公司的各項(xiàng)文件收、發(fā)（擬稿、會(huì)簽、審批、簽發(fā)及實(shí)施）工作，制定本法。1 管理原則1.1 行政人事部是公司文件管理的歸口部門，負(fù)責(zé)指導(dǎo)全公司行政公文、協(xié)議、合同類傳遞處理工作。各部門需上報(bào)總經(jīng)理或董事長(zhǎng)審批的各類文件傳遞由行政人事部統(tǒng)一呈報(bào)總經(jīng)理或董事長(zhǎng)審批并回傳發(fā)起部門執(zhí)行、存檔。1.2 公司上報(bào)下發(fā)正式文件由行政人事部負(fù)責(zé)，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。2 基本要求2.1 各部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作而需要正式文件發(fā)文應(yīng)向公司提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿交行政人事部審核。經(jīng)董事長(zhǎng)或總經(jīng)理簽批同意發(fā)文，則由行政人事部按機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工編制文號(hào)發(fā)文，詳見(jiàn)公司內(nèi)部文件及檔案管理的制度。2.2 送件部門（人）應(yīng)把文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、文件類別、編號(hào)、接件人等事項(xiàng)在收發(fā)文件登記簿中填寫(xiě)清楚。行政人事部部應(yīng)及時(shí)把審閱結(jié)果反饋給報(bào)送部門。3 內(nèi)部文件3.1文件起草需公司正式下發(fā)的文件由指定的擬稿人擬稿：公司文件由發(fā)起部門擬稿，行政人事部負(fù)責(zé)組織會(huì)審；屬部門專業(yè)文件由各部門指定人員擬稿，部門負(fù)責(zé)人審核。3.2文件審核各擬稿部門負(fù)責(zé)提報(bào)文件內(nèi)容、方案、文件格式規(guī)范審核。行政人事部門負(fù)責(zé)上報(bào)總經(jīng)理或董事長(zhǎng)簽批文件的審核，重點(diǎn)審核：是否需要行文，是否符合公司有關(guān)制度、規(guī)定，是否發(fā)起部門與相關(guān)部門進(jìn)行了協(xié)商、會(huì)簽，文字表達(dá)、文種使用、文件格式是否符公司有關(guān)規(guī)定。3.3文件簽發(fā)文件形成后，由董事長(zhǎng)或總經(jīng)理簽發(fā)。行政人事部負(fù)責(zé)簽發(fā)后的公司級(jí)文件校對(duì)，并送擬稿人、核稿人審查合格后，方能復(fù)印、蓋章、轉(zhuǎn)發(fā)（送）、執(zhí)行和歸檔。4 外來(lái)文件外來(lái)的文件由行政部負(fù)責(zé)簽收，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接后即時(shí)報(bào)送。文件收發(fā)部門應(yīng)在文件登記簿中填寫(xiě)清楚交接事項(xiàng)。5 業(yè)務(wù)流程5.1文件管理業(yè)務(wù)流程分為收文和發(fā)文。5.1.1 收文一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序；5.1.2 發(fā)文指以公司、或部門名義制發(fā)文件的過(guò)程，一般包括草擬、會(huì)簽、審核、簽發(fā)、復(fù)核、用印、分發(fā)等程序。5.2發(fā)文程序與要求擬稿主辦部門負(fù)責(zé)人審核總經(jīng)理審核相關(guān)部門會(huì)簽領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)編文號(hào)校對(duì)打印公文蓋章分發(fā)立卷歸檔。5.2.1擬稿 各部門需要發(fā)文,應(yīng)事先以上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿。問(wèn)題比較復(fù)雜的，負(fù)責(zé)人應(yīng)親自草擬，或經(jīng)集體研究提出方案后，指定專人草擬。 草擬文稿必須做到情況確實(shí)、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確。 文稿擬就后,擬稿人應(yīng)附發(fā)文稿紙首頁(yè)（協(xié)議合同類應(yīng)填附合同協(xié)議會(huì)簽單）詳細(xì)寫(xiě)明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印制份數(shù)、擬稿部門與擬稿人,并簽名、標(biāo)定日期和密級(jí)。5.2.2 審核 主辦部門負(fù)責(zé)人根據(jù)有關(guān)文件規(guī)定，對(duì)文稿是否符合相應(yīng)規(guī)定，是否符合公司利益，是否符合實(shí)際需要進(jìn)行審查和修改，對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文件應(yīng)退回?cái)M稿人重新擬稿。 行政人事部復(fù)核的重點(diǎn)是：是否需要行文、行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制文件的有關(guān)要求，文件是否符合相應(yīng)規(guī)定，是否符合公司利益，是否符合實(shí)際需要。在不改變?cè)獾那闆r下，審核人員有權(quán)對(duì)文件進(jìn)行刪節(jié)和文字加工。內(nèi)容紊亂、文字冗長(zhǎng)、需做較大修改的文稿，可提出修改意見(jiàn)，由擬稿人進(jìn)行修改。 董事長(zhǎng)或總經(jīng)理審核董事長(zhǎng)或總經(jīng)理對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行批示意見(jiàn)后，返回行政人事部。由行政人事部返回?cái)M稿部門進(jìn)行修訂或直接進(jìn)入會(huì)簽重走相應(yīng)審批流程。5.2.3會(huì)簽需經(jīng)會(huì)簽的文件,應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門會(huì)簽，對(duì)文件涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商并走會(huì)簽程序，取得一致意見(jiàn)后方可行文。會(huì)簽文稿以會(huì)簽部門負(fù)責(zé)人簽字為有效。5.2.4簽發(fā)文稿經(jīng)審核（須經(jīng)會(huì)簽）后,送總經(jīng)理或董事長(zhǎng)審定批準(zhǔn)簽發(fā)。5.2.5復(fù)核 公司級(jí)文件正式印刷（打?。┣?，行政人事部應(yīng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。部門內(nèi)文件由各部門制定人員復(fù)核。5.2.6印刷（打印）、用印、分發(fā) 簽發(fā)后的文件由行政人事部按內(nèi)部文件及檔案管理的制度對(duì)文件正式編號(hào)、印刷（打?。?。印刷（打?。┍仨毞弦?guī)定格式，字跡清楚無(wú)誤，整潔美觀，份數(shù)準(zhǔn)確。 印刷（打?。┪募蓴M稿人負(fù)責(zé)校對(duì)。重要文件應(yīng)進(jìn)行兩次或多次校對(duì)，以確保質(zhì)量。文件打印清樣,應(yīng)由擬稿人校對(duì).校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名; 公文蓋章只限于發(fā)出和存檔的公文，留作他用的公文不蓋章，印章要蓋得端正、清晰，嚴(yán)防錯(cuò)蓋、漏蓋。 上報(bào)的文件嚴(yán)密裝封，并嚴(yán)格執(zhí)行文件傳遞簽收手續(xù)。凡屬重要文件，一律不得托人代簽、代捎。 以公司名義發(fā)出的文件，底稿與正本1份由行政人事部收存?zhèn)洳椤?文件打印后,由行政人事部負(fù)責(zé)分發(fā)并檢查落實(shí)情況。5.3 收文程序與要求收文辦理指對(duì)收到文件的辦理過(guò)程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。5.3.1 文件簽收凡公司外來(lái)公啟文件（除公司領(lǐng)導(dǎo)親啟的外）均由行政人事部前臺(tái)文員登記簽收，后分別交行政主管或經(jīng)理拆封。在簽收和拆封時(shí)，接收人員應(yīng)注意檢查文件包裝是否完好，對(duì)于封口或郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，并有權(quán)拒絕簽收。5.3.2 文件登記編號(hào)（1）收到上級(jí)或平級(jí)文件后應(yīng)及時(shí)附上 “外來(lái)文件簽批單”,并分類登記編號(hào),送部門或公司領(lǐng)導(dǎo)審閱，領(lǐng)導(dǎo)簽批處理意見(jiàn)后進(jìn)入批轉(zhuǎn)或歸檔流程。（2）本公司外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送部門或行政人事部進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存。（3）收到的文件應(yīng)按本辦法編寫(xiě)收文編號(hào)，并逐項(xiàng)登記文件標(biāo)題、份數(shù)、制發(fā)部門、日期、密級(jí)、內(nèi)容概要等項(xiàng)內(nèi)容。5.3.3 審核（1）各部門凡收到需要辦理的正式文件，均需由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核重點(diǎn)是：是否應(yīng)由本部門辦理；是否符合相應(yīng)公司規(guī)定。（2）涉及上報(bào)董事長(zhǎng)、總經(jīng)理事項(xiàng)，行政人事部還應(yīng)審核其他部門職權(quán)內(nèi)辦理的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范；不符合規(guī)定的公文，可退回呈報(bào)部門并說(shuō)明理由。5.3.4 擬辦（1）凡正式文件，收文部門根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)審核閱簽后，提出擬辦意見(jiàn)，送批轉(zhuǎn)部門辦理，重要文件應(yīng)呈送上級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)或公司領(lǐng)導(dǎo)親自閱批后分送承辦部門閱辦。（2） 一般函、文件、單據(jù)、傳真等，由部門直接分轉(zhuǎn)處理。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限；如涉及幾個(gè)部門會(huì)辦的文件，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門，協(xié)辦部門，協(xié)調(diào)后再分轉(zhuǎn)處理。（3）為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。5.3.5 批辦（1）為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，各部門應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到批轉(zhuǎn)部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)2天（特殊情況例外）。（2）審批文件時(shí)，對(duì)有具體處理事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn)、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒(méi)有具體事項(xiàng)的，圈閱表示已閱知。5.3.6 承辦（1）承辦部門收到交辦的文件后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤、推諉。緊急文件應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)予以說(shuō)明。（2）對(duì)不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的，應(yīng)立即退回批轉(zhuǎn)部門，并說(shuō)明理由，不得橫向傳遞。（3）文件辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報(bào)請(qǐng)上級(jí)協(xié)調(diào)或裁定。5.3.7 催辦（1）經(jīng)過(guò)行政人事部送公司總經(jīng)理、董事長(zhǎng)批示或者交有關(guān)部門辦理的文件，行政人事部負(fù)責(zé)催辦，做到緊急文件跟蹤催辦，重要文件重點(diǎn)催辦，一般文件定期催辦。總經(jīng)理助理或董事長(zhǎng)助理對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任。（2）由發(fā)起部門傳送的文件，發(fā)起部門應(yīng)指定專人跟蹤催辦，承辦部門接到文件、應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得發(fā)文部門同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)周轉(zhuǎn)或歸檔。6 文件歸檔6.1 文件辦完后，應(yīng)按照公司有關(guān)檔案管理規(guī)定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的文件。不具備歸檔和存查價(jià)值的文件，經(jīng)行政人事部鑒別并經(jīng)文件起草部門及行政人事負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷毀。6.2 歸檔的文件，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理（立卷），要保證歸檔文件的齊全、完整，能正確反映該項(xiàng)工作的主要情況，便于保管和利用。6.3 工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的文件按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。6.4 擬制、修改和簽批文件，書(shū)寫(xiě)及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。6.5 文件的歸檔范圍6.5.1凡下列文件統(tǒng)一由行政人事部負(fù)責(zé)歸檔： 上級(jí)部門來(lái)文，包括總公司對(duì)公司報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)； 公司發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和經(jīng)營(yíng)工作的報(bào)告、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；中層及以上管理人員會(huì)以及各種專業(yè)例會(huì)記錄； 公司一級(jí)部門組織召開(kāi)的會(huì)議所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；參加交流、洽談?wù)匍_(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本公司在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等；上級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)來(lái)公司檢查、視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及公司進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料；反映公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作、團(tuán)體活動(dòng)等的音像攝制品；公司向上級(jí)請(qǐng)求批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。6.5.2 業(yè)務(wù)部門日常工作中形成的項(xiàng)目活動(dòng)資料，日常由各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)立卷歸檔，每年按內(nèi)部文件及檔案管理的制度定期移交行政人事部歸檔。6.5.3 聯(lián)合辦理的文件，原件由主辦機(jī)關(guān)整理（立卷）、歸檔，其他機(jī)關(guān)保存復(fù)制件或其他形式的文件副本，每年按內(nèi)部文件及檔案管理的制度定期移交行政人事部歸檔。7 文件傳遞規(guī)定7.1閱批文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交行政人事部。閱批文件一般不得超過(guò)2天，主批人應(yīng)明確簽署意見(jiàn)，并寫(xiě)上姓名和審批時(shí)間。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見(jiàn)”，行政人事部應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。7.2 由董事長(zhǎng)或總經(jīng)理批閱的文件，一般應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)批閱；因特殊情況需高層會(huì)議討論的，應(yīng)先告之行政人事部傳達(dá)，待議后再予以回復(fù)。7.3 由各部門辦理的文件，最遲不超過(guò)2天辦理，緊急文件應(yīng)于當(dāng)日辦理。7.4 對(duì)重要文件，主辦部門應(yīng)當(dāng)隨時(shí)跟進(jìn)了解和及時(shí)反饋執(zhí)行情況。7.5 跨部門公司級(jí)文件傳遞要以行政人事部門為中心點(diǎn)，各承辦部門收、發(fā)文件均直接與行政人事部交接，不得橫向傳遞。文件閱完后，應(yīng)送交行政人事部，切忌橫傳。7.6 傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。7.7 閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。8 附則8.1文件處理必須堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全；必須嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密規(guī)定，確保公司機(jī)密安全。接觸公司機(jī)密公文的員工，必須嚴(yán)格執(zhí)行公司保密制度，確保機(jī)密不被泄露或利用。8.2秘密文件不得翻印、轉(zhuǎn)發(fā)，傳遞秘密文件時(shí)，必須采取保密措施，確保安全，利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)等傳轉(zhuǎn)秘密文件，必須采用加密裝置。8.3本管理辦法自公司總經(jīng)理審查，董事長(zhǎng)簽批公布之日起執(zhí)行。8.4本辦法適用于公司對(duì)內(nèi)及對(duì)外的各種正式文件，公司及部門間上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料、協(xié)議合同等。公司對(duì)外聯(lián)系溝通的各種文件、資料、協(xié)議合同等。8.5本管理辦法由公司行政人事部負(fù)責(zé)解釋說(shuō)明。附件：1、內(nèi)部文件處理單2、外來(lái)文件簽批單3、文件收發(fā)登記薄 二0一一年十月十八日附件1內(nèi)部文件處理單公文標(biāo)題文件名： 降龍成分 字20 號(hào) 或 江油華藝字20 號(hào)文件