會計電算化的組織實施.ppt

會計電算化的組織實施,1.4,一、開展會計電算化的基本步驟,實施會計信息系統(tǒng)是一項系統(tǒng)工程，涉及單位內(nèi)部的各個方面，需要較多的人力、物力和財務，必須由單位領導或總會計師親自作為決策者和領導者，并負責和指揮會計信息系統(tǒng)實施工作。單位的財務會計部門承擔會計信息系統(tǒng)的具體組織和實施工作。,1.制定會計信息系統(tǒng)實施計劃,在會計信息系統(tǒng)具體實施過程中，必須制定一個詳細的實施計劃，對在一定時期內(nèi)要完成的工作有一個具體安排。這樣才能使整個工作有計劃、按步驟地進行，有利于合理安排人力、財務和物力，有利于會計電算化工作的實施與檢查。,2.配備計算機硬件和軟件,(1)硬件工作方式的選擇 會計信息系統(tǒng)應用初期或核算間接的小型企業(yè)單位可選用單機結(jié)構；會計業(yè)務量大、地理分布集中的在中型企事業(yè)單位可選用多用戶結(jié)構；中小型企事業(yè)單位，等會計信息系統(tǒng)應用工作深入后，可沒用文件服務器(FS)網(wǎng)絡結(jié)構；大型企事業(yè)單位可逐步建立客戶機/服務器(C/S)網(wǎng)絡結(jié)構直到瀏覽器/Web服務器(B/S)網(wǎng)絡體系。高檔客戶機/服務器網(wǎng)絡結(jié)構和瀏覽器/Web服務器網(wǎng)絡體系是會計信息系統(tǒng)比較理想的硬件結(jié)構。,(2)硬件性能指標要求,應根據(jù)實際情況和財務狀況，選擇與本單位會計電算化工作規(guī)劃相適應的計算機機種、機型和有關配套設備，對于實行垂直領導的行業(yè)、大型企業(yè)集團，應盡量做到統(tǒng)一，為以后實現(xiàn)網(wǎng)絡化在軟件、硬件技術支持方面打好基礎。,(3)操作系統(tǒng)的配置,對于采用單機結(jié)構的，目前主要采用Windows 9x/NT/XP操作系統(tǒng)。 對于采用多用戶結(jié)構的，可采用UNIX或XNIX操作系統(tǒng)。 對于采用客戶機/服務器網(wǎng)絡結(jié)構或瀏覽器/服務器網(wǎng)絡結(jié)構的，可采用Windows NT/2000/XP等操作系統(tǒng)，使用Internet Explorer 5.0以上版本瀏覽器。,3配置財務管理軟件,財務軟件的來源主要有通用商品化財務軟件、專門開發(fā)財務軟件、通用與專門開發(fā)相結(jié)合等三種渠道。 商品化財務軟件是指經(jīng)過評審通過的，用于在市場銷售的通用財務軟件。商品化財務軟件一般具有通用性好、合法性和安全性高的特點。選擇商品化財務軟件是企業(yè)實現(xiàn)會計電算化的一條捷徑，是采用最多的一種方式。 專門開發(fā)財務軟件是指為適合本單位的財務管理要求而專門為本單位開發(fā)的專用財務軟件，適用范圍一般僅限于本企業(yè)，通用性較差。其優(yōu)點在于能根據(jù)比較符合企業(yè)自身財務管理的需要。 通用與專門開發(fā)財務軟件是指對于通用性較好的部分模塊，如財務和報表模塊，一般使用商品化財務軟件，而對于本單位特殊要求的核算和管理功能，在商品化財務軟件不能滿足的情況下自行開發(fā)，然后利用商品化財務軟件提供的接口，將它們連接起來。 財務軟件取得方式的選擇一般遵循如下的原則： （1）在開展會計電算化初期應盡量選擇商品化通用財務軟件，會計業(yè)務比較簡單的企業(yè)單位（小型企業(yè)和行政事業(yè)單位）應以選擇通用財務軟件為主。 （2）大中型企事業(yè)單位會計業(yè)務一般都有其特殊要求，在取得一定會計電算化工作經(jīng)驗以后，也可根據(jù)實際工作需要，選擇定點開發(fā)方式，以滿足本單位的特殊要求。 （3）一般大中型企事業(yè)單位待會計電算化工作深入后，通用財務軟件不能完全滿足其各種特殊的核算與管理要求時，可根據(jù)實際工作需要，結(jié)合通用財務軟件定點開發(fā)部分配套的模塊，選擇通用財務軟件與定點開發(fā)財務軟件相結(jié)合的方式。,4.商品化財務軟件的選擇,采用商品化財務軟件的做點是見效快，成本低，安全可靠，維護有保障。其缺點是：一是不能全部東路使用單位的各種核算與管理要求；二是對會計人員要求較高，如要求用戶定義各種轉(zhuǎn)賬公式、數(shù)據(jù)來源公式、費用分配公式等，會計人員會感到使用不便。,在選購商品化財務軟件時，主要注意以下幾個問題： (1)系統(tǒng)環(huán)境。每一種財務軟件都有相適應的軟件運行環(huán)境的要求，企業(yè)應根據(jù)計算機硬件及系統(tǒng)軟件的配備情況選擇合適的商品化財務軟件。,(2)功能規(guī)范。財務軟件應達到財政部發(fā)布的會計核算軟件基本功能規(guī)范的要求，并已通過財政部門評審。,(3)功能要求。要根據(jù)企業(yè)自身所處的行業(yè)及具體核算與管理的要求進行適當?shù)倪x擇。,(4)技術指標。分析財務軟件的安全可靠性、操作簡便性等技術指標。,(5)售后服務。考查軟件銷售廠商提供售后服務的情況，包括用戶培訓、軟件使用說明、版本升級及相關的費用問題。,(6)軟件價格。主要是指財務軟件的市場銷售價格。,5.培訓會計信息系統(tǒng)應用人員,會計信息系統(tǒng)的實施及會計電算化工作正常的開展，需要的是既懂財務又懂計算機技術的復合型人才。因此在會計信息系統(tǒng)實施過程中，必須要有針對性地對相關人員進行會計信息系統(tǒng)的應用培訓，包括計算機管理技術、財務軟件操作技術等。,6.建立財務管理制度,7.新舊會計信息系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換,會計電算化工作的實施是一個系統(tǒng)化工程，特別是在新舊會計信息系統(tǒng)轉(zhuǎn)換時，大量的復雜的信息需要由舊系統(tǒng)到新系統(tǒng)的統(tǒng)籌安排。新舊會計信息系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換主要是指由手工核算向會計電算化轉(zhuǎn)換時的過渡階段。,過渡階段主要應考慮如下事項： (1)數(shù)據(jù)初始化過程 數(shù)據(jù)初始化是指首次實行會計電算化時將手工會計資料向計算機輸入的過程，這是會計核算持續(xù)經(jīng)營假設的要求。主要包括以下內(nèi)容：,整理手工會計業(yè)務數(shù)據(jù)。重新核對各類憑證和賬簿，做到賬證、賬賬、賬實相符，整理各賬戶余額；清理往來賬戶和銀行賬戶等,建立會計科目體系。會計科目體系是會計核算的基礎，必須按要求建立會計科目體系并進行編碼。,統(tǒng)一證、賬、表的格式。要全面考慮各類會計資料的規(guī)范性格式，分清必須修改與必須保留的內(nèi)容，使重新確認的會計賬、下、表的格式更適于計算機處理。,規(guī)定操作過程和核算方法。會計核算過程自動化程度很高，要求預先確定同一模塊內(nèi)和不同模塊間數(shù)據(jù)傳遞的次序。重新確定各種會計核算方法，充分體現(xiàn)計算機的優(yōu)點。,(2)新舊系統(tǒng)并行 為了保證手工會計向電算化會計的安全平穩(wěn)地過渡， 一般企業(yè)在初次實施會計電算化以后都不立即放棄手工核算，而是在較長的一段時間內(nèi)手工核算和會計電算化同時進行，目的是為了檢驗使用會計電算化進行會計核算初期是否會存在一些問題，并通過這種對比及時對問題進行修正。,8.會計信息系統(tǒng)的實施咨詢,二、會計電算化內(nèi)部管理制度,開展會計電算化的單位應當根據(jù)工作需要，建立健全以下管理制度：,(l)崗位責任制。,會計電算化崗位包括直接管理、操作、維護計算機及會計軟件系統(tǒng)的工作崗位。工作崗位包括電算主管、軟件操作、審核記帳、電算維護、電算審查和數(shù)據(jù)分析等。,(2)操作管理制度。,操作管理制度主要內(nèi)容包括：明確規(guī)定上機操作人員對會計軟件的操作工作內(nèi)容和權限，對操作密碼要嚴格管理，指定專人定期更換密碼，杜絕未經(jīng)授權人員操作會計軟件；預防已輸入計算機的會計憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登記機內(nèi)賬簿；操作人員離開機房前，應執(zhí)行相應命令退出會計軟件；由專人保存必要的上機操作記錄，記錄操作人、操作時間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容。,(3)硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度。,硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度主要內(nèi)容包括：保證機房設備安全和計算機正常運行，對有關設備進行保養(yǎng)，保持機房和設備的整潔，防止意外事故的發(fā)生；確保會計數(shù)據(jù)和會計軟件的安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除；對正使用的會計軟件進行修改、升級等要有審批手續(xù)；健全計算機硬件和軟件出現(xiàn)故障時進行排除的管理措施；健全必要的防治計算機病毒的措施。,(4)電算化會計檔案管理制度。,電算化會計檔案包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)以及其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機