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Word高級應用行政管理篇 王敏 工作任務和目標 工作任務 擬定符合GB要求的行政公文制作公司組織結構圖組織會議 完成相關會務組織工作工作目標 了解行政管理工作的性質 職能及崗位要求 為工作或求職做準備掌握對文檔進行精確設置的方法 養(yǎng)成良好的工作習慣 提高工作效率學會制作組織結構圖的方法了解會務組織流程 加強服務意識 任務一 了解行政管理崗位 行政管理的重要性 企業(yè)需要具備四大功能 研發(fā) 市場 銷售 服務 企業(yè)要實現(xiàn)這四個功能必須具備幾個保障 人 財 物 信息 這些保障主要來自三個部門 人力資源部門 財務部門 行政部門 行政部門擔負著企業(yè)的管理工作 業(yè)務工作 生產 銷售 研發(fā) 資金等 事務性工作 行政管理 公司工作 企業(yè)發(fā)展的根本 推動和保證著企業(yè)幾大塊業(yè)務的順利 有效進行和相互之間的協(xié)調 行政管理崗位職責 1 負責貫徹公司領導指示 做好上下聯(lián)絡溝通工作 及時向領導反映情況 反饋信息 搞好各部門間相互配合 綜合協(xié)調工作 對各項工作和計劃的督辦和檢查 2 負責總經理的日常活動和外出活動的安排3 負責起草年度工作計劃 年度工作總結和其他重要文稿 牽頭或協(xié)助公司的規(guī)劃研究 4 組織制定行政管理規(guī)章制度及督促 檢查制度的貫徹執(zhí)行 5 組織安排公司辦公會議 或會同有關部門籌備公司其他會議及有關重要活動 做好會議記錄和整理會議紀要 6 負責公司來往信函的收發(fā) 登記 傳閱 批示 做好公文的擬訂 審核 印刷 傳遞 催辦和檢查 及文書檔案資料的歸檔立卷管理的工作 7 負責公司總務工作 做好后勤保障 主要是水電 辦公設施的管理 安全門衛(wèi) 公司車輛管理等 8 負責公司保密工作和法律事務 9 負責客人來訪迎送等招待工作 10 完成總經理交辦的其他任務 行政管理崗位要求 熟練的公文寫作 閱讀能力 優(yōu)秀的外聯(lián)與公關能力 具備解決突發(fā)事件的能力 較強的分析 解決問題能力 思路清晰 考慮問題細致 熟練使用辦公軟件 辦公自動化設備 做事客觀 嚴謹負責 踏實 敬業(yè) 具有很強的人際溝通 協(xié)調 組織能力以及高度的團隊精神 責任心強 任務二 擬定符合GB要求的公文 情景描述 青島市要籌建一所軟件職業(yè)技術學院 一切準備就緒后 要向山東省政府請示 需要擬定一份請示文件 領導把這個重大任務交給了小王 小王公文寫作能力不錯 又熟悉整個籌辦過程 公文很快擬定完畢 領導也非常滿意 但是 呈給上級的請示文件有非常嚴格的規(guī)定 排版不容有任何差錯 否則會因小失大 任務分析 按發(fā)文與收文對象之間關系的不同 可將公文分為上行文 下行文和平行文 國家質量技術監(jiān)督局根據(jù)國務院辦公廳發(fā)布的 國家行政機關公文處理辦法 的有關規(guī)定對頒布了GB T9704 1999 國家行政機關公文格式 對公文各部分作出了詳盡的要求 公文份數(shù)序號 秘密等級和保密期限 緊急程度 發(fā)文機關標識 發(fā)文字號和簽發(fā)人 公文標題 主送機關 公文正文 附件 成文時間和公章 附注 主題詞 抄送印發(fā)機關和印發(fā)時間 任務分解實現(xiàn) 任務一 設置符合GB要求的公文頁面 版心 紙張 A4 210mm 297mm 頁邊距 上 37mm 左 28mm右 26mm 下 35mm頁碼距 28mm文檔網格 每頁22行 每行28字 仿宋 3號 上邊距即天頭 37 左邊距即訂口 28 210 156 225 297 右邊距即翻口 下邊距即地角 1 頁面設置 對話框2精確控制頁面行數(shù)和字數(shù)3速調頁邊距的方法 鼠標拖動 任務二 設置上報公文的眉首1設置 發(fā)文機關標識 字號 22mm 62磅字符寬度調整 15 22 0 68 字體 對話框控制標識段前留空 80毫米 可以直接錄入對齊方式 段落 對話框 1磅 0 353毫米1毫米 2 835磅 2錄制發(fā)文字號 插入 符號 插入 特殊字符 符號 工具欄3精確定位直線 格式 邊框和底紋 選項按鈕 任務三 設置上報公文的正文1標題行距 二號字高度加二號字高度的7 8 1 7 8 22磅 41 25磅2段落縮進 段落 對話框3成文日期 word自動提示插入日期 插入 自動圖文集 插入 日期和時間 自動更新 復選框快捷鍵 shift Alt D shift Alt T修改默認日期格式 時日和時間 對話框 默認 按鈕 任務四 設置公文的版記標準公文中版記都位于整個公文的最后一頁 版記的最后一行要素位于公文最后一頁最后一行 1主題詞2抄送縮進的設置3印發(fā)機關和日期Tab鍵 制表位 對話框 4直線使用直線工具shift鍵設置 設置自選圖形格式 對話框5快速生成特殊線條可以通過 邊框和底紋 對話框刪除 任務五 制作標準公文頁碼1 插入 頁碼 2設置頁碼字號 四號3設置頁碼位置奇偶不同頁圖文框 25字符 1字符 頁碼本身占2個字符28 2 1 25 任務六 制作聯(lián)合發(fā)文的發(fā)文機關標識1雙行合一 格式 中文版式 雙行合一 2表格制作 格式 工具欄上的 分散對齊 按鈕 表格和邊框 工具欄上的 邊框 按鈕3藝術字制作 藝術字 工具欄上 單詞調整 命令 繪圖工具欄 繪圖 對齊與分布 垂直居中 4文本框制作 格式 調整寬度 職業(yè)快餐 公文種類主要有 一 命令 令 適用于依照有關法律公布行政法規(guī)和規(guī)章 宣布施行重大強制性行政措施 嘉獎有關單位及人員 二 決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排 獎懲有關單位及人員 變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項 三 公告適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項 四 通告適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項 五 通知適用于批轉下級機關的公文 轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文 傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項 任免人員 六 通報適用于表彰先進 批評錯誤 傳達重要精神或者情況 七 議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項 八 報告適用于向上級機關匯報工作 反映情況 答復上級機關的詢問 九 請示適用于向上級機關請求指示 批準 十 批復適用于答復下級機關的請示事項 十一 意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法 十二 函適用于不相隸屬機關之間商洽工作 詢問和答復問題 請求批準和答復審批事項 十三 會議紀要適用于記載 傳達會議情況和議定事項 拓展訓練 1擬定一份山東省政府對青島市政府請示的批示2擬定一份某學院的聘任通知書 任務三 制作公司組織結構圖 情景描述 小王大學畢業(yè)初到拓譜軟件公司工作 半個月后 辦公室領導找到他 你來公司也一段時間了 對公司各部門職能熟悉了嗎 這里有有一份公司的各部門設置及職能描述 你做一個公司的組織結構圖吧 要放到公司網站上 他該如何接招呢 任務分析 組織結構圖 OrganizationChart 是最常見的表現(xiàn)雇員 職稱和群體關系的一種圖表 它形象地反映了組織內各機構 崗位上下左右相互之間的關系 組織結構圖是組織結構的直觀反映 也是對該組織功能的一種側面詮釋 根據(jù)職能描述充分分析各部門各崗位之間的關系 畫出草圖繪制組織結構圖對組織結構圖進行調整和美化 任務分解實現(xiàn) 任務一 繪制組織結構圖 插入 圖示 F4 重復插入任務二 調整組織結構圖樣式自動版式字體 填充 尺寸 形狀文字方向連接線任務三 自動套用格式 職業(yè)快餐 組織結構圖的作用1 可以顯示其職能的劃分 2 可以知道其權責是否適當 3 可以看出該人員的工作負荷是否過重 4 可以看出是否有無關人員承擔幾種較松散 無關系的工作 5 可以看出是否有讓有才干的人沒有發(fā)揮出來的情形 6 可以看出有沒有讓不勝任此項工作的人擔任的重要職位 7 可以看出晉升的渠道是否暢通 8 可以顯示出下次升級時誰是最合適的人選 9 可以使各人清楚自己組織內的工作 加強其參與工作的欲望 其他部門的人員也可以明了 增強組織的協(xié)調性 組織結構圖與企業(yè)服務理念總經理在上 所有的部門經理對總經理負責 在這種結構中只有總經理關注客戶滿意度 企業(yè)內的其他職員只關心上級對他們的滿意度 總經理在下 知名國際企業(yè)雖然有著不同的經營理念 但無一例外地都表達出了服務客戶 支持員工的經營哲學 也就是說在他們的經營過程中貫徹了如圖所示的組織結構運作 始終把客戶置于頂層 把員工置于次上層 只有執(zhí)行這樣的組織結構圖 才能將企業(yè)從內部導向轉變?yōu)轭櫩蛯?才能給員工正確的心里暗示 使員工從上級滿意度導向轉變?yōu)轭櫩蜐M意度導向 拓展訓練 青島某一優(yōu)秀教育單位 最高的管理機構是董事會 具體職能由院長執(zhí)行 下設各個處室包括 督導室 教務處 學生處 國際業(yè)務處 公共事業(yè)處 招生辦 辦公室 其中教務處設有助理1名 軟件教研室 外語組 電子組 基礎組 物流組等教研組 機構設置嚴謹 分工詳細 請按照上面內容設計其單位組織結構圖 任務四 會務安排和組織 情景描述 樂山市人民政府要組織第二節(jié)樂山大佛節(jié)開幕式 并就環(huán)境保護等有關問題開展研討會 邀請各屆人士參加 請你組織本次活動 進行相關安排和文字資料的準備 任務分析 會務組織和安排是行政最常見的事務性工作 包括內部會議的組織和會議紀要 相關外聯(lián)活動和會務的組織 邀請函確定參會人員會務標識 標語會議或活動議程安排組織會議宣傳資料設計等外聯(lián)會議或活動的組織 從一定程度上反應了該公司或部門的水平 每個細節(jié)都要考慮到 不要因小失大 江澤民案例 任務分解實現(xiàn) 任務一 制作帶flash的可以自動回復的電子邀請函1創(chuàng)建word 并進行頁面設置 頁面背景 藝術字 文本框2添加電子郵件鏈接3插入flash 控件工具箱 shockwaveflashobject控件屬性設置 movi embedmovie playing loop 小技巧 如何讓漂亮的字體異地重現(xiàn)1將自定義安裝的字體嵌入到文檔中 工具 選項 保存 選項卡2粘貼為圖片全選 ctrl A復制 crrl c 編輯 選擇性粘貼 任務二 使用郵件合并功能發(fā)送邀請函 工具 信函與郵件 郵件合并 任務三 確定參會人員 制作名單1繪制文字的下劃線 格式 字體 格式 邊框和底紋 段落縮進2繪制表格四法 常用 工具欄 插入表格 按鈕 插入表格 對話框 表格 菜單 表格和邊框 工具欄 表格和邊框 工具欄 繪制表格 命令自動更正 通過鍵盤上的 號 3輕松改變表格行列橡皮擦 輕松刪除表格線合并 拆分 表格屬性 對話框 精確改變列寬行高鼠標拖動 拖動表格線 拖動游標 選中單元格拖動快速增加刪除表格行列 表格 插入 常用工具欄 插入表格 常用工具欄 插入行 列 4繪制斜線表頭 表格和邊框 工具欄 表格 繪制斜線表頭 5按姓氏筆畫排序 表格 排序 任務四 準備會務標語 標識1禁煙標志2禁止喧嘩標志3座位示意圖文字方向的設置 小技巧 創(chuàng)建自己的工具欄將圖形加入 自動圖文集 選中圖形 ALT F3 輸入名稱創(chuàng)建空白工具欄 工具 自定義 新建命令將圖像添加到工具欄 拖動將工具欄上的圖形改成按鈕 工具 自定義 右鍵單擊工具欄中的圖形 更改按鈕圖像 命令 編輯按鈕圖像 粘貼按鈕圖像 任務