淺議小企業(yè)采購(gòu)成本管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策.doc

淺議小企業(yè)采購(gòu)成本管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策采購(gòu)一直是影響公司成功和盈利能力的關(guān)鍵因素。加強(qiáng)材料采購(gòu)管理是企業(yè)降低材料成本，增加市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，提升利潤(rùn)水平的有效手段，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。對(duì)于很多小企業(yè)而言，外部采購(gòu)占據(jù)公司費(fèi)用的最大部分，占公司平均費(fèi)用的60%至少80%。因此，采購(gòu)費(fèi)用的略微降低對(duì)公司的盈利產(chǎn)生重大影響，如何運(yùn)用有效的采購(gòu)成本管理方法對(duì)小企業(yè)來(lái)說(shuō)尤為重要。一、加強(qiáng)小企業(yè)采購(gòu)成本管理的意義（一）小企業(yè)采購(gòu)成本管理的概念小企業(yè)采購(gòu)成本管理是保持采購(gòu)效益的一個(gè)不可或缺的重要方式，采購(gòu)成本包括采購(gòu)人成本、供應(yīng)商投標(biāo)成本、集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)成本，三者從不同的屋面涉及重疊資金的使用走向，以不同的方式?jīng)Q定著資金的使用效率，從而共同組成了小企事業(yè)采購(gòu)成本體系。無(wú)論是采購(gòu)成本還是生產(chǎn)成本，成本都是企業(yè)永久的話題也是最敏感的話題。要研究成本問(wèn)題首先要搞清楚成本的概念和理論范圍。在采購(gòu)領(lǐng)域中，總成本是指采購(gòu)成本，運(yùn)送成以及音接因操作程序、檢驗(yàn)、質(zhì)量保證、設(shè)備維護(hù)、重復(fù)勞動(dòng)、后續(xù)作業(yè)和其他相關(guān)工序所適成的成本總和?？偝杀臼且粋€(gè)相對(duì)復(fù)雜的系統(tǒng)，它對(duì)采購(gòu)決策、供應(yīng)商策略等都是至關(guān)重要的。應(yīng)該孤立地通過(guò)直接采購(gòu)費(fèi)用或材料體格來(lái)衡量采購(gòu)成本的高低。材料采購(gòu)成本應(yīng)當(dāng)包括材料價(jià)格以及與采購(gòu)活動(dòng)相關(guān)和因采購(gòu)行為不當(dāng)形成的所有費(fèi)用或適成的損失，如交易成本，購(gòu)買價(jià)格以及購(gòu)入后的倉(cāng)儲(chǔ)管理費(fèi)用，降價(jià)損失，過(guò)量存貨的積壓損失、進(jìn)貨不足的短缺損失，貨物到達(dá)時(shí)間過(guò)早或延誤形成的費(fèi)用或損失等等。（二）加強(qiáng)小企業(yè)采購(gòu)成本管理的意義 1、加強(qiáng)小企業(yè)采購(gòu)成本管理是小企業(yè)增加盈利的根本途徑。從經(jīng)濟(jì)學(xué)的度講，降低采購(gòu)是小企業(yè)增加利潤(rùn)。采購(gòu)成本低了，可減價(jià)撤銷，鞏固經(jīng)營(yíng)基礎(chǔ)，提高產(chǎn)品質(zhì)量，創(chuàng)新產(chǎn)品設(shè)計(jì)，尋求新的發(fā)展。許多小企業(yè)陷入困境的重要原因之一，是在采購(gòu)成本失控的情況下盲目發(fā)展，一味在促銷和開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品上冒險(xiǎn)，一旦市場(chǎng)萎縮或決策失誤，小企業(yè)沒(méi)有抵抗能力，很快就垮下去了。2、加強(qiáng)小企業(yè)采購(gòu)成本管理是抵抗內(nèi)外壓力，求得生存的主要保障。外有同業(yè)竟?fàn)?，政府課稅和經(jīng)濟(jì)環(huán)境逆轉(zhuǎn)等不利因素，內(nèi)在職工改善待遇和股東要求分紅的壓力。小企業(yè)用以抵抗內(nèi)外壓力的武器，主要是降低采購(gòu)成本，提高產(chǎn)品質(zhì)量，創(chuàng)新產(chǎn)品設(shè)計(jì)和增加銷量。提高價(jià)會(huì)引發(fā)經(jīng)銷商和供應(yīng)商相應(yīng)的提價(jià)和增加流轉(zhuǎn)稅的負(fù)擔(dān)，而降低采購(gòu)成本可避免這類壓力。3、加強(qiáng)小企業(yè)采購(gòu)成本管理是小企業(yè)采購(gòu)成本最小化基本保證 小企業(yè)是微觀經(jīng)濟(jì)主體，其財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)最大化、企業(yè)價(jià)值最大化。從這個(gè)角度出發(fā),在一般原則對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)核算起規(guī)范作用的同時(shí)，也應(yīng)遵循“成本效益原則”。具體應(yīng)用于成本會(huì)計(jì)信息的成本效益原則，是指會(huì)計(jì)部門提供的成本會(huì)計(jì)信息所產(chǎn)成的效益應(yīng)當(dāng)超過(guò)提供這些信息過(guò)程中所產(chǎn)生的成本總和。從其屬性上講，成本效益原則應(yīng)屬于會(huì)計(jì)核算原則的修訂性原則。 (1)降低成本。 在任何設(shè)定的條件下，只要影響利潤(rùn)變化的其他因素不因成本的變動(dòng)而發(fā)生變化，降低成本始終是第一位的。降低成本以兩種方式實(shí)現(xiàn)：第一，是在既定的經(jīng)濟(jì)規(guī)模、技術(shù)條件、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)條件下，通過(guò)降低消耗、提高勞動(dòng)生產(chǎn)率、合理的組織管理等措施降低成本。通常，這種意義上的成本降低屬于日常成本管理的內(nèi)容。第二，是改變成本發(fā)生的基礎(chǔ)條件。成本發(fā)生的基礎(chǔ)條件是企業(yè)可資利用的經(jīng)濟(jì)資源的性質(zhì)及其相互之間的聯(lián)系方式。 (2)增加企業(yè)利潤(rùn)。 降低成本可以增加企業(yè)的利潤(rùn)，但在某些情況下，具有戰(zhàn)略意義的議題是如何通過(guò)增加成本以獲取其他的競(jìng)爭(zhēng)利益。當(dāng)成本變動(dòng)與其他相關(guān)因素的變動(dòng)相互關(guān)聯(lián)時(shí)，如何在成本降低與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要之間做出權(quán)衡取舍，是成本管理無(wú)法回避的困難選擇。二、小企業(yè)采購(gòu)成本管理的特殊表現(xiàn) 相對(duì)于大企業(yè)而言，小企業(yè)的采購(gòu)成本管理具有一定的特殊性，具體表現(xiàn)在以下幾方面： 第一，小企業(yè)一般產(chǎn)品規(guī)模較小，產(chǎn)品品種較少，在采購(gòu)價(jià)格上沒(méi)有大企業(yè)的規(guī)模采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)。 第二，小企業(yè)的管理水平較低，人員素質(zhì)參差不齊，像采購(gòu)這樣的重要崗位，一般“家族”色彩比較濃。 第三，小企業(yè)的流動(dòng)資金沒(méi)有大企業(yè)那么雄厚，而且根據(jù)其產(chǎn)品結(jié)構(gòu)特點(diǎn)，一般采購(gòu)批量較小，采購(gòu)周期較短且不固定。第四，小企業(yè)由于自身?xiàng)l件的限制，如倉(cāng)儲(chǔ)條件、倉(cāng)儲(chǔ)空間大小、以“產(chǎn)”定“購(gòu)”、以“銷”定“購(gòu)”等決定了其存貨庫(kù)存存儲(chǔ)量較小。 三、小企業(yè)采購(gòu)成本管理中存在的問(wèn)題以上海添高精細(xì)化工有限公司為例，小企業(yè)在采購(gòu)成本管理中主要存在以下問(wèn)題：(一)沒(méi)有制定完善的符合實(shí)際的采購(gòu)計(jì)劃 小企業(yè)在采購(gòu)中往往忽視以下幾方面： 1、編制原料需用計(jì)劃。 原料的需用計(jì)劃一般由項(xiàng)目的技術(shù)人員編制，其主要依據(jù)是生產(chǎn)配方用量和生產(chǎn)計(jì)劃另案的選擇等具體要求，編制好的原料需用計(jì)劃是物資供應(yīng)部門確定經(jīng)濟(jì)采購(gòu)量和編制原料采購(gòu)計(jì)劃的主要依據(jù)，物資供應(yīng)部門再依據(jù)采購(gòu)計(jì)劃確定訂貨點(diǎn)，繼而簽定采購(gòu)合同以及進(jìn)行后期的存貨管理。小企業(yè)往往不作原料生產(chǎn)用量預(yù)算或計(jì)劃粗略，在采購(gòu)前沒(méi)有認(rèn)真測(cè)算，結(jié)果多訂貨，造成大量存貨積壓，占用大量資金，花費(fèi)大量的倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)和保管費(fèi)，或者少訂貨，出現(xiàn)原料短缺，影響生產(chǎn)進(jìn)度，停工待料，造成設(shè)備、人工的閑置成本上升。 2、確定經(jīng)濟(jì)采購(gòu)量。 經(jīng)濟(jì)采購(gòu)量就是一定期間存貨相關(guān)總成本達(dá)到最低的一批采購(gòu)數(shù)量。與存貨相關(guān)的成本，是指為形成和維持材料采購(gòu)管理而引起的各項(xiàng)費(fèi)用支出，其總額隨材料數(shù)量、價(jià)格等屬性的變化而增減，主要由訂貨成本、購(gòu)買成本、儲(chǔ)存成本和缺貨成本四部分構(gòu)成。確定經(jīng)濟(jì)采購(gòu)量的目的，就是使與材料有關(guān)的上述四項(xiàng)成本總和達(dá)到最低；根據(jù)項(xiàng)目的一般情況，由于訂貨成本和儲(chǔ)存成本相對(duì)較小，重點(diǎn)要考慮購(gòu)買成本和缺貨成本之和的最小化，最終得出一定期間的經(jīng)濟(jì)采購(gòu)量。而小企業(yè)的材料采購(gòu)批量往往比較隨意，忽大忽小，常常忽視經(jīng)濟(jì)采購(gòu)量這一與采購(gòu)成本關(guān)系密切因素的重要性。 3、編制采購(gòu)計(jì)劃。 根據(jù)原料的需用計(jì)劃和經(jīng)濟(jì)采購(gòu)量的分析結(jié)果以及將要選擇的合同類型編制采購(gòu)計(jì)劃，說(shuō)明如何對(duì)采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行管理；具體包括合同類型、組織采購(gòu)的人員、管理潛在的供應(yīng)商、編制采購(gòu)文檔、制定評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等，采購(gòu)計(jì)劃一般由物資供應(yīng)部門制定；根據(jù)項(xiàng)目需要，采購(gòu)管理計(jì)劃可以是正式、詳細(xì)的，也可以是非正式、概括的，關(guān)鍵強(qiáng)調(diào)其正確性、及時(shí)性和可執(zhí)行性。而小企業(yè)一般都無(wú)采購(gòu)計(jì)劃或雖有計(jì)劃卻過(guò)于隨便。添高公司是以生產(chǎn)香料產(chǎn)品為主的一家小企業(yè)，因香料產(chǎn)品生產(chǎn)的特殊性，其原料反應(yīng)、洗料、蒸餾等生產(chǎn)過(guò)程較復(fù)雜、生產(chǎn)周期差異較大。比如酯類產(chǎn)品一般兩到三天就可以完成，而醛類產(chǎn)品有的則需要兩到三周才能完成。如此特殊的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)更應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同產(chǎn)品的特性、生產(chǎn)周期等編制采購(gòu)計(jì)劃，確定合理的采購(gòu)量。該公司為了降低存貨庫(kù)存，減少存貨占用資金，卻是在接到客戶訂單之后再考慮如何去采購(gòu)，而且是根據(jù)訂單量來(lái)確定采購(gòu)量。由于沒(méi)有對(duì)產(chǎn)品市場(chǎng)進(jìn)行預(yù)測(cè)，這樣常常造成前后幾批相同產(chǎn)品的訂單，在短期內(nèi)多次重復(fù)采購(gòu)相同原料，反而使運(yùn)輸、檢驗(yàn)等采購(gòu)費(fèi)用明顯上升。另外，香料產(chǎn)品所用的原料有些是按包裝規(guī)格大小來(lái)訂價(jià)的，比如香葉醇，整包裝180kg的采購(gòu)價(jià)為120元kg，而lOkg包裝的則為150元kg，但是產(chǎn)品訂單量所需的原料可能只有20公斤，添高公司往往會(huì)選擇價(jià)格低的大包裝原料，卻沒(méi)有考慮到該原料的通用性與使用頻率，剩下的原料就一直積壓在倉(cāng)庫(kù)，即占用資金又占用倉(cāng)庫(kù)空間，而且還有長(zhǎng)期不用變質(zhì)的風(fēng)險(xiǎn)。(二)在采購(gòu)詢價(jià)方面的疏忽 采購(gòu)詢價(jià)就是從可能的賣方那里獲得誰(shuí)有資格、誰(shuí)能以最低成本完成材料采購(gòu)計(jì)劃中的供應(yīng)任務(wù)，確定供應(yīng)商的范罔，該過(guò)程的專業(yè)術(shù)語(yǔ)也叫供方資格確認(rèn)，獲取信息的渠道有招標(biāo)公告、行業(yè)刊物、專業(yè)網(wǎng)站等媒體。做好采購(gòu)詢價(jià)管理，現(xiàn)在需要充分利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，借 助網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，快速地瀏覽和獲取需要的信息，從而保障采購(gòu)詢價(jià)管理、得到詢價(jià)結(jié)果的高效率。小企業(yè)在材料采購(gòu)詢價(jià)方面存在不少局限性，特別是在供貨渠道和網(wǎng)絡(luò)方面。添高公司一般都是按就近采購(gòu)的原則選擇本地供應(yīng)商，以為這樣可以降低運(yùn)輸費(fèi)的開(kāi)支，沒(méi)有充分利用網(wǎng)絡(luò)這一巨大的信息渠道。有些外地供應(yīng)商，雖然需要你承擔(dān)一定的運(yùn)輸、送貨等費(fèi)用，但是其在價(jià)格等方面還是值得關(guān)注的，有時(shí)候原料價(jià)格加上運(yùn)輸?shù)荣M(fèi)用可能要比本地采購(gòu)價(jià)還要低，而且供貨服務(wù)質(zhì)量還是不錯(cuò)的。(三)與供應(yīng)商確認(rèn)和采購(gòu)合同簽訂實(shí)際操作中存在漏洞 選擇供應(yīng)商的主要參照條件就是在采購(gòu)詢價(jià)環(huán)節(jié)的評(píng)價(jià)結(jié)果，當(dāng)然也要參照其他標(biāo)準(zhǔn)，如品質(zhì)性能、供應(yīng)能力、歷史信譽(yù)等，一般都要考慮不少于兩家供應(yīng)商，以防供應(yīng)不及時(shí)導(dǎo)致停工停產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，這里就需要考慮到生產(chǎn)的連續(xù)性等要求。 采購(gòu)合同就是在確定了供應(yīng)商后，與供應(yīng)商之間簽定的確保雙方履行約定的一份法律文件；在簽訂之前，需要對(duì)合同類型進(jìn)行選擇，因?yàn)椴煌暮贤愋蜎Q定了風(fēng)險(xiǎn)在買方和賣方之間分配；采購(gòu)的目標(biāo)是把最大的實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)放在供應(yīng)商，把自身風(fēng)險(xiǎn)降到最低，同時(shí)使利潤(rùn)最大化，同時(shí)維護(hù)對(duì)項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)、高效執(zhí)行的獎(jiǎng)勵(lì)。原本可以按合同法來(lái)要求供貨商嚴(yán)格按合同規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)供貨，但添高公司在采購(gòu)時(shí)往往未簽訂購(gòu)貨合同或者簽訂的合同過(guò)于隨意，實(shí)際操作中常常受貨物品質(zhì)、供貨期限等與約定不符等情況影響而影響正常生產(chǎn)。(四)在采購(gòu)成本管理中的工作人員腐敗，在系統(tǒng)建設(shè)上有待完善 實(shí)際情況常常是采購(gòu)主管人員或企業(yè)負(fù)責(zé)人或二者相互勾結(jié)為索取回扣等個(gè)人利益而不惜犧牲單位利益，購(gòu)貨價(jià)格不但不低反而偏高；近處有貨且價(jià)格較便宜或至少運(yùn)費(fèi)較低卻不買而舍近求遠(yuǎn)，舍低就高。采購(gòu)部門是一個(gè)企業(yè)的重要部門，而該部門的人員配備一般“家族”色彩比較濃，因此在系統(tǒng)建設(shè)上總是瞻前顧后，還有待完善。(五)采購(gòu)崗位建設(shè)的不完善 小企業(yè)針對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)，需要設(shè)置不同的崗位，是為了解決采購(gòu)權(quán)利不要過(guò)分集中，需要互相制約和監(jiān)督，同時(shí)又不要影響各崗位人員工作積極性。 一般來(lái)說(shuō)，需要設(shè)置采購(gòu)總負(fù)責(zé)人、詢價(jià)員、合同員、采購(gòu)員和庫(kù)管員等崗位；采購(gòu)總負(fù)責(zé)人全面負(fù)責(zé)材料的采購(gòu)管理，依據(jù)材料需用計(jì)劃和崗位目標(biāo)責(zé)任成本的管理規(guī)定等，制定并執(zhí)行采購(gòu)計(jì)劃，協(xié)調(diào)并充分利用內(nèi)部資源，最終高效低成本地采購(gòu)到所需要物資；詢價(jià)員主要負(fù)責(zé)按計(jì)劃探詢市場(chǎng)中定向物資的信息，書(shū)面提供采購(gòu)負(fù)責(zé)人和采購(gòu)員，同時(shí)進(jìn)行文檔的存檔管理；合同員的職責(zé)就是管理合同文件，隨時(shí)監(jiān)督合同執(zhí)行情況；采購(gòu)員的職責(zé)更多的是具體按合同，以指定的價(jià)格和數(shù)量執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)；庫(kù)管員的主要職責(zé)是按標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收材料入庫(kù)，材料進(jìn)場(chǎng)后，合理規(guī)劃存放和使用，盡可能的減少儲(chǔ)存成本，做好庫(kù)房的管理。 當(dāng)然崗位設(shè)置的多少也不是一概而論，要以項(xiàng)目的大小和時(shí)間的跨度等實(shí)際情況而定，最終目的就是把事情做好，建立好內(nèi)部崗位間的權(quán)利制約機(jī)制。添高公司只有一名采購(gòu)人員，既要負(fù)責(zé)銷售訂單的處理，又要負(fù)責(zé)所有的采購(gòu)工作，而且具體實(shí)施采購(gòu)工作也不需要經(jīng)過(guò)總經(jīng)理的審批，完全沒(méi)有崗位監(jiān)督制約機(jī)制，這中間就存在很大的職務(wù)隱患。(六)人員選擇上的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一 采購(gòu)管理各崗位人員的選擇標(biāo)準(zhǔn)，需要具備以下綜合素質(zhì)：具備一定的專業(yè)能力和溝通能力、具有法律意識(shí)、清廉等。還要盡量避免項(xiàng)目最高管理者如項(xiàng)目經(jīng)理的直系親屬擔(dān)當(dāng)采購(gòu)總負(fù)責(zé)人。專業(yè)能力不僅包括對(duì)所負(fù)責(zé)的材料屬性有一定的認(rèn)識(shí)，還要對(duì)材料管理的流程有一個(gè)清晰的思路；清廉的素質(zhì)，對(duì)經(jīng)常與花錢打交道的采購(gòu)人員來(lái)說(shuō)尤為重要，雖然在內(nèi)部管理各個(gè)環(huán)節(jié)上采取了種種措施，但對(duì)一線的采購(gòu)人員來(lái)說(shuō)，還是不可避免地遇到供應(yīng)商主動(dòng)提供的種種誘惑，怎樣防止誘惑背后的陷阱設(shè)置，就需要采購(gòu)人員本身要具備清廉的素質(zhì)和法律意識(shí)等等。實(shí)際上，正由于材料采購(gòu)管理在企業(yè)中占有突出地位，所以絕大多數(shù)采購(gòu)人員都是企業(yè)負(fù)責(zé)人著意按插的嫡系，添高公司就屬于這種情況，從而對(duì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的話唯命是從，缺乏起碼的職業(yè)道德。(七)員工培訓(xùn)的不夠重視對(duì)采購(gòu)各崗位人員的培訓(xùn)應(yīng)包括：業(yè)務(wù)培訓(xùn)、法律常識(shí)培訓(xùn)、公司制度培訓(xùn)等等。業(yè)務(wù)培訓(xùn)重在提高業(yè)務(wù)能力，比如采購(gòu)的流程管理、采購(gòu)經(jīng)濟(jì)采購(gòu)量的確定方法、如何在新形勢(shì)下做好采購(gòu)詢價(jià)等等；而法律常識(shí)培訓(xùn)和公司制度培訓(xùn)則重在在環(huán)境上約束非正常行為，清楚和明確采購(gòu)腐敗的風(fēng)險(xiǎn)成本。而這些恰恰是小企業(yè)所缺乏的。小企業(yè)的采購(gòu)人員大都不是專業(yè)人才，甚至未受過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，沒(méi)有材料管理各環(huán)節(jié)應(yīng)該怎么做的概念，只是跟著師傅學(xué)，師傅叫干什么就干什么，其結(jié)果不得而知，最多只能知其然而不知其所以然。(八)績(jī)效考核和薪酬分配制度建設(shè)得不夠客觀務(wù)實(shí) 當(dāng)完成一項(xiàng)工作后，如果不對(duì)之進(jìn)行有效的相應(yīng)的評(píng)估，就不會(huì)找到現(xiàn)在工作的不足，也不會(huì)為將來(lái)的工作提供借鑒，當(dāng)然采購(gòu)工作也是一樣。然而，在現(xiàn)實(shí)中，小企業(yè)采購(gòu)績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)體系不健全，采購(gòu)流程績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)模糊，缺乏指標(biāo)評(píng)價(jià)的客觀性和實(shí)際的可操作性，這不利于建立激勵(lì)機(jī)制，也不便采購(gòu)質(zhì)量的管理，極易導(dǎo)致采購(gòu)成本的失控。 小企業(yè)對(duì)各崗位成績(jī)進(jìn)行考評(píng)，引進(jìn)和制定科學(xué)的管理方法即績(jī)效考核的標(biāo)準(zhǔn)是非常重要的，它可以不斷促進(jìn)采購(gòu)管理的各環(huán)節(jié)的持續(xù)改進(jìn)，對(duì)有效的工作給予肯定和鼓勵(lì)，對(duì)其他一些非增效工作就給予客觀性的評(píng)定。目前在小企業(yè)采購(gòu)成本管理中這方面的差距普遍存在，可以說(shuō)是一項(xiàng)空白。四、解決上述問(wèn)題的對(duì)策(一)建立、完善采購(gòu)制度，做好采購(gòu)成本控制的基礎(chǔ)工作 采購(gòu)工作涉及面廣，并且主要是和外界打交道，因此，如果企業(yè)不制定嚴(yán)格的采購(gòu)制度和程序，不僅采購(gòu)工作無(wú)章可依，還會(huì)給采購(gòu)人員提供暗箱操作的溫床。完善采購(gòu)制度要注意以下幾個(gè)方面： 1、建立嚴(yán)格的采購(gòu)制度。 建立嚴(yán)格、完善的采購(gòu)制度，不僅能規(guī)范企業(yè)的采購(gòu)活動(dòng)、提高效率、杜絕部門之間的扯皮，還能預(yù)防采購(gòu)人員的不良行為。采購(gòu)制度應(yīng)規(guī)定物料采購(gòu)的申請(qǐng)、授權(quán)人的批準(zhǔn)權(quán)限、物料采購(gòu)的流程、相關(guān)部門(特別是財(cái)務(wù)部門)的責(zé)任和關(guān)系、各種材料采購(gòu)的規(guī)定和方式、報(bào)價(jià)和價(jià)格審批等。比如，可在采購(gòu)制度中規(guī)定采購(gòu)的物品要向供應(yīng)商詢價(jià)、列表比較、議價(jià)，然后選擇供應(yīng)商，并把所選的供應(yīng)商及其報(bào)價(jià)填在請(qǐng)購(gòu)單上，還可規(guī)定超過(guò)一定金額的采購(gòu)須附上三個(gè)以上的二島面報(bào)價(jià)等，以供財(cái)務(wù)部門或內(nèi)部審計(jì)部門稽核。 2、建立供應(yīng)商檔案和準(zhǔn)入制度。 對(duì)企業(yè)的正式供應(yīng)商要建立檔案，供應(yīng)商檔案除有編號(hào)、詳細(xì)聯(lián)系方式和地址外，還應(yīng)有付款條款、交貨條款、交貨期限、品質(zhì)評(píng)級(jí)、銀行賬號(hào)等，每一個(gè)供應(yīng)商檔案應(yīng)經(jīng)嚴(yán)格的審核才能歸檔。企業(yè)的采購(gòu)必須在已歸檔的供應(yīng)商中進(jìn)行，供應(yīng)商檔案應(yīng)定期或不定期地更新，并有專人管理。同時(shí)要建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，通過(guò)考慮供貨商品質(zhì)、交貨及時(shí)率、下單到交貨的周期、成交價(jià)格、批量折扣、能滿足需求的服務(wù)等因素，以及其它反應(yīng)供貨商表現(xiàn)的方面等，制定供貨商評(píng)估的標(biāo)準(zhǔn)。重點(diǎn)材料的供應(yīng)商必須經(jīng)質(zhì)檢、物料、財(cái)務(wù)等部門聯(lián)合考核后才能進(jìn)入，如有可能要實(shí)地到供應(yīng)商生產(chǎn)地考核，企業(yè)要制定嚴(yán)格的考核程序和指標(biāo)，要對(duì)考核的問(wèn)題逐一評(píng)分，只有達(dá)到或超過(guò)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)者才能成為歸檔供應(yīng)商。 3、建立價(jià)格檔案和價(jià)格評(píng)價(jià)體系。 企業(yè)采購(gòu)部門要對(duì)所有采購(gòu)材料建立價(jià)格檔案，對(duì)每一批采購(gòu)物品的報(bào)價(jià)，應(yīng)首先與歸檔的材料進(jìn)行比較，分析價(jià)格差異的原因。如無(wú)特殊原因，原則上采購(gòu)的價(jià)格不能超過(guò)檔案中的價(jià)格水平，否則要作出詳細(xì)的說(shuō)明。對(duì)于重點(diǎn)材料的價(jià)格，要建立價(jià)格評(píng)價(jià)體系，由公司有關(guān)部門組成價(jià)格評(píng)價(jià)組，定期收集有關(guān)的供應(yīng)價(jià)格信息，來(lái)分析、評(píng)價(jià)現(xiàn)有的價(jià)格水平，并對(duì)歸檔的價(jià)格檔案進(jìn)行評(píng)價(jià)和更新。這種評(píng)議視情況可以一季度或半年進(jìn)行一次。 4、建立材料的標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)價(jià)格，嚴(yán)格控制采購(gòu)價(jià)格。 對(duì)采購(gòu)人員根據(jù)工作業(yè)績(jī)進(jìn)行獎(jiǎng)懲。財(cái)務(wù)部對(duì)所重點(diǎn)監(jiān)控的材料應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)的變化和產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)成本定出標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)價(jià)格，促使采購(gòu)人員積極尋找貨源，貨比三家，不斷地降低采購(gòu)價(jià)格。標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)價(jià)格亦可與價(jià)格評(píng)價(jià)體系結(jié)合起來(lái)進(jìn)行，并提出獎(jiǎng)懲措施，對(duì)完成降低公司采購(gòu)成本任務(wù)的采購(gòu)人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)沒(méi)有完成采購(gòu)成本下降任務(wù)的采購(gòu)人員，分析原因，確定對(duì)其懲罰的措施。 可以用原材料價(jià)格=產(chǎn)品售價(jià)一目標(biāo)利潤(rùn)一(生產(chǎn)階段加工成本+各項(xiàng)負(fù)擔(dān)費(fèi)用)這一公式控制采購(gòu)價(jià)格。采購(gòu)時(shí)要比質(zhì)比價(jià)，即同等材料比價(jià)格、同等價(jià)格比質(zhì)量、同等質(zhì)量比服務(wù)，考慮質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)、交貨期、付款條件等綜合因素，做到至少貨比三家，綜合分析。采購(gòu)員經(jīng)過(guò)貨比三家后，將購(gòu)貨名稱、價(jià)格、數(shù)量及其他條件填入“定貨單”，一份送供應(yīng)單位按時(shí)送貨，一份留存?zhèn)洳椤?5、加強(qiáng)采購(gòu)數(shù)量的控制。管理不善的采購(gòu)作業(yè)所導(dǎo)致的生產(chǎn)缺料或物料過(guò)剩會(huì)造成企業(yè)的損失。因此企業(yè)應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)狀況按計(jì)劃用量和庫(kù)存量的變化，以及根據(jù)產(chǎn)品市場(chǎng)預(yù)測(cè)預(yù)算采購(gòu)量來(lái)控制采購(gòu)量，科學(xué)地制定合理采購(gòu)間隔時(shí)間和經(jīng)濟(jì)采購(gòu)量。(二)不斷提高采購(gòu)規(guī)模優(yōu)勢(shì)，使其成本最小化 受到原材料普遍漲價(jià)的威脅，考慮如何控制采購(gòu)成本，很容易想到的解決之道是采取集中采購(gòu)。集中采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)在機(jī)電行業(yè)最為明顯。然而要做到集中采購(gòu)，聽(tīng)起來(lái)容易做起來(lái)卻難，有時(shí)不單單看公司采購(gòu)部一個(gè)部門就能夠完成。以某小型機(jī)電設(shè)備加工企業(yè)為例，螺栓、螺母是其眾多產(chǎn)品都要使用的部件，為了做到集中采購(gòu)，采購(gòu)部門和產(chǎn)品設(shè)計(jì)部門通力合作，對(duì)所有產(chǎn)品本身所使用的螺栓、螺母進(jìn)行了統(tǒng)一的重新設(shè)計(jì)，能夠標(biāo)準(zhǔn)化的標(biāo)準(zhǔn)化，能采用通用部件的盡量使用通用部件，盡可能的減少產(chǎn)品本身所使用的螺栓、螺母的規(guī)格型號(hào)。通過(guò)上述的措施，該企業(yè)所采購(gòu)的螺栓、螺母的規(guī)格型號(hào)由原來(lái)的三百多種減少為三十種都不到。采購(gòu)產(chǎn)品種類減少，才能順利成章地實(shí)現(xiàn)規(guī)模集中采購(gòu)。據(jù)該廠相關(guān)人員透露。僅此項(xiàng)改進(jìn)，就使得該企業(yè)在螺栓、螺母的采購(gòu)中節(jié)約近30的成本支出。 (三)聯(lián)合同行業(yè)小企業(yè)采購(gòu)，利用行業(yè)協(xié)會(huì)公共平臺(tái)聯(lián)合抵御風(fēng)險(xiǎn) 集中采購(gòu)很多時(shí)候是由諸多小企業(yè)聯(lián)合組成一個(gè)大企業(yè)把采購(gòu)規(guī)模優(yōu)勢(shì)更大化的手段。沒(méi)有多品種的產(chǎn)品線，產(chǎn)品銷量沒(méi)有達(dá)到一定規(guī)模，根本不可能實(shí)現(xiàn)集中。所以，在集中采購(gòu)方面，大企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力相對(duì)比較強(qiáng)。某大型集團(tuán)公司的采購(gòu)經(jīng)理講“規(guī)模的大小直接決定了企業(yè)在產(chǎn)業(yè)鏈中的話語(yǔ)權(quán)，大企業(yè)拼命壓制小企業(yè)降低價(jià)格是采購(gòu)的普遍現(xiàn)象。因此，只有實(shí)力規(guī)模強(qiáng)大的企業(yè)才可以采取“大魚(yú)吃小魚(yú)，小魚(yú)吃下米的采購(gòu)策略。 在采購(gòu)價(jià)格問(wèn)題上，小企業(yè)的確處于絕對(duì)的被動(dòng)地位，但這并不意味著眾多的中小企業(yè)在控制采購(gòu)成本上無(wú)路可走。比如，跨企業(yè)的聯(lián)合采購(gòu)就不失為一種降低成本的方法。在可能的情況下，中小企業(yè)尤其可以考慮組織或加入采購(gòu)聯(lián)盟。中小企業(yè)如果在原材料采購(gòu)上聯(lián)合起來(lái)，就可以增強(qiáng)防范風(fēng)險(xiǎn)的能力。一來(lái)多家企業(yè)聯(lián)合采購(gòu)，集小訂單成大訂單，增強(qiáng)集體的談判能力，獲取采購(gòu)規(guī)模優(yōu)勢(shì)，爭(zhēng)得和大企業(yè)一樣的“江湖地位”；二來(lái)聯(lián)合采購(gòu)的對(duì)象是原材料生產(chǎn)企業(yè)，這樣就可以擺脫代理商的轉(zhuǎn)手成本，通過(guò)直接與制造商交易，減少中間層次，大大降低流通成本和保障產(chǎn)品質(zhì)量。(四)實(shí)行戰(zhàn)略成本管理指導(dǎo)采購(gòu)成本控制 1、估算供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)成本。 我們以前的采購(gòu)管理只是過(guò)多地強(qiáng)調(diào)公司內(nèi)部的努力，而要真正做到對(duì)采購(gòu)成本的全面控制，僅靠自己內(nèi)部的努力是不夠的，應(yīng)該對(duì)供應(yīng)商的成本狀況有所了解，只有這樣，才能在價(jià)格談判中占據(jù)主動(dòng)地位?？梢酝ㄟ^(guò)參觀供應(yīng)商的設(shè)施，觀察并適當(dāng)提問(wèn)以獲得更多有用數(shù)據(jù)；甚至為了合作，明確要求供應(yīng)商如實(shí)提供有關(guān)資料，以估算供應(yīng)商的成本。在估計(jì)供應(yīng)商成本并了解哪些材料占成本比重較大之后，可安排一些使自己在價(jià)格上有利的談判，并盡可能加強(qiáng)溝通和聯(lián)系，即與供應(yīng)商一起尋求降低大宗材料成本的途徑，從而降低自己企業(yè)的材料成本。進(jìn)行這種談判，要始終爭(zhēng)取雙贏的局面。要與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期的合作伙伴關(guān)系，就不能在談判中把供應(yīng)商逼到賠錢的地步，讓供應(yīng)商賺到足夠的利潤(rùn)，才會(huì)有長(zhǎng)遠(yuǎn)的合作關(guān)系。 2、對(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手進(jìn)行分析。 對(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手進(jìn)行分析的目的是要明確我方與競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手相比的成本態(tài)勢(shì)如何。我方的優(yōu)勢(shì)在哪里，競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的優(yōu)勢(shì)如何，優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)的根源是什么，是源于我方與競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手戰(zhàn)略上的差異，還是源于各自所在的不同環(huán)境，或是企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)、技術(shù)、管理的一系列原因。明確后，從消除劣勢(shì)，擴(kuò)大優(yōu)勢(shì)入手，制定在競(jìng)爭(zhēng)中戰(zhàn)勝對(duì)手的策略。通過(guò)對(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的分析，找到努力的方向，在競(jìng)爭(zhēng)中保持先機(jī)。(五)利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，加強(qiáng)采購(gòu)成本管理的監(jiān)督 在21世紀(jì)的今天，城市與城市之間，國(guó)與國(guó)之間的交流越發(fā)頻繁，而企業(yè)與企業(yè)間，企業(yè)內(nèi)部的合作也不再局限于地域內(nèi)。因此，作為成本管理中心的項(xiàng)目部與作為利潤(rùn)控制中心的公司空間距離往往相差甚遠(yuǎn)，若沿襲過(guò)去每月呈交報(bào)表來(lái)匯報(bào)和反饋運(yùn)營(yíng)狀況，公司又不可能隨時(shí)到現(xiàn)場(chǎng)跟蹤項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)，對(duì)于目前需要及時(shí)獲取信息即時(shí)做出決策的環(huán)境來(lái)說(shuō)，不充分借助計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)是很難達(dá)到上述要求的；而采用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，進(jìn)行過(guò)程的監(jiān)督控制，而非僅對(duì)結(jié)果關(guān)注，對(duì)公司而言也可以隨時(shí)關(guān)注和監(jiān)督整個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目的運(yùn)行狀況。設(shè)立計(jì)算機(jī)采購(gòu)、驗(yàn)收臺(tái)賬，建立局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)資源共享。材料采購(gòu)、供應(yīng)、審計(jì)等部門要將本企業(yè)所需材料按照品種分類，將價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收、領(lǐng)用情況及供應(yīng)廠商資料輸人計(jì)算機(jī)，這樣既可以隨時(shí)了解材料需求、價(jià)格、質(zhì)量等情況，節(jié)省人力物力，又可以防止人工操作的不規(guī)范性，形成完善的采購(gòu)成本管理監(jiān)督體系。 (六)建立和健全采購(gòu)人員培訓(xùn)制度，提高采購(gòu)人員的素質(zhì) 先進(jìn)采購(gòu)理念的確立、采購(gòu)意識(shí)的培養(yǎng)和采購(gòu)制度的建立，關(guān)鍵在于采購(gòu)人員實(shí)施。 1、培養(yǎng)良好道德素養(yǎng)。 眾所周知，腐敗大多出現(xiàn)在采購(gòu)與銷售環(huán)節(jié)，幾乎所有在大企業(yè)里做營(yíng)銷和采購(gòu)的人都對(duì)拿回扣的行為見(jiàn)怪不怪。 2、供應(yīng)鏈全局觀和國(guó)際視野。 采購(gòu)人員要認(rèn)識(shí)到采購(gòu)僅供應(yīng)鏈流程中一個(gè)環(huán)節(jié)，應(yīng)樹(shù)立供應(yīng)鏈思想；現(xiàn)在的采購(gòu)已經(jīng)是多遠(yuǎn)化、跨國(guó)家、跨地區(qū)的采購(gòu)，因此采購(gòu)人員要有很好的外語(yǔ)溝通技巧，隨時(shí)關(guān)注供應(yīng)鏈領(lǐng)域所發(fā)生的事件如原材料價(jià)格波動(dòng)、氣候波動(dòng)等，對(duì)與影響因素有敏銳的感覺(jué)，能夠及時(shí)的做好預(yù)警及防范措施。并且述要了解國(guó)際上的最新技術(shù)及產(chǎn)品。 3、組織學(xué)習(xí)，提高采購(gòu)能力與水平。 加強(qiáng)采購(gòu)成本管理，就是加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)過(guò)程控制，實(shí)際上就是對(duì)企業(yè)供應(yīng)環(huán)節(jié)員工行為與物流的控制，其目的是保證生產(chǎn)原料的質(zhì)量、數(shù)量和時(shí)效，降低采購(gòu)成本。因此，采購(gòu)人員要不斷地學(xué)習(xí)和積累采購(gòu)的技巧，提升自己的采購(gòu)能力與水平。定期組織業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，以使他們熟練掌握材料性能，及時(shí)分辯質(zhì)量好壞，價(jià)格高低，以及各種材料的檢驗(yàn)、驗(yàn)收方法。采購(gòu)人員尤其要加強(qiáng)公共關(guān)系學(xué)及經(jīng)濟(jì)法規(guī)的學(xué)習(xí)，并熟練運(yùn)用到采購(gòu)中去。在訂立合同時(shí)，措辭嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，合同條款嚴(yán)密，以保證企業(yè)利益不受損失。(七)建立和完善采購(gòu)人員績(jī)效考核和薪酬分配制度重點(diǎn)在前期確定采購(gòu)成本責(zé)任目標(biāo)，以便為后期做科學(xué)的績(jī)效考核提供依據(jù)、奠定基礎(chǔ)?？捎嗅槍?duì)性地將采購(gòu)各崗位目標(biāo)責(zé)任確定下來(lái)，再通過(guò)強(qiáng)調(diào)崗位目標(biāo)責(zé)任制、考核成本降低率等手段，對(duì)做好其他環(huán)節(jié)的管理如成本控制、成本核算、成本分析都會(huì)收到明顯的效果。五、結(jié)論 綜上所述，控制采購(gòu)成本對(duì)一個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)至關(guān)重要。采購(gòu)成本下降不僅體現(xiàn)在企業(yè)現(xiàn)金流出的減少，而且直接體現(xiàn)在產(chǎn)品成本的下降、利潤(rùn)的增加，以及企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的增強(qiáng)，降低成本就意味著增加利潤(rùn)。采購(gòu)成本在產(chǎn)品成本的構(gòu)成中占有很大比例，達(dá)到25-75之間(因企業(yè)產(chǎn)品結(jié)構(gòu)有所不同)，這就為企業(yè)降低采購(gòu)成本留下非常巨大的空間。因此，控制好采購(gòu)成本并使之不斷下降，是一個(gè)企業(yè)不斷降低產(chǎn)品成