千招百式讓Excel用得更好(上).doc

千招百式 讓Excel用得更好(上) 微軟的Excel恐怕是現(xiàn)在僅次于Word，使用人數(shù)最多的一款辦公軟件了，因此，自然而然地也就成了大家平時關(guān)注的焦點。不過，正所謂“術(shù)業(yè)有專攻”，精通本職工作的您未必在使用Excel進行日常操作時用的都是最快捷的方法。所以，今天筆者就給大家總結(jié)了30條最常用的Excel小技巧，同時也向大家隆重介紹一位Excel方面的資深專家 小飛，下面的技巧就都由小飛為大家講解啦！ （注：本文所述技巧如無特殊說明，均指運行于微軟Windows XP + Excel 2003環(huán)境） 1. 多工作表同時錄入技巧 【問 題】 有時我們經(jīng)常會遇到這樣一個問題，幾個工作表需要在同一位置錄入相同的數(shù)據(jù)，如果每次都是自己一個工作表一個工作表這樣錄入的話，既費時又費力，有沒有什么好辦法能夠讓其他幾個工作表自動與第一個表同步錄入呢？ 【小 飛】 其實對于這個問題，Excel的開發(fā)人員已經(jīng)早早就做好考慮了，它為我們提供了一個被稱為工作表組的功能，將幾個工作表組合到一起后，無論在其中任何一個工作表中輸入的數(shù)據(jù)，都會被自動復(fù)制到其他工作表的相同位置。而且不光是數(shù)值，就連格式和公式也能夠自動復(fù)制，操作的方法也很簡單 【方 法】 1) 首先要按住Ctrl鍵再用鼠標依次點擊每個需要組合的工作表標簽，將它們組合在一起（工作表組合支持跳躍式選擇），操作完畢后，您會發(fā)現(xiàn)工作表的標題區(qū)中已經(jīng)顯示了“工作組”字樣了。如圖1所示 圖1 2) 隨后在任何一個成組工作表中輸入需要的數(shù)據(jù)即可。如圖2所示 圖2 3) 等所有的數(shù)據(jù)輸入完畢后，您就可以直接在圖2成組工作表的標簽上點擊右鍵，選擇“取消成組工作表”命令，這時您就會驚奇地發(fā)現(xiàn)，剛才組合為一組的Sheet1、Sheet3、Sheet4這三份工作表中的數(shù)據(jù)已經(jīng)完全一樣了。怎么樣，方便吧！ 【小提示】 成組工作表之間的自動復(fù)制是基于行號列號來定位的，因此，無論其他同組工作表中當前單元格是多少，都不會影響到成組表之間數(shù)據(jù)的準確定位。換句話說，就是當您在其中一個表的C7單元格中輸入一個數(shù)字“1”以后，其余的成組工作表都會在自己的C7單元格中顯示“1” 2. 一個單元格內(nèi)輸入多行數(shù)據(jù) 【問 題】 有的時候，我們需要錄入的內(nèi)容很長，希望能夠在同一個單元格內(nèi)多行錄入，可Excel的單元格不同于Word，既沒有換行的命令，也不能直接用回車鍵換行，這又該怎么辦呢？ 【小 飛】 呵呵，其實Excel本身是支持用戶在一個單元格內(nèi)輸入多行數(shù)據(jù)的，只不過輸入方法與平時用法略有不同罷了。 【方 法】 1) 首先選中一個單元格，開始輸入文字 2) 當輸入到需要換行的位置時，按動Alt + Enter（回車）鍵，此時您就會發(fā)現(xiàn)光標已經(jīng)自動在格內(nèi)換了一行了，然后繼續(xù)錄入剩下的文字就可以了，呵呵，就這么簡單。如圖3所示就是最終效果圖 圖3 3. 財務(wù)報表不馬虎，輕松實現(xiàn)語音校對 【問 題】 Excel作為一款強大的電子表格軟件，自然特別受到財務(wù)人員的青睞了，好多財務(wù)報表其實就是Excel制成的。但百密總有一疏，誰也不敢保證自己在錄入龐大的數(shù)據(jù)報表時不會出現(xiàn)一點錯誤，要是自己錄入時身邊能有個助手幫著自己進行校驗，那該有多好呀，可這樣的“美事”又怎么可能呢？ 【小 飛】 其實，Excel還真就給大家提供了這樣一位好“助手”，那就是它的語音校對功能，啟動以后，您既可以選擇在報表輸入完成時一次性朗讀校對，也可以讓Excel在您每輸入完一個單元格后就朗讀出來，非常實用。相信用過之后您就一定會喜歡它的 【方 法】 1) 點擊“工具”菜單“語音顯示文本到語音工具欄”命令，調(diào)出語音工具欄 2) 如圖4所示就是該工具欄上各個按鈕的說明 圖4 3) 使用時，只需將要校對的區(qū)域用鼠標選中，然后再點擊相應(yīng)的功能按鈕就可以了。值得稱贊的是，Excel的這個朗讀功能智能化程度很高，比如它在朗讀的過程中如果遇到了標點符號，會自動停頓一下，使得我們聽上去更加自然。 【小提示】 有些朋友在第一次使用語音朗讀功能時，會發(fā)現(xiàn)Excel讀出的全都是英文，這又是怎么回事呢？原來這是Windows XP的默認語音引擎搗的鬼。要解決它也很簡單，只要點擊“開始”菜單“設(shè)置控制面板”菜單項，然后再雙擊其中的“語音”圖標，將“語音選擇”中默認的“Microsoft Sam”引擎改為“Microsoft SimplifIEd Chinese”就可以了。如圖5所示 圖5 4. 長報表如何固定表頭顯示 【問 題】 平時我們經(jīng)常會遇到一些長報表的顯示問題，這些表格一般都擁有幾十、上百條記錄，顯示時一屏肯定放不完，這時就出現(xiàn)了一個問題，當我們將報表向下拖動時，就無法再看到表格的標題欄了，如果趕上表格里的數(shù)據(jù)都是數(shù)字代碼的話可就“抓瞎”了，根本搞不清它們究竟代表什么含義了。如圖6所示 圖6 【小 飛】 其實要處理這個問題倒也不難，Excel為我們提供了一個窗口拆分凍結(jié)功能，可以允許我們將標題欄“凍結(jié)”在窗口的最上方，這樣任憑我們再怎么滾屏、翻頁也不會出現(xiàn)如圖6那樣看不到標題行的情況了。 【方 法】 1) 點擊“窗口”菜單“拆分”命令，Excel的畫面會被兩個分割線分成四部分。如圖7所示 圖7 2) 用鼠標將橫向分割線拖動到標題行的下側(cè)，再將縱向分割線拖動到A列的左側(cè)（意思就是不進行縱向分割，如果您的表格同時需要縱向分割請自行操作） 3) 點擊“窗口”菜單“凍結(jié)窗格”命令，將分割好的窗口凍結(jié)起來，這時再試著翻動一下頁面吧，是不是再也不會看不到報表的標題欄了。如圖8所示就是最終的效果圖 圖8 5. 快速轉(zhuǎn)換Excel的行和列 【問 題】 互換工作表中的行列也是平時較為常見的一種情況，如果使用手工轉(zhuǎn)換，不僅速度慢，還特別容易出錯，像這種情況Excel有好的解決辦法嗎？ 【小 飛】 對于行列轉(zhuǎn)換來說，Excel的確也給我們提供了一個簡單的方法，而且用的就是平時常用的粘貼命令，只不過這次是“選擇性粘貼” 【方 法】 1) 首先選中要進行行列轉(zhuǎn)換的表格，執(zhí)行右鍵“復(fù)制”命令。如圖9所示 圖9 2) 然后將光標定位于新表格所在的區(qū)域，再次點擊右鍵，執(zhí)行“選擇性粘貼”命令，然后在彈出的如圖10所示窗口中勾選上“轉(zhuǎn)置”復(fù)選框，點擊確定就可以了。 圖10 3) 如圖11所示就是轉(zhuǎn)換完成的表格，看看是不是和自己想要的一模一樣呢？ 圖11 6. 不用格式刷，照樣快速復(fù)制單元格格式 【問 題】 說起快速復(fù)制單元格的格式，大家一定都會想到使用格式刷命令，但要按小飛的說法，這個格式刷只是在對不相鄰單元格進行復(fù)制時效率較高，而如果要復(fù)制格式的單元格正好和原單元格挨著時，用起來反而會不方便了 【小 飛】 對于緊挨在一起的單元格如果想批量復(fù)制單元格格式，最簡單的方法就是使用單元格填充柄進行格式填充 【方 法】 1) 大家請先看一下如圖12這張圖表，我們的目的是想將A列的單元格顏色、字體、字號以及表格線等諸多格式都復(fù)制到其他列上，如果去使用格式刷就顯得不那么方便了。 圖12 2) 首先將A列中所有帶格式的單元格選中 3) 然后再將A列的單元格填充柄（就是選中后出現(xiàn)在最后一個單元格右下角的小黑方塊）右鍵拖動到F列處 4) 在彈出的如圖13所示菜單中執(zhí)行“僅填充格式”命令即可。 圖13 5) 如圖14所示就是最終的效果圖。 圖14 7. Excel快速繪制斜線表格 【問 題】 大家都知道，Word軟件從2000這個版本開始就增加了一個繪制斜線表頭的功能，非常實用。但作為同樣流行的辦公軟件Excel卻直到2003版都沒有提供這個功能，難道Excel就沒法畫出斜線表格了嗎？ 【小 飛】 答案當然是可以的，只不過得動動腦子換個方法來畫了，還記得“表格與邊框”里有個手畫表格功能嗎？今天咱們就用這個方法在Excel中繪制出斜線表頭來 【方 法】 1) 首先選中要繪制斜線表頭的單元格 2) 然后單擊“格式”菜單 “單元格”命令，并在彈出的“單元格格式”窗口中點擊“邊框”標簽。如圖15所示 圖15 3) 點擊合適角度的斜線按鈕即可完成繪制操作。如圖16所示為最終效果圖 圖16 8. 數(shù)據(jù)輸入，菜單選 【問 題】 有時我們需要繪制一些帶有交互功能的工作表，允許用戶向里面填入一些數(shù)據(jù)，然后表格再去根據(jù)這些原始數(shù)據(jù)進行相應(yīng)的計算分析。這就要求用戶錄入的數(shù)據(jù)必須符合一定的要求才行，而控制數(shù)據(jù)的有效性當然不能只靠用戶自己的覺悟，最好就是能在用戶輸入時，Excel會產(chǎn)生一個下拉菜單，只允許用戶輸入菜單中預(yù)設(shè)好的這些值 【小 飛】 其實，作為一款專業(yè)的電子表格表格，Excel早已對這樣的問題設(shè)計了一系列解決方案，下拉菜單功能只是其中的一種 【方 法】 1) 將準備設(shè)置數(shù)據(jù)的單元格全部選中 2) 執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單“有效性”命令 3) 在彈出的“數(shù)據(jù)有效性”窗口中將“有效性條件”設(shè)置為“序列”，并保證“提供下拉箭頭”復(fù)選框為選中狀態(tài)。然后在“來源”輸入框中鍵入所有的預(yù)設(shè)參數(shù)，用英文逗號分隔，最后點擊“確定”按鈕使其生效。如圖17所示 圖17 4) 此時，當我們再次點擊已設(shè)好的單元格時，就會驚奇地看到，單元格右側(cè)會自動彈出一個漂亮的下拉箭頭，點開以后正是我們預(yù)設(shè)好的幾個參數(shù)清單。如圖18所示 圖18 9. 函數(shù)也來玩“搜索” 【問 題】 對于一些老Excel用戶來說，函數(shù)應(yīng)該不會一個很陌生的東西，由于它的功能十分強大，在用戶當中可以說是倍受青睞。但函數(shù)也有一個問題，那就是格式過于生硬，難以記憶，這就給大家使用函數(shù)時增添了不少麻煩，Excel對此又是如何解決呢？ 【小 飛】 其實，Excel本身對于函數(shù)是有一定搜索功能的，而且智能化程度還不錯，有點像網(wǎng)絡(luò)上的搜索引擎，而它的具體位置其實就在我們每天使用的“插入函數(shù)”窗口當中 【方 法】 1) 先將光標定位于需要插入函數(shù)的單元格中 2) 然后點擊“插入”菜單 “函數(shù)”項，彈出插入函數(shù)窗口，在這里面我們就能清楚地看到函數(shù)搜索框。如圖19所示 圖19 3) 在搜索框中我們可以根據(jù)自己的想法簡單描述出函數(shù)的作用，比如我們想查找一個具有統(tǒng)計功能的函數(shù)，那么只要在這里輸入“計數(shù)”兩個字，點擊“轉(zhuǎn)到”按鈕以后，Excel就會自動推薦幾個和“計數(shù)”最相關(guān)的函數(shù)，而且當把鼠標點在每個函數(shù)上時，下面還會顯示出該函數(shù)的簡單介紹以及使用格式。如圖20所示 圖20 4) 這樣，我們就能快速地在龐大的Excel函數(shù)庫中找到最合適的函數(shù)了，點擊“確定”按鈕以后，該函數(shù)便會自動插入到當前單元格中，接下來，您就可以繼續(xù)完成該函數(shù)的剩余操作了 10. 監(jiān)視其他工作表數(shù)據(jù) 【問 題】 監(jiān)視其他工作表數(shù)據(jù)在日常的工作，尤其在多工作表間調(diào)試公式時極為實用，但大家所熟知的窗口監(jiān)視方法一般有二，一是使用窗口重排命令，二是使用窗口拆分命令。其實窗口重排命令一般只對兩個獨立的工作簿文件生效，而窗口拆分命令也只是對當前工作表生效，要想同時看到同一工作簿上不同工作表的內(nèi)容恐怕這兩種辦法都不行 【小 飛】 其實，在Excel當中還有一個不太為人知的方法可以實現(xiàn)對同一工作簿的不同工作表的內(nèi)容進行監(jiān)控，這就是“視圖”菜單中的“監(jiān)視窗口” 【方 法】 1) 點擊“視圖”菜單“工具欄監(jiān)視窗口”，打開如圖21所示的“監(jiān)視窗口”對話框 圖21 2) 比如我們需要在Sheet2中的幾個單元格測試公式，而且必須在Sheet1中輸入原始數(shù)據(jù)后才能開始，那么就可以使用“監(jiān)視窗口”中的“添加監(jiān)視”按鈕將幾個需要監(jiān)視的Sheet2單元格添加進來。如圖22所示 圖22 3) 這時，我們從圖中就可以清楚地看到Sheet2中C2、C3、C4幾個單元格中公式的設(shè)置以及當前的數(shù)值了，可以說一目了然，怎么樣，很好用吧？ 11. 快速進行歐元轉(zhuǎn)換 【問 題】 歐元在所有的貨幣單位里應(yīng)該可以算是比較新的一員了，作為一名涉外財務(wù)人員，可能經(jīng)常需要在各個歐盟成員國貨幣之間做些換算，可想而知，這個工作量是很大的，Excel能幫我這個忙嗎？ 【小 飛】 其實自1999年歐元啟動以后，這個新的貨幣單位就開始被各種電子軟件所支持了，就拿現(xiàn)在的Excel 2003來說吧，它現(xiàn)在不僅可以像人民幣一樣輕松地顯示歐元符號，而且還內(nèi)置了一系列實用的歐元轉(zhuǎn)換工具，下面就跟隨小飛一起來看一看吧 【方 法】 1) 由于Excel的默認安裝里是不包括歐元工具的，所以要想使用這項功能還必須得手工添加一遍。點擊“工具”菜單“加載宏”命令進入如圖23所示的“加載宏”對話框 圖23 2) 勾選其中的“歐元工具”復(fù)選框，然后點擊“確定”按鈕進行安裝（這期間可能需要您插入Office 2003安裝光盤） 3) 安裝完成以后您就可以在工具欄和“工具”菜單里找到一個“歐元轉(zhuǎn)換”圖標了，如圖24所示 圖24 ) 轉(zhuǎn)換工具的使用也很簡單，只要先將待轉(zhuǎn)換成員國貨幣的位置和歐元貨幣的輸出位置指定好，再設(shè)定具體由哪兩種貨幣之間進行轉(zhuǎn)換就可以了，如圖25所示 圖25 5) 如圖26所示就是轉(zhuǎn)換后的結(jié)果，怎么樣？還滿意吧 圖26 12. 輕松玩轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)“分列式” 【問 題】 在一些復(fù)雜的數(shù)據(jù)計算當中，我們可能需要將原來在一個單元格中的多個數(shù)據(jù)劃撥到兩個或更多的單元格之中，同其他操作一樣，如果表格里的數(shù)據(jù)繁多，那么光是人工分撥的工作量就是難以想象的 【小 飛】 呵呵，可別忘了，計算機最大的優(yōu)點就是可以幫助我們快速完成大量的重復(fù)性工作。而對于數(shù)據(jù)分撥，自然也是不在話下，而且經(jīng)過不同的設(shè)置，它還能識別不同的分隔符號，令分撥的效率更高 【方 法】 1) 本例我們要分撥如圖27所示的B列單元格（從里面大家可以觀察到待分數(shù)據(jù)都是用標準的逗號分隔的） 圖27 2) 首先用鼠標選中要分撥的單元格（切記，分撥命令只對單列多行單元格有效，如果是多列單元格，必須分次進行） 3) 然后執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單“分列”命令，根據(jù)這些數(shù)據(jù)的特征，將“原始數(shù)據(jù)類型”選為“分隔符號”后點擊“下一步”按鈕。如圖28所示 圖28 4) 在第2步中繼續(xù)根據(jù)數(shù)據(jù)的特征指定好符號的類型，比如本例就設(shè)置成了“逗號”，此時如果一切無誤，底下的數(shù)據(jù)預(yù)覽區(qū)中就會顯示出分列后