超市門店商品收貨流程培訓.ppt

2019/12/19,1,門店商品收貨流程,2019/12/19,2,第一部分：收貨流程說明,2019/12/19,3,1.目的本流程用于規(guī)范門店收貨部的商品收貨操作，提高收貨工作效率，降低收貨差錯。2.適用范圍本流程適用于門店收貨部的日常商品（不包括生鮮商品）收貨工作。,收貨流程說明,2019/12/19,4,3.1門店收貨區(qū)域必須設(shè)置收貨黃線，在收貨時遵守黃線原則，即所有商品應(yīng)在驗收區(qū)域（黃線外的指定區(qū)域）進行驗收，任何貨物不得隨意出入收貨黃線內(nèi)。凡進入黃線以內(nèi)的貨物原則上即為公司商品；供應(yīng)商必須服從收貨部安全服務(wù)員安排，不得隨意走動、進入賣場；如特殊業(yè)務(wù)要求需進入賣場，應(yīng)在收貨部安全服務(wù)員崗登記辦理出入手續(xù)領(lǐng)取出入證。,3.流程規(guī)則,收貨流程說明,2019/12/19,5,3.2商品驗收應(yīng)優(yōu)先驗收生鮮熟食、冷凍冷藏、保鮮商品，優(yōu)先辦理門店之間的調(diào)撥、等公司內(nèi)部業(yè)務(wù)。3.3門店實施預收貨制度：在預約時間內(nèi)送貨的供應(yīng)商優(yōu)先驗收，其它未按預約時間內(nèi)送貨的供應(yīng)商可視情況壓后驗收，但仍應(yīng)安排在當天予以驗收；對于非門店收貨時間到貨的供應(yīng)商，不予驗收，如屬門店急需商品，應(yīng)由部門主管（經(jīng)理）同意簽名確認,收貨流程說明,2019/12/19,6,3.4緊急驗收，是對于門店急需但未下電腦訂單的商品先行驗收，再補電腦訂單的操作。緊急驗收操作必須經(jīng)門店經(jīng)理、店長同意并簽字，且每家門店每天的緊急驗收單不得多于5份。3.5所有商品須由收貨部收貨員驗收,安全服務(wù)員須按30%以上的比率進行抽檢，且遵循“先退/換貨后收貨”的原則。3.6收貨員確保收貨單相符、單貨相符；收貨部主管、安全服務(wù)部主管有隨機抽檢/監(jiān)查的職責和權(quán)利。,收貨流程說明,2019/12/19,7,3.7商品驗收按公司商品質(zhì)量驗收標準驗收商品質(zhì)量。驗收后商品應(yīng)盡快進入賣場或周轉(zhuǎn)倉。3.8門店有權(quán)拒收供應(yīng)商超過訂單有效期內(nèi)送貨、供應(yīng)商送貨資料不齊、單據(jù)不符、商品質(zhì)量問題、送貨數(shù)量差異等商品。3.9門店不得拒收、調(diào)撥商品、dm商品（符合商品質(zhì)量驗收標準）;如特殊情況一定要拒收，則須由收貨主管、相關(guān)部門經(jīng)理、店長簽字同意，若屬dm、采購文員商品還需經(jīng)采購部同意。,收貨流程說明,2019/12/19,8,3.10調(diào)撥商品驗收中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量、數(shù)量等差異情況，按照調(diào)撥流程中的差異處理操作。3.11所有收貨單據(jù)都應(yīng)在當天及時性、準確地錄入并確認，以確保系統(tǒng)庫存與實物相符（特殊情況，如差異處理等，可在差異處理完再錄入）。3.12對于供應(yīng)商免費贈送的商品（即零成本商品），也需按正常商品驗收。,收貨流程說明,2019/12/19,9,4流程涉及部門的主要職能,4.1收貨部錄入員：負責聯(lián)系未送貨供應(yīng)商確定預收貨時間；接收供應(yīng)商送貨單，安排收貨順序；處理收貨單據(jù)（包括查詢、登記、打印、錄入、審核及傳遞等）。,4.2收貨部收貨員：負責商品實物驗收、商品入庫；確保驗收商品質(zhì)量、數(shù)量。,收貨流程說明,2019/12/19,10,4.流程涉及部門的主要職能,4.3收貨部主管：負責安排、監(jiān)督、指導收貨員日常收貨工作；抽查商品驗收情況；查看供應(yīng)商送貨差異情況及預收貨情況，并跟蹤處理。負責抽查錄入員單據(jù)處理工作；匯總供應(yīng)商整單未送貨情況及送貨量不足情況。審批收貨部拒收商品；定期將供應(yīng)商黑名單、收貨差異報表向采購部門反饋供應(yīng)商送貨異常情況；,收貨流程說明,2019/12/19,11,4.流程涉及部門的主要職能,4.4部門員工：接收、核查收貨員驗收的商品，確保驗收商品質(zhì)量、數(shù)量。4.5部門經(jīng)理：審核簽名供應(yīng)商緊急送貨的供應(yīng)商送貨清單；4.6門店店長：審核供應(yīng)商緊急送貨的供應(yīng)商送貨清單；審核整單未送貨清單及供應(yīng)商知會單。,收貨流程說明,2019/12/19,12,4.流程涉及部門的主要職能,4.7收貨部安全服務(wù)員：負責收貨部外圍秩序及安全，確保機動車通道暢通；監(jiān)督商品進出收貨部黃線；監(jiān)督供應(yīng)商進出收貨部；協(xié)助收貨部檢查配送車輛封條情況。確保所驗收商品的質(zhì)量及數(shù)量然后簽字,4.8安全服務(wù)部主管：監(jiān)督、抽查收貨部收貨秩序及驗收情況。4.9門店財務(wù)：復核商品驗收單據(jù).,收貨流程說明,2019/12/19,13,流程輸入輸出輸出：-驗收單-收貨差異報表-供應(yīng)商黑名單(經(jīng)常不按時送貨/送貨數(shù)量有差異.)-整單未送貨清單,5流程輸入輸出,收貨流程說明,2019/12/19,14,第二部分：流程描述,2019/12/19,15,子流程1：商品收貨流程,2019/12/19,16,預收貨安排1.1供應(yīng)商收到天和百貨訂貨單后跟門店收貨部聯(lián)系預約送貨時間和預約號，收貨部負責供應(yīng)商預約登記。收貨部錄入員每天查詢昨日未按預約送貨的直送供應(yīng)商“訂貨通知單”，與未送貨供應(yīng)商電話聯(lián)系、確認收貨時間（早上5：00到下午20：30），并據(jù)此修改預收貨時間，做好相關(guān)登記工作。1.2供應(yīng)商到收貨部送貨時，收貨員應(yīng)核對訂單的預約時間，先安排在預約時間內(nèi)送貨的供應(yīng)商，對于非預約時間送貨的，可視情況壓后驗收。1.3未按預約時間送貨的供應(yīng)商，都應(yīng)在“供應(yīng)商黑名單”上登記備注。,商品收貨流程,2019/12/19,17,2供應(yīng)商送貨2.1供應(yīng)商持“訂貨通知單”和“供應(yīng)商送貨清單”（須有供應(yīng)商公司公章）送貨至門店收貨部，并在收貨部窗口登記到達時間。2.2收貨部錄入員查詢“供應(yīng)商預收貨計劃表”（“供應(yīng)商預約送貨登記表”），對未按預約時間送貨的供應(yīng)商在“供應(yīng)商黑名單”上登記備注，若供應(yīng)商超過訂單有效期內(nèi)送貨，門店必須拒收（如特殊情況可通知各商品部門主管/經(jīng)理重新補單）。2.3收貨員在驗收之前查詢供應(yīng)商有無退貨，如此供應(yīng)商有退貨，應(yīng)先做退貨（應(yīng)先通知退貨員退貨）：，再安排驗收。,商品收貨流程,2019/12/19,18,商品驗收收貨部及部門員工收貨員持自己的訂單（天和百貨訂貨單）、“供應(yīng)商送貨清單”，在收貨黃線外，對供應(yīng)商所送商品進行驗收。,商品收貨流程,2019/12/19,19,3.1.1驗收點數(shù)、質(zhì)量抽檢的要求：-驗收抽樣，應(yīng)從不同堆跺、方向、層面抽取。-小件、貴重商品100%開箱點數(shù)、查驗質(zhì)量。-非原包裝或每箱數(shù)量不固定的商品：100%開箱點數(shù)，查驗20%的商品質(zhì)量。-原包裝商品：20箱以下(含20箱)抽取3箱開箱點數(shù)、查驗質(zhì)量，20箱以上10%開箱點數(shù)、查驗質(zhì)量。-,商品收貨流程,-質(zhì)量檢查，應(yīng)嚴格按照司相關(guān)質(zhì)量驗收標準文件要求進行，對于不符合質(zhì)量驗收標準的商品應(yīng)及時向收貨主管或經(jīng)理匯報，經(jīng)主管或經(jīng)理確認后方可予以拒收。-點數(shù)時，應(yīng)按訂貨商品的最小銷售單位進行清點，如單貨數(shù)量不符，應(yīng)在驗收單上注明實收數(shù)，但實際驗收數(shù)不能大于訂貨數(shù)。如實際送貨數(shù)大于訂貨數(shù)，應(yīng)及時向收貨主管或經(jīng)理匯報，經(jīng)主管或經(jīng)理確認后方可對多出部分予以拒收。,2019/12/19,21,3.1.2驗收單據(jù)核對要求：收貨員應(yīng)核對商品實物、”天和百貨訂貨單”,“供應(yīng)商送貨清單”三者之間的商品名稱、條碼、編碼、數(shù)量、規(guī)格、（價格）供應(yīng)商編號等內(nèi)容是否完全一致，確保單貨相符、單單相符。3.2點數(shù)、查驗質(zhì)量完成后，收貨員在“天和百貨訂貨單”上填寫實收數(shù)（填寫后不得隨意改動，如需改動，應(yīng)由驗收的收貨員簽名），并據(jù)此修改“供應(yīng)商送貨清單”（并據(jù)此修改“天和百貨訂貨單”“供應(yīng)商送貨清單”），由收貨員和供應(yīng)商雙方在修改處簽字確認。,商品收貨流程,2019/12/19,22,3.3收貨員將抽查后的已驗收商品拉入黃線區(qū)域內(nèi)。3.4供應(yīng)商、收貨員分別在“天和百貨訂貨單”、“供應(yīng)商送貨清單”上簽字確認并注明日期后，收貨員將單據(jù)交安全服務(wù)員審核。3.5安全服務(wù)員抽查已驗收商品情況，每天抽查單數(shù)是，抽查后在“天和百貨訂貨單”上簽名確認。3.6安全服務(wù)員抽查已驗收商品后收貨員在已驗收商品上放置“貨已驗訖”標牌。3.7收貨員將已經(jīng)確定好的“天和百貨訂貨單”）及“供應(yīng)商送貨清單”傳錄單員。,商品收貨流程,2019/12/19,23,4驗收單檢查、蓋章4.1收貨部錄入員審核然后打印出電腦機制驗收單(一式四聯(lián)),“天和百貨訂貨單”及“供應(yīng)商送貨清單”，確認單單相符后，在“供應(yīng)商送貨清單”上加蓋門店收貨專用章。4.2錄入員將“供應(yīng)商送貨清單”的一聯(lián)還給供應(yīng)商送貨人員,如此供應(yīng)商有退貨，須辦理完退貨手續(xù)后，方可給單.4.3供應(yīng)商走的時一定要拿結(jié)算單據(jù)走(收貨員從錄單員處拿然后傳給廠商).,商品收貨流程,2019/12/19,24,5驗收單錄入、審核（驗收單錄入、審核應(yīng)放在商品店內(nèi)配送前面）5.1所有驗收單應(yīng)在當天營業(yè)結(jié)束前錄入、審核完畢。錄單員應(yīng)將“供應(yīng)商送貨清單”,“紅色驗收單”,“天和百貨訂貨單”整理好（粘貼、折疊、排序），于次日上午10點前.5.2傳給門店財務(wù)審核防損部留底白聯(lián)驗收單。5.3如因商品質(zhì)量或數(shù)量或廠商沒有送貨，產(chǎn)生的商品收貨缺貨,每天早上制訂表格然后發(fā)給相關(guān)部門.5.4相關(guān)部門收到缺貨報表之后,及時作出相應(yīng)處理措施,并打電話給廠商催促盡快送貨.,商品收貨流程,2019/12/19,25,6商品店內(nèi)配送(商品店內(nèi)配送應(yīng)放在驗收單錄入、審核后面)6.1錄單員將“驗收單”傳給收貨部收貨員然后收貨員持驗收單把商品送到倉庫.6.2收貨員與倉管員交接然后做二次驗收.配送員在做好二次驗收后確認無誤后簽字確認.然后把商品按照規(guī)定的位置擺放在倉庫.然后按照正常的流程配入賣場銷售.,商品收貨流程,2019/12/19,26,7收貨差異處理7.1收貨部主管對當天所有商品“入庫驗收單”單據(jù)進行審核整理完畢后,然后交駐店財務(wù)審核并簽字確認。財務(wù)部如在審核過程中發(fā)現(xiàn)單據(jù)與之不符時，應(yīng)立即知會收貨部查清原因并處理。7.2倉庫員工對收貨員所有已驗收入庫商品進行二次驗收，如發(fā)現(xiàn)商品實際驗收數(shù)量/名稱與“入庫驗收單”標明的驗收數(shù)量不相符或損壞時，必須第一時間通知該收貨員當場確認屬實。然后及時與供應(yīng)商取得聯(lián)系確認。如果無法挽回損失，將按公司處罰規(guī)定進行處理。,商品收貨流程,7.2.1如果查實因供應(yīng)商包裝數(shù)量有誤或送貨原包裝內(nèi)破損，收貨員應(yīng)通知供應(yīng)商持上次送貨清單和“入庫驗收單”結(jié)算聯(lián)前來處理。（備注：原包裝內(nèi)破損或來貨原包裝數(shù)量不足，將直接以退貨形式處理解決）,2019/12/19,28,7.3如門店實際驗收數(shù)量/名稱與“供應(yīng)商送貨清單”標明的送貨數(shù)量/名稱相等，但與“記賬驗收單”標明的驗收數(shù)量/名稱不一致，即門店的實物庫存與系統(tǒng)記賬不相符，則按“庫存更正流程”處理：7.3.1收貨員/單據(jù)員、商品部門主管在“供應(yīng)商送貨清單”、“驗收單”（“天和百貨驗收單”）上簽字確認差異原因，收貨主管審核簽字確認。7.3.2單據(jù)員待驗收差異原因確認后，將“記賬驗收單”、“供應(yīng)商送貨清單”、預制“驗收單”（“天和百貨驗收單”）傳回門店財務(wù)，門店財務(wù)（電腦部）根據(jù)差異原因調(diào)整系統(tǒng)庫存，具體按“庫存更正流程”操作。,商品收貨流程,2019/12/19,29,8供應(yīng)商送貨情況跟蹤8.1錄單員根據(jù)門店收貨情況，每日匯總生成前一天的、“缺貨報表”。8.2收貨部錄單員每天早上10點前統(tǒng)計前一天的“缺貨報表”，并整理“供應(yīng)商黑名單”發(fā)郵件到相關(guān)部門負責人。8.3收貨部每天要整理缺貨單（未送貨商品明細單）然后傳給采購部（營運相關(guān)部門）。8.3采購或其他相關(guān)部門人員就要做后續(xù)的跟蹤工作.,商品收貨流程,2019/12/19,30,子流程2：緊急驗收（急補商品）流程1.供應(yīng)商送貨供應(yīng)商因其它原因（訂單過期、賣場要求急送貨、送貨單數(shù)量有誤差）需補訂單收貨時，收貨員通知相關(guān)部門主管/經(jīng)理進行補單審核后打印出來，交收貨員做相關(guān)驗收入庫工作。,商品收貨流程,2019/12/19,31,2.商品驗收2.1收貨員持“補貨申請單”、“供應(yīng)商送貨清單”，與相關(guān)商品部門主管共同對商品進行驗收，驗收商品質(zhì)量、清點數(shù)量，驗收要求同“子流程1：第3.1.1點”。2.2收貨員在“補貨申請單”、“供應(yīng)商送貨清單”上填寫“實收數(shù)”，然后收貨員、安全服務(wù)員、供應(yīng)商三方在“供應(yīng)商送貨清單”，“補貨申請單”上簽名并注明日期，收貨員將“補貨申請單”、“供應(yīng)商送貨清單”傳至錄單員入庫驗收。,商品收貨流程,2019/12/19,32,3.單據(jù)審核、留存3.1收貨部錄單員審核“補貨申請單”、“供應(yīng)商送貨清單”，確保單單相符。在電腦入庫“驗收單”上加蓋收貨專用章。3.2錄入員將入庫驗收單藍聯(lián)交供應(yīng)商送貨人員，供應(yīng)商即可離開門店。3.3其他后續(xù)的程序按照正常收貨程序走。,商品收貨流程,2019/12/19,33,附錄及表格1.收貨區(qū)域管理要求1.1收貨遵守黃線原則：即在收貨部劃定黃線，貨物不得隨意出入，凡進入黃線以內(nèi)的貨物原則上即為公司商品。從黃線外進入的貨物須為各種收貨或換貨，從黃線內(nèi)出去的貨物須為換貨、退貨、顧客送貨或維修商品必須由全服務(wù)員簽字。收貨主管/主管（經(jīng)理）、安全服務(wù)經(jīng)理/主管有隨機抽查的職責和權(quán)利。1.2每次商品驗收結(jié)束之后拉到黃線內(nèi)然后安全服務(wù)人員重新抽查然后簽字1.3驗收區(qū)域：黃線外的指定區(qū)域。所有商品應(yīng)在驗收區(qū)域進行驗收，供應(yīng)商不得隨意走動。,商品收貨流程,1.4除生鮮熟食、冷凍冷藏的供應(yīng)商可以在早上9：30之前憑出入證出入賣場，其他供應(yīng)商不得從收貨部進入賣場。1.5供應(yīng)商從收貨部進入賣場須在收貨部安全服務(wù)崗領(lǐng)取供應(yīng)商出入證。安全服務(wù)員1.6登記時間、供應(yīng)商公司名稱，進入人員姓名；出賣場后須將出入證交還，安全服務(wù)（員）登記離開時間。,案例,案例一某門店收貨部在對一家供應(yīng)商商品驗收完畢后，收貨員拿著訂貨單到辦公室打單，安全服務(wù)員剛好有單據(jù)要簽名，也跟著進了收貨部辦公室，當時卷簾門沒有放下來，商品也沒有拉到黃線內(nèi)，送貨員在這個空檔時間里，把剛收好的商品迅速往車里搬，當時收貨員和安全服務(wù)員都沒有發(fā)現(xiàn)，直到下午賣場調(diào)貨時才發(fā)現(xiàn)小了