應付款管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理.ppt

應付款管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理,7.4,日常處理是應付款管理系統(tǒng)的重要組成部分，是經(jīng)常性的應付業(yè)務處理工作。 日常業(yè)務主要完成企業(yè)日常的應付及付款業(yè)務錄入、付款業(yè)務核銷、應付并賬、匯兌損益等的處理，及時記錄應付、付款業(yè)務的發(fā)生，為查詢和分析往來業(yè)務提供完整、正確的資料，加強對往來款項的監(jiān)督管理，提高工作效率。,一、應付單據(jù)處理,應付單據(jù)處理主要包括應付單據(jù)的錄入、審核。 如果應付款管理系統(tǒng)和采購管理系統(tǒng)集成使用，則發(fā)票由采購管理系統(tǒng)錄入，在應付款管理系統(tǒng)可以對這些單據(jù)進行審核、棄審、查詢、核銷、制單等操作。此時應付系統(tǒng)需要錄入的單據(jù)僅限于應付單。如果沒有使用采購管理系統(tǒng)，則各類發(fā)票和應付單均應在應付款管理系統(tǒng)錄入。這里僅介紹應付單的錄入與審核。,應付單用于記錄采購業(yè)務之外所發(fā)生的各種其他應付業(yè)務，例如核算所欠供應商的購入固定資產(chǎn)款項、供應商為企業(yè)代墊的費用。應付單表頭中的信息相當于憑證中的一條分錄的信息，表頭科目應該為核算所欠該供應商款項的一個科目。表體中的一條記錄也相當于憑證中的一條分錄。當輸入了表體內(nèi)容后，表頭、表體中的金額合計應借、貸方相等。,示例73：,2005年12月1日，供應商百樂包裝為材料采購三部楊明亮代墊材料采購費用2500元。由操作員李明錄入應付單并審核。,操作步驟：,1. 在目錄區(qū)樹型列表中選擇“日常處理/應付單據(jù)處理/應付單據(jù)錄入”，系統(tǒng)彈出“單據(jù)類別”對話框。選擇單據(jù)名稱“應付單”；單據(jù)類型“其他應付單”；單據(jù)方向“正向”；單擊確認按鈕，進入應付單錄入界面，如圖7-19所示。,2按示例要求錄入應付單中有關欄目，點擊保存按鈕將其保存。應付單保存后，工具欄出現(xiàn)審核、修改等按鈕。 3.確認正確后，點擊審核按鈕對應付單進行審核，也可在“應付單據(jù)審核”處進行批審核。 4.審核完成后，系統(tǒng)會詢問是否要立即制單。若選擇是，則立即顯示當前單據(jù)的憑證界面；如果不想立即制單，則可以在制單處理功能中集中處理，則選擇否，回到當前單據(jù)卡片界面。,二、付款單據(jù)處理,付款單據(jù)處理主要是對結算單據(jù)進行管理，包括付款單、收款單的錄入、審核。應付款管理系統(tǒng)的付款單用來記錄企業(yè)所支付的款項，收款單用來記錄發(fā)生采購退貨時，企業(yè)所收到的供應商退款。,付款單表頭欄目中，單據(jù)編碼、供應商名稱、日期、結算方式、金額、幣種等欄目不能為空。表體欄目中的“款項類型”欄可根據(jù)業(yè)務情況通過下拉菜單選擇“應付款”、“預付款”、“其他費用”；“供應商名稱”欄系統(tǒng)自動帶入表頭供應商，供應商若與表頭不一致，可手工修改，系統(tǒng)默認為代付款。,款項類型為應付款、預付時，表體中對應輸入的沖銷科目必須是應付系統(tǒng)的受控科目；款項類型為其他費用時，表體中對應輸入的沖銷科目不能是應付款系統(tǒng)的受控科目。,示例7-4：,2005年1月15日，向供應商重慶化工支付前欠材料款63000元，該采購業(yè)務西南辦事處業(yè)務員何亮辦理。,操作步驟：,1. 在目錄區(qū)樹型列表中選擇“日常處理/付款單據(jù)處理/付款單據(jù)錄入”，進入收付款單錄入界面，如圖7-20所示。,2按示例要求錄入付款單中有關欄目，點擊保存按鈕將其保存。付款單保存后，工具欄出現(xiàn)復制、修改、刪除、審核、棄審、查審、核銷、登記等按鈕。 3.點擊審核按鈕對付款單進行審核，審核后系統(tǒng)會詢問是否要立即制單。若選擇是，則立即顯示當前結算單的憑證界面；如果不想立即制單，則可以在“制單處理”功能中集中處理。,友情提示：,1.若需新增收款單，用鼠標點擊切換按鈕，可使當前的付款單的界面切換為收款單的界面。 2.若支付的款項中既有支付供應商的貨款，又有提前支付的預付款，則在付款單表體記錄中，應將兩筆款項分開記錄。,3.付款單錄入時，表體內(nèi)容可以不輸入，系統(tǒng)會自動將表頭內(nèi)容帶入表體項目中。 4.付款單保存后，若其結算方式有票據(jù)管理標識，且在選項中選擇登記支票簿，則票據(jù)號自動登記支票簿，若選擇中沒有選擇登記支票簿，則可點擊登記按鈕，進行登記支票登記簿功能。,三、核銷處理,核銷就是指確定收付款單與原始的發(fā)票、應付單之間的對應關系的操作。核銷處理指日常進行的付款核銷應付款的工作。通過建立付款與應付款的核銷記錄，加強往來款項的管理。系統(tǒng)提供兩種批量核銷方式：手工核銷、自動核銷。,手工核銷是由操作員手工確定系統(tǒng)內(nèi)付款與應付款的對應關系，選擇進行核銷。手工核銷時一次只能顯示一個供應商的單據(jù)記錄，一次只能對一種收付款單類型進行核銷。當收付款單有代付處理時，只顯示當前所選供應商的記錄。若需要對代付款進行處理，則需要在過濾條件中輸入該代付單位，進行核銷。,自動核銷是由系統(tǒng)自動確定系統(tǒng)內(nèi)付款與應付款的對應關系，選擇進行核銷。自動核銷可對多個供應商進行核銷處理，自動核銷允許在取消操作中可以按供應商進行分別取消核銷處理。 核銷時，付款單與藍字采購發(fā)票、藍字應付單、收款單核銷；收款單與紅字采購發(fā)票、紅字應付單，付款單核銷。若發(fā)票中同時存在紅藍記錄，則核銷時先進行單據(jù)的內(nèi)部對沖。,示例7-5：,手工核銷供應商“003 河北第三制藥”貨款3600元，2003年10月25日購貨入賬，2003年11月2日付款。,操作步驟：,1. 在目錄區(qū)樹型列表中選擇“日常處理/核銷處理/手工核銷”，進入核銷過濾條件界面,如圖7-21所示。選擇供應商“003 河北第三制藥”，點擊確認按鈕，進入單據(jù)核銷界面。,2點擊過濾按鈕，核銷界面上邊列表顯示河北第三制藥可以核銷的付款單記錄，下邊列表顯示河北第三制藥符合核銷條件的對應單據(jù)，如圖7-22所示。,3. 在下邊列表的“本次結算”欄輸入本次結算金額3600元，或者點擊全選按鈕，由系統(tǒng)自動填入結算金額。點擊保存按鈕，完成本次核銷操作。,示例7-6：,自動核銷本月收付款單據(jù)。,操作過程：,在目錄區(qū)樹型列表中選擇“日常處理/核銷處理/自動核銷”，進入核銷過濾條件界面； 輸入過濾條件(可以不輸入)，點擊確認按鈕，系統(tǒng)進行自動核銷并顯示進度條；核銷完畢，系統(tǒng)提供“自動核銷報告”，如圖7-23所示。,友情提示：,1.單據(jù)批量核銷中不支持異幣種核銷處理，需要異幣種核銷的，必須到單據(jù)錄入中進行單張單據(jù)核銷處理。 2.手工核銷保存時，若收付款單列表的本次結算金額合計不等于被核銷單據(jù)列表的本次結算金額合計，系統(tǒng)將提示用戶：結算金額不相等，不能保存。,四、轉賬處理,應付款管理系統(tǒng)提供了四種并賬、轉賬方法：,1.應付沖應付,應付沖應付是指將某一供應商的應付賬款轉入另一供應商賬中，以解決應付款業(yè)務在不同供應商間入錯戶或合并戶問題。,在目錄區(qū)樹型列表中選擇“日常處理/轉賬/應付沖應付”，進入應付沖應付界面,如圖7-24所示；在貨款、其他預付款、預付款和合同結算單復選框中選擇需要處理的單據(jù)；輸入轉出戶、轉入戶、幣種等過濾條件，輸入完成后，單擊過濾按鈕，系統(tǒng)會將該轉出戶所有滿足條件的單據(jù)全部列出?？墒止ぽ斎牖螂p擊選擇“并賬金額”。輸入完有關信息后，按確認按鈕，系統(tǒng)會自動地進行轉出、轉入處理。,2.預付沖應付,預付沖應付可將預付供應商款項和所欠供應商的貨款進行轉賬核銷處理。,操作要點:,在目錄區(qū)樹型列表中選擇“日常處理/轉賬/預付沖應付”，進入預付沖應付界面,如圖7-25所示；,可以直接點擊自動轉賬按鈕，由系統(tǒng)自動進行成批的預付沖應付款工作，也可以進行單個客戶的預收沖抵應收款工作。系統(tǒng)自動對沖的原則是對有預付款和應付款的供應商進行挨個對沖，藍字預付款沖銷藍字應付款，紅字預付款沖銷紅字應付款，兩者只能分開處理，不能同時進行，要想進行紅字預付款沖銷紅字應付款時，應選擇類型為收款單。當該供應商的預付款大于等于應付款時，則該供應商最終自動沖銷的金額以應付款總額為準。當該的預付款小于應付款時，則該供應商最終自動沖銷的金額以預付款總額為準。,3.應付沖應收,應付沖應收是用對某供應商的應付賬款，沖抵對某客戶的應收賬款，以解決應收債權與應付債務的沖抵。本功能中還可選擇“預付沖預收”，用預付供應商的貨款沖抵預收客戶的貨款。,操作要點:,在目錄區(qū)樹型列表中選擇“日常處理/轉賬/應付沖應收”，進入應付沖應收界面,如圖7-26所示；如果需要用預付款沖抵預收款，可在界面下方選擇“預付沖預收”項。如果需要紅字應付單沖銷紅字應收單，則可以將“負單據(jù)”復選框選中。點擊“應付款”頁簽，點擊過濾按鈕，系統(tǒng)會將該客戶所有滿足條件的應付款的單據(jù)類型、單據(jù)編號、日期、金額等項目全部列出，在轉賬金額一欄里輸入每一筆應付款的轉賬金額；,點擊“應收款”頁簽，點擊過濾按鈕，系統(tǒng)會將該客戶所有滿足條件的應收款的單據(jù)類型、單據(jù)編號、日期、金額等項目全部列出，在轉賬金額一欄里輸入每一筆應收款的轉賬金額。輸入完有關應付款和應收款的信息后，按確認按鈕，系統(tǒng)會自動地將兩者對沖。,4.紅票對沖,紅票對沖是指將同一供應商的紅票和其藍字發(fā)票進行沖銷。系統(tǒng)提供了自動沖銷和手工沖銷兩種處理方式。自動對沖可同時對多個供應商依據(jù)紅沖規(guī)則進行紅票對沖，提高紅票對沖的效率。手工對沖一次可對一個供應商進行紅票對沖，可自行選擇紅票對沖的單據(jù)，提高紅票對沖的靈活性。,五、制單處理,制單即生成憑證，并將憑證傳遞至總賬記賬。系統(tǒng)對不同的單據(jù)類型或不同的業(yè)務處理提供實時制單的功能，此外，系統(tǒng)提供了一個統(tǒng)一制單的平臺，可以快速、成批生成憑證，并可依據(jù)規(guī)則進行合并制單等處理。 制單類型包括發(fā)票制單和應付單制單、合同結算單制單、收付款單制單、核銷制單、票據(jù)處理制單、并賬制單、現(xiàn)結制單、壞賬處理制單、轉賬制單、匯兌損益制單。,示例7-7：,2005年11月3日，操作員李明將2005年11月2日發(fā)生的收付款單據(jù)進行制單。,操作步驟：,1.在目錄區(qū)樹型列表中選擇“日常處理/制單處理”，系統(tǒng)彈出“制單查詢”對話框，在左邊制單類型中選中“收付款單制單”，記賬日期欄輸入“2005-11-03”，如圖7-27所示。,2.輸入完查詢條件，單擊確認按鈕，系統(tǒng)會將日期小于等于當前業(yè)務日期的所有未制單已經(jīng)記賬的單據(jù)全部列出。輸入制單日期“2005-11-03”，在“憑證類別”欄目處用下拉框設置“銀行付款憑證”為默認的憑證類別，如圖7-28所示。,3.選擇要進行制單的單據(jù)，在“選擇標志”一欄雙擊，系統(tǒng)會在雙擊的欄目給出一個序號，表明要將該單據(jù)制單?？梢孕薷南到y(tǒng)所給出的序號。例如，系統(tǒng)給出的序號為1，可以改為2。相同序號的記錄會制成一張憑證。也可點擊合并按鈕，將所選單據(jù)合并生成一張憑證。這里可以點擊全選按鈕，選中所有收付款單。 4.選擇完所有的條件后，點擊制單按鈕，進入填制憑證界面，如圖7-29所示。修改摘要內(nèi)容，金額由系統(tǒng)自動生成，用鼠標單擊保存按鈕，系統(tǒng)保存憑證后在憑證左上角顯示“已生成”字樣，并將當前憑證傳遞到總賬系統(tǒng)。,友情提示：,1.應付款管理系統(tǒng)的控制科目在除存貨核算系統(tǒng)外的其他系統(tǒng)制單會造成應付款管理系統(tǒng)與總賬系統(tǒng)對賬不平。 2.在應付款管理系統(tǒng)制單時，若要使用存貨核算系統(tǒng)的控制科目，則需要在總賬系統(tǒng)選項中選擇可以使用存貨核算系統(tǒng)控制科目選項。 3.制單日期系統(tǒng)默認為當前業(yè)務日期。制單日期應大于等于所選的單據(jù)的最大日期，但小于當前業(yè)務日期，且輸入的制單日期應該滿足總賬制單日期要求：即大于同月同憑證類別的日期。,六、取消操作,在應付款管理的各個業(yè)務環(huán)節(jié)，都可能由于各種各樣的原因造成操作失誤，系統(tǒng)提供了取消操作功能，使