石油化工工程質(zhì)量監(jiān)督資料檔案管理辦法

石油化工工程質(zhì)量監(jiān)督資料檔案管理辦法石油化工工程質(zhì)量監(jiān)督資料檔案管理辦法 1 1總則總則 1.11.1 為進(jìn)一步加強(qiáng)石油化工工程質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)的資料、檔案管理工作，確保 石油化工工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，更好地促進(jìn)工程質(zhì)量 監(jiān)督工作，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法 （以下簡(jiǎn)稱檔案法 ） 、建設(shè)部建 設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)和人員考核管理辦法 （建質(zhì)2007184 號(hào)） 、 國(guó)家重大建 設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范 （DA/T28-2002） 、 建設(shè)工程文件歸檔整 理規(guī)范 （GB/T50328-2001）和中國(guó)石油化工集團(tuán)公司檔案管理辦法（試行） （中國(guó)石化廳200154 號(hào)）的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合石油化工工程質(zhì)量監(jiān)督工作程 序 （2008 版）的有關(guān)要求制定本管理辦法。 1.21.2 本辦法所稱的監(jiān)督資料監(jiān)督資料是指石油化工工程質(zhì)量監(jiān)督總站（以下簡(jiǎn)稱總站） 及其分站、監(jiān)督組（以下統(tǒng)稱“監(jiān)督機(jī)構(gòu)” ）對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程實(shí)施監(jiān)督所形成的 工作資料。包括： （1）開(kāi)展工程質(zhì)量監(jiān)督工作的啟動(dòng)文件、策劃文件及相關(guān)資料； （2）實(shí)施監(jiān)督過(guò)程中形成的指令性文件、證據(jù)性記錄和資料； （3）相關(guān)責(zé)任主體在建設(shè)過(guò)程中報(bào)送的需要監(jiān)督機(jī)構(gòu)留存審查和核驗(yàn)的 資料； （4）其他相關(guān)的文件、資料、記錄、圖片、實(shí)物等。 1.31.3 本辦法所稱的工程質(zhì)量監(jiān)督檔案（以下簡(jiǎn)稱監(jiān)督檔案監(jiān)督檔案）是指由總站及其 分站建立并進(jìn)行保存管理的在建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)督過(guò)程中所形成的需要納入檔案 管理的監(jiān)督資料。 監(jiān)督檔案具體內(nèi)容見(jiàn)附件一。 1.41.4 凡由石油化工工程質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)實(shí)施監(jiān)督的石化工程，適用本辦法。國(guó) 家或地方有關(guān)部門(mén)另有要求的，可根據(jù)要求進(jìn)行相應(yīng)的補(bǔ)充或調(diào)整。 2 2監(jiān)督資料、監(jiān)督檔案形成過(guò)程的管理監(jiān)督資料、監(jiān)督檔案形成過(guò)程的管理 2.12.1 檔案/資料的信息載體形式包括： （1） 紙件：以紙質(zhì)材料作為記錄工程質(zhì)量信息的載體。通常有印刷件、手 寫(xiě)件、印刷與手寫(xiě)結(jié)合件等。 （2） 電子版件：以不同格式的電子文檔記錄、儲(chǔ)存工程質(zhì)量信息的載體。 通常有 Word、Excel、Powerpoint、pdf 等格式。 （3）聲像資料：以磁帶、磁盤(pán)等作為記錄、儲(chǔ)存工程質(zhì)量信息錄音、錄 像資料的載體。通常有原始錄音、錄像和整理編輯后的錄音、錄像等。 （4）圖片資料：以照相材料作為記錄工程質(zhì)量信息的載體。通常有照片、 照相底片等。 實(shí)物：以與工程有關(guān)的實(shí)物及對(duì)其包含的相關(guān)質(zhì)量信息進(jìn)行標(biāo)識(shí)與配套說(shuō)明 的資料作為保存、證明工程質(zhì)量信息的載體。 2.22.2 監(jiān)督資料、監(jiān)督檔案的形成過(guò)程及其管理具體是指： （1）產(chǎn)生過(guò)程：用適宜的信息載體以文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)、實(shí)物 證據(jù)等方式如實(shí)記錄工程質(zhì)量監(jiān)督活動(dòng)或與活動(dòng)直接有關(guān)的事件及收集相關(guān)資 料的過(guò)程； （2）整理過(guò)程：在基于保證真實(shí)性的前提下，對(duì)記錄活動(dòng)或事件的各類(lèi)載 體進(jìn)行合理剪輯，對(duì)記錄的活動(dòng)或事件及收集的相關(guān)資料從資料管理和檔案保 存要求的角度進(jìn)行篩選、歸類(lèi)、排序、編目的過(guò)程； （3）審查確認(rèn)過(guò)程：對(duì)整理完畢的各類(lèi)監(jiān)督檔案進(jìn)行審查、確認(rèn)的過(guò)程； 對(duì)未納入檔案管理的監(jiān)督資料按資料管理要求進(jìn)行審查確認(rèn)的過(guò)程。 2.32.3 監(jiān)督資料、監(jiān)督檔案的形成過(guò)程實(shí)行監(jiān)督組長(zhǎng)負(fù)責(zé)制： （1）工程建設(shè)項(xiàng)目監(jiān)督組組長(zhǎng)是監(jiān)督資料、監(jiān)督檔案形成過(guò)程的第一責(zé)任 人。 （2）受理后的監(jiān)督申報(bào)資料及“監(jiān)督申報(bào)表”在項(xiàng)目建設(shè)期間由監(jiān)督申報(bào) 受理部門(mén)保管，并適時(shí)告知監(jiān)督組長(zhǎng)；監(jiān)督組長(zhǎng)根據(jù)需要進(jìn)行調(diào)閱或復(fù)??；在 項(xiàng)目完成中交后，由監(jiān)督申報(bào)受理部門(mén)向監(jiān)督組長(zhǎng)移交，監(jiān)督組長(zhǎng)負(fù)責(zé)整理歸 檔。 （3）監(jiān)督組應(yīng)設(shè)專(zhuān)職或兼職檔案、資料管理員，負(fù)責(zé)監(jiān)督資料、監(jiān)督檔案 形成過(guò)程的具體管理工作。 2.42.4 監(jiān)督組應(yīng)根據(jù)本辦法結(jié)合監(jiān)督項(xiàng)目的監(jiān)督資料、監(jiān)督檔案管理的需要， 制定所監(jiān)項(xiàng)目監(jiān)督資料、檔案形成過(guò)程的管理制度或計(jì)劃： （1） 、明確監(jiān)督組成員在監(jiān)督資料、監(jiān)督檔案產(chǎn)生過(guò)程、整理過(guò)程、審查確 認(rèn)過(guò)程中各自的工作責(zé)任和工作成果要求； （2） 、明確監(jiān)督資料、監(jiān)督檔案形成過(guò)程的運(yùn)作程序和成果流轉(zhuǎn)傳遞的控制 要求； （3） 、建立項(xiàng)目監(jiān)督資料、監(jiān)督檔案分類(lèi)編號(hào)體系。 2.52.5 根據(jù)監(jiān)督資料、監(jiān)督檔案分類(lèi)編號(hào)體系要求，將不同類(lèi)別的資料、檔 案按項(xiàng)目、專(zhuān)業(yè)（大的項(xiàng)目可以按單項(xiàng)工程、專(zhuān)業(yè)）的先后順序進(jìn)行分類(lèi)管理， 做好標(biāo)識(shí)，并應(yīng)及時(shí)建立相應(yīng)監(jiān)督資料、監(jiān)督檔案的管理目錄、臺(tái)帳。 2.62.6 凡需要?dú)w檔的文件資料，都應(yīng)做到字跡工整、圖樣清晰，紙質(zhì)文件的 簽字蓋章手續(xù)完備。 為有利于長(zhǎng)久保存，手寫(xiě)內(nèi)容須使用藍(lán)黑、碳素墨水或墨汁等耐久性好的書(shū) 寫(xiě)材料，紙張應(yīng)采用能夠長(zhǎng)期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張（一般用紙規(guī)格 為 A4，有特殊用途或要求的除外） 。其內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與實(shí)際相符合。 2.72.7 歸檔的文件資料必須經(jīng)過(guò)分類(lèi)整理，并根據(jù)建設(shè)工程文件歸檔整理 規(guī)范 （GB/T50328-2001）中“5.3 案卷編目”中的相關(guān)要求，進(jìn)行卷內(nèi)目錄、 卷內(nèi)備考表及案卷封面的編制，組成案卷。 監(jiān)督檔案的總封面及目錄樣式見(jiàn)附件二。 監(jiān)督檔案案卷封面及卷內(nèi)目錄樣式見(jiàn)附件三。 2.82.8 各類(lèi)監(jiān)督資料、監(jiān)督檔案均在填寫(xiě)、整理完成后交監(jiān)督組由檔案資料 負(fù)責(zé)人統(tǒng)一管理，個(gè)人不得私自保存、擅自涂改、銷(xiāo)毀或據(jù)為己有。 2.92.9 以電子文件形式歸檔時(shí)，要保存一套與其對(duì)應(yīng)的紙件，以確保檔案的 安全。 2.102.10 電子文件、聲像資料、圖片、實(shí)物檔案的形成提示見(jiàn)附件五。 2.112.11 不設(shè)監(jiān)督組的項(xiàng)目，分站站長(zhǎng)應(yīng)指定一名檔案資料負(fù)責(zé)人，并按 2.42.9 條要求進(jìn)行管理。 1、 3 3監(jiān)督檔案的審查與移交監(jiān)督檔案的審查與移交 3.13.1 所有監(jiān)督檔案的匯總整理工作由監(jiān)督組長(zhǎng)（或檔案資料負(fù)責(zé)人）負(fù)責(zé)組 織，所有監(jiān)督人員參與。對(duì)全部監(jiān)督檔案進(jìn)行清點(diǎn)，并編制監(jiān)督檔案目錄及檔 案整理情況說(shuō)明。監(jiān)督組長(zhǎng)（或檔案資料負(fù)責(zé)人）對(duì)監(jiān)督檔案的齊全性、真實(shí) 性負(fù)責(zé)。 3.23.2 監(jiān)督組（或檔案資料負(fù)責(zé)人）應(yīng)在工程項(xiàng)目中間交接完成后的三個(gè)月內(nèi) 向派遣的質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)移交監(jiān)督檔案。 在中間交接完成以后的監(jiān)督工作中形成的監(jiān)督檔案，應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后 的一個(gè)月內(nèi)進(jìn)行移交。 由總站委托分站監(jiān)督的限上項(xiàng)目和安排分站監(jiān)督的管轄范圍以外的其它限 下項(xiàng)目形成的監(jiān)督檔案，原則上由接受委托或安排的相關(guān)分站接收并保存?？?站有專(zhuān)門(mén)要求的移交內(nèi)容，由分站按總站的要求進(jìn)行移交。 3.33.3 質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)的檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)監(jiān)督檔案的完整性、與檔案管理要求的符 合性進(jìn)行審查，并在監(jiān)督檔案/資料交接審查表上簽署審查意見(jiàn)。 對(duì)于不合格的監(jiān)督檔案，監(jiān)督組必須在 10 天內(nèi)整改完畢，并報(bào)質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)的 檔案管理部門(mén)復(fù)查。 監(jiān)督檔案/資料交接審查表及填寫(xiě)說(shuō)明見(jiàn)附件六。 3.43.4 驗(yàn)收合格的監(jiān)督檔案由監(jiān)督組（或檔案資料負(fù)責(zé)人）向質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)辦理移 交手續(xù)，移交責(zé)任人員在工程質(zhì)量監(jiān)督檔案/資料移交清單上簽字。 監(jiān)督檔案/資料移交清單及填寫(xiě)說(shuō)明見(jiàn)附件六。 3.53.5 移交后的監(jiān)督檔案由質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案編號(hào)后統(tǒng)一管理。 4 4監(jiān)督檔案的保存期限監(jiān)督檔案的保存期限 4.14.1 根據(jù)國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范 （DA/T28- 2002）和建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范 （GB/T50328-2001）中對(duì)不同工程檔 案進(jìn)行不同保管期限管理的規(guī)定，結(jié)合監(jiān)督檔案保存管理的實(shí)際需要，制定監(jiān) 督檔案保存期限的確定原則如下： （1）以分站或監(jiān)督組為記錄事項(xiàng)核心，記錄項(xiàng)目受監(jiān)狀態(tài)和監(jiān)督結(jié)論的監(jiān) 督檔案應(yīng)永久保存（A 類(lèi)） ； （2）以具體項(xiàng)目為記錄事項(xiàng)核心，記錄監(jiān)督過(guò)程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要事項(xiàng)的 監(jiān)督檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存（B 類(lèi)） ； （3）以具體項(xiàng)目為記錄事項(xiàng)核心，記錄監(jiān)督活動(dòng)的資料，用于與責(zé)任主體 之間的流轉(zhuǎn)溝通性的監(jiān)督檔案為短期保存（C 類(lèi)） 。 4.24.2 本辦法對(duì)檔案保存期的具體時(shí)限界定如下： （1）永久保存是指監(jiān)督檔案需要永遠(yuǎn)保存下去； （2）長(zhǎng)期保存是指監(jiān)督檔案的保存期等于該工程的使用壽命； （3）短期保存是指監(jiān)督檔案保存 5 年以內(nèi)但不少于一個(gè)大修期。 列入監(jiān)督檔案管理的文件、資料保存期限詳見(jiàn)附件二。 4.34.3 對(duì)于附件一所列內(nèi)容中的“其它文件資料、記錄、圖片等” ，需要納入 監(jiān)督檔案加以保存的，應(yīng)由監(jiān)督組長(zhǎng)（或檔案資料負(fù)責(zé)人）核定，列出清單， 報(bào)質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)檔案資料主管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)，納入檔案管理，并確定保存期限。 4.44.4 工程竣工驗(yàn)收后，監(jiān)督組（或檔案資料負(fù)責(zé)人）向派遣的質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)移交 檔案并在移交清單上簽字的日期為監(jiān)督檔案保存期的起始日。 5 5、監(jiān)督檔案的保管防護(hù)和借閱、監(jiān)督檔案的保管防護(hù)和借閱 5.15.1 保管和防護(hù)的要求： （1） 監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)有監(jiān)督檔案存放的庫(kù)房或資料室，且有防火、防盜、防潮、 防蟲(chóng)等措施； （2） 存放檔案的柜架應(yīng)清潔牢固，卷盒、卷夾等裝具應(yīng)符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范 要求且案卷脊背的標(biāo)識(shí)清晰準(zhǔn)確。 （3） 監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)具備檔案信息化管理和利用保護(hù)的基本條件。 5.25.2 借閱檔案必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意，并履行登記手續(xù)方可借閱。 5.35.3 借閱分室內(nèi)借閱和出庫(kù)借閱兩種。出庫(kù)借閱原則上不允許超過(guò) 30 天。 需超期借閱的，須辦理續(xù)借手續(xù)。 5.45.4 對(duì)于重要的紙質(zhì)件文字、圖表等監(jiān)督檔案，保管過(guò)程中認(rèn)為有必要的可 采取復(fù)印方式進(jìn)行備份，復(fù)印件必須加蓋“監(jiān)督檔案?jìng)浞輰?zhuān)用章” 。聲像、電子 數(shù)據(jù)等形式的監(jiān)督檔案則應(yīng) 2 年進(jìn)行一次備份并做好標(biāo)識(shí)。 6 6、監(jiān)督檔案的銷(xiāo)毀管理、監(jiān)督檔案的銷(xiāo)毀管理 6.16.1 保存期滿的檔案，原則上應(yīng)適時(shí)銷(xiāo)毀。 因項(xiàng)目出現(xiàn)新情況需要將期滿銷(xiāo)毀檔案中的某些內(nèi)容的文件、資料進(jìn)一步延 長(zhǎng)保存時(shí)間或改為永久保存的，由有關(guān)責(zé)任人員提出要求，檔案管理人員負(fù)責(zé) 揀選，經(jīng)站長(zhǎng)批準(zhǔn)后，重新編目存放。 6.26.2 對(duì)于符合銷(xiāo)毀條件并準(zhǔn)備進(jìn)行銷(xiāo)毀的監(jiān)督檔案，首先必須進(jìn)行清理， 由檔案管理人員整理形成銷(xiāo)毀檔案目錄，并對(duì)清理出的檔案隔離保存。 6.36.3 檔案銷(xiāo)毀必須經(jīng)站長(zhǎng)批準(zhǔn)且在銷(xiāo)毀檔案目錄上簽字，并經(jīng)站長(zhǎng)指定的 監(jiān)銷(xiāo)人核對(duì)目錄和檔案后，在監(jiān)銷(xiāo)人見(jiàn)證下，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀工作。 6.46.4 銷(xiāo)毀的檔案必須在檔案總目錄及卷內(nèi)目錄的對(duì)應(yīng)“備注”欄中加蓋 “銷(xiāo)毀專(zhuān)用章” ，并注明銷(xiāo)毀日期。 7 7、監(jiān)督檔案管理責(zé)任與檢查、監(jiān)督檔案管理責(zé)任與檢查 7.17.1 分站應(yīng)根據(jù)本辦法，結(jié)合本單位具體情況，制定具體的監(jiān)督檔案管理制 度。 7.27.2 分站應(yīng)定期對(duì)本站和下屬監(jiān)督組的檔案管理進(jìn)行檢查。 7.37.3 總站不定期對(duì)各分站和直屬監(jiān)督組的檔案管理工作進(jìn)行抽查，檢查情況 納入年度考核范圍。 7.47.4 對(duì)于因管理不善導(dǎo)致監(jiān)督檔案損壞、失效、被毀的，將根據(jù)情況追究檔 案管理人員和站長(zhǎng)/監(jiān)督組長(zhǎng)的責(zé)任。 8 8監(jiān)督資料的管理要求監(jiān)督資料的管理要求 8.18.1 監(jiān)督資料按以下原則進(jìn)行整理歸類(lèi)； 甲類(lèi)：與監(jiān)督檔案相配套或直接關(guān)聯(lián)的支持性資料； 乙類(lèi)：甲類(lèi)以外的其他資料。 監(jiān)督資料主要內(nèi)容見(jiàn)附件四。 8.28.2 甲類(lèi)資料的管理： （1）形成及其管理過(guò)程與監(jiān)督檔案的要求相同并與監(jiān)督檔案一起管理； （2）移交保存時(shí)，應(yīng)根據(jù)對(duì)應(yīng)的監(jiān)督檔案目錄編制監(jiān)督資料的管理目錄單 獨(dú)管理、保存。 （3）保存時(shí)限根據(jù)對(duì)應(yīng)的監(jiān)督檔案的保存年限確定。 （4）保存、借閱及銷(xiāo)毀管理的要求與監(jiān)督檔案相同。 8.38.3 乙類(lèi)資料的管理： 在項(xiàng)目完成后應(yīng)編制管理目錄進(jìn)行集中管理、保存，保存年限原則上均為裝 置的一個(gè)大修期，當(dāng)工程保修期大于裝置大修期限的，按工程保修期。 8.48.4 一個(gè)大修期（或工程保修期）后，按以下原則對(duì)資料進(jìn)行處理： （1）結(jié)合項(xiàng)目運(yùn)行使用和大修的情況對(duì)資料進(jìn)行再整理，確認(rèn)具有歷史保 留價(jià)值的資料，納入項(xiàng)目監(jiān)督檔案永久保存；確認(rèn)對(duì)項(xiàng)目運(yùn)行使用和檢、維修 仍具有溯源支持作用的資料納入項(xiàng)目監(jiān)督檔案并確定其長(zhǎng)期或短期保存年限； 確認(rèn)不需要繼續(xù)保留的資料，進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。 （2）再整理的工作由項(xiàng)目監(jiān)督組組長(zhǎng)（或檔案資料負(fù)責(zé)人）組織有關(guān)人員 進(jìn)行，提出確認(rèn)意見(jiàn)，經(jīng)站長(zhǎng)核準(zhǔn)實(shí)施。 （3）監(jiān)督資料的銷(xiāo)毀管理要求與監(jiān)督檔案相同。 （4） “監(jiān)督日志”及其他個(gè)人工作記錄資料，當(dāng)事人要求由個(gè)人繼續(xù)保存的， 可提出申請(qǐng)，經(jīng)站長(zhǎng)批準(zhǔn)，在銷(xiāo)毀處理期間，由資料管理人員對(duì)資料中的涉密 內(nèi)容進(jìn)行技術(shù)處理后退給當(dāng)事人，并做好相關(guān)交接記錄。 9 9、附則、附則 9.19.1 本辦法由石油化工工程質(zhì)量監(jiān)督總站負(fù)責(zé)解釋。 9.29.2 本辦法自公布之日起施行。 Comment b1: 修改 附件一：附件一： 工程質(zhì)量監(jiān)督檔案內(nèi)容及保存期限工程質(zhì)量監(jiān)督檔案內(nèi)容及保存期限 序號(hào)編號(hào)文件名稱保存期限備注 1JDSB建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督申報(bào)表 永久 2ZLWT申報(bào)資料審查問(wèn)題通知書(shū)長(zhǎng)期 3JDZC建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督注冊(cè)通知書(shū)永久 4JDDG工程質(zhì)量監(jiān)督大綱短期 5JDJH工程質(zhì)量監(jiān)督計(jì)劃書(shū)短期 6JDJD工程質(zhì)量監(jiān)督交底記錄短期 7XWJC工程質(zhì)量責(zé)任主體靜態(tài)質(zhì)量行為監(jiān)督檢查記錄短期 8BLJL建設(shè)工程質(zhì)量責(zé)任主體不良記錄永久 9TJBY停監(jiān)點(diǎn)報(bào)驗(yàn)單短期 10JDLX監(jiān)督工作聯(lián)系單短期 11ZLWT工程質(zhì)量問(wèn)題整改通知單/回復(fù)單短期 12ZLCJ工程質(zhì)量監(jiān)督抽檢通知單/檢驗(yàn)報(bào)告短期 13BWJY監(jiān)督工作備忘錄、質(zhì)量監(jiān)督專(zhuān)題會(huì)議紀(jì)要長(zhǎng)期 14SGCL工程質(zhì)量事故處理監(jiān)督記錄長(zhǎng)期 15SGBG事故報(bào)告（事故處理結(jié)論性主報(bào)告）長(zhǎng)期 16ZJJD工程中交收通知書(shū)及監(jiān)督資料長(zhǎng)期 17JGJD工程竣工/交工驗(yàn)收通知書(shū)及驗(yàn)收監(jiān)督記錄長(zhǎng)期 18JDBG工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告永久 19JDZJ工程質(zhì)量監(jiān)督工作總結(jié)短期 20QTZL 需要保存的其它文件、資料、記錄、圖片、聲 像資料及實(shí)物 視具體內(nèi) 容的重要 性確定 附件二：監(jiān)督檔案總封面及總目錄樣式附件二：監(jiān)督檔案總封面及總目錄樣式 石油化工工程質(zhì)量監(jiān)督檔案石油化工工程質(zhì)量監(jiān)督檔案 監(jiān)督注冊(cè)號(hào)監(jiān)督注冊(cè)號(hào) 檔案編號(hào)檔案編號(hào) 工程名稱工程名稱_ 編制單位編制單位_ 建檔日期建檔日期_ 共共 卷卷 Comment b2: 增加 建設(shè)單位_ 工程管理單位 項(xiàng)目總承包單位_ 勘查單位_ 設(shè)計(jì)單位_ 施工單位_ 監(jiān)理單位_ 檢測(cè)檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)_ 實(shí)際開(kāi)工日期_ 中交驗(yàn)收日期 工程交工日期 實(shí)際竣工日期_ Comment b3: 修改 工程監(jiān)督檔案總目錄（樣式）工程監(jiān)督檔案總目錄（樣式） 第第 頁(yè)頁(yè) 共共 頁(yè)頁(yè) 序號(hào)編號(hào)文件名稱案卷序號(hào)保存期限備注 1JDSB建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督申報(bào)表 永久 2ZLWT申報(bào)資料審查問(wèn)題通知書(shū)長(zhǎng)期 3JDZC建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督注冊(cè)通知書(shū)永久 4JDDG工程質(zhì)量監(jiān)督大綱短期 5JDJH工程質(zhì)量監(jiān)督計(jì)劃書(shū)短期 6JDJD工程質(zhì)量監(jiān)督交底記錄短期 7XWJC 工程質(zhì)量責(zé)任主體靜態(tài)質(zhì)量行為監(jiān)督檢 查記錄 短期 8BLJL建設(shè)工程質(zhì)量責(zé)任主體不良記錄永久 9TJBY停監(jiān)點(diǎn)報(bào)驗(yàn)單短期 10JDLX監(jiān)督工作聯(lián)系單短期 11ZLWT工程質(zhì)量問(wèn)題整改通知單/回復(fù)單短期 12ZLCJ工程質(zhì)量監(jiān)督抽檢通知單/檢驗(yàn)報(bào)告短期 13BWJY 監(jiān)督工作備忘錄、質(zhì)量監(jiān)督專(zhuān)題會(huì)議紀(jì) 要 長(zhǎng)期 14SGCL工程質(zhì)量事故處理監(jiān)督記錄長(zhǎng)期 15SGBG事故報(bào)告（事故處理結(jié)論性主報(bào)告）長(zhǎng)期 16ZJJD工程中交收通知書(shū)及監(jiān)督記錄長(zhǎng)期 17JGJD 工程竣工/交工驗(yàn)收通知書(shū)及驗(yàn)收監(jiān)督記 錄 長(zhǎng)期 18JDBG工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告永久 19JDZJ工程質(zhì)量監(jiān)督工作總結(jié)短期 20QTDA 需要保存的其它文件、資料、記錄、圖 片聲像資料及實(shí)物匯總表 20-n（具體資料名稱） 據(jù)資料重 要性確定 填表： 審核： 日期： 附件三：案卷封面及案卷目錄樣式附件三：案卷封面及案卷目錄樣式 案卷題名：案卷題名： 檔案編號(hào)：檔案編號(hào)： 共共 卷卷 第第 卷卷 卷內(nèi)目錄卷內(nèi)目錄 第第 頁(yè)頁(yè) 共共 頁(yè)頁(yè) 序號(hào)編號(hào)文件名稱份數(shù)頁(yè)數(shù)保存期限備注 填表： 審核： 日期： 填寫(xiě)說(shuō)明：填寫(xiě)說(shuō)明： 1、“總封面”和“總目錄”應(yīng)配套使用，是對(duì)一個(gè)監(jiān)督項(xiàng)目的所有監(jiān)督檔案的 總體介紹，置于檔案的最前?？偰夸浿械摹鞍妇硇蛱?hào)”欄填寫(xiě)該部分檔案放 在案卷的第幾卷。 2、 “案卷封面”和“卷內(nèi)目錄”也是配套使用，用于介紹分卷的組卷情況。 “案卷題名”欄填寫(xiě)“*項(xiàng)目（項(xiàng)目的規(guī)范全稱）監(jiān)督檔案” 。 3、“填表”欄由填寫(xiě)表內(nèi)內(nèi)容者簽名， “審核”欄由分站站長(zhǎng)/直屬監(jiān)督組組長(zhǎng) 或技術(shù)負(fù)責(zé)人簽名。 附件四附件四 監(jiān)督資料主要內(nèi)容歸類(lèi)目錄監(jiān)督資料主要內(nèi)容歸類(lèi)目錄 序號(hào)編號(hào)監(jiān)督資料名稱備注 1SBZL監(jiān)督申報(bào)資料 2TBZL停監(jiān)點(diǎn)報(bào)驗(yàn)資料 3HYJY會(huì)議紀(jì)要 4SGZL 質(zhì)量事故處理相關(guān)資料（ 含：工程質(zhì)量事故調(diào)查報(bào)告； 工程質(zhì)量事故報(bào)表；工程質(zhì)量事故處理資料） 5ZJZL 工程中交、竣工/交工驗(yàn)收相關(guān)資料（含：工程中交報(bào)告； 工程所含單位、子單位、分部工程驗(yàn)收情況一覽表；工 程監(jiān)理質(zhì)量評(píng)估報(bào)告；工程設(shè)計(jì)質(zhì)量符合性檢查報(bào)告） 6JDRZ監(jiān)督日志 7SFHW收發(fā)函、收發(fā)文 8TZ通知 9QTZL其他 注： 1、 “監(jiān)督申報(bào)資料”是指：程序3.1.4 條規(guī)定的建設(shè)單位辦理監(jiān)督申 報(bào)時(shí)應(yīng)提交的除申報(bào)表外的所有材料。 2、 “停監(jiān)點(diǎn)報(bào)驗(yàn)資料”是指：證明報(bào)驗(yàn)時(shí)該點(diǎn)已具備驗(yàn)查條件的各類(lèi)質(zhì)量 檢查記錄資料以及有關(guān)責(zé)任單位對(duì)該點(diǎn)的檢查確認(rèn)記錄。 3、 “會(huì)議紀(jì)要”是指：除質(zhì)量監(jiān)督專(zhuān)題會(huì)議以外的與工程質(zhì)量有關(guān)的會(huì)議 紀(jì)要（其中包括由建設(shè)單位或其他責(zé)任主體主持召開(kāi)的會(huì)議而監(jiān)督機(jī)構(gòu)認(rèn)為有 作為監(jiān)督資料保存意義的紀(jì)要內(nèi)容） 。 4、 “收發(fā)函” 、 “收發(fā)文”包括：監(jiān)督組發(fā)出的各類(lèi)關(guān)于質(zhì)量工作的文件或 函件和收到的各參建單位的關(guān)于質(zhì)量工作方面的文件或函件。 5、 “通知”包括：監(jiān)督組發(fā)出或收到的各類(lèi)質(zhì)量活動(dòng)方面的通知。 6、 “其他”資料內(nèi)容是指：監(jiān)督機(jī)構(gòu)或監(jiān)督人員進(jìn)行簽字認(rèn)可從而負(fù)有監(jiān) 督責(zé)任的上述項(xiàng)以外的有關(guān)資料。 Comment b4: 修改 附件五 監(jiān)督檔案形成過(guò)程提示表監(jiān)督檔案形成過(guò)程提示表 限上重點(diǎn)項(xiàng)目限上項(xiàng)目限下項(xiàng)目規(guī)模以下 序 號(hào) 編號(hào)檔案/資料名稱 紙 質(zhì) 電 子 聲 像 圖 片 實(shí) 物 紙 質(zhì) 電 子 聲 像 圖 片 實(shí) 物 紙 質(zhì) 電 子 聲 像 圖 片 實(shí) 物 紙 質(zhì) 電 子 聲 像 圖 片 實(shí) 物 備 注 1JDSB 建設(shè)工程質(zhì)量 監(jiān)督申報(bào)表 2SBWT 申報(bào)資料審查 問(wèn)題通知書(shū) 3JDZC 建設(shè)工程質(zhì)量 監(jiān)督注冊(cè)通知 書(shū) 4JDDG 工程質(zhì)量監(jiān)督 大綱 5JDJH 工程質(zhì)量監(jiān)督 計(jì)劃書(shū) 6JDJD 工程質(zhì)量監(jiān)督 交底記錄 7XWJC 工程質(zhì)量責(zé)任 主體靜態(tài)質(zhì)量 行為監(jiān)督檢查 記錄 8BLJL 建設(shè)工程質(zhì)量 責(zé)任主體不良 記錄 9TJBY停監(jiān)點(diǎn)報(bào)驗(yàn)單 10JDLX 監(jiān)督工作聯(lián)系 單 11ZLWT 工程質(zhì)量問(wèn)題 整改通知單/回 復(fù)單 12ZLCJ 工程質(zhì)量監(jiān)督 抽檢通知單/檢 驗(yàn)報(bào)告 13BWJY 監(jiān)督工作備忘 錄、質(zhì)量監(jiān)督 專(zhuān)題會(huì)議紀(jì)要 14SGCL 工程質(zhì)量事故 處理監(jiān)督記錄 15SGBG 事故報(bào)告（事 故處理結(jié)論性 主報(bào)告） 16ZJJD 工程中交驗(yàn)收 通知書(shū)及監(jiān)督 資料 17JGJD 工程竣工/交工 驗(yàn)收通知書(shū)及 驗(yàn)收監(jiān)督記錄 18JDBG 工程質(zhì)量監(jiān)督 報(bào)告 19JDZJ 工程質(zhì)量監(jiān)督 工作總結(jié) 注：“”表示必須保留；“”表示推薦保留；“”表示自由選擇保留 監(jiān)督資料形成過(guò)程提示表監(jiān)督資料形成過(guò)程提示表 限上重點(diǎn)項(xiàng)目限上項(xiàng)目限下項(xiàng)目規(guī)模以下 序 號(hào) 編號(hào) 檔案/資料 名稱 紙 質(zhì) 電 子 聲 像 圖 片 實(shí) 物 紙 質(zhì) 電 子 聲 像 圖 片 實(shí) 物 紙 質(zhì) 電 子 聲 像 圖 片 實(shí) 物 紙 質(zhì) 電 子 聲 像 圖 片 實(shí) 物 備注 1SBZL 監(jiān)督申報(bào)資 料 2TBZL 停監(jiān)點(diǎn)報(bào)驗(yàn) 資料 3HYJY 會(huì)議紀(jì)要 4SGZL 質(zhì)量事故處 理相關(guān)資料 （ 含：工 程質(zhì)量事故 調(diào)查報(bào)告； 工程質(zhì)量事 故報(bào)表；工 程質(zhì)量事故 處理資料） 5ZJZL 工程中交、 竣工/交工 驗(yàn)收相關(guān)資 料（含：工 程中交報(bào)告； 工程所含單 位、子單位、 分部工程驗(yàn) 收情況一覽 表；工程監(jiān) 理質(zhì)量評(píng)估 報(bào)告；工程 設(shè)計(jì)質(zhì)量檢 查報(bào)告） 6JDRZ 監(jiān)督日志 7SFHW 收發(fā)函、收 發(fā)文 8TZ 通知 9QTZL 其他 注：“”表示必須保留；“”表示推薦保留；“”表示自由選擇保留 附件六 1、 工程監(jiān)督檔案工程監(jiān)督檔案/資料交接審查表資料交接審查表及填表說(shuō)明及填表說(shuō)明 2、 工程質(zhì)量監(jiān)督檔案工程質(zhì)量監(jiān)督檔案/資料移交清單資料移交清單及填寫(xiě)說(shuō)明及填寫(xiě)說(shuō)明 工程質(zhì)量監(jiān)督檔案工程質(zhì)量監(jiān)督檔案/資料交接審查表資料交接審查表 項(xiàng)目名稱： 監(jiān)督注冊(cè)號(hào)： 監(jiān)督檔案 監(jiān)督資料 序號(hào)檔案/資料名稱形式份數(shù)頁(yè)數(shù)標(biāo)識(shí)審查意見(jiàn)備注 第 頁(yè) 共 頁(yè) 監(jiān)督組組長(zhǎng)： 年 月 日 交件人： 年 月 日 審查人： 年 月 日 監(jiān)督檔案監(jiān)督檔案/資料交接審查表資料交接審查表填寫(xiě)說(shuō)明填寫(xiě)說(shuō)明 2、 本表為監(jiān)督檔案、監(jiān)督資料交接審查用表。監(jiān)督檔案和監(jiān)督資料分別填寫(xiě)， 并在表格右上方內(nèi)打“”標(biāo)識(shí)。 3、 監(jiān)督檔案、監(jiān)督資料名稱分別按石油化工質(zhì)量監(jiān)督資料檔案管理辦法 附件一和附件四的名稱并冠以具體項(xiàng)目名稱填寫(xiě)。例如： 4、 當(dāng)下列各類(lèi)檔案、資料不止一份時(shí)，應(yīng)當(dāng)填列二級(jí)名稱： （1） 監(jiān)督檔案： 工程質(zhì)量監(jiān)督計(jì)劃書(shū) 建設(shè)工程質(zhì)量責(zé)任主體不良記錄 監(jiān)督工作備忘錄 質(zhì)量監(jiān)督專(zhuān)題會(huì)議紀(jì)要 工程質(zhì)量事故處理監(jiān)督記錄 工程質(zhì)量事故報(bào)告 工程中交通知書(shū)及監(jiān)督記錄 工程竣工/交工驗(yàn)收通知書(shū)及驗(yàn)收監(jiān)督記錄 需要保存的其他文件、資料、記錄、圖片、聲像資料匯總 （2） 監(jiān)督資料 監(jiān)督申報(bào)資料 質(zhì)量事故處理相關(guān)資料 工程中交、竣工/交工驗(yàn)收相關(guān)資料 其他 5、 當(dāng)有填列二級(jí)名稱的情況時(shí)，相關(guān)的“序號(hào)”應(yīng)編填二級(jí)序號(hào)。例如： 1工程質(zhì)量監(jiān)督計(jì)劃書(shū)工程質(zhì)量監(jiān)督計(jì)劃書(shū) （1） 土建專(zhuān)業(yè)監(jiān)督計(jì)劃書(shū)土建專(zhuān)業(yè)監(jiān)督計(jì)劃書(shū) （2） 動(dòng)設(shè)備專(zhuān)業(yè)監(jiān)督計(jì)劃書(shū)動(dòng)設(shè)備專(zhuān)業(yè)監(jiān)督計(jì)劃書(shū) （3） 6、 “形式”是指檔案、資料內(nèi)容的信息載體形式，可填寫(xiě)： 紙質(zhì)件 電子版件 圖片（照片） 錄像（盤(pán)、帶） 錄音（盤(pán)、帶） 實(shí)物 也可以是上述形式的組合。 7、 “份數(shù)”是指不同的完整材料件數(shù)、相同內(nèi)容的完整材料一事多分的情況 在相應(yīng)序號(hào)的“備注