郵件的標(biāo)準(zhǔn)格式.doc

.北京東豪建設(shè)集團(tuán)郵件標(biāo)準(zhǔn)格式（20140916號(hào)）（二零一四年九月簽發(fā)版） 簽發(fā)人： 為了規(guī)范公司員工寫(xiě)郵件的格式，體現(xiàn)公司的專(zhuān)業(yè)化，樹(shù)立良好的企業(yè)形象，現(xiàn)頒發(fā)郵件的標(biāo)準(zhǔn)格式，請(qǐng)集團(tuán)全體員工認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格執(zhí)行。筑基企劃部2014年09月16日 主題詞：郵件的標(biāo)準(zhǔn)格式主送：集團(tuán)全體員工抄送：筑基企劃部目錄一、 目的3二、 標(biāo)準(zhǔn)格式3（一） 郵件主題3（二） 郵件內(nèi)容3（三） 郵件地址欄5（四） 郵件統(tǒng)一格式6（五） 郵件范文6目的為了規(guī)范郵件書(shū)寫(xiě)格式的標(biāo)準(zhǔn)化，打造企業(yè)文化的專(zhuān)業(yè)化，提升企業(yè)形象，因此我們就需要制定一份統(tǒng)一規(guī)范的郵件書(shū)寫(xiě)格式。郵件標(biāo)準(zhǔn)格式（一） 郵件主題與公司內(nèi)部同事溝通的郵件格式為：部門(mén)-發(fā)件人姓名-事件-日期例如：企劃部-焦瓊瓊-工作計(jì)劃-14.9.16與其他公司工作上的溝通郵件格式為：公司名稱(chēng)-事件-日期例如：北京筑基企業(yè)管理咨詢(xún)有限公司-旭亞威合同-14.9.16（二） 郵件內(nèi)容郵件正文由以下幾個(gè)部分組成：稱(chēng)呼、正文、結(jié)束語(yǔ)、附件、署名。1、 稱(chēng)呼稱(chēng)呼是寫(xiě)信人對(duì)收件人的稱(chēng)呼用語(yǔ)。 第一行頂格書(shū)寫(xiě)，使用姓氏+職位為稱(chēng)呼，稱(chēng)呼后用逗號(hào)間隔敬語(yǔ)。 例如： 徐總，您好： ； 如果為群發(fā)收件人可直接稱(chēng)呼為 Dear all 注：在進(jìn)行郵件回復(fù)時(shí)，若未將發(fā)件人加入通訊錄通常會(huì)出現(xiàn)對(duì)方郵箱名作為郵件的稱(chēng)呼，為避免此情況可先將收件人地址添加至通訊錄并標(biāo)注，也利于今后的溝通與聯(lián)系。2、 正文位置在稱(chēng)呼語(yǔ)下面隔一行，是信的核心部分。因此要求正文層次分明、簡(jiǎn)單易懂。每段文字第一行的第一個(gè)文字向右縮兩個(gè)漢字，每段第二行從左面頂格寫(xiě)起。 正文內(nèi)容以列表的形式概述工作匯報(bào)的內(nèi)容， 默認(rèn)文字格式。 每項(xiàng)內(nèi)容后換行空兩格的書(shū)寫(xiě)。 對(duì)于工作匯報(bào)類(lèi)郵件首先、表明工作是否完成，已完成的簡(jiǎn)單描述完成情況。 其次、未完成的描述執(zhí)行進(jìn)度，未執(zhí)行的描述為何未執(zhí)行，需要特定人配合執(zhí)行的需使用紅色字體加粗等重點(diǎn)標(biāo)注的形式書(shū)寫(xiě)。 對(duì)于數(shù)據(jù)匯報(bào)類(lèi)郵件 首先、簡(jiǎn)述數(shù)據(jù)的內(nèi)容并輔以簡(jiǎn)要的分析。 其次、針對(duì)數(shù)據(jù)異常的部分，需使用紅色字體加粗等重點(diǎn)標(biāo)注的形式書(shū)寫(xiě)。3、 結(jié)束語(yǔ)結(jié)束語(yǔ)在正文之后，空一行另起一段書(shū)寫(xiě)，以表尊重。 4、 附件 信件如果有附件，可在郵件內(nèi)容書(shū)寫(xiě)完畢后空一行注明，以注字加冒號(hào)起“附件一、附件二”依序列出附件內(nèi)容，并在文字底下加橫線，以引起收信人的注意，使收信人便于在讀信之前就可了解信中的主要內(nèi)容。 附件文件名的格式統(tǒng)一為： 日期-姓名-附件內(nèi)容 5、 署名郵件的結(jié)尾空一行頂格標(biāo)注發(fā)件姓名，換行頂格再標(biāo)注發(fā)件日期。 注：正文為郵件不可或缺的一部分，即使使用附件內(nèi)容的，也應(yīng)根據(jù)附件內(nèi)容簡(jiǎn)述匯報(bào)的內(nèi)容，對(duì)于需要特定人員配合執(zhí)行或數(shù)據(jù)異常的文字描述采用加粗標(biāo)紅的格式。（三） 郵件地址欄收件人：郵件的接收人，并對(duì)該郵件做回復(fù)、指示。 抄送：將郵件同時(shí)發(fā)送給收件人以外的人，用戶(hù)所寫(xiě)的郵件抄送一份給別人，收到的人可回（郵件）可不回（郵件）。 注：正確理解并填寫(xiě)收件人和抄送的郵件地址有助于郵件接收者明確需要各自的職責(zé)。（四） 郵件統(tǒng)一格式字體：除特殊標(biāo)注需著重注意的文字內(nèi)容外（可加粗、字體顏色彩紅色）， 郵件內(nèi)容字體統(tǒng)一為：宋體 9號(hào)字（不同郵箱工具對(duì)字體大小的定義不同，應(yīng)用常規(guī)正文字體大小均可），顏色為黑色 。 開(kāi)頭語(yǔ)和正文之間，按段分隔。分隔距離為一行。 回復(fù)時(shí)收件人只填發(fā)郵件的人，其他均為抄送。 附件文件名的格式統(tǒng)一為：日期-姓名-附件內(nèi)容 （五）郵件范文郵件標(biāo)題： 市場(chǎng)部-蔡永-夢(mèng)幻新區(qū)4月交易數(shù)據(jù)匯報(bào)-12.5.1 葉總、王總，你們好： 4月份夢(mèng)幻新區(qū)的定單發(fā)布數(shù)量為1000單，成交495筆，環(huán)比3月份（500單）發(fā)布單數(shù)量上升100%和成交量筆數(shù)（450）上升10%，發(fā)布單數(shù)與成交筆數(shù)的增長(zhǎng)比率嚴(yán)重不符。請(qǐng)訂單審核部