【技巧】PPT與Excel交互之選擇性粘貼法.docx

大家都知道PowerPoint是Office的一個(gè)組件，而Office提倡的是協(xié)同辦公，也就是說，PowerPoint和Access，Excel，Word，Outlook等是緊密結(jié)合的，數(shù)據(jù)也是可以交互的，運(yùn)用的好是可以提高工作效率的。 PowerPoint和Office其他格式文件交換數(shù)據(jù)最好的方法是通過VBA，功能相當(dāng)強(qiáng)大。只有想不到，沒有做不到，但VBA畢竟?fàn)可娴骄幊?，一般用戶很難馬上掌握。所以今天介紹一種我們以前偷懶常用的方法，非常適合需要重復(fù)更新數(shù)據(jù)，但格式基本一致 的PPT報(bào)表制作，很簡單哦。 正如提到的一樣，PPT只是一個(gè)展現(xiàn)數(shù)據(jù)的載體，雖然本身也有圖表編輯功能，一點(diǎn)不遜于Excel，但遇到數(shù)據(jù)量大的工作，制作圖表之類還是用Excel順手。 第一、在Excel中制作圖表，并設(shè)定好圖表的格式。建議一個(gè)工作表放一個(gè)圖表的數(shù)據(jù)和圖表，為了日后工作方便查找，可以將工作表的名稱設(shè)定為PPT1，PPT2制作好的文件如圖所示。 第二、將上面Excel文件保存，并在同一目錄下新建一個(gè)PPT文件，設(shè)定好模板，版式，顏色，LOGO等。將上面Excel文件的圖表選中并復(fù)制。 第三、在PPT當(dāng)前頁面中選菜單編輯選擇性粘貼。 第四、在彈出的對話框中“粘帖鏈接”，按確定。復(fù)制的圖表將以Excel對象被粘帖到PPT中。第五、在PPT頁面中適當(dāng)調(diào)整圖表位置大小，注意按住Shift鍵縮放，否則會(huì)變形。增添其他元素保存就可以了。這個(gè)PPT中復(fù)制的圖表數(shù)據(jù)是和EXCEL鏈接的，只要Excel的數(shù)據(jù)更新了，PPT中的數(shù)據(jù)也會(huì)自動(dòng)更新。第六、以后每次打開PPT文件都會(huì)有提示是否更新鏈接第七、也可以在打開的頁面中選中圖表直接按鼠標(biāo)右鍵選取“更新鏈接”來更新數(shù)據(jù)。 這樣就一勞永逸了，以后每月更新數(shù)據(jù)只要在Excel中進(jìn)行就可以了，PPT會(huì)自動(dòng)同步更新數(shù)據(jù)了。為了顯示正常和正常更新請大家注意以下幾個(gè)使用經(jīng)驗(yàn)。1.Excel源文件和PPT最好放在同一目錄下。2.Excel中的圖表事先設(shè)定好格式，這樣不用再PPT中再設(shè)置，圖表大小最好符合PPT頁面需要。3.每個(gè)月拷貝原來整個(gè)文件夾，在新文件夾中更新當(dāng)月數(shù)據(jù)，就不會(huì)搞亂上月的數(shù)據(jù)。黃金分割線 PPT中標(biāo)題欄有時(shí)會(huì)有數(shù)據(jù)，比如“本月銷售比同期增長X%多少”，這也可以在Excel的單元格中打上文字和設(shè)定公式計(jì)算單元格，然后把文字和計(jì)算單元格以上面同樣的方式選擇性粘貼到PPT的標(biāo)題欄中，這樣X%數(shù)據(jù)也會(huì)同步更新了。 這種方式還有一個(gè)好處是，當(dāng)你不小心出現(xiàn)弄錯(cuò)數(shù)據(jù)的時(shí)候，你可以跟老板說：不是我的錯(cuò)，是電腦鏈接出了問題！ 然后馬上更新下Excel數(shù)據(jù)，接著跟老板說：你看嘛，我都沒動(dòng)P