Access為新數(shù)據(jù)設計表.pptxVIP

Microsoft Access 2010 培訓 為新數(shù)據(jù)庫 設計表 課程內(nèi)容 概述：制定優(yōu)良設計計劃 課程：包含 9 個講解部分 建議的練習任務 測試 課程摘要卡 為新數(shù)據(jù)庫設計表 概述：制定優(yōu)良設計計劃 為新數(shù)據(jù)庫設計表 Access 2010 的新用戶？ 在此，您將 從優(yōu)良的設計開始學習 Access 基礎知 識，優(yōu)良的設計可以確保數(shù)據(jù)庫準確捕 獲所有數(shù)據(jù)。 本課程將重點介紹如何為新數(shù)據(jù)庫設計 表和關系。 課程目標 1. 計劃新數(shù)據(jù)庫的表結構。 2. 計劃字段，即每個表中的單個列。 3. 計劃實現(xiàn)表之間關系的主鍵。 4. 為 Web 數(shù)據(jù)庫（發(fā)布到 Microsoft SharePoint 網(wǎng)站）創(chuàng)建表。 為新數(shù)據(jù)庫設計表 從計劃開始 為新數(shù)據(jù)庫設計表 制定計劃既省時又省力。 對于本課程，假定您管 理公司的資產(chǎn)數(shù)據(jù)，包 括計算機、辦公桌和其 他設備。 您一直在使用 電子表格輸入和管理數(shù) 據(jù)，但該文件變得特別 大，以致于很難查找和 更改數(shù)據(jù)，而且有些記 錄也不準確。 如果將這些數(shù)據(jù)移到 Access 數(shù)據(jù)庫，則可以 簡化您的工作，但從哪 里入手呢？ 從計劃開始 為新數(shù)據(jù)庫設計表 制定計劃既省時又省力。 有關數(shù)據(jù)庫設計的語言 可能很專業(yè)，您可能會 聽到類似“范式”的術 語，但下面講述的是一 些基本知識： 首先，查看需要捕獲的 數(shù)據(jù)。 這些數(shù)據(jù)中有多 少是重復的？ 例如，電 子表格列出供應商的次 數(shù)是多少？ 您需要查找 這些重復的數(shù)據(jù)，并將 其單獨移到一個表中。 從計劃開始 為新數(shù)據(jù)庫設計表 制定計劃既省時又省力。 在此過程中，您將確保 每個表都包含唯一的數(shù) 據(jù)。 例如，資產(chǎn)數(shù)據(jù)表 不能包含銷售信息，工 資單數(shù)據(jù)表不能包含醫(yī) 療記錄。 將數(shù)據(jù)劃分到較小表中的 過程稱作“標準化”。 從計劃開始 為新數(shù)據(jù)庫設計表 制定計劃既省時又省力。 對數(shù)據(jù)進行標準化處理 后，將通過關系將表鏈 接起來，從而對數(shù)據(jù)進 行重組。 圖中顯示了這 一點。 雖然原始電子表格將數(shù) 據(jù)存放在一個長列表中 ，但數(shù)據(jù)庫將數(shù)據(jù)劃分 到了多個表中。 而這些 表以某種方式緊密聯(lián)系 在一起，以便您可以從 數(shù)據(jù)中查找信息并提取 含義。 從計劃開始 為新數(shù)據(jù)庫設計表 制定計劃既省時又省力。 這組表和關系是任何關 系型數(shù)據(jù)庫的主干。 沒有它們，就沒有數(shù)據(jù) 庫。 請繼續(xù)往下學習，我們 將逐步向您講解設計過 程。 確定用途 為新數(shù)據(jù)庫設計表 誰、什么、何時、何地、原因及如何。 在規(guī)劃新數(shù)據(jù)庫時，第 一步是寫下其用途。 在本例中，您需要輸入 和管理貴公司的資產(chǎn)數(shù) 據(jù)。 但不要到此為止。 您還 需要問一下自己，誰將 使用數(shù)據(jù)庫以及如何使 用，并確保用途描述能 區(qū)分所有這些不同的需 求和用途。 確定用途 為新數(shù)據(jù)庫設計表 誰、什么、何時、何地、原因及如何。 把用途描述放在手邊， 以便在設計表過程中以 供參考。 不用在此類描述上力求 完美，您可以隨時更改 它，并且很可能需要這 樣做。 列出要存儲的數(shù)據(jù) 為新數(shù)據(jù)庫設計表 適合保存的所有數(shù)據(jù)。 優(yōu)良的數(shù)據(jù)庫設計有助 于防止數(shù)據(jù)重復。 它還 有助于確保數(shù)據(jù)完整， 并且最重要的是，保證 數(shù)據(jù)準確。 列出要存儲的數(shù)據(jù) 為新數(shù)據(jù)庫設計表 適合保存的所有數(shù)據(jù)。 要實現(xiàn)這些目標，首先 需要列出要捕獲的數(shù)據(jù) 。 您可以從現(xiàn)有數(shù)據(jù)開 始，在本例中，就是您 的電子表格。 或者，如 果您使用的是紙質分類 帳或表單，那么請收集 這些例證。 主動向同事了解他們的 需求。 列出要存儲的數(shù)據(jù) 為新數(shù)據(jù)庫設計表 適合保存的所有數(shù)據(jù)。 另一種標識要存儲的信 息的方法就是創(chuàng)建與數(shù) 據(jù)關聯(lián)的任務流程圖。 例如，誰將輸入數(shù)據(jù)以 及怎樣輸入數(shù)據(jù)？ 需要 使用哪種窗體？ 列出要存儲的數(shù)據(jù) 為新數(shù)據(jù)庫設計表 適合保存的所有數(shù)據(jù)。 在此期間，您還需要考 慮要從數(shù)據(jù)庫生成的報 表或郵件。 例如，是否要了解何時 需要更換桌椅？ 誰需要 這一信息？ 審視需要輸 入和使用的數(shù)據(jù)對于您 確定要存儲的數(shù)據(jù)十分 有幫助。 按主題對數(shù)據(jù)進行分組 為新數(shù)據(jù)庫設計表 唯一信息集。 列出要捕獲的數(shù)據(jù)后， 您將發(fā)現(xiàn)它們很自然地 歸類為一個或多個主題 類別或組。 例如，您的 信息可能會自動進行如 下分組： 資產(chǎn)數(shù)據(jù)，例如型號 、購買日期和成本。 按主題對數(shù)據(jù)進行分組 為新數(shù)據(jù)庫設計表 唯一信息集。 供應商數(shù)據(jù) 計算 機、辦公桌和其他設 備的提供方。 此類別 可能包含公司的名稱 、地址、電話號碼及 聯(lián)系人姓名。 技術支持數(shù)據(jù) 設 備修復和維護服務的 提供方。 此類別與供 應商數(shù)據(jù)類似，也包 含公司名稱和聯(lián)系人 姓名。 按主題對數(shù)據(jù)進行分組 為新數(shù)據(jù)庫設計表 唯一信息集。 由于每個組都對應一個 表（例如，“資產(chǎn)”、 “技術支持”和“供應 商”），因此分組很重 要。 雖然分組可能不會 得到完整的表列表，但 這是一個很好的起點。 不要害怕重新編寫分組 。 您只需要確保每個組 都包含唯一的數(shù)據(jù)，即 一個組中只有資產(chǎn)信息 ，而另一個組中只有供 應商數(shù)據(jù)，依此類推。 從組、字段開始 為新數(shù)據(jù)庫設計表 我們將從煩瑣的細節(jié)開始。 設計的下一步是列出每 個表的字段。 在 Access 表中，列稱為“字段” ，單條記錄稱為“行” 。 通常，表中的每個字 段都與其他字段相關。 例如，在商務聯(lián)系人數(shù) 據(jù)表中，通常會有名字 、姓氏、公司、電話號 碼等字段。 從組、字段開始 為新數(shù)據(jù)庫設計表 我們將從煩瑣的細節(jié)開始。 每個字段必須與其他字 段相關，并且每個字段 只能應用到商務聯(lián)系人 。 這組相關字段稱為 “關系”，這就是關系 型數(shù)據(jù)庫這一術語的由 來。 您將通過確定每個組應 捕獲的特定信息來規(guī)劃 字段。 同樣，也可以 參考現(xiàn)有數(shù)據(jù)，包括電 子表格、分類帳、甚至 卡片文件。 從組、字段開始 為新數(shù)據(jù)庫設計表 我們將從煩瑣的細節(jié)開始。 對于您的資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫 ，您可能希望列出每 個項目以及每個項目 的相關信息（例如， 購買日期和成本）。 在此過程中，盡量將 每個字段減至其最小 的邏輯單元。 在良好的設計中，一 個字段代表一段數(shù)據(jù) ，字段名可以明確標 識數(shù)據(jù)。 從組、字段開始 為新數(shù)據(jù)庫設計表 我們將從煩瑣的細節(jié)開始。 在工作期間，您可能會 發(fā)現(xiàn)自己希望在一個表 中使用另一個表中的數(shù) 據(jù)。 例如，圖中顯示“ 資產(chǎn)”組包含表示供應 商和技術支持的字段。 這很正常，您將會了解 需要表所具有的關聯(lián)方 式，我們將在后面稍微 講解一下這些關系。 現(xiàn) 在，請包含您認為每個 表應具備的所有字段。 從組、字段開始 為新數(shù)據(jù)庫設計表 我們將從煩瑣的細節(jié)開始。 最后，為消除疑慮，無 需對行進行規(guī)劃。 當您 在字段中輸入數(shù)據(jù)時， 就會自動生成行。 計劃數(shù)據(jù)類型 為新數(shù)據(jù)庫設計表 每個字段都接收一種數(shù)據(jù)類型。 列出每個表中的字段后 ，您需要確定每個字段 的數(shù)據(jù)類型。 數(shù)據(jù)類型 是一種屬性，它用于控 制在字段中可以輸入和 不能輸入的內(nèi)容。 例如，若要存儲文本數(shù) 據(jù)（例如姓名和地址） ，可以將字段設置為“ 文本”數(shù)據(jù)類型。 若要 存儲日期和時間，則將 字段設置為“日期/時間 ”數(shù)據(jù)類型。 計劃數(shù)據(jù)類型 為新數(shù)據(jù)庫設計表 每個字段都接收一種數(shù)據(jù)類型。 數(shù)據(jù)類型是所有關系數(shù) 據(jù)庫的標準，它們有助 于確保數(shù)據(jù)輸入的準確 性。 例如，您將不能在 設置為包含日期和時間 的字段中輸入姓名。 此外，數(shù)據(jù)類型還有助 于控制數(shù)據(jù)庫的大小， 這是因為它們會控制字 段的大小。 您將不會在 一個大字段中存放少量 文本，從而避免造成空 間浪費。 計劃數(shù)據(jù)類型 為新數(shù)據(jù)庫設計表 每個字段都接收一種數(shù)據(jù)類型。 利用 Access，可以方 便地設置數(shù)據(jù)類型。 目前，在列出字段后， 請記下每個字段的數(shù)據(jù) 類型。 計劃主鍵 為新數(shù)據(jù)庫設計表 所有表的關鍵字段。 計劃的下一步是在每個 表中添加主鍵字段。 主 鍵是一個字段或一個字 段組合，它所具有的值 用來專門標識每條記錄 （即表中的每一行）。 例如，電話公司通過唯 一主鍵值來標識王俊元 的所有信息，從而跟蹤 這些信息。 計劃主鍵 為新數(shù)據(jù)庫設計表 所有表的關鍵字段。 除了標識數(shù)據(jù)庫中的每 條記錄外，主鍵還用在 表之間的關系上。 事實上，主鍵的作用特 別重要，我們專門為其 設立了一條規(guī)則：數(shù)據(jù) 庫中的每個表都必須有 一個主鍵。 沒有主鍵， 您就不能創(chuàng)建關系并從 數(shù)據(jù)中提取有意義的信 息。 計劃主鍵 為新數(shù)據(jù)庫設計表 所有表的關鍵字段。 Access 提供了多種方法 來創(chuàng)建主鍵。 鑒于您是初學者，最簡 單的方法是為每個表規(guī) 劃一個“ID”字段，例 如“資產(chǎn) ID”或“供應 商 ID”，然后將此字段 設置為“自動編號”數(shù) 據(jù)類型。 計劃主鍵 為新數(shù)據(jù)庫設計表 所有表的關鍵字段。 接下來，每當您增加一 條新記錄，Access 都 會按一遞增該字段中的 值。 另外，如果您打算將數(shù) 據(jù)庫發(fā)布到 SharePoint ，您需要使用“自動編 號”字段作為所有表的 主鍵。 計劃外鍵 為新數(shù)據(jù)庫設計表 關系的要點：共享鍵。 如本課程前文所述，將 數(shù)據(jù)劃分到表中后，將 使用稱為關系的鏈接將 數(shù)據(jù)重新組合在起來。 表關系可能很復雜，這 不在本課程的討論范圍 內(nèi)。 現(xiàn)在，您需要計劃關系 ，為此您需要確定放置 “外鍵”的位置。 計劃外鍵 為新數(shù)據(jù)庫設計表 關系的要點：共享鍵。 外鍵只是您在其他表中 使用的主鍵。 圖中顯示了這一點。您 可以看到，“供應商” 表和“技術支持”表中 的主鍵是如何變成“資 產(chǎn)”表中的字段的?！?資產(chǎn)”表中的這些重復 字段就是外鍵。 計劃外鍵 為新數(shù)據(jù)庫設計表 關系的要點：共享鍵。 這時，您可能想說，“ 等一下，像這樣共享字 段會導致一些數(shù)據(jù)重復 ！”請不用擔心，這種 重復是正常的。 主鍵值很小，只有在關 系中使用主鍵值時，才 能從數(shù)據(jù)庫中提取信息 。 因此，作為設計的一 個步驟，需要指示外鍵 字段。 設計用于 SharePoint 的表 為新數(shù)據(jù)庫設計表 Web 數(shù)據(jù)庫需要進行一些規(guī)劃。 作為設計過程的最后一 步，需要確定是否將數(shù) 據(jù)庫發(fā)布到 SharePoint 。 如果是這樣，您的表 將不能使用 Access 提供 的某些功能。 例如，您只能使用數(shù)據(jù) 表視圖（而非表設計器 ）創(chuàng)建表。 設計用于 SharePoint 的表 為新數(shù)據(jù)庫設計表 Web 數(shù)據(jù)庫需要進行一些規(guī)劃。 此外，只能創(chuàng)建稱為查 閱字段的關系類型。 通 過這種類型的關系，您 可以從一個表的列表中 選擇另一個表中的值。 設計用于 SharePoint 的表 為新數(shù)據(jù)庫設計表 Web 數(shù)據(jù)庫需要進行一些規(guī)劃。 Access 設定這些限制的 原因是發(fā)布過程會將數(shù) 據(jù)庫轉換為動態(tài) HTML 和 ECMAScript，因此 您需要避免創(chuàng)建任何無 法轉換為這些語言的數(shù) 據(jù)庫組件（Access 將其 稱為“對象”）。 作為計劃的最后一步， 請注意是否發(fā)布數(shù)據(jù)庫 。 這雖然是一個小的細 節(jié)，但至關重要。 練習建議 1. 開始規(guī)劃。 2. 探索資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫模板。 3. 探索在不創(chuàng)建表的情況下避免冗余數(shù)據(jù)的方法。 為新數(shù)據(jù)庫設計表 在線練習（需要 Access 2010） 測試問題 1 主鍵的功能是什么？ （選擇一個答案。） 為新數(shù)據(jù)庫設計表 1. 唯一標識表中的每條記錄。 2. 加密和解密數(shù)據(jù)庫。 3. 有助于在正確的表中輸入數(shù)據(jù)。 測試問題 1 為新數(shù)據(jù)庫設計表 主鍵就是執(zhí)行所有這樣的功能，所有表都必須具備主鍵字 段。 主鍵的功能是什么？ 答案： 1. 唯一標識表中的每條記錄。 測試問題 2 優(yōu)良的數(shù)據(jù)庫設計有助于確保數(shù)據(jù)：（選擇一個答案。） 為新數(shù)據(jù)庫設計表 1. 始終得到備份。 2. 完整且正確。 3. 是重復的，以便更容易查找。 測試問題 2 為新數(shù)據(jù)庫設計表 完整性和準確性對于正確決策是不可或缺的。 優(yōu)良的數(shù)據(jù)庫設計有助于確保數(shù)據(jù)： 答案： 2. 完整且正確。 測試問題 3 應該始終將所有數(shù)據(jù)存放在不同的表中。 （選擇一個答案。 ） 為新數(shù)據(jù)庫設計表 1. 正確。 2. 錯誤。 測試問題 3 為新數(shù)據(jù)庫設計表 如果僅需要存儲和跟蹤少量項，可以使用包含值列表的查閱 字段。 應該始終將所有數(shù)據(jù)存放在不同的表中。 答案： 2. 錯誤。 測試問題 4 設計優(yōu)良的數(shù)據(jù)庫應包含多少表？ （選擇一個答案。） 為新數(shù)據(jù)庫設計表 1. 能夠捕獲所有數(shù)據(jù)而又不產(chǎn)生冗余即可。 2. 一個。 3. 兩個。 測試問題 4 為新數(shù)據(jù)庫設計表 可以是一個表，也可以是很多表。 設計優(yōu)良的數(shù)據(jù)庫應包含多少表？ 答案： 1. 能夠捕獲所有數(shù)據(jù)而又不產(chǎn)生冗余即可。 測試問題 5 您通過什么方式在表 A 和表 B 之間