電子郵件禮儀與Outlook使用技巧.ppt

電子郵件禮儀與Outlook使用技巧,一、電子郵件 電子郵件溝通的簡單禮儀與規(guī)范 回復電子郵件的禮儀與規(guī)范 二、Outlook使用技巧 善用簽名文件 回條 回收e-mail 聯(lián)絡人群組 規(guī)則管理功能使用 三、作業(yè),課 程 大 綱,一、電子郵件 1 .電子郵件溝通的簡單禮儀與規(guī)范,(二)注意撰寫信件內(nèi)容 切記收信對象是一個人，而不是一臺機器 因為電子訊息的互動是透過計算機網(wǎng)絡產(chǎn)生的，用戶經(jīng)常會不自覺地忘記與自己真正互動的是遠程的人。許多情緒激動的字眼也因此不經(jīng)意地隨手送出，而傷到對方甚至引起沖突。記住寫電子郵件，實際上和你寫一封信是完全一樣的，只是差別在傳遞的方式不同罷了。 2.電子信件標題要明確且具描述性 電子郵件一定要注明標題(Subject)，因為有許多網(wǎng)絡用戶是以標題來決定是否繼續(xù)詳讀信件的內(nèi)容。此外，郵件標題應盡量寫得具描述性，或是與內(nèi)容相關(guān)的主旨大意，讓人一望即知，以便對方快速了解與記憶。 3.信件內(nèi)容應簡明扼要 在線溝通講求時效，經(jīng)常上網(wǎng)的人多具有不耐等候的特性，所以電子郵件的內(nèi)容應力求簡明扼要，并求溝通效益。一般信件所用的起頭語、客套語、祝賀詞等，在在線溝通時都可以省略。盡量掌握一個訊息、一個主題的原則。,4.考慮他人計算機的容量 上線溝通的網(wǎng)友所擁有的系統(tǒng)與硬件不盡相同，這其中還有人仍在使用傳統(tǒng)的終端機和陳舊的電子郵件系統(tǒng)(如系統(tǒng)無法自動斷行)。為確保對方能讀到自己發(fā)出的訊息，撰寫郵件時應特別注意傳送對象，考慮其是否有系統(tǒng)的限制。 5.了解傳送出去的訊息將潛在會永久留存 盡管信件有一定的郵寄對象，但經(jīng)過無法預計的網(wǎng)絡，也許郵寄出去的信件將會永久被存于某處私人檔案或轉(zhuǎn)印成文件到處流通。因此，在送出電子郵件時應謹慎地評閱所撰寫的字句，以免他日落人笑柄。 6.理清建議或意見 若要表達對某一事情的看法，可先簡要地描述事情緣起，再陳述自己的意見；若是想引發(fā)行動，則應針對事情可能的發(fā)展提出看法與建議。有時因訊息太過簡短或標明不夠清楚，收信對象可能會不清楚發(fā)信者陳述的到底是建議或是意見，因而造成不必要的誤解或行動。 7.避免使用太多的標點符號 我們經(jīng)常會看到一些電子信件中夾雜了許多的標點符號，特別是驚嘆號的使用!若真要強調(diào)事情，應該在用詞遣字上特別強調(diào)，而不應使用太多不必要的標點符號。,8.小心幽默的使用 在缺乏聲調(diào)的抑揚頓挫、臉部表情與肢體語言的電子郵件中，應特別注意幽默的被誤解與扭曲。若想展現(xiàn)幽默或特定情緒，發(fā)信者必須寫明或使用“情緒符號”(smilies，如：)代表笑臉、高興)。無論所開的玩笑是多么明顯，最好加注以提醒收信者真正的意思。 9.切勿講一些不會在公眾場所對他人講的話 在發(fā)信之前問問自己，你會在公眾場所中公開面對面地對他人講這些話嗎?如果答案是否定的，請再重讀重寫，或重新思考到底要不要發(fā)出這么一份訊息。千萬不可以因為沒看到對方的臉，就毫不客氣講一些沒有經(jīng)大腦思考的話語。切勿在不給予響應或申辯機會的情況下批評或污蔑他人。 10.勿于學術(shù)網(wǎng)絡上從事商業(yè)行為 一般學術(shù)網(wǎng)絡是禁止商業(yè)行為的，請不要任意違反此一共識。當然，張貼營利廣告也是不受歡迎的，而這些附有營利性質(zhì)廣告包括：產(chǎn)品促銷、自我業(yè)務推廣、在特定群體中散播營利消息，及提供迅速致富的方法等等都一樣。,(三)養(yǎng)成良好傳送習慣 注明送信者及其身分 除非是熟識的人，否則收信人一般無法從賬號解讀出發(fā)信人到底是誰，因此標明發(fā)信人的身分是電子郵件溝通的基本禮節(jié)。有許多人將自己的身分設(shè)計成一個附著檔案，每當發(fā)信出去時，此一檔案也將自動地貼附該訊息后面。我們希望針對“身分設(shè)計”強調(diào)兩點注意事項： (1)：“身分設(shè)計”應充分代表發(fā)信者自己，無論是引用文學名作詞句或以圖繪表示，都必須真實且充分地反映自己。有些人的身分設(shè)計為：&%$&()C.YLiang，讀來不免讓人感覺他或許是一個“精神錯亂”的人； (2)：切勿過度裝飾自己的“身分設(shè)計”，例如引用名作太多或圖繪太華麗等等均會妨礙電子郵件的正常溝通效益。 2. 遵守一般法律規(guī)定 進行網(wǎng)際溝通時，一般日常生活中的行為準則亦須遵守。因透過計算機系統(tǒng)，要擷取、復制或篡改他人作品是相當容易的，因此在數(shù)字空間中對于知識產(chǎn)權(quán)的尊重是非常重要的。凡是引用或改編他人文字或圖繪作品時，須要對原作者與原作品的出處詳加注明，以示尊重。,3.勿任意或無心地浪費帶寬 傳送冗長文字與大型圖繪均會占用大量的帶寬，造成網(wǎng)絡塞車。為避免浪費數(shù)字空間使用者的寶貴時間，應謹慎考慮傳送訊息容量的大小。 4.小心附件功能的使用 在若干電子郵件系統(tǒng)中，由于附件功能的缺乏或不成熟，會造成使用者無法順利閱讀文件。使用者經(jīng)常會因不便而直接去除來函，以致喪失溝通功能。如果附件內(nèi)容不長時，請直接撰寫于信件中。 5.勿重復傳送同一訊息 勿一再傳送相同的訊息給相同的對象，這不僅會使網(wǎng)絡超載而降低傳輸速率，同時占用他人的信箱容積。此外，傳送電子信件時也須注意，不要分別發(fā)送相同的訊息給多個組群(group)，因為有不少網(wǎng)絡用戶同時隸屬于幾個不同的電子郵件組群，如此一傳送，這些使用者勢必會重復收到相同的訊息。若要傳送郵件給多個組群，請一次傳送完畢。 6.定期檢查計算機系統(tǒng)的時間與日期之自動標示 電子郵件傳送時會以所用計算機的設(shè)定日期與時刻來標示信發(fā)送的時間，為避免不必要的誤會或窘態(tài)發(fā)生，用戶須定期檢查計算機系統(tǒng)時間與日期之設(shè)定是否正確。,(一)三思回復內(nèi)容 勿期盼他人會立即回復你的信件 發(fā)信者通常會期盼所傳送出去的郵件，能夠讓對方趕快閱讀、處理，以及回復。我們不要對他人回復信件的時效性做過分期許。 2.當他人誤送郵件給你時，盡可能代為傳遞或通知原寄送人 忽視或去除他人給自己的電子郵件而不回復者，都是不好的網(wǎng)際行為，因為發(fā)信人通常會焦慮地等待回信，甚或懷疑信件是否到達了該去的地方?如果收信者能從信件內(nèi)容看出正確的收信者，應迅速轉(zhuǎn)送出去。若無法辨認，也應即刻回復發(fā)信人并簡單解釋傳送的錯誤。在數(shù)字空間中，要有寬容互助的心胸，原諒別人無心的錯誤并熱心協(xié)助。 3.情緒高漲時避免立即回復訊息 人們習慣于面對面的口語傳播，臉部表情與身體語言都會輔助溝通的效益。然而，使用電子郵件溝通卻缺乏這些看得到或聽得到的輔助，極易造成誤解。有很多的字句在日?？谡Z溝通時并不會冒犯他人，例如有人以三字經(jīng)作為見面時打招呼的口頭禪，但若將其寫入郵件傳送給不明究理的人，恐怕將引起不可預期的紛爭。當來信引發(fā)個人情緒高漲時，此時應等心情平靜后再看一遍，恢復正常理智時，解讀信件內(nèi)容的方式或許全然不同。,一、電子郵件 2 .回復電子郵件的禮儀與規(guī)范,4.謹慎處理惡意中傷的郵件 在數(shù)字空間中，惡意中傷或會引起爭端的郵件通常被稱之為“Flames”。對于Flames的處理要非常謹慎，以避免中計而造成連鎖反應的污蔑行為。應付Flames最好的方法為：忽視它！離開屏幕繼續(xù)過著自己正常而理性的生活。 5.閱讀信件時應設(shè)法理清建議與意見 如同撰寫傳送郵件時須注意理清建議與意見一般，閱讀他人郵寄來的信件也須注意這項原則。詳細辨明來信到底只是表達看法、反應需求還是提出方案、鼓吹行動?如此，才能適當?shù)鼗貜蛠硇拧?6.避免非相關(guān)主題性的言語 數(shù)字空間具有八卦傳播與間聊的特性，切勿讓自己無心的言論變成他人嘲弄或攻擊的話題。因此，回復他人建議與意見時，必須扣緊主題，并提出相關(guān)的實證予以說明，盡量避免非相關(guān)主題的言論涉入回復信函的內(nèi)容中。此外，要回復他人信件時，請使用“Reply”的功能，不要另起一標題而造成對方的混淆。,7.將同一主題的所有后續(xù)意見閱讀完畢，再回復自己的意見 在回復某一特定信函之前，請先閱讀所有已回復該信的內(nèi)容，也許你原定的回復內(nèi)容已有十個人講過相同的意見。若真如此，只須輕描淡寫地表達即可，無須重復大家已覺厭煩的意見。在數(shù)字空間中，長篇大論往往不會引發(fā)他人閱讀的興趣，反而是那些精簡有力的言論會吸引群眾。 8.切勿在未經(jīng)同意前，將他人信函轉(zhuǎn)送給第三者 若要把他人的來函轉(zhuǎn)送給第三者之前，要先征詢來信者的同意，否則犯了網(wǎng)絡規(guī)矩的大忌！對來信者而言，郵件內(nèi)容是針對收信者所撰寫的私人信函，不見得適合他人閱讀。 9.考慮替代性的溝通管道 回復電子信件前，再思考一下：為何不拿起電話與對方聊聊或約個時間當面簽覆?別忘了，電子郵件的溝通缺乏太多人類熟悉的溝通輔助(如表情、肢體語言等)。見面三分情，即使是使用電話，狀況也會完全不一樣的，更何況目前太多的人都是以非自己母語的英文進行電子郵件溝通，誤解與糾紛自然在所難免。最后，要提醒所有新新的計算機族群們，當你們成為優(yōu)秀的好國民時，千萬要遵守因特網(wǎng)的禮儀，不要認為在計算機的世界里，沒有人可以看見你，就可以為所欲為哦！,1 .善用簽名 簽名的意義，就像一般信箋的信頭一樣，可以明確發(fā)信人的身份、聯(lián)系辦法。在信息社會里， 它也是一種重要的品牌營銷資源，設(shè)計精巧的簽名文件，會給收函人留下良好的印像。 執(zhí)行步驟：,1、選項,2、郵件格式簽名,簽名設(shè)計：,2008年格集字10號文件 組織行為規(guī)范,格式如下:,Name/English Name（姓名/英文名） Name Spelling（中文姓名拼音） Position （職位英文） Department（部門） ADD（公司地址）: TEL(辦公室電話)： FAX(傳真): Mobile(手機）: Post Code:（郵編）: http： Email：,2 .回條 如果我寄出了封開會通知的郵件，對方到底有沒有收到？ 我想這應該都是大家關(guān)心的事，有時候重要的email，例如像是開會通知等等， 我們都會想要知道對方是否有收到信，這時Outlook的回條功能，就派上用場啰！ 執(zhí)行步驟：,1、在郵件中 點選工具選項,2、電子郵件選項,3、索取回復,使用回收的功能，是為了補救錯誤的郵件內(nèi)容，不應該濫用才是,4、選擇回收時的方式以及是否收取回收是否成功的回條,只能回收未讀郵件！,4、創(chuàng)建通訊組列表,1、在“文件”菜單上，指向“新建”，然后單擊“通訊組列表”。,2、在“名稱”框中，鍵入一個名稱。,5、使用規(guī)則管理郵件,所謂規(guī)則，就是 Microsoft Office Outlook 對滿足規(guī)則中指定的條件的正在接收或已發(fā)送的郵件自動執(zhí)行的操作。您可以通過使用“規(guī)則和通知向?qū)А边x擇多個條件和操作。規(guī)則僅對未讀郵件起作用，對已讀郵件就會失效。,案例：把有關(guān)生產(chǎn)計劃報表郵件放置在一個郵箱當中,1、選擇個人文件夾或收件箱，單擊右鍵，選擇“新建文件夾”，并以“生產(chǎn)計劃報表”命名。,2、選擇生產(chǎn)計劃報表文件夾，在工具欄中選擇 工具規(guī)則和通知。,2、單擊新建規(guī)則，選擇步驟1中的第二項，再選擇步驟2中的特定短語，在彈出的對話框中寫入關(guān)鍵詞，如：生產(chǎn)計劃報表，再點擊添加和確定。,3、在選擇步驟2中的指定，在彈