公共事務部組織架構與職位說明書.doc

公共事務部組織架構與職位說明公共事務總監(jiān)公共事務部信息管理部綜合保障部公司事務部政府關系部審計監(jiān)察部董秘處職位系列說明： 公共事務總監(jiān)崗位說明書基本崗位信息崗位名稱公共事務總監(jiān)所屬部門公共事務部直接上級崗位副總裁直接下級崗位各模塊主管晉升崗位副總裁調崗方向其他模塊設置目的確保公司行政后勤工作適應公司的現(xiàn)狀與發(fā)展工作關系公共事務總監(jiān)配合檢查，保持良好關系行政各模塊主管/助理 反饋及溝通協(xié)調及反饋提交需求申請匯報工作進展下達工作指令下達工作指令匯報工作進展公司外部人員其他各部門副總裁工作主要內容1編制公司相關物業(yè)管理制度和辦法2編制公司消防、安全保衛(wèi)、固定資產(chǎn)、通信、低值易耗品等的管理辦法。3對內外界信息進行及時整合通報并進行決策4組織協(xié)調公司與相關政府部門及單位的關系5組織對公司及下屬單位固定資產(chǎn)的審核和清理6組織公司大型活動的后勤服務工作7完成上級交辦的其他工作崗位任職要求教育程度本科及以上學歷工作經(jīng)驗6年以上知識技能要求公共事務管理專業(yè)、管理類專業(yè)其他要求有豐富的公共事務管理經(jīng)驗，擔任過大中型企業(yè)辦公室相關中職以上職業(yè)3年以上工作技能良好的文筆和口頭表達能力良好的組織和協(xié)調能力 綜合保障部主管職位說明書職位名稱：綜合保障部主管上級領導：公共事務總監(jiān)工作概述： 統(tǒng)籌管理公司庫房、事務、安全保衛(wèi)、內務工作與對外聯(lián)絡工作，確保公司能高效、有序、健 康的運行工作職責：1、 庫房管理（考核重點：庫存數(shù)量準確性、制度和流程的執(zhí)行力、工作及時性） （1） 在專業(yè)督導協(xié)助下，負責完成公司各類貨品收、發(fā)和出、入庫的登記和核查工作。 （2） 按照財務管理制度要求做好財產(chǎn)貨品的保管工作，嚴格執(zhí)行財產(chǎn)、貨品出入庫手續(xù)制度，認真把好材料、物資入庫的驗收清點，出庫的領用簽字，防止發(fā)生丟缺損失。（3） 有效使用庫存管理軟件，及時更新出、入庫的明細記錄，保證貨品保管賬的登記及時準確，定期清查盤點庫存數(shù)量，保證賬物相符，發(fā)生數(shù)量短缺及時查找原因，并及時上報。（4） 負責每月滯銷貨品的統(tǒng)計和分析工作，以便銷售部門調整營銷策略。（5） 每月月底協(xié)同財務部、專業(yè)督導對庫存數(shù)量進行盤點核查，及時將有關盤點情況及相關報表匯報至總經(jīng)理。（6） 協(xié)助專業(yè)督導和客服人員做好貨品采購計劃的報送工作，并保證約定的庫存量。（7） 負責對庫房的貨品分類擺放，懸掛標志，做到一目了然，堆放整齊，帳物相符。2、 后勤管理（考核重點：工作計劃的達成率、成本控制能力、員工有效投訴率）（1） 負責公司固定資產(chǎn)和辦公用品的計劃、采購、領用、保管、結算和成本控制管理以及相關辦公設備的維修維護。 (2)負責公司培訓中心的安全保衛(wèi)工作，并定期或不定期檢查安全設備，確保公司正常經(jīng)營秩序。（3)負責建立車輛相關管理制度，上報總經(jīng)理審批。（4）負責公司車輛的調度與管理，協(xié)助各部門的車輛使用情況。（5）組織人員做好車輛的日常保養(yǎng)、車輛維修及車輛年檢等事宜，控制公司的交通費用支出。3、 其他工作（考核重點：領導滿意度，工作的原則性） （1） 嚴格執(zhí)行部門各項費用審批制度，確保每項費用支出控制在預算范圍內。（2）對辦公區(qū)域、培訓中心的衛(wèi)生、清潔及環(huán)境維護工作進行指導、檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。（3）協(xié)助行政人事部不定期組織公司員工開展各種培訓和文娛活動，提高員工工作積極性，增強員工間凝聚力。（4）協(xié)助財務部進行公司固定資產(chǎn)的清理、統(tǒng)計，建立登記卡，定期提示維修保養(yǎng)。（5）配合銷售部完成每月產(chǎn)品銷售分析工作。（6）安排公司外部會議的會務工作及其他活動的后勤保障工作。（7）完成事務總監(jiān)交辦的各項臨時工作任務任職資格：教育水平：大專以上文化程度；行政類或相關專業(yè)； 經(jīng)驗：2年以上相關行業(yè)工作經(jīng)驗； 素質與技能： 1、認同公司的企業(yè)文化，秉承公司服務宗旨。 2、具備基本的電腦知識，及公司所屬行業(yè)的專業(yè)知識和產(chǎn)品知識。 3、具備良好的溝通協(xié)調能力，有一定的服務意識。 4、做人遵紀守法、廉潔敬業(yè)，誠信正直，認真細致責任心強，嚴守商業(yè)機密 事務部主管職位說明書職位名稱：事務部主管上級領導：公共事務總監(jiān)職位概要： 管理公司的后勤服務工作、提供后勤保障工作內容:1. 安排落實上級要求的各項任務提供相關服務和后勤保障；2.參與擬訂和完善公司后勤管理規(guī)范并監(jiān)督執(zhí)行確保行政后勤管理的順利進行；3.負責公司辦公家具、設備、用品的選購與使用管理；4.負責公司各類設備、設施維護水、電、氣、熱等能源后勤保障工作；5.進行宣傳與安全檢查代表公司與物業(yè)部門交涉管理公司用水、用電情況；6.辦理公司購車、車輛年檢的相關手續(xù)安排活動用車并統(tǒng)計人員用車的費用；7.對公司人員申領辦公用品進行記錄、發(fā)放、管理及流程優(yōu)化；8.辦理上級臨時交辦的其他工作任職資格:教育背景: 文秘、財務、后勤管理專業(yè)中專以上學歷培訓經(jīng)歷:受過物料管理、后勤管理、財務知識、會務組織等方面的培訓經(jīng)驗: 1.1年以上物料管理工作經(jīng)驗有水暖、電、車輛、食堂等后勤管理工作經(jīng)驗資產(chǎn)管理經(jīng)驗； 2.大型進出口公司或物流公司工作經(jīng)驗素質與技能: 1能根據(jù)公司不同時期的發(fā)展需要提供相應的物資設備配備方案；能根據(jù)辦公需求、市場行情 制定相應的計劃及書面匯報； 2有一定的英語水平能熟練使用各種辦公自動化設備； 3良好的溝通協(xié)調能力、組織安排能力、具備靈活有序的物料控制能力 4人品端正愛崗敬業(yè)工作態(tài)度細致、踏實能吃苦耐勞 公共關系部主管職位說明書職位名稱：公共關系主管直接上級：公共事務總監(jiān)職位概要： 負責公司與政府部門、行業(yè)協(xié)會、新聞媒體等相關機構建立良好的公共關系，樹立公司的良好形象。工作職責與內容：1 公共關系體系建設 ： 組織制定集團公共關系管理制度和流程，并監(jiān)督集團及下屬公司的執(zhí)行情況。2 部門計劃制定 ： （1）、根據(jù)集團的發(fā)展戰(zhàn)略，制定并提交本部門的年度工作計劃； （2)、組織編制部門的年度財務預算、決算報告，并監(jiān)督本部門的預算、費用執(zhí)行情況。 3 政府關系的開發(fā)與維護 （1） 、組織制定集團政府公共關系的開發(fā)、維護策略和規(guī)劃并有效執(zhí)行；（2） 組織研究政府相關政策的現(xiàn)狀和趨勢走向，為集團業(yè)務運營和重大決策提供建議，了解文件要求，準備、制作符合政府要求的申報文件，協(xié)助公司相關經(jīng)營資質的申請工作；（3） 組織拓展和維護與各級政府的關系，為集團持續(xù)發(fā)展提供政府公共關系支持與保障；（4） 主持對外關系事務和資源管理，組織、執(zhí)行重大的政府公關活動。4 媒體關系開發(fā)與維護 （1） 組織制定集團媒體公共關系開發(fā)、維護策略和規(guī)劃并有效執(zhí)行；（2） 主持拓展和維護與媒體等相關機構的關系，為集團持續(xù)發(fā)展提供媒體公 共關系支持與保障。5 行業(yè)協(xié)會關系的開發(fā)與維護 ：組織建立和維護與各相關行業(yè)協(xié)會的關系，為集團持續(xù)發(fā)展提供公共關系支持與保障。6 社會公眾宣傳 組織對社會公眾宣揚集團社會責任感，提升集團品牌的社會認知度 7 危機管理 組織建立完善集團危機管理體系以及管理制度和流程，在緊急情況下啟動危機程序，并組織協(xié)調各方面關系處理危機事件。8 活動支持 （1） 根據(jù)集團及下屬公司業(yè)務需要，組織向市場部門人員提供市場開拓、促銷、展會等方面的公關支持； （2）協(xié)助組織集團重大活動，接待重要來賓。 9 部門團隊建設 （1） 根據(jù)部門發(fā)展需要和各項工作要求，組織部門員工的招聘、考核、獎懲激勵和員工培訓工作；（2） 按照部門工作對員工的要求，監(jiān)督和指導下屬員工的工作。 10 其他工作 根據(jù)上級領導指示，開展其他相關工作。任職資格：最低學歷 本科 、新聞、公共關系類相關專業(yè) 工作經(jīng)驗 具有五年以上公共關系工作經(jīng)驗，三年以上管理工作經(jīng)驗素質及技能：1 熟練掌握行政管理、商務寫作、公共關系等方面知識2 精通公文寫作、辦公軟件應用等方面的技能3 具備良好的計劃能力、人際交往能力、溝通能力、戰(zhàn)略思考能力、 學習能力4 耐心細致、思路清晰、思維敏銳、能承受較大工作壓力 信息管理部主管職位說明書職位名稱：信息主管直接上級：公共事務總監(jiān)職位概要：在行政經(jīng)理的領導下，負責一德文化軟硬件的維護和集團所需系統(tǒng)的選擇和再開發(fā)，以及相關整合工作。工作職責與內容：1、 負責與集團信息部門的溝通，執(zhí)行集團信息規(guī)劃 （1） 根據(jù)公司的業(yè)務結構、管控要求及發(fā)展需求，制定公司的信息規(guī)劃。主要包括房產(chǎn)信息系統(tǒng)、管理信息系統(tǒng)和監(jiān)控信息系統(tǒng)。（2） 根據(jù)信息規(guī)劃制定信息化開發(fā)計劃。 （3） 負責根據(jù)公司需求及開發(fā)計劃進行信息系統(tǒng)立項工作。2、 負責制定一的文化信息部門流程、標準和體系 （1） 負責公司信息系統(tǒng)調研、開發(fā)、流程設計。（2） 負責公司信息系統(tǒng)系統(tǒng)建設組織協(xié)調。 （3） 負責公司信息系統(tǒng)供應商的選擇、信息系統(tǒng)培訓； （4） 負責公司信息系統(tǒng)后期維護、系統(tǒng)升級、故障處理。 3、 負責各部門的信息數(shù)據(jù)的對接工作（1） 對各個部門的設備使用情況進行監(jiān)督。（2） 軟硬見的維護工作及故障排除。4、 負責公司內PC及終端設備的維護與管理（1） 負責集團通信網(wǎng)絡和電話系統(tǒng)管理、日常維護。 5. 其他工作 辦理上級下達的其余工作任職資格：學歷/專業(yè) ：本科及以上/計算機相關專業(yè) 工作經(jīng)驗 ： 工作經(jīng)驗：3年以上 同等職務經(jīng)驗：2年以上 專業(yè)（同崗位）經(jīng)驗：2年以上信息管理主管崗位經(jīng)驗素質與技能：1、 熟悉各類辦公軟件的使用； 2、 熟悉計算機相關軟、硬件設備的使用及維護。3、 服務意識強； 4、 忠誠度高； 5、 工作敏感度高。 審計監(jiān)察部主管職位說明書職位名稱：監(jiān)察主管直接上級：公共事務總監(jiān)職位概述：在上級的領導下，負責對公司各部門的工作進行監(jiān)察以及內部審計等工作。工作職責與內容：1、協(xié)助上級建立和完善集團審計監(jiān)察管理制度2、受理集團公司員工違反國家法律法規(guī)及嚴重違反政紀行為案件的調查處理工作3、監(jiān)督檢查集團公司工作人員違反公司制度的情況4、受理集團公司員工不服行政處分的申訴及法律、法規(guī)規(guī)定的由監(jiān)察機關受理的申訴5、收集保管紀檢監(jiān)察工作的重要資料，做好文件的收發(fā)、登記和歸檔工作6、負責完成領導交辦的其他工作工作職權：1、對集團審計監(jiān)察管理制度的建立與完善有建議權2、對各種監(jiān)察事項有知情權和監(jiān)控權3、對監(jiān)察工作中各項重要決策有提案權、建議權4、對基層監(jiān)察工作有建議權、審核權和監(jiān)控權5、對監(jiān)察日常工作有執(zhí)行權任職資格：學歷大專及以上專業(yè)管理或相關專業(yè)年齡27歲以上工作經(jīng)驗5年以上相關工作經(jīng)驗素質與技能：1、 系統(tǒng)的法律法規(guī)知識2、 良好的協(xié)調溝通、問題解決、計劃、數(shù)據(jù)編制能力3、 熟練使用計算機4、 具有良好的品德和職業(yè)道德。 董事長秘書職位說明書職位名稱：董事長秘書直接上級：公共事務總監(jiān)職位概述：協(xié)助董事長處理日常事務工作職責與內容：1、協(xié)助處理董事長日常事務。（1）公司會議的安排與協(xié)調，會議記錄和會議紀要的整理。 （2）協(xié)助相關部門做好公司來賓的接待工作。（3）掌握董事長、副總裁的工作日程安排，為董事長接見訪客做好預 約工作。（4）協(xié)助相關部門安排董事長商務差旅，做好預訂工作。 （5）董事長吩咐的外聯(lián)事務。2、員工通用職責。（1）認真執(zhí)行集團各項規(guī)章制度和工作程序。 （2）服從上級指揮