新編秘書(shū)理論與實(shí)務(wù).ppt

書(shū)名：新編秘書(shū)理論與實(shí)務(wù) ISBN： 978-7-111-29707-9 作者：樓淑君 出版社：機(jī)械工業(yè)出版社 本書(shū)配有電子課件,新編秘書(shū)理論與實(shí)務(wù) ppt 課件,第 三 章 秘書(shū)職業(yè)素養(yǎng),新編秘書(shū)理論與實(shí)務(wù) ppt 課件,第一節(jié) 秘書(shū)的職業(yè)道德,學(xué)習(xí)目標(biāo) 1.了解并領(lǐng)會(huì)秘書(shū)職業(yè)道德的含義和內(nèi)容。 2.明確秘書(shū)應(yīng)該具備的職業(yè)道德要求。,新編秘書(shū)理論與實(shí)務(wù) ppt 課件,第一節(jié) 秘書(shū)的職業(yè)道德,案例導(dǎo)入,新編秘書(shū)理論與實(shí)務(wù) ppt 課件,第一節(jié) 秘書(shū)的職業(yè)道德,1.職業(yè)道德的含義與特點(diǎn) (1)職業(yè)道德的含義 所謂職業(yè)道德，是指人們?cè)诼殬I(yè)活動(dòng)中應(yīng)當(dāng)遵循的特定職業(yè)規(guī)范和行為準(zhǔn)則，即正確處理內(nèi)部、職業(yè)之間、職業(yè)與社會(huì)之間、人與人之間、人與工具之間的關(guān)系所應(yīng)當(dāng)遵循的思想和行為的規(guī)范，它反映社會(huì)對(duì)某一職業(yè)活動(dòng)的道德要求，是社會(huì)道德在職業(yè)活動(dòng)中的延伸和具體化。,新編秘書(shū)理論與實(shí)務(wù) ppt 課件,第一節(jié) 秘書(shū)的職業(yè)道德,(2)職業(yè)道德的特點(diǎn) 職業(yè)道德是和職業(yè)活動(dòng)聯(lián)系在一起的，受職業(yè)生活的制約和規(guī)范。不同的職業(yè)使人們?cè)诼殬I(yè)活動(dòng)中與不同的人形成特定的交往關(guān)系，從而形成不同特點(diǎn)的行為規(guī)范。所以各行各業(yè)都有自己特殊的職業(yè)道德規(guī)范，而且相對(duì)比較穩(wěn)定。例如，醫(yī)生要救死扶傷、治病救人，教師要教書(shū)育人、熱愛(ài)學(xué)生，記者要如實(shí)報(bào)道、鐵肩道義，法官要秉公執(zhí)法、不徇私情，銀行職員要熱情服務(wù)、不出差錯(cuò)，軍人要保家衛(wèi)國(guó)、沖鋒陷陣，等等。但在時(shí)代發(fā)展過(guò)程中，同一職業(yè)的活動(dòng)內(nèi)容和條件發(fā)生變化時(shí)，其職業(yè)道德規(guī)范也會(huì)發(fā)生變化，如現(xiàn)在要求醫(yī)生必須對(duì)患者的病情保密、教師必須尊重學(xué)生的個(gè)性隱私等。,新編秘書(shū)理論與實(shí)務(wù) ppt 課件,第一節(jié) 秘書(shū)的職業(yè)道德,2.秘書(shū)的職業(yè)道德規(guī)范 (1)忠于職守，愛(ài)崗敬業(yè) 愛(ài)崗敬業(yè)是一個(gè)人從事任何職業(yè)的最基本要求，是職業(yè)道德規(guī)范的前提和基礎(chǔ)，也是事業(yè)成功的第一要素，很難想象不熱愛(ài)自己職業(yè)的人能夠在本職崗位上有所建樹(shù)。因此作為一名秘書(shū)，首先要忠于職守，愛(ài)崗敬業(yè)。 (2)樂(lè)于吃苦，甘當(dāng)配角 秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，是輔佐領(lǐng)導(dǎo)的工作人員?！拜o佐領(lǐng)導(dǎo)，甘當(dāng)配角”是秘書(shū)職業(yè)道德的核心。 (3)實(shí)事求是，秉公辦事 秘書(shū)工作的性質(zhì)是輔佐領(lǐng)導(dǎo)，這就要求秘書(shū)做大量的信息工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。因此秘書(shū)是否能堅(jiān)持實(shí)事求是，就關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)決策的正確與否。 (4)遵紀(jì)守法，嚴(yán)守機(jī)密 遵紀(jì)守法，是秘書(shū)人員職業(yè)道德的基本底線。,新編秘書(shū)理論與實(shí)務(wù) ppt 課件,第一節(jié) 秘書(shū)的職業(yè)道德,(5)自尊自愛(ài)，廉潔自律 秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)的參謀、助手，是領(lǐng)導(dǎo)的近身工作人員，在領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)揮著舉足輕重的作用，有時(shí)還要以領(lǐng)導(dǎo)代言人的身份出現(xiàn)，這種身份容易滋長(zhǎng)秘書(shū)的自高自大心理，導(dǎo)致“越位”、“出格”，甚至以“二首長(zhǎng)”自居，或“挾天子以令諸侯”。這樣會(huì)嚴(yán)重影響組織和領(lǐng)導(dǎo)的形象，所以，作為秘書(shū)一定要清醒地認(rèn)識(shí)自己的角色，做到自尊、自重、自愛(ài)，提高自己的職業(yè)道德水平。,新編秘書(shū)理論與實(shí)務(wù) ppt 課件,第一節(jié) 秘書(shū)的職業(yè)道德,3.如何提高修養(yǎng)，善于標(biāo)準(zhǔn)“做人” (1)立志高遠(yuǎn) 干事業(yè)的人首先要立志，要有強(qiáng)烈的事業(yè)心。明代王守仁說(shuō)：“志不立，天下無(wú)可成之事。志不立，如無(wú)舵之舟，無(wú)銜之馬，漂蕩奔逸，終矣何所底乎？”人無(wú)志則無(wú)努力的方向與動(dòng)力，不思進(jìn)取，勿談做事。立志要切合社會(huì)要求，符合道德標(biāo)準(zhǔn)，為向上向善之高遠(yuǎn)志向，且適合自身能力，能自勵(lì)又可踐行。 (2)誠(chéng)實(shí)守信 誠(chéng)實(shí)守信是做人最基本的道德底線，是為人處事的基本要求。清代王夫之說(shuō)：“質(zhì)以忠信為美，德以好學(xué)為極?！弊鋈艘v實(shí)話、辦實(shí)事，為人正直，言而有信。一個(gè)誠(chéng)實(shí)的人，還應(yīng)該處事謙讓、私心不重、富同情心。不守誠(chéng)信、欺上瞞下的人必然遭人唾棄，終究會(huì)四處碰壁、一事無(wú)成。,新編秘書(shū)理論與實(shí)務(wù) ppt 課件,第一節(jié) 秘書(shū)的職業(yè)道德,(3)以禮待人 以禮待人是營(yíng)造為人處事良好環(huán)境之道。孔子說(shuō)：“不學(xué)禮，無(wú)以立?！薄安W(xué)于文，約之以禮，亦可以弗畔矣夫?！倍Y，從表現(xiàn)形式看主要是尊重他人的行為和言語(yǔ)。在言論自由的當(dāng)代，說(shuō)話也要講四條原則：一是真言，說(shuō)真話不講假話。二是善言，譽(yù)言多說(shuō)，勸言好說(shuō)，自夸之言少說(shuō)，多協(xié)商方式少命令口吻，多恭敬少刻薄。說(shuō)話要有技巧和方法，注意措詞，善于把握表達(dá)時(shí)機(jī)。三是慎言，說(shuō)話要謹(jǐn)慎，分場(chǎng)合說(shuō)話，說(shuō)與自己職責(zé)相適應(yīng)的話，不造謠傳謠，不說(shuō)無(wú)根據(jù)的話。四是無(wú)讒言，不說(shuō)加害誹謗人的話，不搬弄是非，當(dāng)面有更多譽(yù)言不如背后無(wú)一句讒言。勸學(xué)曰：“言有召禍也，行有招辱也，君子慎其所立乎?！弊鋈艘鲗?duì)自己的言行。知恩感恩也是以禮待人的要求，是人的良知和品德的表現(xiàn)。,新編秘書(shū)理論與實(shí)務(wù) ppt 課件,第一節(jié) 秘書(shū)的職業(yè)道德,(4)謙虛謹(jǐn)慎 謙虛謹(jǐn)慎是做人的一種態(tài)度，是一種美德，能使人學(xué)到他人的長(zhǎng)處，使人冷靜思考，這對(duì)一個(gè)人的立身創(chuàng)業(yè)至關(guān)重要。唐代吳兢在貞觀政要謙讓中說(shuō)：“己雖有能，不自矜大，仍就不能之人，求訪能事。己之才藝雖多，猶病以為少，仍就寡少之人更求所益?！敝t虛謹(jǐn)慎，低調(diào)做人，恭敬和氣，心淡人靜，知進(jìn)知退，便會(huì)富有人緣，獲人擁戴。,第一節(jié) 秘書(shū)的職業(yè)道德,(5)自省知悔 人非圣賢，孰能無(wú)過(guò)。一個(gè)人能否知恥，能否及時(shí)反省與悔過(guò)、認(rèn)識(shí)與糾正自己的過(guò)錯(cuò)和不足，往往成為衡量一個(gè)人是否成熟、是否有修養(yǎng)的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)?？鬃诱f(shuō)：“見(jiàn)賢思齊焉，見(jiàn)不賢而內(nèi)自省也?！比瞬慌掠胁蛔慊蜃鲥e(cuò)了事，就怕意識(shí)不到自己的錯(cuò)誤，固執(zhí)傲慢，執(zhí)迷不悟，甚至對(duì)自己的錯(cuò)誤言行加以掩蓋和辯解。明代陳繼儒說(shuō)：“執(zhí)拗者福輕，而圓融之人其祿必厚。操切者壽夭，而寬厚之士其年必長(zhǎng)?！比瞬还虉?zhí)，能經(jīng)常反省自己，做錯(cuò)事能幡然醒悟，認(rèn)識(shí)到自己的缺點(diǎn)和不足，這本身就是一個(gè)進(jìn)步，而糾正自己的不足，就能使人更加完美。,第一節(jié) 秘書(shū)的職業(yè)道德,(6)崇能重友 崇尚有能力的人，尊敬有才華的人，是人向善向上的具體表現(xiàn)，也是良好人品的體現(xiàn)。崇能尊才能使自己有一個(gè)奮斗的目標(biāo)與動(dòng)力，經(jīng)過(guò)奮斗最終也能使自己成為有才華的人。因此，人不應(yīng)妒賢嫉能，不應(yīng)為別人經(jīng)歷奮斗獲得成功而感到心理失衡，更不應(yīng)對(duì)有能力有才華的人施以惡行甚至暗中加害，若如此只能使自己更不能明辨事理，從而將自己引向無(wú)所作為的極端。個(gè)人的學(xué)識(shí)與能力是有限的，要增長(zhǎng)能力、成就事業(yè)，需要“人和”的環(huán)境，事業(yè)上的朋友是自己能力的伸延。古人言：“友以成德也，人而無(wú)友，則孤陋寡聞，德不能成矣?！笨鬃诱f(shuō)：“友直，友諒，友多聞，益矣。”人要講交友之道，交德友能友，不能求人時(shí)講友，達(dá)到目的后非友，要以誠(chéng)待友，不能做過(guò)河拆橋甚至陷害他人的卑劣之事。,第一節(jié) 秘書(shū)的職業(yè)道德,(7)責(zé)任感強(qiáng) 人要有強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)，對(duì)國(guó)家有忠誠(chéng)的責(zé)任，對(duì)崗位有盡職的責(zé)任，對(duì)親人有關(guān)懷的責(zé)任，對(duì)朋友有幫助的責(zé)任，等等。角色越多，承擔(dān)的責(zé)任也就越多，所處的地位越高，肩負(fù)的責(zé)任也就越重。,第一節(jié) 秘書(shū)的職業(yè)道德,小 結(jié) 職業(yè)道德是人們?cè)谝欢ǖ穆殬I(yè)活動(dòng)范圍內(nèi)所遵守的行為規(guī)范的總和。秘書(shū)工作的從屬性、服務(wù)性、事務(wù)性、繁瑣性、艱苦性等特點(diǎn)，決定了秘書(shū)人員必須擁有較高的人格。江澤民總書(shū)記曾指出“人格很重要”。古人強(qiáng)調(diào)“修身、齊家、治國(guó)、平天下”，把修身放在人生與事業(yè)的第一位，說(shuō)明它對(duì)人生與事業(yè)的重要性。良好的職業(yè)道德是新時(shí)期秘書(shū)人員自我完善的必要條件，也是秘書(shū)人員職業(yè)活動(dòng)的指南。所以，作為秘書(shū)人員，一定要自覺(jué)地提高秘書(shū)職業(yè)道德水平，為更好地發(fā)展事業(yè)奠定良好的基礎(chǔ)。,第二節(jié) 秘書(shū)的職業(yè)知識(shí)與能力,學(xué)習(xí)目標(biāo) 1.掌握職業(yè)秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)與能力結(jié)構(gòu)的含義和構(gòu)成要素。 2.明確合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)與能力結(jié)構(gòu)對(duì)秘書(shū)職業(yè)發(fā)展的重要作用。,第二節(jié) 秘書(shū)的職業(yè)知識(shí)與能力,案例導(dǎo)入,第二節(jié) 秘書(shū)的職業(yè)知識(shí)與能力,1.秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu) (1)知識(shí)結(jié)構(gòu)的含義 知識(shí)結(jié)構(gòu)，是指一個(gè)人所掌握的知識(shí)類別，各類知識(shí)相互影響而形成的知識(shí)框架以及各類知識(shí)的比重。這里所講的“比重”，不僅指數(shù)量關(guān)系，也指質(zhì)量關(guān)系。 (2)秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)的組成要素 對(duì)于一個(gè)秘書(shū)工作者而言，一個(gè)完整的合理的秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)應(yīng)該包括三個(gè)方面：基礎(chǔ)知識(shí)、專業(yè)知識(shí)、相關(guān)知識(shí)。 1)廣博、扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)。,第二節(jié) 秘書(shū)的職業(yè)知識(shí)與能力, 政治哲學(xué)類 主要包括馬克思主義哲學(xué)、政治經(jīng)濟(jì)學(xué)、科學(xué)社會(huì)主義以及現(xiàn)代科學(xué)方法論知識(shí)。這部分基礎(chǔ)知識(shí)是幫助秘書(shū)人員解決政治方向和思想方法問(wèn)題。學(xué)習(xí)這部分知識(shí)，就是要使秘書(shū)人員樹(shù)立正確的世界觀和方法論，能運(yùn)用馬克思主義的立場(chǎng)、觀點(diǎn)和方法去分析問(wèn)題、解決問(wèn)題。 文化基礎(chǔ)類 如語(yǔ)文、歷史、物理、化學(xué)、生物、歷史、地理、外語(yǔ)等。這是從事秘書(shū)工作最起碼的知識(shí)。培根也說(shuō)過(guò)：“歷史使人明智；詩(shī)歌使人靈秀；數(shù)學(xué)使人周密；自然哲學(xué)使人深刻；倫理使人莊重；邏輯學(xué)使人善辯?！碑?dāng)然，我們要在已有知識(shí)的基礎(chǔ)上不斷更新、擴(kuò)展。,第二節(jié) 秘書(shū)的職業(yè)知識(shí)與能力, 法律政策類 包括憲法、法律、法規(guī)、政策。秘書(shū)工作政策性很強(qiáng)，秘書(shū)人員如果沒(méi)有較高法律政策方面的知識(shí)修養(yǎng)，就會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)工作幫倒忙、添亂子，嚴(yán)重的還會(huì)造成法律后果。因此，秘書(shū)人員學(xué)習(xí)和掌握必要的法律政策知識(shí)尤為重要。由于我國(guó)的法律政策體系規(guī)模龐大，秘書(shū)人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作需要，在掌握一般的法學(xué)和政策理論基礎(chǔ)上，有針對(duì)性地學(xué)習(xí)有關(guān)的法律政策知識(shí)。 重點(diǎn)有兩個(gè)方面：一是同秘書(shū)工作有關(guān)的法律、法規(guī)、規(guī)章、政策；二是同服務(wù)單位的業(yè)務(wù)活動(dòng)有關(guān)的法律、法規(guī)、規(guī)章、政策。 2)精深的專業(yè)知識(shí)。,第二節(jié) 秘書(shū)的職業(yè)知識(shí)與能力, 秘書(shū)專業(yè)知識(shí) 秘書(shū)專業(yè)知識(shí)是秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)體系中的核心部分，也是區(qū)別于其他專業(yè)人才知識(shí)結(jié)構(gòu)的標(biāo)志。這部分知識(shí)主要有秘書(shū)學(xué)、文書(shū)學(xué)、公文寫(xiě)作學(xué)、信訪學(xué)、會(huì)議學(xué)、調(diào)研學(xué)、檔案管理學(xué)、邏輯學(xué)以及速記、外語(yǔ)、現(xiàn)代通信知識(shí)、辦公自動(dòng)化知識(shí)等。只有精通并能熟練運(yùn)用秘書(shū)專業(yè)知識(shí)，才能成為合格的秘書(shū)人才。,第二節(jié) 秘書(shū)的職業(yè)知識(shí)與能力, 秘書(shū)所在部門的業(yè)務(wù)知識(shí) 即秘書(shū)所在行業(yè)、部門的背景、業(yè)務(wù)等知識(shí)，這對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō)是“第二專業(yè)知識(shí)”。以企業(yè)為例，它主要包括本企業(yè)的生產(chǎn)、銷售概況，人事變動(dòng)情況，以及本企業(yè)在同行中的地位、作用，最重要的是本企業(yè)所從事的行業(yè)基本常識(shí)，如在從事服裝經(jīng)營(yíng)的企業(yè)中就職，就得掌握服飾學(xué)、美學(xué)等知識(shí)。在秘書(shū)職場(chǎng)中，人們愈來(lái)愈意識(shí)到第二專業(yè)知識(shí)的重要性。在國(guó)外，對(duì)秘書(shū)職業(yè)就有按第二專業(yè)知識(shí)進(jìn)行分類，如法律秘書(shū)、商務(wù)秘書(shū)、外事秘書(shū)、科技秘書(shū)、醫(yī)務(wù)秘書(shū)等。目前一些國(guó)家秘書(shū)職業(yè)的特點(diǎn)，就是因?yàn)槊貢?shū)的第二專業(yè)知識(shí)已成為其謀職的重要因素。 3)多樣的輔助知識(shí)。,第二節(jié) 秘書(shū)的職業(yè)知識(shí)與能力, 管理學(xué)知識(shí) 秘書(shū)是輔助管理人員工作的，秘書(shū)工作是管理工作不可缺少的一部分。學(xué)習(xí)和掌握管理學(xué)知識(shí)，有助于秘書(shū)人員自覺(jué)運(yùn)用管理工作的規(guī)律，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施管理。管理學(xué)具有眾多的分支學(xué)科，秘書(shū)人員除了掌握管理學(xué)原理之外，可以根據(jù)自己所服務(wù)單位的性質(zhì)來(lái)選擇學(xué)習(xí)管理學(xué)的分支學(xué)科，如行政機(jī)關(guān)的秘書(shū)可選學(xué)行政管理學(xué)，企業(yè)秘書(shū)可選企業(yè)管理學(xué)等。 公共關(guān)系學(xué)知識(shí) 秘書(shū)工作在許多方面帶有公共關(guān)系的性質(zhì)，比如代表領(lǐng)導(dǎo)接待客人、參與談判、對(duì)外發(fā)布消息等都涉及到公共關(guān)系。掌握公共關(guān)系學(xué)知識(shí)，有助于秘書(shū)人員運(yùn)用公共關(guān)系這一手段，為塑造組織的社會(huì)形象增添光彩。,第二節(jié) 秘書(shū)的職業(yè)知識(shí)與能力, 心理學(xué)知識(shí)。秘書(shū)的輔助管理活動(dòng)總是通過(guò)秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)者、秘書(shū)與公眾之間的交往實(shí)現(xiàn)的。在交往過(guò)程中，秘書(shū)、領(lǐng)導(dǎo)、公眾都會(huì)表現(xiàn)出一定的心理現(xiàn)象和心理特征。學(xué)習(xí)和掌握心理學(xué)知識(shí)，不僅有助于秘書(shū)人員科學(xué)地分析自己的心理過(guò)程及其特征，克服自己的心理障礙、提高自己的心理素質(zhì)，同時(shí)也有助于觀察和了解領(lǐng)導(dǎo)者以及公眾的心理過(guò)程和特征，掌握他們的心理活動(dòng)規(guī)律，并用這些規(guī)律來(lái)指導(dǎo)秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)者和公眾之間的交往，以提高交往的質(zhì)量和效果。心理學(xué)知識(shí)十分豐富，秘書(shū)人員要重點(diǎn)學(xué)好普通心理學(xué)、管理心理學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)心理學(xué)、社會(huì)心理學(xué)和秘書(shū)心理學(xué)等方面知識(shí)。,第二節(jié) 秘書(shū)的職業(yè)知識(shí)與能力, 經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí) 在經(jīng)濟(jì)一體化的當(dāng)今世界，經(jīng)濟(jì)建設(shè)的大潮推動(dòng)著我國(guó)各行各業(yè)的發(fā)展。沒(méi)有經(jīng)濟(jì)頭腦的領(lǐng)導(dǎo)者顯然是不稱職的，而不懂經(jīng)濟(jì)知識(shí)的秘書(shū)也不可能當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)者的參謀與助手。經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)猶如廣闊的海洋，秘書(shū)人員可根據(jù)實(shí)際需要和自己的能力選學(xué)會(huì)計(jì)、貨幣、證券、營(yíng)銷、外貿(mào)等方面的知識(shí)。 人際關(guān)系學(xué)知識(shí) 秘書(shū)人員應(yīng)學(xué)習(xí)人際關(guān)系學(xué)，以發(fā)揮對(duì)內(nèi)協(xié)調(diào)、對(duì)外公關(guān)的作用。,第二節(jié) 秘書(shū)的職業(yè)知識(shí)與能力,2.秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)的構(gòu)建方法 首先，要注意基礎(chǔ)知識(shí)的“博”與專業(yè)知識(shí)的“精”之間的關(guān)系。應(yīng)該強(qiáng)調(diào)在“廣博”的基礎(chǔ)上“精深”， 圍繞“精深”的目標(biāo)而“廣博”。古人說(shuō)的“凡操千曲而后知音，觀千劍而后識(shí)器”，說(shuō)明沒(méi)有較寬的秘書(shū)知識(shí)面，就不可能有秘書(shū)知識(shí)的精深。但“精”必須強(qiáng)調(diào)明晰的指向性，進(jìn)行有目標(biāo)的定向積累。 其次，必須積極參加各種各樣的實(shí)踐活動(dòng)，把理論知識(shí)運(yùn)用到實(shí)踐當(dāng)中去。多方面、多角度地積累各種感性知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，不斷“活化”書(shū)本知識(shí)。 最后，學(xué)會(huì)自我“調(diào)節(jié)”的方法，如：主動(dòng)預(yù)測(cè)，通過(guò)科學(xué)預(yù)測(cè)，可以發(fā)現(xiàn)在未來(lái)的秘書(shū)活動(dòng)中急需具備的新知識(shí)，從而盡早積累這方面知識(shí)；適應(yīng)性反饋法，指發(fā)現(xiàn)在目前的秘書(shū)活動(dòng)中，哪些知識(shí)不夠完善，哪些知識(shí)有待補(bǔ)充，從而立即采取補(bǔ)救措施，等等。,第二節(jié) 秘書(shū)的職業(yè)知識(shí)與能力,3.秘書(shū)能力要求 (1)自學(xué)能力 自學(xué)能力指獨(dú)立、主動(dòng)地獲取知識(shí)并不斷調(diào)節(jié)自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)、迅速把知識(shí)轉(zhuǎn)化為自身能力的一種能力。 (2)表達(dá)能力 1)寫(xiě)作能力。 2)口頭表達(dá)能力。 3)聽(tīng)知能力。 (3)觀察分析能力 秘書(shū)在工作中要時(shí)時(shí)、事事、處處做有心人，善于觀察，善于發(fā)現(xiàn)“死角”，及時(shí)提請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)注意，要善于做拾遺補(bǔ)缺工作。不僅善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，而且要善于分析問(wèn)題、提出解決問(wèn)題的辦法供領(lǐng)導(dǎo)擇用、實(shí)施。觀察分析能力是秘書(shū)工作由被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)為主動(dòng)服務(wù)的前提條件。,第二節(jié) 秘書(shū)的職業(yè)知識(shí)與能力,(4)社交活動(dòng)能力 現(xiàn)代社會(huì)中的秘書(shū)不再是整天坐在辦公室里整理文件或是伏案寫(xiě)作，而是經(jīng)常要參加各種社會(huì)活動(dòng)，外出聯(lián)系工作，調(diào)查情況，收集信息，進(jìn)行協(xié)調(diào)，參加各種會(huì)議、會(huì)談或宴會(huì)，甚至有參加外事活動(dòng)的機(jī)會(huì)。秘書(shū)人員必須具有一定的社會(huì)活動(dòng)能力，懂得各種場(chǎng)合的禮儀、禮節(jié)，善于跟不同年齡、文化程度、個(gè)性、愛(ài)好的人交往，善于待人接物，善于處理復(fù)雜的人際關(guān)系。 (5)協(xié)調(diào)能力 秘書(shū)要善于發(fā)現(xiàn)機(jī)關(guān)與機(jī)關(guān)之間、部門與部門之間、機(jī)關(guān)與基層之間工作上的矛盾和不平衡；要善于發(fā)現(xiàn)文件與文件之間政策、提法上的抵觸或不一致；要善于發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)、干部與干部之間的誤解和不合，并及時(shí)加以溝通、協(xié)調(diào)。,第二節(jié) 秘書(shū)的職業(yè)知識(shí)與能力,(6)管理能力 秘書(shū)在處理各種事務(wù)中，必須熟悉管理組織機(jī)構(gòu)、熟悉職權(quán)范圍、知曉辦事渠道，能安排事務(wù)輕重緩急，能為各種會(huì)議和活動(dòng)做計(jì)劃并督促落實(shí)，因此作為一個(gè)秘書(shū)必須具備管理基礎(chǔ)知識(shí)和管理能力。 (7)應(yīng)變能力 秘書(shū)的大部分工作都有章可循，并嚴(yán)格按照政策和規(guī)章制度辦事。但有些工作，尤其是事務(wù)性工作，在特殊的時(shí)間、地點(diǎn)、條件下，也常會(huì)出現(xiàn)意想不到的情況。秘書(shū)人員要有遇急不慌、臨危不懼、處事冷靜的應(yīng)變能力，處理問(wèn)題既要符合原則，又要有一定的機(jī)動(dòng)性和靈活性。,第二節(jié) 秘書(shū)的職業(yè)知識(shí)與能力,(8)使用先進(jìn)辦公設(shè)備的能力 秘書(shū)應(yīng)會(huì)使用電話機(jī)、錄音機(jī)、擴(kuò)音機(jī)、照相機(jī)、錄像機(jī)、復(fù)印機(jī)、打字機(jī)、電子計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備等。凡是辦公室擁有的器械、設(shè)備，秘書(shū)人員都應(yīng)學(xué)會(huì)使用。盡管部門內(nèi)可能有專門的操作人員，但秘書(shū)人員如具有使用能力，可以備工作上的不時(shí)之需。 (9)預(yù)測(cè)能力 預(yù)測(cè)是在大量事實(shí)和信息的基礎(chǔ)上，對(duì)可能發(fā)生或即將發(fā)生的情況作出科學(xué)的預(yù)計(jì)。有經(jīng)驗(yàn)并富有創(chuàng)造精神的秘書(shū)人員應(yīng)培養(yǎng)和鍛煉自己的預(yù)測(cè)能力，這有助于進(jìn)行主動(dòng)服務(wù)和預(yù)防工作差錯(cuò)，有助于秘書(shū)人員獲得晉升為管理者、決策者的機(jī)會(huì)。,第二節(jié) 秘書(shū)的職業(yè)知識(shí)與能力,小 結(jié) 綜上所述，秘書(shū)的能力構(gòu)成是一個(gè)多側(cè)面、多因素的綜合體，要建立一個(gè)多元化的合理的秘書(shū)能力結(jié)構(gòu)，首先必須熱愛(ài)自己的秘書(shū)職業(yè)和工作，必須具備高度的崗位責(zé)任感和強(qiáng)烈的事業(yè)心；其次要善于學(xué)習(xí)，不斷獲取新的知識(shí)，在實(shí)踐過(guò)程中提高自己的業(yè)務(wù)知識(shí)和能力；最后要善于總結(jié)，總結(jié)自己和他人的工作經(jīng)驗(yàn)，從總結(jié)中培養(yǎng)悟性，提升自己的業(yè)務(wù)水平，做一個(gè)一專多能、全面發(fā)展的“復(fù)合型”、“多功能”的現(xiàn)代秘書(shū)。,第三節(jié) 秘書(shū)的心理素養(yǎng),學(xué)習(xí)目標(biāo) 1.了解秘書(shū)心理品質(zhì)的含義以及秘書(shū)職業(yè)對(duì)心理品質(zhì)的要求。 2.能夠在充分認(rèn)識(shí)自我的基礎(chǔ)上培養(yǎng)良好的秘書(shū)心理品質(zhì)。,第三節(jié) 秘書(shū)的心理素養(yǎng),案例導(dǎo)入,第三節(jié) 秘書(shū)的心理素養(yǎng),1.秘書(shū)心理品質(zhì)含義 心理品質(zhì)，是指一個(gè)人在心理過(guò)程和個(gè)性特征方面所表現(xiàn)出來(lái)的本質(zhì)特征，主要包括情感品質(zhì)、意志品質(zhì)、性格品質(zhì)等。 秘書(shū)心理品質(zhì)，指秘書(shū)在心理過(guò)程、心理傾向和心理品質(zhì)等方面表現(xiàn)出來(lái)的穩(wěn)定的心理特點(diǎn)的總和。良好的秘書(shū)心理品質(zhì)是指秘書(shū)人員善于自我調(diào)節(jié)和控制的心理活動(dòng)，能經(jīng)常保持心理平衡，以堅(jiān)強(qiáng)的意志和毅力克服困難、增強(qiáng)信心，做好秘書(shū)工作。,第三節(jié) 秘書(shū)的心理素養(yǎng),2.秘書(shū)的理品質(zhì)要求 (1)保持樂(lè)觀平靜的情緒 秘書(shū)的情緒是秘書(shū)對(duì)客觀事物是否符合需要而產(chǎn)生的內(nèi)心體驗(yàn)。它是秘書(shū)活動(dòng)實(shí)踐主觀方面的前提條件。受到自然環(huán)境、自身健康狀況和社會(huì)環(huán)境等因素的影響和制約。良好情緒的保持和鞏固，需要客觀刺激不斷地去強(qiáng)化它，如社會(huì)環(huán)境、輿論、評(píng)論、社會(huì)公認(rèn)的標(biāo)準(zhǔn)等；同時(shí)也要求秘書(shū)本身盡可能冷靜地對(duì)待社會(huì)環(huán)境、輿論評(píng)價(jià)的影響，建立積極良好的心態(tài)，駕馭和控制自己的情緒，經(jīng)常保持積極、樂(lè)觀、平靜的情緒，防止并善于克服消極、悲觀、煩躁的心情。,第三節(jié) 秘書(shū)的心理素養(yǎng),(2)磨礪堅(jiān)韌果斷的意志 秘書(shū)工作的特殊性決定了秘書(shū)在很多場(chǎng)合要受委屈、苦楚和不被人理解，而且表面上又必須隱忍，做出若無(wú)其事的樣子。還有日復(fù)一日處理瑣碎繁雜的各項(xiàng)事務(wù)、突發(fā)事件帶來(lái)的心理壓力等，都是對(duì)秘書(shū)意志的考驗(yàn)。因此秘書(shū)在意志品質(zhì)上一定要增強(qiáng)對(duì)工作高質(zhì)量完成的自覺(jué)性，克服盲目性；增強(qiáng)處理問(wèn)題的果斷性，克服固執(zhí)己見(jiàn)的頑固性；增強(qiáng)面對(duì)不利環(huán)境的自制性，克服情感的沖動(dòng)性；增強(qiáng)遇到挫折、困難時(shí)的堅(jiān)持性，克服心理上的脆弱性。 (3)培養(yǎng)自信豁達(dá)的性格 現(xiàn)代秘書(shū)工作的性質(zhì)，要求秘書(shū)兼具外向型和內(nèi)向型性格之長(zhǎng)而棄其之短，既要敏捷，又要沉著，既要活潑，又要嚴(yán)肅，既要善交際，又要保守機(jī)密，努力養(yǎng)成開(kāi)朗、自信、灑脫的個(gè)性。,第三節(jié) 秘書(shū)的心理素養(yǎng),(4)調(diào)適適合工作環(huán)境的氣質(zhì) 心理學(xué)上把氣質(zhì)解釋成人的心理活動(dòng)的強(qiáng)度、速度、靈敏度等典型、穩(wěn)定的心理特征，分為多血質(zhì)、膽汁質(zhì)、黏液質(zhì)、抑郁質(zhì)四種類型。 3.秘書(shū)心理品質(zhì)的優(yōu)化之路 (1)意志的調(diào)節(jié)和控制 堅(jiān)毅 秘書(shū)人員要錘煉和培養(yǎng)自己堅(jiān)強(qiáng)的意志和毅力，在人生路上，必須注意樹(shù)立堅(jiān)定的信念，科學(xué)規(guī)劃自己的職業(yè)生涯，一步一個(gè)腳印，踏踏實(shí)實(shí)地朝著設(shè)計(jì)的目標(biāo)而努力。在工作中，必須確立明晰的服務(wù)意識(shí)，自覺(jué)設(shè)定具體的短期、中期、長(zhǎng)期的工作目標(biāo)，克服外來(lái)干擾，堅(jiān)持不懈地逐個(gè)實(shí)施。,第三節(jié) 秘書(shū)的心理素養(yǎng),3.秘書(shū)心理品質(zhì)的優(yōu)化之路 (1)意志的調(diào)節(jié)和控制 堅(jiān)毅 秘書(shū)人員要錘煉和培養(yǎng)自己堅(jiān)強(qiáng)的意志和毅力，在人生路上，必須注意樹(shù)立堅(jiān)定的信念，科學(xué)規(guī)劃自己的職業(yè)生涯，一步一個(gè)腳印，踏踏實(shí)實(shí)地朝著設(shè)計(jì)的目標(biāo)而努力。在工作中，必須確立明晰的服務(wù)意識(shí)，自覺(jué)設(shè)定具體的短期、中期、長(zhǎng)期的工作目標(biāo)，克服外來(lái)干擾，堅(jiān)持不懈地逐個(gè)實(shí)施。,第三節(jié) 秘書(shū)的心理素養(yǎng),(2)性格的調(diào)節(jié)和控制 隨和 秘書(shū)人員，作為“內(nèi)管家”，要處處關(guān)心工作、集體和群眾，對(duì)集體事業(yè)不能漠不關(guān)心，對(duì)待群眾不能態(tài)度冷漠。性格剛強(qiáng)、急躁的秘書(shū)人員，遇事要冷靜，周密思考；性格孤僻的秘書(shū)人員，要調(diào)動(dòng)自己性格中的積極因素，主動(dòng)熱情地對(duì)待工作、聯(lián)系群眾，要盡力合群，融洽相處，不要孤獨(dú)怪僻、脫離群眾；性格懦弱的秘書(shū)人員，要多看到工作中的有利條件，自強(qiáng)、自信、自愛(ài)