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文檔簡介
大家都知道PowerPoint是Office的一個(gè)組件,而Office提倡的是協(xié)同辦公,也就是說,PowerPoint和Access,Excel,Word,Outlook等是緊密結(jié)合的,數(shù)據(jù)也是可以交互的,運(yùn)用的好是可以提高工作效率的。 PowerPoint和Office其他格式文件交換數(shù)據(jù)最好的方法是通過VBA,功能相當(dāng)強(qiáng)大。只有想不到,沒有做不到,但VBA畢竟?fàn)可娴骄幊?,一般用戶很難馬上掌握。所以今天介紹一種我們以前偷懶常用的方法,非常適合需要重復(fù)更新數(shù)據(jù),但格式基本一致 的PPT報(bào)表制作,很簡單哦。 正如提到的一樣,PPT只是一個(gè)展現(xiàn)數(shù)據(jù)的載體,雖然本身也有圖表編輯功能,一點(diǎn)不遜于Excel,但遇到數(shù)據(jù)量大的工作,制作圖表之類還是用Excel順手。 第一、在Excel中制作圖表,并設(shè)定好圖表的格式。建議一個(gè)工作表放一個(gè)圖表的數(shù)據(jù)和圖表,為了日后工作方便查找,可以將工作表的名稱設(shè)定為PPT1,PPT2制作好的文件如圖所示。 第二、將上面Excel文件保存,并在同一目錄下新建一個(gè)PPT文件,設(shè)定好模板,版式,顏色,LOGO等。將上面Excel文件的圖表選中并復(fù)制。 第三、在PPT當(dāng)前頁面中選菜單編輯選擇性粘貼。 第四、在彈出的對話框中“粘帖鏈接”,按確定。復(fù)制的圖表將以Excel對象被粘帖到PPT中。第五、在PPT頁面中適當(dāng)調(diào)整圖表位置大小,注意按住Shift鍵縮放,否則會(huì)變形。增添其他元素保存就可以了。這個(gè)PPT中復(fù)制的圖表數(shù)據(jù)是和EXCEL鏈接的,只要Excel的數(shù)據(jù)更新了,PPT中的數(shù)據(jù)也會(huì)自動(dòng)更新。第六、以后每次打開PPT文件都會(huì)有提示是否更新鏈接第七、也可以在打開的頁面中選中圖表直接按鼠標(biāo)右鍵選取“更新鏈接”來更新數(shù)據(jù)。 這樣就一勞永逸了,以后每月更新數(shù)據(jù)只要在Excel中進(jìn)行就可以了,PPT會(huì)自動(dòng)同步更新數(shù)據(jù)了。為了顯示正常和正常更新請大家注意以下幾個(gè)使用經(jīng)驗(yàn)。1.Excel源文件和PPT最好放在同一目錄下。2.Excel中的圖表事先設(shè)定好格式,這樣不用再PPT中再設(shè)置,圖表大小最好符合PPT頁面需要。3.每個(gè)月拷貝原來整個(gè)文件夾,在新文件夾中更新當(dāng)月數(shù)據(jù),就不會(huì)搞亂上月的數(shù)據(jù)。黃金分割線 PPT中標(biāo)題欄有時(shí)會(huì)有數(shù)據(jù),比如“本月銷售比同期增長X%多少”,這也可以在Excel的單元格中打上文字和設(shè)定公式計(jì)算單元格,然后把文字和計(jì)算單元格以上面同樣的方式選擇性粘貼到PPT的標(biāo)題欄中,這樣X%數(shù)據(jù)也會(huì)同步更新了。 這種方式還有一個(gè)好處是,當(dāng)你不小心出現(xiàn)弄錯(cuò)數(shù)據(jù)的時(shí)候,你可以跟老板說:不是我的錯(cuò),是電腦鏈接出了問題! 然后馬上更新下Excel數(shù)據(jù),接著跟老板說:你看嘛,我都沒動(dòng)P
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